Hướng dẫn giải thích cách sử dụng Dán đặc biệt trong Excel và cách làm cho quy trình hiệu quả hơn bằng cách sử dụng phím tắt dán đặc biệt để dán giá trị, công thức, nhận xét, định dạng, độ rộng cột, v.v.

Sao chép, dán trong Excel thật dễ dàng. Tôi tin rằng mọi người đều biết phím tắt để sao chép một ô ( Ctrl+C ) và dán nó ( Ctrl+V ). Nhưng bạn có biết rằng ngoài việc dán toàn bộ ô, bạn chỉ có thể dán một thuộc tính nhất định như giá trị, công thức, định dạng hoặc nhận xét? Đó là lúc Paste Special phát huy tác dụng.

Excel Paste Special giúp thao tác dán mượt mà hơn bằng cách cho phép bạn chọn định dạng (nguồn hoặc đích) để giữ lại hoặc bằng cách loại bỏ tất cả định dạng và chỉ dán các giá trị hoặc công thức.

Dán đặc biệt trong Excel là gì?

Trong trường hợp không thích hợp sao chép / dán tiêu chuẩn, Paste Special của Excel cung cấp nhiều tùy chọn để chỉ dán cụ thể các phần tử của các ô được sao chép hoặc thực hiện một phép toán với dữ liệu đã sao chép.

Ví dụ: bạn có thể sao chép dữ liệu dựa trên công thức và chỉ dán các giá trị được tính toán vào cùng hoặc các tế bào khác nhau. Hoặc, bạn có thể sao chép chiều rộng của một cột và áp dụng chiều rộng đó cho tất cả các cột khác trong tập dữ liệu của mình. Hoặc, bạn có thể chuyển đổi phạm vi đã sao chép, tức là chuyển đổi hàng thành cột và ngược lại. Ảnh chụp màn hình sau đây minh họa tất cả các tùy chọn Dán Đặc biệt có sẵn:

Tất cảchọn Nhân trong Thao tác hoặc nhấn M . Điều này sẽ nhân từng số tiền được sao chép từ cột B với tỷ lệ phần trăm trong cột C trong cùng một hàng.

Đó là nó! Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, số tiền thuế được tính cho mỗi hàng và kết quả của thao tác là một giá trị, không phải công thức:

Bằng cách sử dụng cùng một phương pháp, bạn có thể nhanh chóng tăng hoặc giảm toàn bộ cột số theo một tỷ lệ phần trăm nhất định. Trong trường hợp này, bạn nhập công thức tỷ lệ phần trăm chẳng hạn như =1+20% vào một ô riêng biệt, sao chép công thức đó rồi sử dụng Excel Paste Special để nhân các số nguồn với giá trị trong ô được sao chép. Bạn có thể tìm thấy các bước chi tiết tại đây: Cách tăng/giảm một cột theo tỷ lệ phần trăm.

Ví dụ 2. Xóa nhiều siêu liên kết trong Excel

Chính kỹ thuật này (dán và nhân) có thể được sử dụng để loại bỏ tất cả các siêu liên kết trong trang tính của bạn trong một lần. Cách thông thường là nhấp chuột phải vào từng ô rồi chọn Xóa siêu liên kết sẽ mất nhiều thời gian. Thay vào đó, bạn chỉ có thể nhân tất cả các siêu liên kết không mong muốn đó với 1. Nghe có vẻ lạ phải không? Đó chỉ là cho đến khi bạn dùng thử :) Tóm lại, đây là những gì bạn làm:

1. Nhập 1 vào ô trống bất kỳ và nhấn Ctrl + C để sao chép.
2. Chọn tất cả các siêu liên kết mà bạn muốn xóa.
3. Nhấn Ctrl+Alt+V , sau đó nhấn M để chọn Dán Đặc biệt > Nhân lên .
4. Nhấp Enter .

Chỉ cần vậy thôi! Tất cả các siêu liên kết đều bị xóa cùng với định dạng được gạch chân màu xanh lam:

Mẹo. Nếu bạn muốn giữ lại các liên kết ban đầu và sao chép kết quả (tức là dữ liệu không có siêu liên kết) sang một số vị trí khác, thì hãy làm như sau: sao chép các siêu liên kết, chọn ô phía trên bên trái của phạm vi mục tiêu và nhấn phím tắt dán giá trị Excel : Ctrl+Alt+V , rồi V .

Để biết thêm thông tin về điều này và các cách khác để loại bỏ siêu liên kết trong Excel, vui lòng xem Cách loại bỏ nhiều siêu liên kết cùng một lúc.

Dán Đặc biệt không hoạt động trong Excel

Nếu Dán Tùy chọn đặc biệt bị thiếu hoặc không hoạt động bình thường trong Excel của bạn, có thể là do một trong những lý do sau.

Dán Tính năng đặc biệt bị tắt

Triệu chứng : Dán Đặc biệt không xuất hiện trong menu chuột phải, phím tắt dán đặc biệt cũng không hoạt động.

Giải pháp : Bật Dán đặc biệt như minh họa bên dưới.

Để bật Dán Đặc biệt, nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Nâng cao . Cuộn xuống phần Cắt, sao chép và dán và chọn hộp Hiển thị nút Tùy chọn dán khi nội dung được dán :

Phần bổ trợ của bên thứ ba xung đột với Paste Special

Nếu bạn đã cài đặt nhiều phần bổ trợ của bên thứ ba trong Excel, rất có thể một trong số chúng đang gây ra lỗivấn đề. Để xác định thủ phạm, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chạy Excel ở Chế độ an toàn . Đối với điều này, hãy nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó nhấp vào Excel trong danh sách chương trình hoặc nhấp đúp vào phím tắt Excel. Bạn sẽ được hỏi liệu bạn có muốn mở Microsoft Excel ở Chế độ an toàn hay không và bạn nhấp vào Có.
2. Kiểm tra xem Dán đặc biệt có hoạt động ở Chế độ an toàn hay không. Nếu đúng như vậy, hãy bật lần lượt các phần bổ trợ cho đến khi bạn phát hiện ra (những) phần bổ trợ gây ra sự cố. Để truy cập danh sách phần bổ trợ, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Phần bổ trợ , chọn Phần bổ trợ Excel trong hộp Quản lý và nhấp vào Đi . Sau đó, thực hiện tương tự cho Phần bổ trợ COM .
3. Nếu phát hiện thấy một hoặc nhiều phần bổ trợ có vấn đề, hãy tắt hoặc gỡ cài đặt chúng.

Đây là cách bạn sử dụng Paste Special trong Excel. Bây giờ bạn đã biết nó cung cấp bao nhiêu tính năng mạnh mẽ và cách bạn có thể tận dụng những tính năng này trong trang tính của mình. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Cách dán đặc biệt trong Excel

Việc sử dụng Dán Đặc biệt trong Excel tóm tắt như sau:

1. Sao chép ô nguồn hoặc một dải ô (cách nhanh nhất là chọn (các) ô và nhấn phím tắt Ctrl + C).
2. Chọn ô đích( s).
3. Mở hộp thoại Dán đặc biệt bằng một trong các phương pháp được mô tả bên dưới (cách nhanh nhất là nhấn phím tắt Dán đặc biệt).
4. Chọn cách dán mong muốn và nhấp vào OK hoặc nhấn phím Enter.

Vâng, thật đơn giản!

3 cách để truy cập Paste Special trong Excel

Thông thường, Microsoft Excel cung cấp một số cách để sử dụng cùng một tính năng và Paste Special cũng không khác. Bạn có thể truy cập các tính năng của nó thông qua ruy-băng, menu chuột phải và phím tắt.

1. Nút Dán Đặc biệt trên dải băng

Cách rõ ràng nhất để mở hộp thoại Dán Đặc biệt là nhấp vào Dán > Dán Đặc biệt trên Trang chủ tab, trong nhóm Bảng nhớ tạm :

2. Dán lệnh Đặc biệt trong menu chuột phải

Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào ô mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép, sau đó nhấp vào Dán Đặc biệt trong menu ngữ cảnh.

Như bạn có thể nhận thấy, 6 tùy chọn dán phổ biến nhất xuất hiện trực tiếp trong cửa sổ bật lênmenu, bên dưới Tùy chọn dán : dán mọi thứ (tương đương với CTRL + V ), dán giá trị, dán công thức, chuyển vị, dán định dạng và dán liên kết:

Nếu bạn bắt đầu di chuột qua mục Dán đặc biệt… trong menu ngữ cảnh, một menu bay ra sẽ hiển thị cung cấp thêm 14 tùy chọn dán:

Để tìm hiểu chức năng của một biểu tượng cụ thể, hãy di chuột qua biểu tượng đó. Một lần nhấn sẽ bật lên và Xem trước trực tiếp sẽ tiếp quản cho phép bạn xem hiệu ứng dán ngay lập tức. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn mới bắt đầu tìm hiểu tính năng này.

Ví dụ: nếu bạn di chuột qua biểu tượng dán chuyển vị trí , bạn sẽ thấy bản xem trước của dữ liệu đã sao chép sẽ được chuyển đổi chính xác như thế nào:

Mẹo. Nếu bạn không phải là người thích nhấp chuột phải và thích sử dụng bàn phím trong hầu hết thời gian, bạn có thể mở menu ngữ cảnh bằng cách nhấn phím tắt Shift+F10 hoặc phím menu ngữ cảnh thay vì phải -nhấp vào ô mục tiêu. Trên hầu hết các bàn phím, phím menu ngữ cảnh nằm ở bên phải của phím cách, giữa Alt và Ctrl .

3. Phím tắt để Dán Đặc biệt

Cách nhanh nhất để dán một khía cạnh cụ thể của dữ liệu được sao chép trong Excel là sử dụng một trong các phím tắt sau.

• Dán Phím tắt Đặc biệt cho Excel 2016 - 2007: Ctrl+Alt+V
• Dán Phím tắt đặc biệt cho tất cả các phiên bản Excel: Alt+E , sau đó S

Cả haitrong số các phím tắt trên sẽ mở hộp thoại Dán đặc biệt của Excel, nơi bạn có thể chọn tùy chọn mong muốn bằng chuột hoặc nhấn phím tắt tương ứng. Trong phần sau, bạn sẽ tìm thấy danh sách đầy đủ các tùy chọn dán có sẵn và các phím tắt của chúng.

Phím tắt Paste Special của Excel

Như bạn đã biết, Paste Special<2 của Excel> hộp thoại có thể được mở thông qua tổ hợp phím tắt Ctrl+Alt+V. Sau đó, bạn có thể chọn một tùy chọn dán cụ thể bằng cách chỉ nhấn một phím chữ cái trên bàn phím của mình.

Xin lưu ý rằng phím tắt để dán đặc biệt chỉ hoạt động khi hộp thoại Dán đặc biệt được bật đã mở và một số dữ liệu trước đó đã được sao chép vào khay nhớ tạm.

Thoạt nhìn, điều này có vẻ cần nhớ rất nhiều lần nhấn phím, nhưng chỉ cần thực hành một chút, bạn sẽ có thể dán đặc biệt trong Excel nhanh hơn một người dùng trung bình có thể chạm tới chuột. Để bắt đầuvới, bạn có thể tìm hiểu phím tắt dán các giá trị đặc biệt ( Ctrl+Alt+V , sau đó V ) mà bạn có thể sẽ sử dụng nhiều lần trong ngày.

Nếu bạn quên một phím tắt , chỉ cần nhìn vào tùy chọn được yêu cầu trong hộp thoại Dán đặc biệt và nhận thấy chữ cái được gạch chân . Như bạn có thể nhớ, phím tắt dán giá trị là V và chữ cái này được gạch dưới trong "Giá trị".

Mẹo. Bạn có thể tìm thấy nhiều phím tắt hữu ích hơn trong 30 phím tắt Excel hữu ích nhất.

Ví dụ về cách sử dụng Dán đặc biệt trong Excel

Để chuyển từ lý thuyết sang thực hành, hãy xem một số cách dán đặc biệt phổ biến nhất các tính năng trong hành động. Đơn giản và dễ hiểu, những ví dụ này vẫn có thể dạy cho bạn một vài cách sử dụng rõ ràng.

Cách sao chép nhận xét trong Excel

Nếu bạn chỉ muốn sao chép nhận xét mà bỏ qua các giá trị và định dạng của ô, hãy tiếp tục theo cách này:

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn sao chép nhận xét và nhấn Ctrl + C để sao chép các ô đó.
2. Chọn ô đích hoặc ô đích ô phía trên bên trái của phạm vi mục tiêu.
3. Nhấn phím tắt dán đặc biệt ( Ctrl + Alt + V ), sau đó nhấn C để chỉ dán nhận xét.
4. Nhấn phím Enter.

Như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới, các nhận xét được sao chép sang các ô trong cột khác (từ cột A đến C) và tất cả các giá trị hiện có trong các ô đích đều đượcđược giữ nguyên.

Cách sao chép các giá trị trong Excel

Giả sử bạn đã tạo một báo cáo tóm tắt từ một số nguồn và bây giờ bạn cần gửi báo cáo đó cho khách hàng hoặc người giám sát của bạn. Báo cáo chứa một loạt các công thức lấy thông tin từ các trang tính khác và thậm chí nhiều công thức tính toán dữ liệu nguồn. Câu hỏi đặt ra là - làm thế nào để bạn gửi báo cáo với những con số cuối cùng mà không làm nó lộn xộn với hàng tấn dữ liệu ban đầu? Bằng cách thay thế các công thức bằng các giá trị được tính toán!

Các bước để chỉ dán các giá trị trong Excel như sau:

1. Chọn (các) ô có công thức và nhấn Ctrl + C để sao chép chúng .
2. Chọn phạm vi đích. Nếu không cần giữ lại công thức, bạn có thể chọn cùng dải ô mà bạn vừa sao chép (ô có công thức).
3. Nhấn phím tắt dán giá trị của Excel: Ctrl + Alt + V , rồi V .
4. Nhấn Enter .

Hoàn tất! Các công thức được thay thế bằng các giá trị được tính toán.

Mẹo. Nếu bạn đang sao chép các giá trị sang một dải ô khác và muốn giữ nguyên định dạng số ban đầu, chẳng hạn như ký hiệu tiền tệ hoặc số vị trí thập phân, hãy nhấn Ctrl+Alt+V , sau đó nhấn U để dán các giá trị và định dạng số.

Cách chuyển đổi nhanh chóng trong Excel

Có một số cách để thay đổi cột thành hàng trong Excel và cách nhanh nhất là sử dụng tùy chọn Dán chuyển đổi . Đây là cách thực hiện:

1. Chọn bảngbạn muốn chuyển đổi và nhấn Ctrl + C để sao chép.
2. Chọn ô phía trên bên trái của phạm vi mà bạn muốn dán dữ liệu đã chuyển đổi.
3. Nhấn phím dán đặc biệt phím tắt chuyển đổi: Ctrl + Alt + V , sau đó nhấn E .
4. Nhấn Enter .

Kết quả sẽ giống như sau:

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, trong bảng đã chuyển đổi, các định dạng số và ô ban đầu được giữ đúng vị trí, một thao tác nhỏ nhưng hữu ích!

Để tìm hiểu các cách khác để chuyển đổi vị trí trong Excel, vui lòng xem hướng dẫn này: Cách chuyển đổi giữa cột và hàng trong Excel.

Cách sao chép độ rộng cột trong Excel

Ví dụ này sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng thiết lập độ rộng mong muốn chiều rộng cho tất cả các cột trong bảng Excel của bạn.

1. Đặt chiều rộng cho một cột theo cách bạn muốn.
2. Chọn cột có chiều rộng được điều chỉnh (hoặc chọn bất kỳ ô nào trong cột đó) và nhấn Ctrl + C .
3. Chọn (các) cột mà bạn muốn sao chép chiều rộng. Để chọn các cột không liền kề, hãy nhấn giữ CTRL trong khi chọn.
4. Nhấn phím tắt Dán đặc biệt Ctrl + Alt + V , rồi nhấn W .
5. Nhấp Enter .

Vậy đó! Chỉ có chiều rộng của cột được sao chép sang các cột khác chứ không phải bất kỳ dữ liệu nào có trong cột nguồn.

Cách sao chép chiều rộng cũng như nội dung của cột

Thông thường, khi sao chép dữ liệu từ một cột cột cho bạn khácphải điều chỉnh độ rộng của cột đích theo cách thủ công để phù hợp với các giá trị mới. Trong trường hợp này, bạn có thể thích cách sau để sao chép dữ liệu nguồn VÀ chiều rộng cột chỉ trong một lần thực hiện.

1. Chọn dữ liệu cần sao chép và nhấn Ctrl + C .
2. Nhấp chuột phải vào ô phía trên bên trái của phạm vi mục tiêu.
3. Di chuột qua Dán đặc biệt rồi nhấp vào biểu tượng Giữ độ rộng cột nguồn bên dưới Dán hoặc nhấn phím W trên bàn phím của bạn.

Dữ liệu nguồn và chiều rộng của cột được sao chép sang cột khác chỉ bằng vài cú nhấp chuột !

Cách dán và cộng/trừ/nhân/chia cùng lúc

Thực hiện các phép tính số học trong Excel thật dễ dàng. Thông thường, một phương trình đơn giản như =A1*B1 là đủ. Nhưng nếu dữ liệu kết quả được cho là số chứ không phải công thức, thì Excel Paste Special có thể giúp bạn tránh rắc rối khi thay thế công thức bằng giá trị của chúng.

Ví dụ 1. Thay thế tỷ lệ phần trăm bằng số tiền được tính toán

Giả sử , bạn có số tiền ở cột B và phần trăm thuế ở cột C. Nhiệm vụ của bạn là thay thế % thuế bằng số tiền thuế thực tế. Cách nhanh nhất để thực hiện việc này là:

1. Chọn số tiền (các ô B2:B4 trong ví dụ này) và nhấn Ctrl + C để sao chép chúng.
2. Chọn loại thuế phần trăm, các ô C2:C4 trong ví dụ này.
3. Nhấn phím tắt dán đặc biệt ( Ctrl + Alt + V ), sau đó