Всичко, което трябва да знаете за условния формат за празни клетки в Excel

Колкото и просто да звучи, маркирането на празни клетки с условно форматиране е доста сложно нещо. По принцип това е така, защото човешкото разбиране за празни клетки не винаги съответства на това на Excel. В резултат на това празните клетки могат да се форматират, когато не трябва, и обратно. В този урок ще разгледаме отблизо различни сценарии, ще споделим някои полезни неща за това какво се случва зади показват как да накарате условния формат за празни полета да работи точно както искате.

Защо условното форматиране подчертава празните клетки?

Резюме : условното форматиране подчертава празните клетки, тъй като не прави разлика между празни и нули. Повече подробности следват по-долу.

Във вътрешната система на Excel празна клетка е равна на нулева стойност . Така че, когато създадете условен формат за клетки, по-малки от определено число, например 20, празните клетки също се подчертават (тъй като 0 е по-малко от 20, за празните клетки условието е TRUE).

Друг пример е подчертаването на дати, по-малки от днешния ден. От гледна точка на Excel всяка дата е цяло число, по-голямо от нула, което означава, че празната клетка винаги е по-малка от днешния ден, така че условието отново е изпълнено за празните клетки.

Решение : Създайте отделно правило за спиране на условното форматиране, ако клетката е празна, или използвайте формула, за да игнорирате празните клетки.

Защо празните клетки не се подчертават с условно форматиране?

Възможно е да има различни причини празните полета да не се форматират, като например:

• Съществува правилото за приоритет на първото влизане, което спира условното форматиране за празни клетки.
• Формулата ви не е правилна.
• Клетките ви не са абсолютно празни.

Ако формулата ви за условно форматиране използва функцията ISBLANK, имайте предвид, че тя идентифицира само истински празни клетки , т.е. клетки, които не съдържат абсолютно нищо: никакви интервали, табулации, връщания на карета, празни низове и т.н.

Например, ако дадена клетка съдържа низ с нулева дължина (""), върната от някоя друга формула, тази клетка не се счита за празна:

Решение : Ако искате да подчертаете визуално празните клетки, които съдържат низове с нулева дължина, приложете предварително зададеното условно форматиране за празни клетки или създайте правило с една от тези формули.

Как да подчертаете празните клетки в Excel

Условното форматиране в Excel има предварително дефинирано правило за празни клетки, което улеснява подчертаването на празни клетки във всеки набор от данни:

1. Изберете диапазона, в който искате да маркирате празните клетки.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране> Ново правило .
3. В Ново правило за форматиране в диалоговия прозорец, който се отваря, изберете Форматирайте само клетките, които съдържат тип правило, след което изберете Заготовки от Форматирайте само клетки с падане надолу:
4. Щракнете върху Формат... бутон.
5. В диалоговия прозорец Format Cells (Форматиране на клетки) превключете на Fill изберете желания цвят на запълване и щракнете върху ОК .
6. Кликнете върху ОК още веднъж, за да затворите предишния диалогов прозорец.

Всички празни клетки в избрания диапазон ще бъдат маркирани:

Съвет. За подчертаване на непразни клетки , изберете Форматирайте само клетките, които съдържат > Без заготовки .

Забележка: Вграденото условно форматиране за празни полета също подчертава клетките с низове с нулева дължина (""). Ако искате да маркирате само абсолютно празни клетки, създайте потребителско правило с формулата ISBLANK, както е показано в следващия пример.

Условно форматиране на празни клетки с формула

За да имате по-голяма гъвкавост при подчертаването на празни полета, можете да създадете собствено правило въз основа на формула. Подробните стъпки за създаване на такова правило са описани тук: Как да създадем условно форматиране с формула. По-долу ще обсъдим самите формули

Само за подчертаване на истински празни клетки които не съдържат абсолютно нищо, използвайте функцията ISBLANK.

За посочения по-долу набор от данни формулата е:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Или просто:

=ISBLANK(B3)

Където B3 е горната лява клетка на избрания диапазон.

Моля, имайте предвид, че ISBLANK ще върне FALSE за клетки, съдържащи празни низове (""), следователно такива клетки няма да бъдат подчертани. Ако това поведение не е желано от вас, тогава или:

Проверка за празни клетки, включително низове с нулева дължина:

=B3=""

Или проверете дали дължината на низа е равна на нула:

=LEN(B3)=0

Освен условното форматиране можете да подчертаете празните клетки в Excel с помощта на VBA.

Спиране на условното форматиране, ако клетката е празна

Този пример показва как да изключите празните клетки от условното форматиране, като създадете специално правило за празните клетки.

Да предположим, че сте използвали вградено правило за подчертаване на клетките между 0 и 99,99. Проблемът е, че празните клетки също се подчертават (както си спомняте, в условното форматиране на Excel празна клетка е равна на нулева стойност):

За да предотвратите форматирането на празни клетки, направете следното:

1. Създайте ново правило за условно форматиране за целевите клетки, като щракнете върху Условно форматиране > Ново правило > Форматирайте само клетките, които съдържат > Заготовки .
2. Кликнете върху OK без да задавате формат.
3. Отворете Мениджър на правила ( Условно форматиране> Управление на правилата ), уверете се, че правилото "Празни полета" е в горната част на списъка, и маркирайте Спрете, ако е вярно квадратчето за отметка до него.
4. Кликнете върху ОК за да запазите промените и да затворите диалоговия прозорец.

Резултатът е точно такъв, какъвто бихте очаквали:

Съвети:

• Можете също така да изключите празните клетки, като създадете правило за условно форматиране с формула, която проверява за празни клетки, и изберете Спрете, ако е вярно опция за него.
• Също така може да ви е интересно да гледате видеоклип, в който се показва как се прилага условно форматиране, ако друга клетка е празна.

Формула за условно форматиране за игнориране на празни клетки

В случай че вече използвате формула за условно форматиране, не е необходимо да създавате отделно правило за празните полета. Вместо това можете да добавите още едно условие към съществуващата формула, а именно:

• Игнорирайте абсолютно празните клетки, които не съдържат нищо:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Игнорирайте визуално празни клетки, включително празни низове:

  A1""

Където A1 е най-лявата клетка от избрания диапазон.

Да кажем, че в набора от данни по-долу желаете да подчертаете стойности, по-малки от 99,99. Това може да стане, като създадете правило с тази проста формула:

=$B2<99.99

За да подчертаете стойности, по-малки от 99,99, като игнорирате празните клетки, можете да използвате функцията AND с два логически теста:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

В този конкретен случай и двете формули игнорират клетките с празни низове, тъй като второто условие (<99.99) е FALSE за такива клетки.

Ако клетката е празна, маркирайте реда

За да маркирате цял ред, ако клетка в определена колона е празна, можете да използвате някоя от формулите за празни клетки. Има обаче няколко трика, които трябва да знаете:

• Прилагане на правилото към целия набор от данни , а не само една колона, в която търсите празни полета.
• Във формулата, заключване на координатата на колоната чрез използване на смесена препратка към клетка с абсолютна колона и относителен ред.

На пръв поглед това може да звучи сложно, но е много по-просто, когато разгледаме един пример.

В примерния набор от данни по-долу, да предположим, че желаете да маркирате редове, които имат празна клетка в колона E. За да го направите, следвайте следните стъпки:

1. Изберете своя набор от данни (A3:E15 в този пример).
2. На Начало щракнете върху Условно форматиране > Ново правило > Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
3. В Форматиране на стойности, за които тази формула е вярна въведете една от тези формули:

   За да подчертаете абсолютно празни клетки :

   =ISBLANK($E3)

   За да подчертаете празни клетки, включително празни низове :

   =$E3=""

   Където $E3 е горната клетка в ключовата колона, която искате да проверите за празни полета. Обърнете внимание, че и в двете формули заключваме колоната със знака $.

4. Щракнете върху Формат и изберете желания цвят на запълване.
5. Кликнете върху OK два пъти, за да затворите и двата прозореца.

В резултат на това условното форматиране подчертава целия ред, ако клетка в определена колона е празна.

Подчертаване на реда, ако клетката не е празна

Условното форматиране на Excel за подчертаване на реда, ако дадена клетка в определена колона не е празна, се извършва по този начин:

1. Изберете набор от данни.
2. На Начало щракнете върху Условно форматиране > Ново правило > Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате .
3. В Форматиране на стойности, при които тази формула е вярна въведете една от тези формули:

   За да подчертаете непразни клетки които съдържат нещо: стойност, формула, празен низ и т.н.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   За да подчертаете непразни клетки с изключение на клетките с празни низове :

   =$E3""

   Където $E3 е най-горната клетка в ключовата колона, която се проверява за липса на празни полета. Отново, за да работи правилно условното форматиране, заключваме колоната със знака $.

4. Щракнете върху Формат изберете любимия си цвят на запълване и щракнете върху ОК .

В резултат на това целият ред се осветява, ако клетка в определена колона не е празна.

Условно форматиране на Excel за нули, но не и за празни места

По подразбиране условното форматиране на Excel не прави разлика между 0 и празна клетка, което е наистина объркващо в много ситуации. За да разрешите това затруднение, има две възможни решения:

• Създайте 2 правила: едното за празните полета, а другото за нулевите стойности.
• Създайте 1 правило, което проверява и двете условия в една формула.

Създаване на отделни правила за празните места и нулите

1. Първо създайте правило за маркиране на нулеви стойности. За целта щракнете върху Условно форматиране> Ново правило > Форматирайте само клетките, които съдържат и след това задайте Стойност на клетката, равна на 0 както е показано на екрана по-долу. Щракнете върху Формат и изберете желания цвят.

   Това условно форматиране се прилага ако дадена клетка е празна или нулева :

2. Създайте правило за празни полета без зададен формат. След това отворете Мениджър на правила , преместете правилото "Празни полета" в горната част на списъка (ако вече не е там) и поставете отметка на Спрете, ако е вярно За подробни инструкции вижте Как да спрем условното форматиране на празни клетки.

В резултат на това вашето условно форматиране ще включва нули, но игнорира празни места. Щом първото условие е изпълнено (клетката е празна), второто условие (клетката е нула) никога не се проверява.

Създайте едно правило за проверка дали клетката е нула, а не празна

Друг начин за условно форматиране на 0, но не и на празни полета, е да се създаде правило с формула, която проверява и двете условия:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Където B3 е горната лява клетка на избрания диапазон.

Резултатът е същият като при предишния метод - условното форматиране подчертава нулите, но игнорира празните клетки.

Това е начинът за използване на условен формат за празни клетки. Благодаря ви, че прочетохте, и с нетърпение очаквам да се видим следващата седмица.

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Условно форматиране на Excel за празни клетки - примери (.xlsx файл)