L'esercitazione mostra come condividere il calendario in Outlook Online e Outlook.com, pubblicarlo sul web e aggiungere un calendario condiviso alla propria vista.

Se si dispone di un abbonamento a Office 365 o si è abbonati a un altro servizio di posta elettronica basato su Exchange, è possibile utilizzare Outlook sul web per condividere il calendario con colleghi, amici e familiari. Se non si dispone di nessuno dei suddetti servizi, è possibile configurare un account Outlook.com gratuito per la funzione di condivisione del calendario.

Come condividere il calendario in Outlook Online o Outlook.com

Per condividere il calendario in Outlook 365 (la versione online) o nell'applicazione web Outlook.com, è necessario procedere in questo modo:

1. Aprire il calendario in Outlook sul web (Microsoft 365) o in Outlook.com.
2. Nella barra degli strumenti in alto, fare clic su Condividi e scegliere il calendario di destinazione.

   

   In alternativa, nel riquadro di navigazione a sinistra, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che si desidera condividere, quindi fare clic su Condivisione e autorizzazioni .

   Guarda anche: Come visualizzare, modificare e rimuovere le proprietà dei documenti Excel
3. Nella finestra a comparsa, digitare il nome o l'indirizzo e-mail del destinatario, scegliere la quantità di accesso al calendario che si desidera consentire (vedere Autorizzazioni di condivisione) e fare clic su Condividi .

   

Ciascuna delle persone specificate riceverà un invito alla condivisione e, non appena lo accetterà, il vostro calendario verrà visualizzato nel loro Outlook sotto la voce Calendari delle persone .

Note:

1. Le schermate di questa esercitazione sono state acquisite in Outlook sul web per Office 365 Business Se si dispone di un account personale di Office 365 o si utilizza Outlook.com, potrebbero esserci delle piccole differenze, anche se le istruzioni sono essenzialmente le stesse.
2. A seconda delle impostazioni dell'organizzazione, la condivisione del calendario può essere limitato alle persone della vostra azienda o disabilitato .
3. È possibile condividere solo il proprio calendari Per i calendari in possesso di altre persone, la funzione di condivisione non è disponibile.
4. Per le voci di calendario contrassegnate privato Solo l'ora viene condivisa e nessun altro dettaglio, indipendentemente dal livello di accesso fornito.
5. La frequenza degli aggiornamenti dipende principalmente dal provider di posta elettronica del destinatario. In genere, un calendario condiviso si sincronizza entro pochi minuti.

Autorizzazioni per la condivisione del calendario

A seconda dell'applicazione utilizzata e della condivisione con utenti interni o esterni, sono disponibili diversi livelli di autorizzazione.

In Outlook sul web

Per le persone all'interno della vostra organizzazione è possibile scegliere uno dei seguenti livelli di accesso:

• Posso vedere quando sono occupato - mostra solo quando si è occupati e nessun altro dettaglio.
• Può visualizzare i titoli e le località - mostra orari, soggetti e luoghi degli eventi.
• Può visualizzare tutti i dettagli - mostra tutti i dettagli delle voci del calendario.
• Può modificare - consente di apportare modifiche al calendario.
• Delegato - consente di modificare e condividere il calendario e di rispondere alle richieste di riunione per conto dell'utente.

Per le persone al di fuori della vostra organizzazione , il Modifica e Delegato Le autorizzazioni non sono disponibili, quindi è possibile fornire solo il livello di accesso "vista": quando si è occupati, titoli e luoghi o tutti i dettagli.

In Outlook.com

Per tutte le persone, la scelta è limitata a queste due opzioni:

• Può visualizzare tutti i dettagli - visualizza tutte le informazioni sugli appuntamenti e sugli eventi.
• Può modificare - consente di modificare il calendario.

Come modificare le autorizzazioni o interrompere la condivisione del calendario

Per modificare le autorizzazioni concesse a un determinato utente o per interrompere la condivisione del calendario, procedere come segue:

1. A sinistra sotto I miei calendari , fare clic con il tasto destro del mouse sul calendario o fare clic sul pulsante Altre opzioni (ellissi) accanto ad esso, e poi scegliere Condivisione e autorizzazioni .

   

2. Individuate la persona di interesse e fate una delle seguenti operazioni:
   • A modificare le autorizzazioni scegliere un'altra opzione dall'elenco a discesa.
   • A smettere di condividere il calendario, fare clic sul pulsante Rimuovere (cestino).

   

Dopo aver interrotto la condivisione del calendario con i colleghi, il calendario verrà rimosso completamente dal loro Outlook. Nel caso di utenti esterni, la loro copia del calendario non verrà rimossa, ma non si sincronizzerà più con il vostro calendario.

Come pubblicare il calendario in Outlook sul web e Outlook.com

Per consentire l'accesso al calendario a chiunque senza inviare inviti individuali, è possibile pubblicarlo online e poi condividere un link HTML per visualizzare il calendario in un browser o un link ICS per iscriversi in Outlook.

Per pubblicare il calendario, procedere come segue:

1. Nella vista Calendario, fare clic sul pulsante Impostazioni (ingranaggio) nell'angolo in alto a destra, quindi fare clic sul pulsante Visualizza tutte le impostazioni di Outlook in fondo alla pagina Impostazioni riquadro.

   

2. A sinistra, selezionare Calendario > Calendari condivisi .
3. A destra, sotto Pubblicare un calendario , scegliere il calendario e specificare la quantità di dettagli da includere.
4. Fare clic sul pulsante Pubblicare pulsante.

   

Una volta pubblicato il calendario, i link HTML e ICS appariranno nella stessa finestra:

• Condividendo il link HTML, si consente alle persone di aprire un file di calendario di sola lettura Possono visualizzare gli eventi del calendario, ma non modificarli.
• Condividendo il link ICS, consentite alle persone di importare il vostro calendario nel loro Outlook o di abbonarsi ad esso. Se il destinatario scarica il file ICS e lo importa nel suo Outlook, i vostri eventi saranno aggiunti al suo calendario, ma non saranno sincronizzati. Se il destinatario si abbona al vostro calendario, lo vedrà insieme ai suoi calendari e riceverà tutti gli aggiornamenti automaticamente.

  

Come non pubblicare il calendario

Se non si vuole più permettere a nessuno di accedere al calendario, è possibile non pubblicarlo in questo modo:

1. Nella vista Calendario, fare clic su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook .
2. A sinistra, scegliere Calendari condivisi .
3. Sotto Pubblicare un calendario , fare clic su Non pubblicare .

   

Come aprire un calendario condiviso in Outlook Online o Outlook.com

Esistono diversi modi per aggiungere un calendario condiviso in Outlook sul Web e Outook.com. A seconda del metodo di condivisione utilizzato dal proprietario del calendario, scegliere una delle seguenti tecniche:

Aprire un calendario condiviso su invito

Quando si riceve un invito alla condivisione del calendario, è sufficiente fare clic su Accettare :)

Una volta accettato il calendario, lo troverete alla voce Calendari delle persone in Outlook sul web o sotto Altri calendari In Outlook.com è ora possibile modificare il nome, il colore e il fascino del calendario o rimuoverlo dalla visualizzazione. A tale scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario nel riquadro di navigazione e scegliere l'azione desiderata:

Aprire il calendario di un collega

In Outlook sul web, è possibile aggiungere un calendario che appartiene a una persona dell'organizzazione (a condizione che si sia autorizzati a visualizzare i suoi calendari). Ecco i passaggi da eseguire:

1. Nella vista Calendario, fare clic su Importazione del calendario nel riquadro di navigazione.

   

2. Nella finestra che si apre, scegliere Dall'elenco a sinistra.
3. A destra, digitare il nome della persona e fare clic su Aggiungi .

   

Il calendario verrà aggiunto sotto Calendari delle persone Se il proprietario ha condiviso il calendario con voi personalmente, avrete le autorizzazioni a voi concesse. Altrimenti, il calendario verrà aperto con le autorizzazioni impostate per la vostra organizzazione.

Aggiungere un calendario pubblicato sul web

Se qualcuno vi ha fornito un link ICS al suo calendario, potete iscrivervi come calendario Internet e ricevere tutti gli aggiornamenti. Per farlo, eseguite i seguenti passaggi:

1. Nel riquadro di navigazione, fare clic su Importazione del calendario .
2. Nella finestra a comparsa, scegliere Da web .
3. Sotto Link al calendario incollare l'URL (che termina con l'estensione .ics).
4. Sotto Nome del calendario , digitare il nome che si desidera.
5. Cliccare Importazione .

   

Il calendario verrà aggiunto sotto Altri calendari e si sincronizzano automaticamente:

Importare un file iCalendar

Se qualcuno ha condiviso un file .ics, è possibile importarlo anche in Outlook sul web o in Outook.com. Il file importato non verrà visualizzato come calendario separato, ma i suoi eventi verranno aggiunti al calendario esistente.

Per importare il file ICS, è necessario procedere in questo modo:

1. Nel riquadro di navigazione, fare clic su Importazione del calendario .
2. Nella finestra a comparsa, scegliere Da file .
3. Fare clic sul pulsante Sfogliare e selezionare il file .ics dal computer.
4. Sotto Importazione a scegliere il calendario esistente a cui si desidera aggiungere gli eventi.
5. Fare clic sul pulsante Importazione pulsante.

Nota: gli elementi del calendario importato saranno aggiunti al proprio calendario, ma non saranno sincronizzati con il calendario del proprietario.

La condivisione del calendario di Outlook non funziona

I motivi per cui la condivisione del calendario non funziona in Outlook possono essere diversi. Di seguito è riportato l'elenco dei problemi noti e delle possibili soluzioni.

L'opzione di condivisione non è disponibile

Problema L'opzione di condivisione manca in Outlook sul web per Office 365 Business o non funziona per le persone esterne.

Motivo La condivisione del calendario è disabilitata o limitata alle persone dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore.

Impossibile modificare un calendario condiviso

Problema Non è possibile modificare gli eventi in un calendario condiviso, anche se le autorizzazioni di modifica sono concesse all'utente.

Motivo Attualmente i calendari ICS condivisi in Outlook sul Web e Outlook.com sono di sola lettura anche per chi ha il livello di accesso di modifica. È possibile che questo cambi nei prossimi aggiornamenti.

Il calendario Internet condiviso non mostra gli eventi

Problema Si è aggiunto un calendario pubblicato sul web e si è certi che l'URL sia corretto, ma non vengono visualizzati i dettagli.

Fissare Rimuovere il calendario, cambiare il protocollo da http a https e aggiungere nuovamente il calendario.

Errore HTTP 500 quando si accetta un invito alla condivisione

Problema Quando si cerca di accettare un calendario condiviso con l'utente, si ottiene un errore HTTP 500.

Fissare Riaprire l'invito e fare clic sul pulsante Accettare Outlook dovrebbe accettare l'invito e reindirizzare l'utente al calendario condiviso.

Impossibile inviare inviti al calendario da Outlook.com

Problema Non è possibile inviare inviti alla condivisione da un account collegato all'account Outlook.com.

Motivo Un calendario è collegato all'account Outlook.com, non all'account collegato, e gli inviti alla condivisione vengono inviati dall'account collegato al calendario.

Errore durante l'invio di inviti alla condivisione in Outlook sul web

Problema Si verifica un errore quando si tenta di inviare inviti alla condivisione in Outlook Online.

Motivo Forse c'è un conflitto con le autorizzazioni assegnate in passato allo stesso destinatario.

Fissare L'amministratore può risolvere il problema utilizzando ADSI Edit. Le istruzioni passo-passo sono disponibili qui.

Ecco come condividere e pubblicare i calendari in Outlook sul Web e Outlook.com. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!