Оглавление
В учебнике объясняется, как использовать функцию Paste Special в Excel и как сделать этот процесс более эффективным, используя ярлыки для вставки значений, формул, комментариев, форматов, ширины столбцов и многого другого.
Копировать-вставить в Excel очень просто. Думаю, все знают сочетание клавиш для копирования ячейки (Ctrl+C) и для ее вставки (Ctrl+V). Но знаете ли вы, что кроме вставки всей ячейки, можно вставить только определенный атрибут, например, значение, формулу, форматирование или комментарий? Вот тут-то и приходит на помощь функция Paste Special.
Excel Paste Special делает операцию вставки более плавной, позволяя вам выбрать, какое форматирование (исходное или конечное) сохранить или убрать все форматирование и вставить только значения или формулы.
Что такое специальная вставка в Excel?
В ситуациях, когда стандартное копирование/вставка не подходит, специальная вставка Excel предлагает широкий спектр опций для вставки только конкретные элементы скопированных ячеек или выполнить математическая операция с копируемыми данными.
Например, вы можете скопировать данные, управляемые формулами, и вставить только вычисленные значения в те же или другие ячейки. Или вы можете скопировать ширину одного столбца и применить ее ко всем другим столбцам в вашем наборе данных. Или вы можете транспонировать скопированный диапазон, то есть преобразовать строки в столбцы и наоборот. Следующий снимок экрана демонстрирует все доступные опции Paste Special:
Все команды Paste Special работают как в пределах одного рабочего листа, так и в разных листах и рабочих книгах.
Как вставить специальную вставку в Excel
Использование функции Paste Special в Excel сводится к следующему:
- Скопируйте исходную ячейку или диапазон ячеек (самый быстрый способ - выделить ячейку(и) и нажать сочетание клавиш Ctrl + C).
- Выберите ячейку (ячейки) назначения.
- Откройте Специальная вставка диалог, используя один из описанных ниже способов (самый быстрый способ - нажать сочетание клавиш Paste Special).
- Выберите нужный вариант вставки и нажмите OK или клавишу Enter.
Да, это так просто!
3 способа получить доступ к Специальной вставке в Excel
Обычно Microsoft Excel предоставляет несколько способов использования одной и той же функции, и Paste Special не является исключением. Вы можете получить доступ к ее функциям через ленту, меню правой кнопки мыши и сочетания клавиш.
1. Специальная кнопка "Вставить" на ленте
Самый очевидный способ открыть диалоговое окно Paste Special - это щелчок по кнопке Паста > Специальная вставка на Главная во вкладке Буфер обмена группа:
2. Команда Paste Special в меню правой кнопки мыши
Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить скопированные данные, а затем нажать кнопку Специальная вставка в контекстном меню.
Как вы могли заметить, 6 наиболее популярных вариантов вставки появляются прямо во всплывающем меню, в разделе Параметры вставки : вставить все (эквивалент CTRL + V ), вставить значения, вставить формулы, транспонировать, вставить форматирование и вставить ссылку:
Если вы начнете нависать над Паста специальная... в контекстном меню появится выпадающее меню, предлагающее еще 14 вариантов вставки:
Чтобы узнать, что делает тот или иной значок, наведите на него курсор. Появится подсказка и Предварительный просмотр в прямом эфире Этот метод особенно полезен, когда вы только начали изучать эту функцию.
Например, если вы наведете курсор на паста транспонировать вы увидите предварительный просмотр того, как именно будут перенесены скопированные данные:
Совет. Если вы не любите щелкать правой кнопкой мыши и предпочитаете большую часть времени держать руки на клавиатуре, вы можете открыть контекстное меню, нажав сочетание клавиш Shift+F10 или контекстное меню вместо щелчка правой кнопкой мыши на целевой ячейке. На большинстве клавиатур клавиша контекстного меню 
находится справа от пробела, между Alt и Ctrl.
3. Ярлык для специальной вставки
Самый быстрый способ вставить определенный аспект скопированных данных в Excel - это использование одного из следующих сочетаний клавиш.
- Специальное сочетание клавиш для вставки Excel 2016 - 2007: Ctrl+Alt+V
- Специальное сочетание клавиш для вставки все версии Excel: Alt+E , затем S
Оба вышеуказанных сочетания клавиш открывают окно Excel Специальная вставка В следующем разделе вы найдете полный список доступных опций вставки и их сочетаний клавиш.
Специальные клавиши быстрого доступа Excel Paste Special
Как вы уже знаете, в Excel Специальная вставка Диалог можно открыть с помощью комбинации клавиш Ctrl+Alt+V. После этого вы можете выбрать конкретный вариант вставки, нажав всего одну буквенную клавишу на клавиатуре.
Обратите внимание, что клавиша быстрого доступа для специальной вставки работает только тогда, когда Специальная вставка диалог уже открыт, и некоторые данные ранее были скопированы в буфер обмена.
| Ярлык | Операция | Описание |
| A | Все | Вставьте содержимое ячейки и форматирование. |
| F | Формула | Только пастообразные составы. |
| V | Значения | Вставляйте только значения, но не формулы. |
| T | Форматы | Копируйте только форматы ячеек, но не значения. |
| C | Комментарии | Вставьте только комментарии, прикрепленные к ячейке. |
| N | Валидация данных | Вставьте только параметры проверки данных. |
| H | Все с использованием исходной темы | Вставить все содержимое ячейки с форматированием темы, примененным к исходной ячейке. |
| X | Все, кроме границ | Вставьте все содержимое ячеек и форматирование, но не границы. |
| W | Ширина колонки | Вставьте только ширину столбца из скопированных ячеек. |
| R | Формулы и форматы чисел | Вставляйте формулы и форматы чисел, такие как символы валют, форматы дат и т.д. |
| U | Значения и форматы чисел | Вставка значений (но не формул) и форматов чисел. |
| D | Добавить | Добавьте скопированные данные к данным в целевой ячейке (ячейках). |
| S | Вычесть | Вычтите скопированные данные из данных в целевой ячейке (ячейках). |
| M | Умножить | Умножьте скопированные данные на данные в ячейке (ячейках) назначения. |
| I | Разделить | Разделите скопированные данные на данные в ячейке (ячейках) назначения. |
| B | Заготовки для пропуска | Предотвращает замену значений в целевом диапазоне пустыми ячейками, которые встречаются в копируемом диапазоне. |
| E | Транспонировать | Преобразование столбцов скопированных данных в строки и наоборот. |
| L | Ссылка | Свяжите вставленные данные с скопированными данными, вставив формулы типа =A1 . |
На первый взгляд, это кажется большим количеством клавиш, которые нужно запомнить, но с небольшой практикой вы сможете вставлять специальные символы в Excel быстрее, чем обычный пользователь может достать мышь. Для начала вы можете выучить следующие команды ярлык для вставки специальных значений ( Ctrl+Alt+V , затем V ), которые вы, вероятно, будете использовать несколько раз в день.
Если вы случайно забыли клавишу быстрого доступа, просто посмотрите нужный вариант в разделе Специальная вставка диалог и обратите внимание на подчёркнутая буква Как вы помните, клавиша быстрого доступа для вставки значений - V, и эта буква подчеркнута в "Значениях".
Совет. Больше полезных сочетаний клавиш можно найти в статье 30 самых полезных сочетаний клавиш Excel.
Примеры использования функции Paste Special в Excel
Чтобы перейти от теории к практике, давайте посмотрим на некоторые из самых популярных специальных функций пасты в действии. Простые и понятные, эти примеры могут научить вас нескольким неочевидным способам использования.
Как копировать комментарии в Excel
Если вы хотите скопировать только комментарии, игнорируя значения и форматирование ячеек, действуйте следующим образом:
- Выберите ячейку (ячейки), из которой нужно скопировать комментарии, и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать эти ячейки.
- Выберите ячейку назначения или левую верхнюю ячейку целевого диапазона.
- Нажмите специальное сочетание клавиш для вставки ( Ctrl + Alt + V ), а затем нажмите C, чтобы вставить только комментарии.
- Нажмите клавишу Enter.
Как показано на скриншоте ниже, комментарии копируются в ячейки другого столбца (из столбца A в C), при этом все существующие значения в целевых ячейках сохраняются.
Как копировать значения в Excel
Предположим, вы создали сводный отчет из нескольких источников, и теперь вам нужно отправить его клиенту или руководителю. Отчет содержит кучу формул, которые извлекают информацию из других листов, и еще больше формул, которые вычисляют исходные данные. Вопрос в том, как отправить отчет с окончательными цифрами, не загромождая его тоннами исходных данных? Заменив формулы.с расчетными значениями!
Ниже описаны шаги, позволяющие только вставить значения в Excel:
- Выберите ячейку(и) с формулами и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их.
- Выберите диапазон назначения. Если вам не нужно сохранять формулы, вы можете выбрать тот же диапазон, который вы только что скопировали (ячейки с формулами).
- Нажмите кнопку Excel ярлык для вставки значений: Ctrl + Alt + V , затем V .
- Нажмите Enter .
Готово! Формулы заменены вычисленными значениями.
Совет. Если вы копируете значения в другой диапазон и хотите сохранить исходные форматы чисел, такие как символы валюты или количество десятичных знаков, нажмите Ctrl+Alt+V , а затем U, чтобы вставлять значения и форматы чисел.
Как быстро транспонировать в Excel
Существует несколько способов замены столбцов на строки в Excel, и самый быстрый из них - использование функции Вставить транспонирование вариант. Вот как:
- Выберите таблицу, которую нужно транспонировать, и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
- Выберите левую верхнюю ячейку диапазона, в которую нужно вставить транспонированные данные.
- Нажмите специальную кнопку "Вставить ярлык транспонирования: Ctrl + Alt + V , затем E .
- Нажмите Enter .
Результат будет выглядеть примерно так:
Как вы можете видеть на скриншоте выше, в преобразованной таблице оригинальные форматы ячеек и чисел сохраняются - небольшой, но полезный штрих!
Чтобы узнать другие способы транспонирования в Excel, ознакомьтесь с этим руководством: Как переключать столбцы и строки в Excel.
Как скопировать ширину столбца в Excel
Этот пример научит вас, как быстро установить нужную ширину для всех столбцов таблицы Excel.
- Установите нужную ширину для одного столбца.
- Выберите столбец с измененной шириной (или выберите любую отдельную ячейку в этом столбце) и нажмите Ctrl + C .
- Выберите столбец(ы), в который(ые) нужно скопировать ширину. Чтобы выбрать несмежные столбцы, удерживайте нажатой клавишу CTRL во время выбора.
- Нажмите сочетание клавиш Paste Special Ctrl + Alt + V , а затем W .
- Нажмите Ввод .
Вот и все! В другие столбцы копируется только ширина столбца, но не данные, содержащиеся в исходном столбце.
Как скопировать ширину столбца, а также его содержимое
Довольно часто при копировании данных из одного столбца в другой приходится вручную подгонять ширину столбца назначения под новые значения. В этом случае вам может понравиться следующий способ копирования исходных данных и ширины столбца одним махом.
- Выберите данные, которые необходимо скопировать, и нажмите Ctrl + C .
- Щелкните правой кнопкой мыши левую верхнюю ячейку целевого диапазона.
- Наведите курсор на Специальная вставка , а затем нажмите кнопку Сохранить ширину столбца источника икона под Паста , или нажмите клавишу W на клавиатуре.
Исходные данные и ширина столбца копируются в другой столбец всего за пару щелчков мыши!
Как вставлять и складывать/вычитать/умножать/делить за один раз
Выполнять арифметические операции в Excel очень просто. Обычно для этого достаточно простого уравнения типа =A1*B1 Но если результирующими данными должны быть числа, а не формулы, Excel Paste Special может избавить вас от необходимости заменять формулы их значениями.
Пример 1. Замена процентов на рассчитанные суммы
Предположим, у вас есть суммы в столбце B и процент налога в столбце C. Ваша задача - заменить % налога на фактическую сумму налога. Быстрее всего это можно сделать следующим образом:
- Выберите суммы (ячейки B2:B4 в этом примере) и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их.
- Выберите проценты налога, ячейки C2:C4 в данном примере.
- Нажмите специальное сочетание клавиш для вставки (Ctrl + Alt + V), а затем либо выберите Умножить по адресу Операции , или нажмите M. Это приведет к умножению каждой суммы, скопированной из столбца B, на процент в столбце C в той же строке.
- Нажмите Ввод .
Вот и все! Как показано на скриншоте ниже, сумма налога рассчитывается для каждой строки, а результатом операции является значение, а не формула:
Используя тот же подход, вы можете быстро увеличить или уменьшить целый столбец чисел на определенный процент. В этом случае вы вводите формулу процента, такую как =1+20% в отдельной ячейке, скопируйте его, а затем используйте Excel Paste Special для умножения исходных чисел на значение в скопированной ячейке. Подробные шаги можно найти здесь: Как увеличить / уменьшить столбец на процент.
Пример 2. Удаление нескольких гиперссылок в Excel
Этот прием (вставка и размножение) можно использовать для удаления всех гиперссылок в рабочем листе за один раз. Обычный способ - щелкнуть правой кнопкой мыши на каждой ячейке, а затем выбрать Удалить гиперссылку вместо этого вы можете просто умножить все эти нежелательные гиперссылки на 1. Звучит странно? Это только пока вы не попробуете :) В общем, вот что вы делаете:
- Введите 1 в любую пустую ячейку и нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ее.
- Выберите все гиперссылки, которые необходимо удалить.
- Нажмите Ctrl+Alt+V , а затем M, чтобы выбрать Специальная вставка > Умножить .
- Нажмите Ввод .
Это все, что требуется! Все гиперссылки удаляются вместе с синим подчеркнутым форматированием:
Совет. Если вы хотите сохранить исходные ссылки и скопировать результаты (т.е. данные без гиперссылок) в другое место, то сделайте следующее: скопируйте гиперссылки, выделите левую верхнюю ячейку целевого диапазона и нажмите сочетание клавиш Excel для вставки значений: Ctrl+Alt+V , затем V .
Для получения дополнительной информации об этом и других способах избавления от гиперссылок в Excel см. раздел Как удалить несколько гиперссылок за один раз.
Специальная вставка не работает в Excel
Если опция Paste Special отсутствует или не работает должным образом в вашем Excel, это может быть вызвано одной из следующих причин.
Специальная функция вставки отключена
Симптомы : Paste Special не появляется в меню правой кнопки мыши, ярлык paste special также не работает.
Решение : Включите функцию Paste Special, как показано ниже.
Чтобы включить функцию Paste Special, нажмите Файл > Опции > Расширенный Прокрутите вниз до Вырезать, копировать и вставлять раздел и выберите Показывать кнопку "Параметры вставки" при вставке содержимого коробка:
Сторонние дополнения конфликтуют с Paste Special
Если в вашем Excel установлено много сторонних надстроек, есть вероятность, что проблема возникает из-за одной из них. Чтобы определить виновника, выполните следующие действия:
- Запустите Excel в Безопасный режим Для этого нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем щелкните Excel в списке программ или дважды щелкните ярлык Excel. Вас спросят, хотите ли вы открыть Microsoft Excel в Безопасном режиме, и вы нажмете Да.
- Проверьте, работает ли Paste Special в Безопасном режиме. Если да, то нет, включить дополнения один за другим, пока не обнаружите тот(те), который(е) вызывает проблему. Чтобы перейти к списку дополнений, щелкните Файл > Опции > Дополнения , выберите Дополнения Excel в Управляйте и нажмите кнопку Перейти . Затем сделайте то же самое для COM-дополнения .
- Если обнаружены одна или несколько проблемных надстроек, оставьте их отключенными или удалите.
Теперь вы знаете, как много мощных функций он предоставляет и как вы можете использовать эти функции в своих рабочих листах. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!
