Tutorialul vă va învăța cum să eliminați spațiile goale în Excel pentru a da foilor de lucru un aspect clar și profesional.

Celulele goale nu sunt rele dacă le lăsați în mod intenționat în locurile potrivite din motive estetice. Dar celulele goale în locuri greșite sunt cu siguranță nedorite. Din fericire, există o modalitate relativ ușoară de a elimina spațiile goale în Excel, iar în câteva momente veți cunoaște toate detaliile acestei tehnici.

Cum să eliminați celulele goale în Excel

Ștergerea celulelor goale în Excel este ușoară. Cu toate acestea, această metodă nu este aplicabilă în toate situațiile. Pentru a fi în siguranță, asigurați-vă că faceți o copie de rezervă din foaia de lucru și citiți aceste avertismente înainte de a face orice altceva.

Cu o copie de rezervă stocată într-o locație de salvare, efectuați următorii pași pentru a șterge celulele goale din Excel:

1. Selectați intervalul în care doriți să eliminați spațiile goale. Pentru a selecta rapid toate celulele cu date, faceți clic pe celula din stânga sus și apăsați Ctrl + Shift + End . Acest lucru va extinde selecția până la ultima celulă utilizată.
2. Apăsați F5 și faceți clic pe Special... . sau mergeți la Acasă tab> Formate grup, apoi faceți clic pe Găsiți & Selectați > Mergeți la Special :

   

3. În Mergeți la Special caseta de dialog, selectați Blanks și faceți clic pe OK Aceasta va selecta toate celulele goale din interval.

   

4. Faceți clic dreapta pe oricare dintre spațiile libere selectate și alegeți Ștergeți... din meniul contextual:

   

5. În funcție de aspectul datelor, alegeți să deplasarea celulelor spre stânga sau muta celulele în sus , și faceți clic pe OK În acest exemplu, vom alege prima opțiune:

   

Gata, ați reușit să eliminați cu succes spațiile goale din tabelul dvs:

Sfaturi:

• Dacă ceva a mers prost, nu intrați în panică și apăsați imediat Ctrl + Z pentru a vă recupera datele.
• Dacă doriți doar să evidențiați celulele goale, mai degrabă decât să le eliminați, veți găsi câteva metode diferite în acest articol: Cum să selectați și să evidențiați celulele goale în Excel.

Când să nu se elimine celulele goale prin selectarea spațiilor libere

The Mergeți la Special > Blanks funcționează bine pentru o singură coloană sau un singur rând. De asemenea, poate elimina cu succes celulele goale dintr-un interval de rânduri sau coloane independente, ca în exemplul de mai sus. Cu toate acestea, ar putea fi în detrimentul datelor structurate. Pentru a preveni acest lucru, vă rugăm să fiți foarte atenți atunci când eliminați spațiile goale din foile de calcul și să țineți cont de următoarele avertismente:

1. Ștergeți rândurile și coloanele goale în loc de celule

Dacă datele dvs. sunt organizate într-un tabel în care coloanele și rândurile conțin informații legate între ele, ștergerea celulelor goale va distruge datele. În acest caz, trebuie să eliminați numai rândurile și coloanele goale. Tutorialele legate explică cum să faceți acest lucru rapid și sigur.

2. Nu funcționează pentru tabelele Excel

Nu este posibil să ștergeți celule individuale dintr-un tabel Excel (față de un interval), puteți elimina doar rânduri întregi din tabel. Sau puteți converti mai întâi tabelul în interval și apoi să eliminați celulele goale.

3. Poate deteriora formulele și intervalele numite

Formulele Excel se pot adapta la multe modificări aduse datelor la care se face referire. La multe, dar nu la toate. În unele situații, formulele care se refereau la celulele șterse se pot strica. Așadar, după ce ați eliminat spațiile goale, aruncați o privire rapidă la formulele aferente și/sau la intervalele numite pentru a vă asigura că acestea funcționează normal.

Cum se extrage o listă de date care ignoră spațiile libere

Dacă vă este teamă că eliminarea celulelor goale dintr-o coloană ar putea să vă manipuleze datele, lăsați coloana originală așa cum este și extrageți celulele care nu sunt goale în altă parte. Această metodă este utilă atunci când creați o listă personalizată sau o listă de validare a datelor de tip drop-down și doriți să vă asigurați că nu există spații goale în ea.

Cu lista sursă în A2:A11, introduceți formula de matrice de mai jos în C2, apăsați Ctrl + Shift + Enter pentru a o completa corect, apoi copiați formula în alte câteva celule. Numărul de celule în care copiați formula trebuie să fie egal sau mai mare decât numărul de elemente din listă.

Formula de extragere a celulelor care nu sunt goale:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),""),"")

Următoarea captură de ecran arată rezultatul:

Cum funcționează formula

La prima vedere, la o privire mai atentă, logica formulei este ușor de urmărit. În limbaj simplu, formula din C2 se citește astfel: returnează prima valoare din intervalul A2:A11 dacă acea celulă nu este goală. În caz de eroare, returnează un șir de caractere gol ("").

Pentru utilizatorii de Excel grijulii, care sunt curioși să afle detaliile fiecărei formule noi, iată o prezentare detaliată:

Funcția INDEX returnează o valoare din $A$2:$A$11 pe baza numărului de rând specificat (nu un număr real de rând, ci un număr relativ de rând din interval). Într-un scenariu mai simplu, am putea pune INDEX($A$2:$A$11, 1) în C2, iar acesta ne-ar aduce o valoare în A2. Problema este că trebuie să ținem cont de încă două lucruri:

• Asigurați-vă că A2 nu este gol
• Se returnează a doua valoare care nu este albă din C3, a treia valoare care nu este albă din C4 și așa mai departe.

Ambele sarcini sunt gestionate de funcția SMALL(array,k):

SMALL(IF(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),"""), ROW(A1))

În cazul nostru, în array este generat în mod dinamic în felul următor:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifică celulele din intervalul țintă care nu sunt goale și returnează TRUE pentru acestea, iar în caz contrar FALSE. Tabelul rezultat de TRUE și FALSE este utilizat pentru testul logic al funcției IF.
• IF evaluează fiecare element din matricea TRUE/FALSE și returnează un număr corespunzător pentru TRUE și un șir gol pentru FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

RÂND($A$1:$A$10) este necesară doar pentru a returna un tablou de numere de la 1 la 10 (deoarece există 10 celule în intervalul nostru) din care IF poate alege un număr pentru valorile TRUE.

Ca rezultat, obținem matricea {1;""";3;"";5;6;"";8;"";10}, iar funcția noastră complexă SMALL se transformă în această funcție simplă:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

După cum vedeți, în array conține doar numărul de celule care nu sunt goale (atenție, acestea sunt relativ pozițiile elementelor din matrice, adică A2 este elementul 1, A3 este elementul 2 și așa mai departe).

În k argument, punem ROW(A1), care instruiește funcția SMALL să returneze cel mai mic număr de 1. Datorită utilizării referinței relative a celulelor, numărul rândului crește în trepte de 1 pe măsură ce copiați formula în jos. Astfel, în C3, k se va schimba în ROW(A2), iar formula va returna numărul celei de-a doua celule care nu este goală, și așa mai departe.

Cu toate acestea, nu avem nevoie de fapt de numerele de celule care nu sunt goale, ci de valorile lor. Așadar, mergem mai departe și introducem funcția SMALL în funcția număr_ rând al lui INDEX, forțându-l să returneze o valoare din rândul corespunzător din interval.

Ca o notă de finisare, includem întreaga construcție în funcția IFERROR pentru a înlocui erorile cu șiruri de caractere goale. Erorile sunt inevitabile, deoarece nu puteți ști câte celule necomplete se află în intervalul țintă, prin urmare copiați formula într-un număr mai mare de celule.

Având în vedere cele de mai sus, putem construi această formulă generică pentru a extrage valorile care ignoră spațiile libere:

Unde "interval" este intervalul cu datele originale. Vă rugăm să fiți atenți la faptul că ROW($A$1:$A$10) și ROW(A1) sunt părți constante și nu se schimbă niciodată, indiferent de locul de unde încep datele și de numărul de celule pe care le includ.

Cum se șterg celulele goale după ultima celulă cu date

Celulele goale care conțin formatare sau caractere neimprimabile pot cauza o mulțime de probleme în Excel. De exemplu, este posibil să ajungeți să aveți un fișier mult mai mare decât este necesar sau să aveți câteva pagini goale tipărite. Pentru a evita aceste probleme, vom șterge (sau vom șterge) rândurile și coloanele goale care conțin formatare, spații sau caractere invizibile necunoscute.

Cum să localizați ultima celulă utilizată pe foaie

Pentru a vă deplasa la ultima celulă din foaie care conține date sau formatare, faceți clic pe orice celulă și apăsați Ctrl + End .

Dacă scurtătura de mai sus a selectat ultima celulă cu date, înseamnă că rândurile și coloanele rămase sunt într-adevăr goale și nu mai este nevoie de alte manipulări. Dar dacă v-a dus la o celulă goală din punct de vedere vizual, să știți că Excel nu consideră acea celulă goală. Poate fi un simplu caracter de spațiu produs de o apăsare accidentală a tastei, un format de număr personalizat setat pentru acea celulă sau un caracter neimprimabiloricare ar fi motivul, celula respectivă nu este goală.

Ștergeți celulele după ultima celulă cu date

Pentru a șterge tot conținutul și formatarea după ultima celulă cu date, procedați după cum urmează:

1. Faceți clic pe titlul primei coloane goale din dreapta datelor dvs. și apăsați Ctrl + Shift + End . Astfel, veți selecta un interval de celule între datele dvs. și ultima celulă utilizată din foaie.
2. Pe Acasă în fila Editare grup, faceți clic pe Clar > Ștergeți toate Sau faceți clic dreapta pe selecție și faceți clic pe Ștergeți... > Întreaga coloană :

   

3. Faceți clic pe titlul primului rând gol de sub datele dvs. și apăsați Ctrl + Shift + End .
4. Faceți clic pe Clar > Ștergeți toate pe Acasă sau faceți clic dreapta pe selecție și alegeți Ștergeți... > Întregul rând.
5. Apăsați Ctrl + S pentru a salva registrul de lucru.

Verificați intervalul utilizat pentru a vă asigura că acum conține numai celule cu date și nu celule goale. Dacă comanda rapidă Ctrl + End selectează din nou o celulă goală, salvați registrul de lucru și închideți-l. Când deschideți din nou foaia de lucru, ultima celulă utilizată ar trebui să fie ultima celulă cu date.

Sfat. Având în vedere că Microsoft Excel 2007 și versiunile superioare conțin peste 1.000.000 de rânduri și peste 16.000 de coloane, este posibil să doriți să reduceți dimensiunea spațiului de lucru pentru a împiedica utilizatorii dvs. să introducă involuntar date în celule greșite. Pentru aceasta, puteți elimina pur și simplu celulele goale din vizualizarea lor, așa cum se explică în Cum să ascundeți rândurile și coloanele neutilizate (goale).

Așa se șterge blank în Excel. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blog săptămâna viitoare!