Kennslan sýnir hvernig á að nota SORT aðgerðina til að raða gagnafylki á kraftmikinn hátt. Þú munt læra formúlu til að raða í stafrófsröð í Excel, raða tölum í hækkandi eða lækkandi röð, raða eftir mörgum dálkum og fleira.

Röðunaraðgerðin hefur verið til í langan tíma. En með tilkomu kraftmikilla fylkinga í Excel 365 birtist ótrúlega einföld leið til að flokka með formúlum. Fegurðin við þessa aðferð er að niðurstöðurnar uppfærast sjálfkrafa þegar frumgögnin breytast.

Excel SORT aðgerð

SORT aðgerðin í Excel raðar innihaldi fylkis eða svið eftir dálkum eða línum, í hækkandi eða lækkandi röð.

RÖÐA tilheyrir hópi kvikra fylkisaðgerða. Niðurstaðan er kraftmikið fylki sem rennur sjálfkrafa niður í nærliggjandi frumur lóðrétt eða lárétt, allt eftir lögun upprunafylkisins.

Setjafræði SORT fallsins er sem hér segir:

Hvar:

Fylki (áskilið) - er fylki gilda eða svið hólfa til að flokka. Þetta geta verið hvaða gildi sem er, þar með talið texti, tölur, dagsetningar, tíma o.s.frv.

Röðunarvísitala (valfrjálst) - heiltala sem gefur til kynna hvaða dálk eða röð á að raða eftir. Ef því er sleppt er sjálfgefna vísitalan 1 notuð.

Röðunarröð (valfrjálst) - skilgreinir röðunarröðina:

• 1 eða sleppt (sjálfgefið) - hækkandi röð , þ.e.a.s. fráformúlur (.xlsx skrá) minnst í stærsta
• -1 - lækkandi röð, þ.e. frá stærsta í það minnsta

Eftir_kol (valfrjálst) - rökrétt gildi sem gefur til kynna stefnu flokkunar:

• FALSE eða sleppt (sjálfgefið) - raða eftir röð. Þú notar þennan valmöguleika oftast.
• TRUE - flokkaðu eftir dálki. Notaðu þennan valmöguleika ef gögnin þín eru skipulögð lárétt í dálkum eins og í þessu dæmi.

Excel SORT aðgerð - ábendingar og athugasemdir

SORT er ný kvik fylkisaðgerð og hefur sem slík nokkur sérkenni sem þú ættir að vera meðvitaður um:

• Sem stendur er RÖÐA aðgerðin aðeins fáanleg í Microsoft 365 og Excel 2021. Excel 2019, Excel 2016 styðja ekki kraftmikla fylkisformúlur, svo RÖÐA aðgerðin er ekki fáanlegt í þessum útgáfum.
• Ef fylkið sem SORT formúlan skilar er lokaniðurstaðan (þ.e. ekki send til annarrar aðgerðar), býr Excel til á virkum hætti viðeigandi stærðarsvið og fyllir það út með flokkuðum gildum. Svo vertu viss um að þú hafir alltaf nóg af tómum hólfum niður eða/og hægra megin við reitinn þar sem þú slærð inn formúluna, annars kemur #SPILL villa.
• Niðurstöðurnar uppfærast á kraftmikinn hátt eftir því sem upprunagögnin breytast. Hins vegar, fylki sem er til staðar í formúlunni nær ekki sjálfkrafa til að innihalda nýjar færslur sem bætast við utan fylkis sem vísað er til. Til að innihalda slík atriði þarftu annað hvort að uppfæra fylkis tilvísunina í formúlunni þinni, eðaumbreyttu upprunasviðinu í töflu eins og sýnt er í þessu dæmi, eða búðu til kraftmikið nefnt svið.

Basic Excel RORT formúla

Þetta dæmi sýnir grunnformúlu til að flokka gögn í Excel í hækkandi og lækkandi röð.

Svo sem að gögnunum þínum sé raðað í stafrófsröð eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan. Þú ert að leita að því að raða tölum í dálk B án þess að brjóta eða blanda gögnum.

Formúla til að raða í hækkandi röð

Til að raða gildum í dálki B frá minnstu til stærstu, hér er formúlan til að nota:

=SORT(A2:B8, 2, 1)

Hvar:

• A2:B8 er frumfylkingin
• 2 er dálknúmerið sem á að raða eftir
• 1 er hækkandi röðunarröð

Þar sem gögnin okkar eru skipulögð í raðir er hægt að sleppa síðustu röksemdinni í sjálfgefið FALSE - raða eftir röðum.

Sláðu bara inn formúluna í hvaða tóma reit sem er (D2 í okkar tilfelli), ýttu á Enter og niðurstöðurnar renna sjálfkrafa niður í D2:E8.

Formúla til að raða í lækkandi röð

Til að raða gögnum lækkandi, þ.e.a.s. frá stærstu til minnstu, stilltu röð_röð rökin á -1 svona:

=SORT(A2:B8, 2, -1)

Sláðu inn formúluna í efsta vinstra hólfinu í áfangasvæðið og þú færð þessa niðurstöðu:

Á svipaðan hátt geturðu raðað textagildum í stafrófsröð frá A til Ö eða frá Ö til A.

Hvernig á að flokka gögn í Excel með því að nota f ormula

Dæmin hér að neðan sýna nokkra dæmigerða notkun á SORT fallinu í Excelog nokkrir óléttir.

Excel RÁÐA eftir dálki

Þegar þú flokkar gögn í Excel breytirðu að mestu röð raða. En þegar gögnin þín eru skipulögð lárétt með línum sem innihalda merki og dálka sem innihalda færslur gætirðu þurft að raða frá vinstri til hægri, frekar en frá toppi til botns.

Til að raða eftir dálkum í Excel skaltu stilla by_col rök til TRUE. Í þessu tilviki mun röð_vísitala tákna línu, ekki dálk.

Til dæmis til að raða gögnunum hér að neðan eftir magni. frá hæsta til lægsta, notaðu þessa formúlu:

=SORT(B1:H2, 2, 1, TRUE)

Hvar:

• B1:H2 er upprunagögnin til að flokka
• 2 er flokkunarvísitöluna, þar sem við erum að flokka tölur í annarri röð
• -1 gefur til kynna lækkandi röðun
• TRUE þýðir að flokka dálka, ekki línur

Raða eftir mörgum dálkum í mismunandi röð (fjölþrepa röð)

Þegar unnið er með flókin gagnalíkön gætirðu oft þurft að flokka á mörgum stigum. Er hægt að gera það með formúlu? Já, auðveldlega! Það sem þú gerir er að gefa upp fylkisfasta fyrir sort_index og sort_order rökin.

Til dæmis, til að raða gögnunum hér að neðan fyrst eftir Svæði (dálkur A) frá A til Ö, og síðan eftir Magni . (dálkur C) frá minnstu til stærstu, stilltu eftirfarandi rök:

• Array er gögnin í A2:C13.
• Sort_index er fylkisfasti {1,3}, þar sem við flokkum fyrst eftir svæði (1.dálki), og síðan með Magni . (3. dálkur).
• Röð_röð er fylkisfasti {1,-1}, þar sem 1. dálki á að flokka í hækkandi röð og 3. dálk í lækkandi röð.
• Eftir_kol er sleppt vegna þess að við flokkum línur, sem er sjálfgefið.

Þegar við setjum rökin saman fáum við þessa formúlu:

=SORT(A2:C13, {1,3}, {1,-1})

Og það virkar fullkomlega! Textagildin í fyrsta dálknum eru flokkuð í stafrófsröð og tölurnar í þriðja dálknum frá stærsta til minnsta:

Raða og sía í Excel

Ef tilviki þegar þú ert að leita að því að sía gögn með einhverjum forsendum og setja úttakið í röð, notaðu SORT og FILTER aðgerðirnar saman:

FILTER fallið fær fylki af gildum byggt á þeim forsendum sem þú skilgreinir og sendir þá fylkingu í fyrstu frumbreytu SORT.

Það besta mál um þessa formúlu er að hún gefur einnig út niðurstöðurnar sem kraftmikið lekasvið, án þess að þú þurfir að ýta á Ctrl + Shift + Enter eða giska á hversu margar hólf á að afrita það í. Eins og venjulega slærðu inn formúlu í efsta reitinn og ýtir á Enter takkann.

Sem dæmi ætlum við að draga hluti með magni sem er jafnt eða meira en 30 (>=30) úr frumgögn í A2:B9 og raða niðurstöðunum í hækkandi röð.

Til þess setjum við fyrst upp skilyrðið, td íklefi E2 eins og sýnt er á myndinni hér að neðan. Og byggðu síðan Excel SORT formúluna okkar á þennan hátt:

=SORT(FILTER(A2:B9, B2:B9>=E2), 2)

Fyrir utan fylki sem er búið til af FILTER fallinu, tilgreinum við aðeins sort_index rök (2. dálkur). Tveimur rökum sem eftir eru er sleppt vegna þess að sjálfgefnar virka nákvæmlega eins og við þurfum (raða hækkandi, eftir röð).

Fáðu N ​​stærstu eða minnstu gildin og raðaðu niðurstöðunum

Þegar gríðarstór magn af upplýsingum er greind, er oft þörf á að draga út ákveðinn fjölda efstu gilda. Kannski ekki bara útdráttur, heldur einnig raða þeim í viðeigandi röð. Og helst skaltu velja hvaða dálka á að hafa með í niðurstöðunum. Hljómar erfiður? Ekki með nýju kviku fylkisaðgerðunum!

Hér er almenn formúla:

Þar sem n er fjöldi gildanna sem þú vilt skila.

Út frá neðangreindu gagnasetti skaltu gera ráð fyrir að þú viljir fá topp 3 listi byggður á tölunum í dálki C.

Til að gera það, raðarðu fyrst fylkinu A2:C13 eftir 3. dálki í lækkandi röð:

SORT(A2:C13, 3, -1)

Og síðan skaltu hreiðra formúluna hér að ofan í fyrstu ( fylki ) röksemdafærslu INDEX fallsins til að flokkurinn sé flokkaður frá hæstu til minnstu.

Fyrir seinni ( röð_númer) ) röksemdafærslan, sem gefur til kynna hversu mörgum línum á að skila, búa til nauðsynlegar raðtölur með því að nota RÖÐUNNI fallið. Semvið þurfum 3 efstu gildi, við notum SEQUENCE(3), sem er það sama og að gefa upp lóðréttan fylkisfasta {1;2;3} beint í formúluna.

Fyrir þann þriðja ( col_num ) rök, sem skilgreinir hversu mörgum dálkum á að skila, gefa dálkanúmerin í formi lárétts fylkisfasta. Við viljum skila dálkum B og C, svo við notum fylkið {2,3}.

Að lokum fáum við eftirfarandi formúlu:

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, -1), SEQUENCE(3), {2,3})

Og það framleiðir nákvæmlega þær niðurstöður sem við viljum:

Til að skila 3 neðstu gildum skaltu einfaldlega flokka upprunalegu gögnin frá minnstu til stærstu. Til þess skaltu breyta röðunaröðun röksemdinni úr -1 í 1:

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, 1), SEQUENCE(3), {2,3})

Skilaðu flokkuðu gildi í tiltekinni stöðu

Ef þú horfir frá öðru sjónarhorni, hvað ef þú vilt aðeins skila tiltekinni flokkunarstöðu? Segðu, aðeins 1. , aðeins 2. eða aðeins 3. skráin af flokkuðum lista? Til að gera það, notaðu einfaldaða útgáfu af INDEX SORT formúlunni sem fjallað er um hér að ofan:

Þar sem n er áhugaverð staðsetning.

Til dæmis, til að fá tiltekna stöðu ofan frá (þ.e. úr gögnunum raðað lækkandi), notaðu þessa formúlu :

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, -1), F1, {2,3})

Til að fá ákveðna staðsetningu neðan frá (þ.e. úr gögnum sem eru flokkuð hækkandi), notaðu þetta:

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, 1), I1, {2,3})

Þar sem A2: C13 er upprunagögn, F1 er staða ofan frá, I1 er staða frábotn, og {2,3} eru dálkarnir sem á að skila.

Notaðu Excel töflu til að fá flokkunarfylki til að stækka sjálfkrafa

Eins og þú veist nú þegar , flokkaða fylkið uppfærist sjálfkrafa þegar þú gerir einhverjar breytingar á upprunalegu gögnunum. Þetta er staðlað hegðun allra virkra fylkisaðgerða, þar á meðal SORT. Hins vegar, þegar þú bætir við nýjum færslum utan fylkisins sem vísað er til, eru þær ekki sjálfkrafa innifaldar í formúlu. Ef þú vilt að formúlan þín bregðist við slíkum breytingum skaltu breyta upprunasviðinu í fullkomlega virka Excel töflu og nota skipulagðar tilvísanir í formúluna þína.

Til að sjá hvernig það virkar í reynd skaltu íhuga eftirfarandi dæmi.

Segjum sem svo að þú notir Excel SORT formúluna hér að neðan til að raða gildum á bilinu A2:B8 í stafrófsröð:

=SORT(A2:B8, 1, 1)

Síðan slærðu inn nýja færslu í röð 9... og eru vonsvikin að sjá að nýlega bætt við færslan er skilin eftir utan lekasviðsins:

Nú skaltu breyta upprunasviðinu í töflu. Til þess skaltu einfaldlega velja svið þitt, þar á meðal dálkahausana (A1:B8) og ýta á Ctrl + T . Þegar þú byggir upp formúluna þína skaltu velja upprunasviðið með músinni og töfluheitið verður sjálfkrafa sett inn í formúluna (þetta er kallað skipulögð tilvísun):

=SORT(Table1, 1, 1)

Þegar þú slærð inn ný færsla rétt fyrir neðan síðustu línu, taflan stækkar sjálfkrafa og nýju gögnin verða innifalin í lekasviðinuaf SORT formúlunni:

Excel SORT aðgerðin virkar ekki

Ef SORT formúlan þín leiðir til villu er það líklegast af eftirfarandi ástæðum.

#NAME villa: eldri Excel útgáfa

SORT er ný aðgerð og virkar aðeins í Excel 365 og Excel 2021. Í eldri útgáfum þar sem þessi aðgerð er ekki studd, er #NAME? villa kemur upp.

#SPILL villa: eitthvað hindrar lekasvið

Ef ein eða fleiri hólfa í lekasviðinu eru ekki alveg auð eða sameinuð, þá er #SPILL! villa birtist. Til að laga það skaltu bara fjarlægja stífluna. Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast sjáðu Excel #SPILL! villa - hvað það þýðir og hvernig á að laga það.

#VALUE villa: ógild rök

Þegar þú rekst á #VALUE! villa, athugaðu sort_index og sort_order rökin. Sort_index ætti ekki að fara yfir fjölda dálka er array og sort_order ætti að vera annaðhvort 1 (hækkandi) eða -1 (lækkandi).

#REF villa: frumvinnubók er lokuð

Þar sem kraftmikil fylki hafa takmarkaðan stuðning fyrir tilvísanir á milli vinnubóka, er SORT aðgerðin krefst þess að báðar skrárnar séu opnar. Ef frumvinnubókin er lokuð mun formúla henda #REF! villa. Til að laga það skaltu bara opna skrána sem vísað er til.

Svona á að flokka gögn í Excel með formúlu. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!

Æfingabók til niðurhals

Flokkun í Excel með