Функцията IF в Google Sheets е една от най-лесните за усвояване функции и макар това да е вярно, тя е и много полезна.

В този урок ви предлагам да разгледате по-отблизо как работи функцията IF в електронната таблица на Google и какви предимства ще получите от използването ѝ.

Какво представлява функцията IF в Google Sheets?

Когато използвате функцията IF, създавате дърво на решенията, в което определено действие следва при едно условие, а ако това условие не е изпълнено - следва друго действие.

За тази цел условието на функцията трябва да бъде под формата на алтернативен въпрос със само два възможни отговора: "да" и "не".

Ето как може да изглежда едно дърво на решенията:

И така, функцията IF ви позволява да зададете въпрос и да посочите две алтернативни действия в зависимост от получения отговор. Този въпрос и алтернативните действия са известни като три аргумента на функцията.

Синтаксис на функцията IF в Google Sheets

Синтаксисът на функцията IF и нейните аргументи са следните:

• logical_expression - (задължително) стойност или логически израз, който се тества, за да се провери дали е TRUE или FALSE.
• value_if_true - (задължително) операцията, която се извършва, ако тестът е TRUE.
• value_if_false - (по избор) операцията, която се извършва, ако тестът е FALSE.

Нека разгледаме по-подробно аргументите на нашата функция IF.

Първият аргумент представлява логически въпрос. Google Sheets отговаря на този въпрос с "да" или "не", т.е. "вярно" или "невярно".

Може би се чудите как да формулирате въпроса правилно? За целта можете да напишете логически израз, като използвате такива полезни символи (или оператори за сравнение) като "=", ">", "=", "<=", "". Нека заедно се опитаме да зададем такъв въпрос.

Използване на функцията IF

Да предположим, че работите в компания, която продава шоколад в няколко потребителски региона с много клиенти.

Ето как могат да изглеждат данните ви за продажбите в Google Sheets:

Представете си, че трябва да разделите продажбите, извършени в местните региони, от тези от чужбина. За да постигнете това, трябва да добавите още едно описателно поле за всяка продажба - държава, в която са извършени продажбите. Тъй като данните са много, трябва това описателно поле да се създава автоматично за всеки запис.

И точно тук се появява функцията IF. Нека добавим колоната "Държава" към таблицата с данни. Регионът "Запад" представлява местните продажби (нашата страна), а останалите са продажбите от чужбина (останалата част от света).

Как да изпишем правилно функцията?

Поставете курсора на F2, за да направите клетката активна, и въведете знака за равенство (=). Google Sheets веднага ще разбере, че ще въведете формула. Ето защо веднага след като въведете буквата "i", ще ви подкани да изберете функция, която започва със същата буква. И трябва да изберете "IF".

След това всички ваши действия ще бъдат придружени от подкани.

За първия аргумент на функцията IF въведете B2="Запад" Както и при другите функции на Google Sheets, не е необходимо да въвеждате адреса на клетката ръчно - достатъчно е да щракнете с мишката. След това въведете запетая (,) и посочете втория аргумент.

Вторият аргумент е стойността, която F2 ще върне, ако условието е изпълнено. В този случай това ще бъде текстът "Our Country" (Нашата страна).

И отново, след запетаята, напишете стойността на третия аргумент. F2 ще върне тази стойност, ако условието не е изпълнено: "Rest of the World" (Останалата част от света). Не забравяйте да завършите въвеждането на формулата, като затворите скобите ")" и натиснете "Enter".

Цялата ви формула трябва да изглежда по следния начин:

=IF(B2="Запад", "Нашата страна", "Останалата част от света")

Ако всичко е наред, F2 ще върне текста "Our Country":

Сега трябва само да копирате тази функция в колона F.

Съвет. Има един начин да обработите цялата колона с една формула. Функцията ARRAYFORMULA ще ви помогне да направите това. Като я използвате в първата клетка на колоната, можете да тествате всички клетки по-долу по едно и също условие и да върнете съответния резултат на всеки ред едновременно:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="Запад", "Нашата страна", "Останалата част от света"))

Нека разгледаме другите начини за работа с функцията IF.

Функция IF и текстови стойности

Използването на функцията IF с текст вече беше илюстрирано в примера по-горе.

Забележка: Ако текстът се използва като аргумент, той трябва да бъде ограден с двойни кавички.

Функция IF и цифрови стойности

Можете да използвате цифри за аргументите, както сте направили с текста.

Много важно тук обаче е, че функцията IF позволява не само да се запълват клетките с определени числа въз основа на изпълнените условия, но и да се изчисляват.

Например, да кажем, че предлагате на клиентите си различни отстъпки в зависимост от общата стойност на покупката. Ако общата стойност е над 200, клиентът получава 10% отстъпка.

За тази цел трябва да използвате колона G и да я наречете "Отстъпка". След това въведете функцията IF в G2, а вторият аргумент ще бъде представен от формулата, която изчислява отстъпката:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF празни/непразни полета

Има случаи, в които резултатът зависи от това дали клетката е празна или не. Има два начина за проверка на това:

1. Използвайте функцията ISBLANK.

   Например следната формула проверява дали клетките в колона E са празни. Ако е така, не трябва да се прилага отстъпка, в противен случай тя е 5%:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Забележка. Ако има низ с нулева дължина в клетка (върната от някоя формула), функцията ISBLANK ще даде резултат FALSE.

   Ето още една формула за проверка дали E2 е празен:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Можете да обърнете формулата в обратна посока и да проверите дали вместо това клетките не са празни:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Използвайте стандартни оператори за сравнение с двойка двойни кавички:

   Забележка. Този метод отчита низове с нулева дължина (обозначени с двойни кавички) като празни клетки.

   =IF(E2="",0,0.05) - проверка дали E2 е празен

   =IF(E2"",0,0.05) - проверете дали E2 не е празен.

   Съвет. По подобен начин използвайте двойни кавички като аргумент, за да върнете празна клетка от формулата:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF в комбинация с други функции

Както вече научихте, текстът, числата и формулите могат да действат като аргументи на функцията IF. Тази роля обаче могат да играят и други функции. Нека видим как работи тя.

Таблици на Google Ако ИЛИ

Спомняте ли си първия начин, по който разбрахте коя е страната, в която продавате шоколад? Проверихте дали B2 съдържа "West".

Въпреки това можете да изградите логиката по обратния начин: избройте всички възможни региони, които принадлежат към "Останал свят", и проверете дали поне един от тях Функцията OR в първия аргумент ще ви помогне да направите това:

• logical_expression1 - (задължително) първата логическа стойност, за която се проверява.
• logical_expression2 - (незадължително) следващата логическа стойност, за която се проверява.
• и т.н.

Както виждате, просто въвеждате толкова логически изрази, колкото трябва да проверите, и функцията търси дали един от тях е верен.

За да приложите това знание към таблицата с продажби, споменете всички региони, които принадлежат към продажбите в чужбина, и другите продажби автоматично ще станат местни:

=IF(OR(B2="Изток",B2="Юг"), "Останал свят", "Нашата страна")

Листове на Google IF И

Функцията AND е също толкова проста. Единствената разлика е, че тя проверява дали всички изброени логически изрази са верни:

Например трябва да стесните търсенето до вашия град и знаете, че в момента се купуват само лешници. Така че трябва да вземете предвид две условия: регион - "Запад" и продукт - "Шоколадов лешник":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"), "Our Country", "Rest of the World")

Вложена формула IF срещу функция IFS за Google Sheets

Можете също така да използвате самата функция IF като аргумент за по-голямата функция IF.

Да предположим, че сте определили по-строги условия за отстъпки за вашите клиенти. Ако общата покупка е повече от 200 единици, те получават 10% отстъпка; ако общата покупка е между 100 и 199, отстъпката е 5%. Ако общата покупка е по-малка от 100, няма никаква отстъпка.

Следната формула показва как ще изглежда функцията в клетка G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Обърнете внимание, че като втори аргумент се използва друга функция IF. В такива случаи дървото на решенията е следното:

Нека да направим задачата още по-забавна и да я усложним. Представете си, че предлагате намалена цена само за един регион - "Изток".

За да направите това правилно, добавете логическия израз "И" към нашата функция. След това формулата ще изглежда по следния начин:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Както можете да видите, броят на отстъпките е намалял значително, а размерът им остава непроменен.

Съществува и по-лесен начин за записване на горното благодарение на функцията IFS:

• условие1 - (задължително) е логическият израз, който искате да тествате.
• стойност1 - (задължително) е стойността, която се връща, ако условието1 е вярно.
• и след това просто изброявате условията с техните стойности, които се връщат, ако са верни.

Ето как горната формула ще изглежда с IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Съвет: Ако няма вярно условие, формулата ще върне грешка #N/A. За да избегнете това, обвийте формулата си с IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH като алтернатива на множество IF

Има още една функция, която може да искате да разгледате вместо вложеното IF: Google Sheets SWITCH.

Тя проверява дали вашият израз съответства на списък от случаи, един по един. Когато това е така, функцията връща съответната стойност.

• изразяване е препратка към някоя клетка, диапазон от клетки, действителен математически израз или дори текст, който искате да бъде равен на вашите случаи (или да тествате спрямо критериите).
• случай1 е първият критерий за проверка на израза. Изисква се.
• стойност1 е запис, който се връща, ако случай1 критерий е същият като вашия израз. Изисква се.
• случай2, стойност2 повторете толкова пъти, колкото критерия трябва да проверите и колкото стойности трябва да върнете. По избор.
• по подразбиране също е напълно незадължителен. Използвайте го, за да видите конкретен запис, ако не е изпълнен нито един от случаите. Бих препоръчал да го използвате всеки път, за да избегнете грешки, когато вашият израз не среща съвпадения сред всички случаи.

Ето няколко примера.

За тествайте клетките си спрямо текст , използвайте диапазони като израз:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "Запад", "Нашата страна", "Останалата част от света")

В тази формула SWITCH проверява какъв запис има във всяка клетка в колона В. Ако е West , формулата гласи Нашата страна , в противен случай, Останалата част от света . ArrayFormula дава възможност да се обработва цялата колона наведнъж.

За работа с изчисления , по-добре е да използвате булев израз:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Тук SWITCH проверява дали резултатът от уравнението е TRUE или FALSE . Когато е TRUE (например ако E2 е наистина по-голям от 200 ), получавам съответния резултат. Ако нито един от случаите в списъка не е TRUE (което означава, че те са FALSE ), формулата просто връща 0.

Забележка: SWITCH не знае как да изчисли целия диапазон наведнъж, така че в този случай няма ARRAYFORMULA.

Изречения IF на базата на брой

Един от въпросите, които често ни задават, е как да създадем формулата IF, която ще връща каквото ви е необходимо, ако колоната съдържа или не съдържа определен запис.

Например проверете дали името на даден клиент се появява повече от веднъж в списък (колона А) и поставете съответната дума (да/не) в клетка.

Решението е по-просто, отколкото си мислите. Трябва да въведете функцията COUNTIF във вашия IF:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "yes", "no")

Направете така, че Google Sheets да изгражда IF формули вместо вас - добавка IF Formula Builder

Ако ви е омръзнало да следите всички допълнителни символи и правилния синтаксис във формулите, има и друго решение.

Добавката IF Formula Builder за Google Sheets предлага визуален начин за създаване на оператори IF. Инструментът ще се справи със синтаксиса, допълнителните функции и всички необходими символи вместо вас.

Всичко, което трябва да направите, е:

• Попълнете празните полета с вашите записи един по един. Няма специално отношение към датите, времето и т.н. Въведете ги както винаги и добавката ще разпознае типа данни.
• изберете необходимите оператори за сравнение от предложените падащи списъци.
• ако е необходимо, добавете няколко логически израза с едно кликване: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Както виждате, всеки логически израз заема собствен ред. Същото важи и за резултатите true/false. Това намалява драстично броя на възможните обърквания на формулата.

Докато попълвате всичко, формулата за използване ще расте в областта за преглед в горната част на прозореца. Вляво от нея можете да изберете клетка във вашия лист, в която искате да се намира формулата.

Когато сте готови, поставете формулата в интересуващата ви клетка, като щракнете върху бутона Insert formula (Вмъкване на формула) в долната част.

Моля, посетете онлайн ръководството за IF Formula Builder, за да видите всички опции, описани подробно.

Надявам се, че вече няма място за съмнение, че функцията IF, макар и много проста на пръв поглед, отваря вратата към много възможности за обработка на данни в Google Sheets. Но ако все още имате въпроси, не се колебайте да ги зададете в раздела за коментари по-долу - ще се радваме да ви помогнем!