Σε αυτό το άρθρο θα σας δείξω πώς να ταξινομείτε δεδομένα του Excel με βάση διάφορες στήλες, με βάση τα ονόματα των στηλών σε αλφαβητική σειρά και με βάση τις τιμές σε οποιαδήποτε γραμμή. Επίσης, θα μάθετε πώς να ταξινομείτε δεδομένα με μη τυποποιημένους τρόπους, όταν η ταξινόμηση με αλφαβητική ή αριθμητική σειρά δεν λειτουργεί.

Πιστεύω ότι όλοι γνωρίζουν πώς να ταξινομείτε ανά στήλη αλφαβητικά ή με αύξουσα/κατιούσα σειρά. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στα κουμπιά A-Z ή Z-A που βρίσκονται στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Επεξεργασία ομάδα και στο Δεδομένα στην καρτέλα Ταξινόμηση & φίλτρο ομάδα:

Ωστόσο, το Excel Λειτουργία ταξινόμησης παρέχει πολύ περισσότερες επιλογές και δυνατότητες που δεν είναι τόσο προφανείς, αλλά μπορεί να φανούν εξαιρετικά χρήσιμες:

Ταξινόμηση με βάση διάφορες στήλες

Τώρα θα σας δείξω πώς μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα του Excel με βάση δύο ή περισσότερες στήλες. Θα το κάνω αυτό στο Excel 2010 επειδή έχω αυτή την έκδοση εγκατεστημένη στον υπολογιστή μου. Αν χρησιμοποιείτε άλλη έκδοση του Excel, δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να ακολουθήσετε τα παραδείγματα, επειδή οι λειτουργίες ταξινόμησης είναι λίγο πολύ ίδιες στο Excel 2007 και στο Excel 2013. Μπορεί να παρατηρήσετε μόνο κάποιες διαφορές στους χρωματικούς συνδυασμούς και στους διαλόγους'Εντάξει, ας προχωρήσουμε...

1. Κάντε κλικ στο Ταξινόμηση στο κουμπί Δεδομένα καρτέλα ή Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο Αρχική σελίδα για να ανοίξετε την καρτέλα Ταξινόμηση διάλογος.
2. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προσθήκη επιπέδου τόσες φορές όσες στήλες θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση:

   

3. Από το " Ταξινόμηση κατά " και " Τότε με ", επιλέξτε τις στήλες με βάση τις οποίες θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας. Για παράδειγμα, σχεδιάζετε τις διακοπές σας και έχετε μια λίστα με ξενοδοχεία που σας παρέχει ένα ταξιδιωτικό γραφείο. Θέλετε να τα ταξινομήσετε πρώτα κατά Περιοχή , τότε με Βάση του διοικητικού συμβουλίου και τέλος με Τιμή , όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης:

   

4. Κάντε κλικ στο OK και εδώ είσαι:
   • Πρώτον, η Περιοχή η στήλη ταξινομείται πρώτη, με αλφαβητική σειρά.
   • Δεύτερον, η Βάση του διοικητικού συμβουλίου η στήλη είναι ταξινομημένη, έτσι ώστε τα ξενοδοχεία all-inclusive (AL) να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας.
   • Τέλος, η Τιμή η στήλη είναι ταξινομημένη, από τη μικρότερη προς τη μεγαλύτερη.

   

   Δείτε επίσης: Πώς να προσθέσετε τίτλους σε διαγράμματα του Excel σε ένα λεπτό

Η ταξινόμηση δεδομένων με βάση πολλαπλές στήλες στο Excel είναι αρκετά εύκολη, έτσι δεν είναι; Ωστόσο, η Διάλογος ταξινόμησης έχει πολλές περισσότερες δυνατότητες. Στη συνέχεια αυτού του άρθρου θα σας δείξω πώς να ταξινομείτε ανά γραμμή και όχι ανά στήλη και πώς να ταξινομείτε εκ νέου τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας σας αλφαβητικά με βάση τα ονόματα των στηλών. Επίσης, θα μάθετε πώς να ταξινομείτε τα δεδομένα σας στο Excel με μη τυποποιημένους τρόπους, όταν η ταξινόμηση με αλφαβητική ή αριθμητική σειρά δεν λειτουργεί.

Ταξινόμηση στο Excel με βάση τα ονόματα γραμμών και στηλών

Υποθέτω ότι στο 90% των περιπτώσεων όταν ταξινομείτε δεδομένα στο Excel, ταξινομείτε με βάση τις τιμές σε μία ή περισσότερες στήλες. Ωστόσο, μερικές φορές έχουμε μη τετριμμένα σύνολα δεδομένων και χρειάζεται να ταξινομήσουμε ανά γραμμή (οριζόντια), δηλαδή να αναδιατάξουμε τη σειρά των στηλών από αριστερά προς τα δεξιά με βάση τις επικεφαλίδες των στηλών ή τις τιμές σε μια συγκεκριμένη γραμμή.

Για παράδειγμα, έχετε έναν κατάλογο φωτογραφικών μηχανών που σας παρέχεται από έναν τοπικό πωλητή ή τον έχετε κατεβάσει από το Διαδίκτυο. Ο κατάλογος περιέχει διαφορετικά χαρακτηριστικά, προδιαγραφές και τιμές, όπως αυτή:

Αυτό που χρειάζεστε είναι να ταξινομήσετε τις φωτογραφικές μηχανές με βάση κάποιες παραμέτρους που έχουν μεγαλύτερη σημασία για εσάς. Για παράδειγμα, ας τις ταξινομήσουμε πρώτα με βάση το όνομα του μοντέλου.

1. Επιλέξτε το εύρος των δεδομένων που θέλετε να ταξινομήσετε. Αν θέλετε να αναδιατάξετε όλες τις στήλες, μπορείτε απλά να επιλέξετε οποιοδήποτε κελί μέσα στο εύρος σας. Δεν μπορούμε να το κάνουμε αυτό για τα δεδομένα μας επειδή η στήλη Α παραθέτει διαφορετικά χαρακτηριστικά και θέλουμε να παραμείνει στη θέση της. Έτσι, η επιλογή μας ξεκινά από το κελί Β1:

   

2. Κάντε κλικ στο Ταξινόμηση στο κουμπί Δεδομένα για να ανοίξετε την καρτέλα Ταξινόμηση Παρατηρήστε το " Τα δεδομένα μου έχουν επικεφαλίδες " στο πάνω δεξί μέρος του διαλόγου, θα πρέπει να το ξετικάρετε αν το φύλλο εργασίας σας δεν έχει κεφαλίδες. Αφού το φύλλο μας έχει κεφαλίδες, αφήνουμε την επιλογή και πατάμε το κουμπί Επιλογές κουμπί.

   

3. Στο άνοιγμα Επιλογές ταξινόμησης διάλογος στο πλαίσιο Προσανατολισμός , επιλέξτε Ταξινόμηση από αριστερά προς τα δεξιά , και κάντε κλικ στο OK .

   

4. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη σειρά με βάση την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Στο παράδειγμά μας, επιλέγουμε τη σειρά 1 που περιέχει τα ονόματα των φωτογραφικών μηχανών. Βεβαιωθείτε ότι έχετε " Τιμές " επιλεγμένο στο Ταξινόμηση on και " Από το Α έως το Ω " στο πλαίσιο Παραγγελία , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK .

   

   Το αποτέλεσμα της ταξινόμησής σας θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:

   

Ξέρω ότι η ταξινόμηση με βάση τα ονόματα των στηλών έχει πολύ μικρό πρακτικό νόημα στην περίπτωσή μας και το κάναμε μόνο για λόγους επίδειξης, ώστε να έχετε μια αίσθηση του πώς λειτουργεί. Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα των φωτογραφικών μηχανών με βάση το μέγεθος, ή τον αισθητήρα απεικόνισης, ή τον τύπο του αισθητήρα, ή οποιοδήποτε άλλο χαρακτηριστικό είναι πιο κρίσιμο για εσάς. Για παράδειγμα, ας τις ταξινομήσουμε με βάση την τιμή για αρχή.

Αυτό που κάνετε είναι να περάσετε από τα βήματα 1 - 3 όπως περιγράφεται παραπάνω και στη συνέχεια, στο βήμα 4, αντί για τη σειρά 2 επιλέγετε τη σειρά 4 που απαριθμεί τις τιμές λιανικής. Το αποτέλεσμα της ταξινόμησης θα έχει την εξής μορφή:

Σημειώστε ότι δεν είναι μόνο μία γραμμή που έχει ταξινομηθεί. Ολόκληρες στήλες μετακινήθηκαν έτσι ώστε να μην παραμορφωθούν τα δεδομένα. Με άλλα λόγια, αυτό που βλέπετε στο παραπάνω στιγμιότυπο είναι η λίστα των φωτογραφικών μηχανών ταξινομημένη από τη φθηνότερη στην ακριβότερη.

Ελπίζω τώρα να έχετε αποκτήσει μια εικόνα για το πώς λειτουργεί η ταξινόμηση μιας γραμμής στο Excel. Τι γίνεται όμως αν έχουμε δεδομένα που δεν ταξινομούνται καλά αλφαβητικά ή αριθμητικά;

Ταξινόμηση δεδομένων σε προσαρμοσμένη σειρά (χρησιμοποιώντας μια προσαρμοσμένη λίστα)

Εάν θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με κάποια προσαρμοσμένη σειρά εκτός από την αλφαβητική, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες προσαρμοσμένες λίστες του Excel ή να δημιουργήσετε τις δικές σας. Με τις ενσωματωμένες προσαρμοσμένες λίστες, μπορείτε να ταξινομήσετε κατά τις ημέρες της εβδομάδας ή τους μήνες του έτους. Το Microsoft Excel παρέχει δύο τύπους τέτοιων προσαρμοσμένων λιστών - με συντομογραφημένα και πλήρη ονόματα:

Ας πούμε ότι έχουμε μια λίστα με τις εβδομαδιαίες δουλειές του σπιτιού και θέλουμε να τις ταξινομήσουμε ανάλογα με την ημέρα λήξης ή την προτεραιότητα.

1. Αρχικά επιλέγετε τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε και στη συνέχεια ανοίγετε το παράθυρο Ταξινόμηση ακριβώς όπως κάναμε κατά την ταξινόμηση με πολλαπλές στήλες ή με ονόματα στηλών ( Δεδομένα tab>, Ταξινόμηση κουμπί).
2. Στο Ταξινόμηση κατά επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε, στην περίπτωσή μας είναι η στήλη Ημέρα αφού θέλουμε να ταξινομήσουμε τις εργασίες μας με βάση τις ημέρες της εβδομάδας. Στη συνέχεια επιλέξτε Προσαρμοσμένη λίστα στο Παραγγελία όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης:

   

3. Στο Προσαρμοσμένες λίστες Αφού έχουμε τα συντομογραφημένα ονόματα των ημερών στο πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε την απαραίτητη λίστα. Ημέρα στήλες, επιλέγουμε την αντίστοιχη προσαρμοσμένη λίστα και πατάμε OK .

   

   Αυτό ήταν! Τώρα έχουμε τις δουλειές του σπιτιού μας ταξινομημένες ανά ημέρα της εβδομάδας:

   

   Σημείωση: Αν θέλετε να αλλάξετε κάτι στα δεδομένα σας, λάβετε υπόψη σας ότι τα νέα ή τροποποιημένα δεδομένα δεν θα ταξινομηθούν αυτόματα. Πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Επανεφαρμογή στο κουμπί Δεδομένα στην καρτέλα Ταξινόμηση & φίλτρο ομάδα:

   

Λοιπόν, όπως βλέπετε η ταξινόμηση των δεδομένων του Excel με βάση την προσαρμοσμένη λίστα δεν αποτελεί επίσης πρόκληση. Το τελευταίο πράγμα που μας απομένει να κάνουμε είναι να ταξινομήσουμε τα δεδομένα με βάση τη δική μας προσαρμοσμένη λίστα.

Ταξινόμηση δεδομένων με τη δική σας προσαρμοσμένη λίστα

Όπως θυμάστε, έχουμε μια ακόμη στήλη στον πίνακα, την Προτεραιότητα στήλη. Προκειμένου να ταξινομήσετε τις εβδομαδιαίες δουλειές σας από τις πιο σημαντικές προς τις λιγότερο σημαντικές, προχωράτε ως εξής.

Εκτελέστε τα βήματα 1 και 2 που περιγράφονται παραπάνω, και όταν έχετε το Προσαρμοσμένες λίστες ανοίξει το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το ΝΕΑ ΛΙΣΤΑ στην αριστερή στήλη κάτω από Προσαρμοσμένες λίστες , και πληκτρολογήστε τις καταχωρήσεις απευθείας στο Λίστα καταχωρήσεων Θυμηθείτε να πληκτρολογήσετε τις καταχωρίσεις σας ακριβώς με την ίδια σειρά που θέλετε να ταξινομηθούν, από πάνω προς τα κάτω:

Κάντε κλικ στο Προσθέστε και θα δείτε ότι η πρόσφατα δημιουργηθείσα προσαρμοσμένη λίστα προστίθεται στις υπάρχουσες προσαρμοσμένες λίστες, στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK :

Και τώρα έρχονται οι δουλειές του σπιτιού, ταξινομημένες κατά προτεραιότητα:

Όταν χρησιμοποιείτε προσαρμοσμένες λίστες για ταξινόμηση, μπορείτε να ταξινομήσετε με βάση πολλές στήλες και να χρησιμοποιήσετε διαφορετική προσαρμοσμένη λίστα σε κάθε περίπτωση. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια με αυτή που έχουμε ήδη συζητήσει κατά την ταξινόμηση με βάση πολλές στήλες.

Και τέλος, έχουμε ταξινομήσει με απόλυτη λογική τις εβδομαδιαίες δουλειές του σπιτιού, πρώτα με βάση την ημέρα της εβδομάδας και μετά με βάση την προτεραιότητα :)

Αυτά για σήμερα, σας ευχαριστώ που διαβάσατε!