Този път решихме да ви предоставим най-простите функции на Google Sheets, които непременно трябва да научите. Те не само ще ви помогнат при обикновените изчисления, но и ще допринесат за разширяване на знанията ви за изграждане на формули в Google Sheets.

Как да създавате формули в Google Sheets

Каквато и статия за формулите в Google Sheets да съм виждал, всички те започват с обяснение на два основни аспекта: какво е функция и какво е формула. За щастие, вече сме разгледали това в специално начално ръководство за формулите в Google Sheets. Освен това то хвърля известна светлина върху препратките към клетките и различните оператори. Ако все още не сте я видели, крайно време е да я разгледате.

В друга наша статия споделяме всичко, което трябва да знаете, за да можете да добавяте първите си формули в Google Sheets, да правите препратки към други клетки и листове или да копирате формули в колоната.

След като се справите с тях, няма да имате проблеми с използването на варианти на основните функции на Google Sheets, описани по-долу.

12 най-полезни функции на Google Sheets

За никого не е тайна, че в електронните таблици има десетки функции, всяка от които е със свои собствени характеристики и със свое собствено предназначение. Но това не означава, че не знаете нищо за електронните таблици, ако не владеете всички тях.

Съществува малък набор от функции на Google Sheets, които ще ви позволят да издържите достатъчно дълго, без да се ровите в електронни таблици. Позволете ми да ви ги представя.

Съвет. Ако задачата ви е изключително сложна и основните формули на Google Sheets не са това, което търсите, разгледайте нашата колекция от бързи инструменти - Power Tools.

Функция SUM в Google Таблици

Това е една от онези функции на Google Sheets, които трябва да научите по един или друг начин. Тя сумира няколко числа и/или клетки и връща общата им сума:

• стойност1 Това може да бъде число, клетка с число или дори диапазон от клетки с числа. Този аргумент е задължителен.
• value2, ... - всички други числа и/или клетки с числа, които искате да добавите към стойност1 . Квадратните скоби подсказват, че този елемент не е задължителен. В този конкретен случай той може да се повтори няколко пъти.

Съвет. Можете да намерите функциите сред стандартните инструменти в лентата с инструменти на Google Sheets:

Мога да създавам различни формули SUM в Google Sheets като тези:

=SUM(2,6) да изчислите две числа (броя на кивитата за мен)

=SUM(2,4,6,8,10) за изчисляване на няколко числа

=SUM(B2:B6) за сумиране на няколко клетки в обхвата

Съвет. Има един трик, който функцията ви позволява да направите, за да добавите бързо клетки в Google Sheets в колона или ред. Опитайте се да въведете функцията SUM точно под колоната, която искате да сумирате, или вдясно от интересуващия ви ред. Ще видите как тя веднага предлага правилния диапазон:

Вижте също:

• Как да съберете редовете в електронни таблици на Google

COUNT & COUNTA

Тази двойка функции на Google Sheets ще ви позволи да разберете колко клетки с различно съдържание съдържа вашият диапазон. Единствената разлика между тях е, че COUNT в Google Sheets работи само с цифрови клетки, докато COUNTA брои и клетки с текст.

Така че, за да съберете всички клетки само с числа, използвайте COUNT за Google Sheets:

• стойност1 е първата стойност или обхват, които се проверяват.
• стойност2 - други стойности или диапазони, които да се използват за броене. Както ви казах преди, квадратните скоби означават, че функцията може да мине без стойност2 .

Ето формулата, която имам:

=COUNT(B2:B7)

Ако искам да получа всички поръчки с известен статус, ще трябва да използвам друга функция: COUNTA за Google Sheets. Тя преброява всички непразни клетки: клетки с текст, числа, дати, булеви стойности - каквото се сетите.

Упражнението с неговите аргументи е същото: стойност1 и стойност2 представляват стойности или диапазони, които се обработват, стойност2 а следните не са задължителни.

Забележете разликата:

=COUNTA(B2:B7)

COUNTA в Google Sheets взема предвид всички клетки със съдържание, независимо дали са с числа или не.

Вижте също:

• Google Таблици COUNT и COUNTA - подробно ръководство за функциите с примери

SUMIF & COUNTIF

Докато SUM, COUNT и COUNTA изчисляват всички записи, които им подавате, SUMIF и COUNTIF в Google Sheets обработват тези клетки, които отговарят на определени изисквания. Частите на формулата ще бъдат следните:

• обхват да се брои - задължително
• критерий да се обмисли преброяване - необходимо

• обхват за търсене на стойности, свързани с критерия - изисква се
• критерий за кандидатстване в диапазона - изисква се
• sum_range - диапазонът, от който да се сумират записите, ако се различава от първия диапазон - по избор

Например, мога да разбера броя на поръчките, които изостават от графика:

=COUNTIF(B2:B7, "late")

Или мога да получа само общото количество киви:

=SUMIF(A2:A6, "Киви",B2:B6)

Вижте също:

• Google Spreadsheet COUNTIF - пребройте дали клетките съдържат определен текст
• Преброяване на клетките по цвят в Google Sheets
• Използване на COUNTIF за маркиране на дубликати в Google Sheets
• SUMIF в Google Sheets - условно сумиране на клетки в електронни таблици
• SUMIFS в Google Sheets - сумиране на клетки с множество критерии (логика AND / OR)

Функция AVERAGE в Google Таблици

В математиката средната стойност е сумата на всички числа, разделена на техния брой. Тук, в Google Sheets, функцията AVERAGE прави същото: тя оценява целия диапазон и намира средната стойност на всички числа, като игнорира текста.

Можете да въведете няколко стойности и/или диапазони, които да разгледате.

Ако артикулът е наличен за покупка в различни магазини на различни цени, можете да съберете средната цена:

=СРЕДНА СТОЙНОСТ(B2:B6)

Функции MAX и MIN в Google Sheets

Имената на тези миниатюрни функции говорят сами за себе си.

Използвайте функцията MIN на Google Sheets, за да върнете минималното число от диапазона:

=MIN(B2:B6)

Съвет: За да намерите най-малкия брой нули, поставете вътре функцията IF:

=MIN(IF($B$2:$B$60,$B$2:$B$6))

Използвайте функцията MAX на Google Sheets, за да върнете максималното число от обхвата:

=MAX(B2:B6)

Съвет. Искате ли да игнорирате нулите и тук? Няма проблем. Просто добавете още един IF:

=MAX(IF($B$2:$B$60,$B$2:$B$6))

Лесно, лесно, с изстискан лимон :)

Функцията IF на Google Sheets

Въпреки че функцията IF в Google Sheets е доста популярна и често използвана, по някои причини тя продължава да обърква и озадачава потребителите си. Нейната основна цел е да ви помогне да разработите условия и съответно да върнете различни резултати. Тя често се нарича и формулата "IF/THEN" в Google Sheets.

• logical_expression е самото условие, което има два възможни логически резултата: TRUE или FALSE.
• value_if_true е всичко, което искате да се върне, ако условието е изпълнено (TRUE).
• в противен случай, когато не е изпълнена (FALSE), value_if_false се връща.

Ето един обикновен пример: оценявам оценки от обратна връзка. Ако броят на получените оценки е по-малък от 5, искам да ги обознача като беден . Но ако оценката е по-голяма от 5, трябва да видя добър . Ако преведа това на езика на електронните таблици, ще получа необходимата формула:

=IF(A6<5,"poor","good")

Вижте също:

• Подробности за функцията IF в Google Sheets

И, ИЛИ

Тези две функции са чисто логически.

Функцията AND на електронната таблица на Google проверява дали всички негови стойности са логически правилни, докато функцията OR на Google Sheets - ако всеки в противен случай и двете ще върнат FALSE.

Честно казано, не си спомням да съм ги използвал много самостоятелно. Но и двете се използват в други функции и формули, особено във функцията IF за Google Sheets.

Като добавям функцията AND на Google Sheets към условието си, мога да проверявам оценките в две колони. Ако и двете числа са по-големи или равни на 5, отбелязвам общата заявка като "добра", а в противен случай - като "слаба":

=IF(AND(A2>=5,B2>=5),"good","poor")

Но също така мога да променя условието и да маркирам състоянието добър ако поне едно от двете числа е по-голямо или равно на 5. Функцията OR на Google Sheets ще ви помогне:

=IF(OR(A2>=5,B2>=5),"good","poor")

CONCATENATE в Google Sheets

Ако трябва да обедините записи от няколко клетки в една, без да губите данни, трябва да използвате функцията CONCATENATE на Google Sheets:

Каквито и символи, думи или препратки към други клетки да дадете на формулата, тя ще върне всичко в една клетка:

=CONCATENATE(A2,B2)

Функцията ви позволява също така да разделяте комбинираните записи с избрани от вас знаци, като например по следния начин:

=CONCATENATE(A2,", ",B2)

Вижте също:

• Функция CONCATENATE с примери за формули

Функцията TRIM на Google Sheets

Можете бързо да проверите диапазона за допълнителни интервали с помощта на функцията TRIM:

Въведете самия текст или препратка към клетка с текст. Функцията ще го разгледа и не само ще изреже всички водещи и следващи интервали, но и ще намали броя им между думите до едно:

ДНЕС & СЕГА

Ако работите с ежедневни отчети или се нуждаете от днешната дата и текущото време в електронните си таблици, функциите TODAY и NOW са на ваше разположение.

С тяхна помощ ще вмъкнете днешните формули за дата и час в Google Sheets и те ще се актуализират винаги, когато имате достъп до документа. Наистина не мога да си представя по-проста функция от тези две:

• =ДНЕС() ще ви покаже днешната дата.
• =NOW() ще върне както днешната дата, така и текущото време.

Вижте също:

• Изчисляване на време в Google Sheets - изваждане, сумиране и извличане на единици за дата и време

Функция DATE в Google Таблици

Ако ще работите с дати в електронни таблици, функцията DATE на Google Sheets е задължителна за усвояване.

Когато изграждате различни формули, рано или късно ще забележите, че не всички от тях разпознават датите, въведени във вида, в който са: 12/8/2019.

Освен това локалът на електронната таблица определя формата на датата. Така че форматът, с който сте свикнали (като 12/8/2019 в САЩ) може да не бъде разпознат от списъците на други потребители (например при локала за Обединеното кралство, където датите изглеждат като 8/12/2019 ).

За да избегнете това, е препоръчително да използвате функцията DATE. Тя преобразува въведените от вас ден, месец и година във формат, който Google винаги ще разбира:

Например, ако трябва да извадя 7 дни от рождения ден на моя приятел, за да знам кога да започна да се подготвям, ще използвам следната формула:

=DATE(2019,9,17)-7

Или мога да направя така, че функцията DATE да връща петия ден от текущия месец и година:

=DATE(ГОДИНА(ДНЕС()),МЕСЕЦ(ДНЕС()),5)

Вижте също:

• Дата и час в Google Sheets - въвеждане, форматиране и конвертиране на дати и час в листа
• Функция DATEDIF в Google Sheets - изчисляване на дни, месеци и години между две дати в Google Sheets

Google Таблици VLOOKUP

И накрая, функцията VLOOKUP. Същата тази функция, която кара много потребители на Google Sheets да изпитват ужас :) Но истината е, че е необходимо да я разбиете само веднъж - и няма да помните как сте живели без нея.

Google Sheets VLOOKUP сканира една колона от таблицата в търсене на посочен от вас запис и извлича съответната стойност от друга колона от същия ред:

• search_key е стойността, която трябва да се търси
• обхват е таблицата, в която трябва да търсите
• индекс е номерът на колоната, от която ще се изтеглят свързаните записи.
• is_sorted не е задължителна и се използва за подсказване, че колоната, която се сканира, е сортирана

Имам таблица с плодове и искам да знам колко струват портокалите. За тази цел създавам формула, която ще търси Orange в първата колона на моята таблица и да върне съответната цена от третата колона:

=VLOOKUP("Orange",A1:C6,3)

Вижте също:

• Подробно ръководство за VLOOKUP в електронни таблици с примери
• Улавяне и отстраняване на грешки във VLOOKUP

Бързо модифициране на множество формули в Google Sheets със специален инструмент

Разполагаме и с инструмент, който ви помага да променяте едновременно няколко формули на Google Sheets в рамките на избрания диапазон. Нарича се "Формули". Нека ви покажа как работи.

Имам малка таблица, в която използвах функциите SUMIF, за да намеря общата стойност на всеки плод:

Искам да умножа всички общи суми по 3, за да попълня запасите. Затова избирам колоната с моите формули и отварям добавката.

Забележка. Тъй като инструментът е част от Power Tools, първо трябва да го инсталирате. Ще намерите инструмента в долната част на прозореца:

След това избирам опцията да Промяна на всички избрани формули , добавете *3 в края на извадката на формулата и щракнете върху Изпълнявайте . Можете да видите как общите суми се променят съответно - всичко това наведнъж:

Надявам се, че тази статия е отговорила на някои от въпросите ви за функциите в Google Sheets. Ако имате предвид други формули в Google Sheets, които не са разгледани тук, споделете ги в коментарите по-долу.