Acest scurt tutorial descrie 4 moduri posibile de a converti fișiere Excel în PDF - utilizând funcția Salvare sub formă de fișier Excel, software-ul Adobe, convertoarele online Excel în PDF și instrumentele de birou.

Conversia unei foi de calcul Excel în PDF este adesea necesară dacă doriți să permiteți altor utilizatori să vă vizualizeze datele, dar nu să le editeze. De asemenea, este posibil să doriți să convertiți foaia de calcul Excel într-un format PDF mai îngrijit pentru un kit media, o prezentare și rapoarte sau să creați un fișier care poate fi deschis și citit de toți utilizatorii, chiar dacă aceștia nu au instalat Microsoft Excel, de exemplu pe o tabletă sau un telefon.

În prezent, PDF este, fără îndoială, unul dintre cele mai populare formate de fișiere. Conform Google, există peste 153 de milioane de fișiere PDF pe web și doar 2,5 milioane de fișiere Excel (.xls și .xlsx).

În continuare, în acest articol, voi explica mai multe modalități posibile de a exporta Excel în PDF cu pași detaliați și capturi de ecran:

Salvați documentele Excel ca fișiere PDF

Deși formatele .pdf și .xls există de ceva vreme și ambele au fost întotdeauna populare în rândul utilizatorilor, posibilitatea de a exporta fișiere Excel direct în PDF a apărut în Excel 2007. Așadar, dacă aveți orice versiune de Excel 2007 până la 365, puteți face o conversie PDF într-un mod rapid și simplu.

Microsoft Excel permite exportarea unor intervale sau tabele selectate, precum și salvarea uneia sau mai multor foi de calcul sau a întregului registru de lucru ca fișier PDF.

1. Deschideți registrul de lucru Excel și selectați intervalele sau foile pe care doriți să le convertiți într-un fișier PDF.
   • Dacă doriți să exportați un tabelul , plasați cursorul în orice celulă dintr-un tabel.
   • Pentru a exporta un anumită foaie de lucru , este suficient să o activați făcând clic pe fila acestei foi.
   • Pentru a converti mai multe fișe de lucru , selectați-le pe toate. Pentru a selecta foi adiacente, faceți clic pe fila primei foi, țineți apăsat Shift și faceți clic pe fila ultimei foi de lucru pe care doriți să o selectați. Pentru a selecta foi neadiacente, țineți apăsat Ctrl în timp ce faceți clic pe filele fiecărei foi pe care doriți să o salvați ca PDF.
   • Dacă doriți să salvați întregul registru de lucru ca un singur fișier PDF, săriți peste acest pas : )
2. Faceți clic pe Fișier> Salvați ca .
3. În Salvați ca fereastra de dialog, selectați PDF (.*pdf) de la " Salvați ca tip" lista derulantă.

   

   Dacă doriți să vizualizați fișierul PDF rezultat după ce l-ați salvat, asigurați-vă că Deschideți fișierul după publicare este selectată caseta de selectare.

   Vezi si: Instrucțiunea Excel IF pentru potrivirea parțială a textului (wildcard)

   Selectați una dintre următoarele opțiuni de la Optimizați pentru :

   • Dacă documentul PDF rezultat necesită o calitate de imprimare ridicată, faceți clic pe Standard (publicare online și tipărire).
   • Dacă dimensiunea fișierului PDF este mai importantă decât calitatea imprimării, selectați Dimensiunea minimă (publicare online).
4. Faceți clic pe butonul Opțiuni... din partea stângă-jos a ferestrei (a se vedea captura de ecran de mai sus).
5. The Opțiuni se va deschide o casetă de dialog și veți selecta una dintre opțiuni în funcție de nevoile dumneavoastră:
   • Selecție - această opțiune va exporta intervalul (intervalele) selectat(e) în prezent.
   • Foaie(e) activă(e) - aceasta va salva fie foaia de lucru curentă, fie toate foile selectate într-un singur fișier PDF.
   • Table - va exporta tabelul activ, adică tabelul în care se află în acel moment indicatorul mouse-ului.
   • Întregul caiet de lucru - se explică de la sine : )

   

6. Faceți clic pe butonul OK pentru a închide fereastra de dialog și ați terminat.

După cum vedeți, exportul de fișiere Excel în PDF utilizând mijloacele încorporate în Excel este ușor. Desigur, Microsoft Excel oferă doar câteva setări de bază, dar cu puțină experiență, se poate învăța să pregătești fișierele sursă în așa fel încât să nu mai fie nevoie de alte ajustări. Oricum, dacă nu sunteți mulțumit de capacitățile Excel-ului Salvați ca să examinăm ofertele Adobe.

Exportați fișiere Excel în PDF utilizând instrumentele Adobe

Din păcate, Adobe nu este la fel de generoasă ca Microsoft când vine vorba de conversia de la Excel la PDF și nu oferă niciun mijloc gratuit în acest sens. Cu toate acestea, au această funcție încorporată în instrumente plătite sau abonamente, care - trebuie să le acordăm ceea ce li se cuvine - își fac treaba foarte bine.

Adobe Reader

Adobe Reader X și versiunile anterioare includeau opțiunea de a instala Adobe PDF Printer, care putea fi utilizată pentru a exporta fișiere Excel în format PDF. Cu toate acestea, această caracteristică nu este disponibilă în cea mai recentă versiune a Adobe Reader XI.

În schimb, au introdus Creați PDF care vă permite să creați PDF-uri din fișiere .xls sau .xlsx printr-un singur clic pe un buton, cu condiția să aveți un abonament plătit.

Adobe Acrobat XI Pro

Dacă sunteți unul dintre puținii utilizatori norocoși ai acestei suite puternice, crearea unui fișier PDF dintr-o foaie de calcul Excel este la fel de ușor ca și cum ați face clic pe PDF din fișier... în cadrul Creați bara de instrumente.

Ca alternativă, Adobe Acrobat Pro vă permite să creați un fișier PDF direct din Excel, în una dintre următoarele moduri:

• Faceți clic pe butonul Creați PDF de pe butonul Acrobat de pe panglica Excel.
• Comutați la Fișier și faceți clic pe Salvați ca Adobe PDF.
• Faceți clic pe Fișier> Print, selectați Adobe PDF și configurați setările.

Dacă sunteți interesat să obțineți o versiune de încercare de 30 de zile a Adobe Acrobat XI, o puteți descărca de aici. Dacă nu sunteți dispus să plătiți o taxă lunară de 20 de dolari pentru abonamentul la Acrobat XI Pro, să vedem ce au de oferit convertoarele gratuite de la Excel la PDF.

Convertoare online gratuite de la Excel la PDF

Din fericire pentru noi, există o mulțime de convertoare gratuite Excel to PDF online care oferă diverse opțiuni pentru convertirea documentelor Excel în fișiere PDF. Mai jos veți găsi recenzii ale celor mai populare 4 convertoare online.

Pentru a testa abilitățile convertoarelor PDF online pe diferite tipuri de date, am creat următoarele două registre de lucru:

Test Workbook 1: câteva tabele în diferite formate

Caietul de lucru 2: Modelul Microsoft pentru planificarea cadourilor de vacanță

Acum că pregătirile sunt complete, să vedem cum vor face față la această provocare convertoarele online de la Excel la PDF.

Convertor PDF

Un alt convertor online de la Excel la PDF este disponibil la www.freepdfconvert.com. Pe lângă foile Excel, acest instrument poate converti în PDF și documente Word, prezentări PowerPoint, precum și pagini web și imagini.

După cum vedeți în imaginea de mai sus, interfața este, de asemenea, foarte clară și nu necesită aproape nicio explicație. Pur și simplu navigați între file pentru a alege un tip de conversie adecvat, apoi căutați fișierul original, selectați formatul dorit și faceți clic pe Conversia .

Când conversia este finalizată, puteți descărca fișierul PDF rezultat pe computerul dumneavoastră sau îl puteți salva în Google Docs:

Acest convertor Excel to PDF are o versiune gratuită și abonamente plătite. Iată care sunt principalele limitări ale versiunii gratuite:

• Trebuie să așteptați 30 de minute pentru a converti un alt fișier.
• Număr limitat de conversii - 10 pe lună.

Dacă sunteți curioși să aflați mai multe despre acest instrument, puteți găsi aici lista completă de caracteristici, precum și o listă de abonamente și prețuri disponibile.

Rezultate:

Spre deosebire de convertorul PDF anterior, acesta a produs rezultate foarte decente pe prima carte de lucru, fără distorsiuni sau erori de format.

În ceea ce privește cel de-al doilea registru de lucru, acesta a fost convertit cu precizie și fără cusur... într-un document Word (.docx). Primul meu gând a fost că am ales din greșeală un format greșit pentru conversie, așa că am repetat procesul și am obținut același rezultat, după cum puteți vedea în captura de ecran de mai jos:

Gândindu-mă mai bine, am ajuns la următoarea concluzie. Convertorul nu a putut exporta corect formatul personalizat al foii mele Excel în PDF, așa că l-a convertit în cel mai apropiat format. De fapt, a fost o chestiune de câteva secunde pentru a salva documentul Word în format PDF folosind funcția Word's Salvați ca și obțineți un fișier PDF formatat corespunzător.

Soda PDF Online Converter

Acest convertor PDF online vă permite să creați documente PDF din mai multe formate, inclusiv Microsoft Excel, Word și PowerPoint, precum și imagini JPEG, PNG și pagini HTML.

Soda PDF Online Services oferă abonamente gratuite și plătite. Pentru gratuit, puteți obține crearea nelimitată de PDF-uri și conversii PDF limitate, un fișier la fiecare 30 de minute. Dacă doriți mai mult, va trebui să faceți upgrade la Premium (aproximativ 10 $ pe 3 luni). În acest caz, veți obține, de asemenea, posibilitatea de a uni și diviza fișiere PDF.

Rezultate:

Acest convertor online de Excel în PDF a fost aproape impecabil. Primul registru de lucru a fost convertit în PDF fără probleme, al doilea registru de lucru a fost, de asemenea, convertit fără erori, dar prima literă dintr-un cuvânt a fost trunchiată:

După cum vedeți, niciunul dintre convertoarele online gratuite de la Excel la PDF nu este perfect, deși Soda PDF este foarte aproape. Cineva ar putea crede că problema este cu documentele mele originale Excel. Sunt de acord, al doilea registru de lucru are un format personalizat destul de sofisticat. Acest lucru se datorează faptului că scopul meu a fost de a efectua un fel de "test de stres" pentru a dezvălui potențialul real al convertoarelor online de la PDF la Excel, deoarece realul dvs.caietele de lucru pot fi mult mai complexe și mai sofisticate din punct de vedere al conținutului și al formatului.

De dragul experimentului, am convertit ambele caiete de lucru de test în format PDF utilizând fereastra de dialog "Salvare sub formă de" a Excel și am reușit să fac față perfect - fișierele PDF rezultate au fost replici exacte ale documentelor Excel originale.

Convertoare desktop de la Excel la PDF

În afară de convertoarele online de la Excel la PDF, există o varietate de instrumente desktop pentru convertirea fișierelor Excel în documente PDF care oferă opțiuni diferite în funcție de ceea ce așteptați de la un document final: de la utilități gratuite cu un singur clic la pachete profesionale la nivel de întreprindere. Deoarece suntem interesați în principal de convertoarele gratuite de la Excel la PDF, să analizăm mai îndeaproape câteva astfel de instrumente.

Foxit Reader - convertor gratuit de la Excel la PDF pentru desktop

Foxit Reader este un mic program de vizualizare PDF care vă permite să vizualizați, să semnați și să imprimați fișiere PDF, precum și să creați documente PDF din cărți de lucru Excel. Vă permite să convertiți foile de calcul Excel în PDF fie din Foxit Reader, fie direct din Excel.

Conversia Excel în PDF din Foxit Reader

Acesta este cel mai rapid mod de a converti un registru de lucru Excel în PDF, care necesită doar 3 pași rapizi.

1. Deschideți fișierul Excel.

   Pe Fișier fila, faceți clic pe Creați > Din fișier , atunci Din fișier din nou și căutați documentul Excel pe care doriți să îl convertiți.

   

2. Revizuiți fișierul PDF .

   După ce ați selectat un fișier Excel, Foxit Reader îl deschide imediat în format PDF. O caracteristică foarte interesantă este că puteți avea mai multe fișiere PDF deschise în același timp, fiecare dintre ele aflându-se în propria filă, după cum vedeți în captura de ecran de mai jos:

   

   Vă rugăm să fiți atenți la faptul că lista de cadouri de vacanță Excel, care a fost o nucă greu de spart pentru majoritatea convertoarelor online de la Excel la PDF, nu prezintă nicio dificultate pentru acest instrument desktop!

3. Salvați fișierul PDF .

   Dacă totul este în regulă, faceți clic pe Salvați ca pe Fișier sau apăsați Ctrl + S pentru a salva fișierul. Da, este la fel de simplu ca și cum ar fi!

Notă. Foxit Reader salvează toate foile din registrul de lucru selectat în PDF. Prin urmare, dacă doriți să convertiți doar o anumită foaie de lucru, salvați-o mai întâi ca registru de lucru individual.

Conversia unui fișier Excel în PDF din Excel

Această abordare este recomandată dacă doriți mai multe opțiuni pentru a previzualizare și personalizați documentul PDF rezultat.

După instalare, Foxit Reader adaugă " Foxit Reader PDF Printer " la lista de imprimante, care este, de fapt, o pseudo-imprimantă care poate fi utilizată pentru a configura aspectul final al documentului PDF.

1. Deschideți un fișier Excel care urmează să fie convertit în PDF.

   Deschideți un registru de lucru Excel, treceți la Fișier fila, faceți clic pe Imprimare , și selectați Foxit Reader PDF Printer în lista de imprimante.

   

2. Configurați setările.

   În conformitate cu Setări aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

   • Convertiți o foaie activă, un întreg registru de lucru sau o selecție în PDF.
   • Alegeți orientarea documentului - portret sau peisaj.
   • Definiți formatul hârtiei și marginile.
   • Se potrivește foaia, toate coloanele sau toate rândurile pe o singură pagină.

   Pe măsură ce efectuați modificări, acestea se reflectă imediat în document. Previzualizare în dreapta.

   Dacă doriți mai multe opțiuni, faceți clic pe butonul Configurarea paginii link sub Setări .

   

3. Configurați setările suplimentare (opțional).

   Utilizarea Configurarea paginii puteți adăuga un antet sau/și un subsol personalizat, puteți modifica ordinea paginilor, puteți afișa sau ascunde liniile de grilă și multe altele.

   

4. Salvați fișierul PDF.

Când toate modificările sunt gata, faceți clic pe butonul Imprimare pentru a salva fișierul. Se va deschide fereastra standard Excel Salvați ca în care alegeți un dosar de destinație și introduceți numele fișierului.

Primo PDF - o pseudo-imprimantă pentru a converti Excel în PDF

PrimoPDF este încă o pseudo-imprimantă care vă poate ajuta să exportați documentele Excel în format PDF. Caracteristicile și opțiunile oferite de acest software sunt foarte asemănătoare cu cele ale lui Foxit Reader și se configurează exact în același mod - selectați PrimoPDF la adresa Imprimantă și jucați-vă cu setările.

Sperăm că această scurtă trecere în revistă a convertoarelor Excel la PDF pentru desktop și online v-a ajutat să vă alegeți câștigătorul. Dacă niciunul dintre instrumentele prezentate nu este ideal pentru sarcina dvs., puteți încerca câteva metode alternative, de exemplu, încărcarea fișierelor Excel în Google Sheets și apoi exportarea lor în PDF sau convertirea Excel în PDF prin Open Office.

În unele situații, este posibil să vi se pară utilă conversia unei foi de calcul Excel într-o imagine JPG, PNG sau GIF.

În articolul următor, ne vom ocupa de sarcina opusă și vom explora particularitățile importului de fișiere PDF în Excel. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne revedem săptămâna viitoare!