Зміст
Посібник пояснює, як використовувати спеціальну вставку в Excel і як зробити цей процес більш ефективним, використовуючи спеціальні комбінації клавіш для вставки значень, формул, коментарів, форматів, ширини стовпців і багато іншого.
Копіювання в Excel - це просто. Думаю, всі знають комбінацію клавіш для копіювання комірки (Ctrl+C) і вставки (Ctrl+V). Але чи знаєте ви, що крім вставки цілої комірки, ви можете вставити тільки певний атрибут, наприклад, значення, формулу, форматування або коментар? Ось тут і з'являється функція Paste Special (Спеціальна вставка).
Excel Paste Special робить операцію вставки більш плавною, дозволяючи вибрати, яке форматування (вихідне або кінцеве) зберегти, або видалити все форматування і просто вставити значення або формули.
Що таке спеціальна вставка в Excel?
У ситуаціях, коли стандартне копіювання / вставка не підходить, Спеціальна вставка Excel пропонує широкий спектр можливостей тільки для вставки специфічні елементи скопійованих комірок або виконати математична операція зі скопійованими даними.
Наприклад, можна скопіювати дані за формулою і вставити тільки обчислені значення в ту саму або іншу комірку. Або скопіювати ширину одного стовпця і застосувати її до всіх інших стовпців набору даних. Або транспонувати скопійований діапазон, тобто перетворити рядки в стовпці і навпаки. На наступному скріншоті продемонстровано всі доступні опції спеціальної вставки:
Усі спеціальні команди вставки працюють як на одному аркуші, так і на різних аркушах і книгах.
Як вставити спеціальне в Excel
Використання Paste Special в Excel зводиться до наступного:
- Копіювання вихідної комірки або діапазону комірок (найшвидший спосіб - виділити комірку (комірки) і натиснути комбінацію клавіш Ctrl + C).
- Виберіть комірку(и) призначення.
- Відкрийте Паста спеціальна одним з описаних нижче способів (найшвидший спосіб - натиснути клавішу Paste Special (Спеціальна вставка)).
- Виберіть потрібну опцію вставки та натисніть кнопку OK або клавішу Enter.
Так, все так просто!
3 способи отримати доступ до функції Paste Special в Excel
Зазвичай Microsoft Excel надає кілька способів використання однієї і тієї ж функції, і Paste Special не є винятком. Ви можете отримати доступ до її функцій за допомогою стрічки, контекстного меню та комбінацій клавіш.
1. вставити спеціальну кнопку на стрічку
Найбільш очевидний спосіб відкрити діалогове вікно Спеціальна вставка - натиснути кнопку Паста > Паста спеціальна на Головна сторінка у вкладці Буфер обміну група:
2. в контекстному меню вставити спеціальну команду
Крім того, ви можете клацнути правою кнопкою миші по комірці, куди потрібно вставити скопійовані дані, а потім натиснути Паста спеціальна в контекстному меню.
Як ви могли помітити, 6 найпопулярніших варіантів вставки з'являються безпосередньо у спливаючому меню, в розділі Параметри вставки Вставити все (еквівалент CTRL + V), вставити значення, вставити формули, перенести, вставити форматування та вставити посилання:
Якщо ви почнете наводити курсор на Паста спеціальна... у контекстному меню, з'явиться спливаюче меню, що пропонує ще 14 варіантів вставки:
Щоб дізнатися, що робить та чи інша іконка, наведіть на неї курсор. З'явиться підказка і Попередній перегляд в реальному часі і ви одразу побачите ефект вставки. Цей метод особливо корисний, коли ви тільки починаєте вивчати цю функцію.
Наприклад, якщо навести курсор миші на паста переносити ви побачите попередній перегляд того, як саме будуть транспоновані скопійовані дані:
Порада: Якщо ви не користуєтеся правою кнопкою миші і віддаєте перевагу тримати руки на клавіатурі більшу частину часу, ви можете викликати контекстне меню, натиснувши комбінацію клавіш Shift+F10 або контекстне меню замість клацання правою кнопкою миші по цільовій комірці. На більшості клавіатур клавіша контекстного меню 
знаходиться праворуч від пробілу, між клавішами Alt і Ctrl.
3. ярлик для спеціальної пасти
Найшвидший спосіб вставити певний аспект скопійованих даних в Excel - це скористатися одним із наведених нижче ярликів.
- Вставити Спеціальна комбінація клавіш для Excel 2016 - 2007: Ctrl+Alt+V
- Вставити Спеціальна комбінація клавіш для всі версії Excel: Alt+E , потім S
Обидва вищевказаних ярлика відкривають Excel Паста спеціальна де можна вибрати потрібну опцію за допомогою миші або натиснути відповідну комбінацію клавіш. У наступному розділі наведено повний перелік доступних опцій вставки та їхніх комбінацій клавіш.
Вставка Excel Спеціальні комбінації клавіш
Як ви вже знаєте, таблиця Excel Паста спеціальна можна відкрити за допомогою комбінації клавіш Ctrl+Alt+V. Після цього ви можете вибрати конкретний варіант вставки, натиснувши лише одну літерну клавішу на клавіатурі.
Зверніть увагу, що комбінація клавіш для спеціальної вставки працює тільки при натиснутій клавіші Паста спеціальна діалогове вікно вже відкрито, а частина даних попередньо скопійована в буфер обміну.
| Ярлик | Операція | Опис |
| A | Всі | Вставте вміст комірки та форматування. |
| F | Формула | Вставляйте тільки формули. |
| V | Цінності | Вставляйте тільки значення, а не формули. |
| T | Формати | Копіюйте тільки формати комірок, а не значення. |
| C | Коментарі | Вставляйте тільки коментарі, прикріплені до комірки. |
| N | Перевірка даних | Вставте тільки налаштування перевірки даних. |
| H | Всі з використанням вихідної теми | Вставте весь вміст комірки у форматі теми, застосованому до вихідної комірки. |
| X | Все, крім кордонів | Вставте весь вміст комірки та форматування, але не межі. |
| W | Ширина колонки | Вставте тільки ширину стовпчика з скопійованих комірок. |
| R | Формули та формати чисел | Вставка формул і числових форматів, таких як валютні символи, формати дат тощо. |
| U | Значення та формати чисел | Вставка значень (але не формул) і числових форматів. |
| D | Додати | Додайте скопійовані дані до даних у комірці (комірках) призначення. |
| S | Відняти | Відніміть скопійовані дані від даних у комірці (комірках) призначення. |
| M | Помножити | Помножте скопійовані дані на дані в комірці (комірках) призначення. |
| I | Поділ | Розділіть скопійовані дані на дані в комірці (комірках) призначення. |
| B | Пропускні заготовки | Запобігти заміні значень в діапазоні призначення порожніми комірками, які зустрічаються в діапазоні, що копіюється. |
| E | Транспонувати | Перетворити стовпці скопійованих даних в рядки, і навпаки. |
| L | Посилання | Зв'яжіть вставлені дані з скопійованими, вставивши формули на зразок =A1 . |
На перший погляд, це здається великою кількістю клавіш, які потрібно запам'ятати, але, трохи потренувавшись, ви зможете вставляти спеціальні вставки в Excel швидше, ніж середньостатистичний користувач може дотягнутися до миші. Для початку ви можете вивчити такі клавіші вставити комбінацію клавіш спеціальних значень (Ctrl+Alt+V, потім V), яку ви, ймовірно, використовували б кілька разів на день.
Якщо ви забули клавішу швидкого доступу, просто подивіться потрібну опцію в розділі Паста спеціальна діалогове вікно і помітите підкреслена буква Як ви пам'ятаєте, комбінація клавіш для вставки значень - V, і ця буква підкреслена в розділі "Значення".
Порада. Більше корисних комбінацій клавіш можна знайти в статті 30 найкорисніших комбінацій клавіш Excel.
Приклади використання спеціальної вставки в Excel
Щоб перейти від теорії до практики, давайте подивимося на деякі з найпопулярніших функцій пасти в дії. Прості і зрозумілі, ці приклади можуть навчити вас парі неочевидних способів використання.
Як скопіювати коментарі в Excel
Якщо ви хочете скопіювати тільки коментарі, ігноруючи значення комірок і форматування, виконайте такі дії:
- Виділіть комірку (комірки), з якої ви хочете скопіювати коментарі, і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати ці комірки.
- Виберіть комірку призначення або верхню ліву комірку цільового діапазону.
- Натисніть спеціальну комбінацію клавіш вставки (Ctrl + Alt + V), а потім натисніть клавішу C, щоб вставити тільки коментарі.
- Натиснути клавішу Enter.
Як показано на скріншоті нижче, коментарі копіюються в комірки іншого стовпчика (з стовпчика А в стовпчик С), при цьому всі існуючі значення в комірках призначення зберігаються.
Як скопіювати значення в Excel
Припустимо, ви створили зведений звіт з декількох джерел, і тепер вам потрібно відправити його клієнту або керівнику. Звіт містить купу формул, які підтягують інформацію з інших листів, і ще більше формул, які обчислюють вихідні дані. Питання - як відправити звіт з підсумковими цифрами, не захаращуючи його тоннами вихідних даних? Шляхом заміни формулз розрахунковими значеннями!
Нижче наведені кроки для вставки значень лише в Excel:
- Виділіть комірку(и) з формулами і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати їх.
- Виберіть діапазон призначення. Якщо вам не потрібно зберігати формули, ви можете вибрати той самий діапазон, який ви щойно скопіювали (комірки з формулами).
- Натисніть кнопку Excel ярлик вставки значень: Ctrl + Alt + V , потім V .
- Натисніть Enter .
Формули замінено розрахунковими значеннями.
Порада. Якщо ви копіюєте значення в інший діапазон і хочете зберегти вихідні формати чисел, наприклад, символи валют або кількість знаків після коми, натисніть клавіші Ctrl+Alt+V , а потім U, щоб вставляти значення та формати чисел.
Як швидко транспонувати в Excel
Існує кілька способів заміни стовпців на рядки в Excel, і найшвидший з них - це використання команди Вставити Транспонувати варіант. Ось як:
- Виділіть таблицю, яку потрібно перенести, і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати її.
- Виберіть ліву верхню комірку діапазону, куди ви хочете вставити перенесені дані.
- Натисніть на пасту спеціальну транспонувати комбінацію клавіш: Ctrl + Alt + V , потім E .
- Натисніть Enter .
Результат буде виглядати приблизно так:
Як ви можете бачити на скріншоті вище, в перетвореній таблиці оригінальні формати клітинок і чисел чудово збереглися - невеликий, але корисний штрих!
Щоб дізнатися про інші способи транспонування в Excel, перегляньте цей підручник: Як перемикати стовпці та рядки в Excel.
Як скопіювати ширину стовпця в Excel
Цей приклад навчить вас швидко встановлювати потрібну ширину всім стовпчикам вашої таблиці Excel.
- Встановіть ширину для одного стовпчика так, як вам потрібно.
- Виділіть стовпець з налаштованою шириною (або виділіть будь-яку окрему комірку в цьому стовпці) і натисніть клавіші Ctrl + C .
- Виділіть стовпчик(и), до яких потрібно скопіювати ширину. Щоб виділити несуміжні стовпчики, утримуйте натиснутою клавішу CTRL під час виділення.
- Натисніть спеціальну комбінацію клавіш Вставити Ctrl + Alt + V , а потім W .
- Натисніть Enter .
Все, в інші стовпці копіюється тільки ширина стовпця, а не будь-які дані, що містяться у вихідному стовпці.
Як скопіювати ширину та вміст стовпця
Досить часто при копіюванні даних з одного стовпця в інший доводиться вручну підлаштовувати ширину цільового стовпця під нові значення. У цьому випадку вам може сподобатися наступний спосіб копіювання вихідних даних І ширини стовпця одним махом.
- Виділіть дані, які потрібно скопіювати, і натисніть Ctrl + C .
- Клацніть правою кнопкою миші по верхній лівій комірці цільового діапазону.
- Наведіть курсор на Паста спеціальна , а потім натисніть кнопку Зберегти ширину вихідного стовпця іконка під Паста або натисніть клавішу W на клавіатурі.
Вихідні дані та ширина стовпця копіюються в інший стовпець всього в пару кліків мишкою!
Як вставити та додати/відняти/помножити/поділити одночасно
Виконувати арифметичні дії в Excel легко. Зазвичай, просте рівняння на кшталт =A1*B1 Але якщо підсумкові дані повинні бути не формулами, а числами, то Excel Paste Special може позбавити вас від необхідності замінювати формули їх значеннями.
Приклад 1. Заміна відсотків на розрахункові суми
Припустимо, у вас є суми в колонці B і відсотки податку в колонці C. Ваше завдання полягає в тому, щоб замінити відсоток податку на фактичну суму податку. Найшвидший спосіб зробити це наступним чином:
- Виділіть суми (в даному прикладі комірки B2:B4) і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати їх.
- У цьому прикладі виберіть відсотки податку, комірки С2:С4.
- Натисніть спеціальну комбінацію клавіш вставки ( Ctrl + Alt + V ), а потім або виберіть Помножити під Операції або натисніть M. При цьому кожна з сум, скопійованих зі стовпчика B, буде помножена на відсоток у стовпчику C того ж рядка.
- Натисніть Enter .
Ось так, як показано на скріншоті нижче, для кожного рядка розраховується сума податку, а результатом операції є значення, а не формула:
Використовуючи такий же підхід, можна швидко збільшити або зменшити цілий стовпець чисел на певний відсоток. У цьому випадку вводиться формула відсотка, наприклад =1+20% в окрему комірку, скопіюйте її, а потім за допомогою спеціальної вставки Excel Paste Special помножте вихідні числа на значення в скопійованій комірці. Детально з кроками можна ознайомитися тут: Як збільшити / зменшити стовпець на відсоток.
Приклад 2. Видалення декількох гіперпосилань в Excel
Цей самий прийом (вставити і розмножити) можна використовувати для видалення всіх гіперпосилань на аркуші за один раз. Звичайний спосіб - клацнути правою кнопкою миші на кожній комірці, а потім вибрати Видалити гіперпосилання Замість цього можна просто помножити всі ці небажані гіперпосилання на 1. Звучить дивно? Це тільки до тих пір, поки ви не спробуєте :) Коротше кажучи, ось що потрібно зробити:
- Введіть 1 в будь-яку порожню комірку та натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати його.
- Виберіть всі гіперпосилання, які ви хочете видалити.
- Натисніть Ctrl+Alt+V , а потім M, щоб вибрати Паста спеціальна > Помножити .
- Натисніть Enter .
Це все, що потрібно: всі гіперпосилання видаляються разом із синім підкресленим форматуванням:
Порада. Якщо ви хочете зберегти оригінальні посилання і скопіювати результати (тобто дані без гіперпосилань) в інше місце, то зробіть наступне: скопіюйте гіперпосилання, виділіть ліву верхню комірку цільового діапазону і натисніть комбінацію клавіш Excel для вставки значень: Ctrl+Alt+V , потім V .
Детальніше про цей та інші способи позбавлення від гіперпосилань в Excel див. статтю Як видалити кілька гіперпосилань за один раз.
Не працює спеціальна вставка в Excel
Якщо параметр "Спеціальна вставка" відсутній або не працює належним чином у вашому Excel, це може бути пов'язано з однією з наступних причин.
Вставити Спеціальна функція вимкнена
Симптоми : В меню правої кнопки миші не з'являється пункт "Спеціальна вставка", не працює також контекстне меню "Спеціальна вставка".
Рішення Увімкніть функцію Paste Special, як показано нижче.
Щоб увімкнути функцію Paste Special, натисніть Файл > Опції > Просунутий Прокрутіть вниз до пункту Вирізати, копіювати та вставляти і виберіть розділ Показувати кнопку Параметри вставки при вставці вмісту Ящик:
Сторонні доповнення, що конфліктують з Paste Special
Якщо у вашому Excel встановлено багато сторонніх надбудов, швидше за все, одна з них викликає проблему. Щоб визначити винуватця, виконайте наступні дії:
- Запустіть Excel в Безпечний режим Для цього натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, а потім у списку програм виберіть Excel, або двічі клацніть по ярлику Excel. Вам буде запропоновано відкрити Microsoft Excel у безпечному режимі, на що ви натискаєте "Так".
- Перевірте, чи працює Paste Special в безпечному режимі, якщо працює, ввімкнути доповнення один за одним, поки не виявите той, що викликає проблему. Щоб отримати доступ до списку доповнень, натисніть Файл > Опції > Надбудови виберіть Надбудови для Excel в Керувати і натисніть кнопку Іди. Потім зробіть те ж саме для COM надбудови .
- Якщо виявлено одне або декілька проблемних доповнень, залиште їх відключеними або видаліть.
Ось так можна використовувати спеціальну вставку в Excel. Тепер ви знаєте, скільки потужних функцій вона надає і як ви можете використовувати ці функції у своїх робочих аркушах. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас у нашому блозі наступного тижня!
