آج میں یہ دکھانے جا رہا ہوں کہ آپ ایکسچینج سرور اکاؤنٹ (POP3/IMAP اکاؤنٹس) استعمال کیے بغیر آؤٹ لک میں ای میلز کا خود بخود جواب کیسے دے سکتے ہیں۔ اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ آپ کون سا ای میل اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں، تو آپ اس کے ساتھ شروع کر سکتے ہیں: میں یہ کیسے جان سکتا ہوں کہ میں کون سا ای میل اکاؤنٹ استعمال کرتا ہوں؟

اپنے ای میل اکاؤنٹ کی قسم کا تعین کیسے کریں( s)

سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ اپنے ای میل اکاؤنٹ کی قسم کو چیک کریں فائل ٹیب > معلومات پر جائیں اور اکاؤنٹ کی معلومات کے نیچے دیکھیں۔ .

اگر آپ کے متعدد اکاؤنٹس ہیں، تو اپنے تمام اکاؤنٹس کے ساتھ ڈراپ ڈاؤن فہرست کو کھولنے کے لیے دائیں جانب چھوٹی سیاہ خامی پر کلک کریں۔ اب آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کون سا اکاؤنٹ Microsoft Exchange پر مبنی ہے اور کون سا POP/IMAP ہے۔

اگر آپ کو اپنے اکاؤنٹس کے بارے میں مزید تفصیلی معلومات درکار ہیں (خاص طور پر، آپ یہ چیک کرنا چاہیں گے کہ کون سا ڈیفالٹ اکاؤنٹ ہے)، اکاؤنٹ سیٹنگز

میں دیکھیں۔ آؤٹ لک 2010 اور آؤٹ لک 2013، فائل ٹیب > پر سوئچ کریں۔ معلومات > اکاؤنٹ کی ترتیبات > اکاؤنٹ کی ترتیبات...

اوپر ایک ڈبل " اکاؤنٹ سیٹنگز " غلط پرنٹ نہیں ہے :-) پہلے آپ مربع بٹن پر کلک کریں اور پھر اکاؤنٹ سیٹنگز کو منتخب کریں۔ .. ڈراپ ڈاؤن فہرست سے کمانڈ جیسا کہ میں دکھایا گیا ہے۔ذیل میں اسکرین شاٹ (اگر آپ کے پاس ایکسچینج پر مبنی ای میل اکاؤنٹ نہیں ہے، تو یہ آپ کے لیے دستیاب واحد انتخاب ہوگا)۔

اکاؤنٹ سیٹنگز... کمانڈ پر کلک کرنے سے درج ذیل ونڈو کھل جائے گی:

آؤٹ لک 2007 میں، آپ اسے ٹولز > پر جا کر کھول سکتے ہیں۔ اکاؤنٹس کی ترتیبات > ای میل ۔

آؤٹ لک 2003 میں، آپ اسے ٹولز > ای میل اکاؤنٹس... > موجودہ ای میل اکاؤنٹس دیکھیں یا تبدیل کریں > اگلا ۔

اب جب کہ آپ جانتے ہیں کہ آپ کس قسم کا ای میل اکاؤنٹ استعمال کر رہے ہیں، آپ فوراً اپنا خودکار جواب ترتیب دینا شروع کر سکتے ہیں۔

آفس سے باہر خودکار جواب کو ترتیب دینا آؤٹ لک POP3/IMAP اکاؤنٹس کے لیے

Exchange Server اکاؤنٹس کے برعکس، POP3 اور IMAP اکاؤنٹ میں خودکار جوابات کی خصوصیت نہیں ہے (رسمی طور پر آؤٹ آف آفس اسسٹنٹ )۔ اس کے باوجود، آپ اپنی چھٹیوں سے لطف اندوز ہونے کے دوران اپنے کچھ یا سبھی آنے والے ای میل پیغامات کا خود بخود جواب دینے کے لیے آؤٹ لک کو ترتیب دے سکتے ہیں۔

نوٹ: POP/IMAP اکاؤنٹس کی صورت میں، آؤٹ لک کو ہمیشہ چلنا چاہیے اور کنفیگر کیا جانا چاہیے۔ نئے پیغامات کے لیے وقفے وقفے سے چیک کریں۔ قدرتی طور پر، آپ کا کمپیوٹر اس وقت آن ہونا چاہیے۔

یقیناً، یہ زیادہ آسان نہیں ہے یا کسی کام کرنے والی مشین کو طویل عرصے تک بغیر کسی نگرانی کے چھوڑنا غیر محفوظ بھی ہوسکتا ہے، لیکن کوئی دوسرا راستہ نہیں ہے. اگرچہ، کچھ ای میل فراہم کرنے والے (جیسے Gmail یا Outlook.com) اپنے ویب پر براہ راست خودکار جوابات بنانے کی اجازت دیتے ہیں۔سائٹس لہذا، سب سے پہلے میں آپ کو مشورہ دوں گا کہ آپ اپنے ای میل فراہم کنندہ سے چیک کریں کہ آیا آپ کے تعطیلات کے خودکار جواب کو ان کی طرف سے ترتیب دینا ممکن ہے۔

نیچے آپ کو مرحلہ وار ہدایات ملیں گی کہ کیسے ایکسچینج سرور اکاؤنٹ استعمال کیے بغیر دفتر سے باہر خودکار جواب تخلیق کرنے کے لیے۔ آپ آؤٹ لک قواعد کے ساتھ مل کر ای میل ٹیمپلیٹ کا استعمال کرکے ایسا کرسکتے ہیں۔ لیکن آگاہ رہیں کہ یہ فعالیت آؤٹ لک 2010 میں آفس 2010 سروس پیک 1 سے شروع ہوتی ہے۔ ٹھیک ہے، آئیے کریکنگ کرتے ہیں!

آٹو ریپلائی میسج ٹیمپلیٹ بنانا

1. سب سے پہلے، ہمیں دفتر سے باہر کے پیغام کے ساتھ ایک ٹیمپلیٹ بنائیں جو خود بخود ان لوگوں کو بھیجا جائے گا جنہوں نے آپ کو ای میل بھیجا ہے۔ آپ یہ معمول کے مطابق ہوم ٹیب پر نیا ای میل بٹن پر کلک کرکے کرتے ہیں۔
2. اپنے خودکار جواب کے لیے متن تحریر کریں۔ اگر یہ آپ کے ذاتی اکاؤنٹ کے لیے ہے، تو یہ اس سے ملتا جلتا ہو سکتا ہے جو آپ نیچے اسکرین شاٹ میں دیکھتے ہیں۔ دفتری پیغامات سے باہر کاروبار کے لیے، آپ کو شاید کچھ زیادہ رسمی چیز کی ضرورت ہو گی :)
3. جب آپ پیغام لکھنا مکمل کر لیں، تو اسے فائل > پر کلک کرکے محفوظ کریں۔ میسج ونڈو میں Save As ۔
4. Save As ڈائیلاگ باکس میں، اپنے آٹو ریپلائی ٹیمپلیٹ کو ایک نام دیں اور اسے Outlook کے بطور محفوظ کرنے کا انتخاب کریں۔ ٹیمپلیٹ (*.oft) ۔ اس کے بعد محفوظ کریں بٹن پر کلک کریں۔

جدید صارفین کے لیے احتیاط کا ایک لفظ: تبدیل نہ کریں۔اس فائل کے لیے ڈیسٹینیشن فولڈر، اسے بالکل اسی جگہ پر محفوظ کریں جو مائیکروسافٹ تجویز کرتا ہے، یعنی Microsoft > ٹیمپلیٹس فولڈر۔ "اعلی درجے کے صارفین کو کیوں؟" آپ مجھ سے پوچھ سکتے ہیں۔ کیونکہ ایک نیا صارف اس وقت تک کسی چیز کو تبدیل کرنے کے بارے میں سوچنے کی ہمت نہیں کرے گا جب تک کہ اسے واضح طور پر ایسا کرنے کے لیے نہ کہا جائے :)۔ نئے ای میل پیغامات کا جواب دیں 6> ہوم ٹیب > قواعد > قواعد کا نظم کریں & انتباہات ۔

" خالی اصول سے شروع کریں " اور " مجھے موصول ہونے والے پیغامات پر قواعد کا اطلاق کریں " کا انتخاب کریں، اور پھر اگلا<پر کلک کریں۔ 7>۔

ان شرائط کی وضاحت کریں جنہیں آپ چیک کرنا چاہتے ہیں۔ اگر آپ اپنے تمام اکاؤنٹس سے موصول ہونے والے تمام آنے والے پیغامات کے لیے آفس سے باہر آٹو ریسپانس ترتیب دے رہے ہیں، تو آپ کو یہاں کسی بھی آئٹم کو چیک کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ 0 6 تمام پیغامات کومیرے ذاتی اکاؤنٹ کے ذریعے موصول ہوا اور میری ترتیبات اس طرح نظر آتی ہیں:

اگلے مرحلے پر، آپ وضاحت کرتے ہیں کہ آپ پیغامات کے ساتھ کیا کرنا چاہتے ہیں۔ چونکہ ہم ایک مخصوص ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے جواب دینا چاہتے ہیں ، ہم بالکل اسی اختیار کا انتخاب کرتے ہیں اور پھر مرحلہ 2: اصول کی تفصیل میں ترمیم کریں کے تحت ایک مخصوص ٹیمپلیٹ پر کلک کریں ٹیمپلیٹ ہم چاہتے ہیں.

" ایک جوابی سانچہ منتخب کریں " ڈائیلاگ باکس میں، دیکھیں باکس میں، فائل سسٹم میں یوزر ٹیمپلیٹس کو منتخب کریں۔ اور اس ٹیمپلیٹ کو منتخب کریں جو ہم نے چند منٹ پہلے بنایا تھا (آفس ​​سے باہر جواب)۔

کھولیں پر کلک کریں اور یہ آپ کو قواعد وزرڈ پر واپس لے جائے گا جہاں آپ اگلا پر کلک کریں گے۔

اس قدم پر، آپ کو اپنے خودکار جوابی اصول میں مستثنیات مقرر کرنا ہوں گی۔ یہ ایک واجب قدم نہیں ہے، اور عام عمل یہ ہے کہ اسے چھوڑ دیا جائے اور کوئی استثناء شامل نہ کیا جائے۔ تاہم، اگر آپ کچھ بھیجنے والوں کو یا آپ کے کسی اکاؤنٹ سے موصول ہونے والے پیغامات کو دفتر سے باہر نوٹس نہیں بھیجنا چاہتے ہیں، تو آپ چیک کر سکتے ہیں " سوائے اگر لوگوں یا عوامی گروپ سے " یا " سوائے مخصوص اکاؤنٹ کے ذریعے ، بالترتیب۔ یا، آپ اپنے لیے دستیاب مٹھی بھر دیگر مستثنیات میں سے انتخاب کر سکتے ہیں۔

نوٹ: کچھ لوگ لوٹی ہوئی ای میلز کا خودکار جواب نہ دینے کا بھی انتخاب کرتے ہیں (اگر مضمون میں "واپس شدہ میل" یا "نا ڈیلیور ایبل" وغیرہ شامل ہیں) تاکہ دو میل سرورز کے درمیان لامحدود لوپ نہ بنایا جا سکے۔ بے ترتیبیغیر ڈیلیور شدہ پیغامات کے ساتھ ان کے ان باکسز۔ لیکن یہ درحقیقت ایک اضافی احتیاط ہے، کیونکہ " ایک مخصوص ٹیمپلیٹ کا استعمال کرتے ہوئے جواب دیں " اصول آپ کا خودکار جواب بھیجے گا صرف ایک سیشن کے دوران ایک بار ، یعنی جب تک آپ اپنا آؤٹ لک دوبارہ شروع نہیں کرتے ہیں۔ اور اگر آپ اس طرح کی کوئی استثناء سیٹ کرتے ہیں تو، ایک خودکار جواب قطعی طور پر تمام ای میلز کو نہیں بھیجا جائے گا جن میں موضوع کی سطر میں مخصوص لفظ یا فقرہ شامل ہو، جیسے " جب مجھے واپسی ہوئی میل موصول ہوتی ہے تو میں کیا کروں؟ "۔

یہ آخری مرحلہ ہے جہاں آپ اپنے خودکار جواب کے اصول کے لیے ایک نام بتاتے ہیں اور اصول کی تفصیل کا جائزہ لیتے ہیں۔ . اگر سب کچھ ٹھیک ہے ، یقینی بنائیں کہ قاعدہ آن ہے اور اصول کو محفوظ کرنے کے لیے Finish بٹن پر کلک کریں۔ بس!

اسی طرح سے آپ تعطیلات کے خودکار جواب کے کئی اصول ترتیب دے سکتے ہیں، جیسے آپ کے ذاتی اور دفتری ای میل اکاؤنٹس کے لیے مختلف ٹیکسٹ پیغامات کے ساتھ، یا مخصوص لوگوں سے موصول ہونے والے پیغامات کے لیے۔ مثال کے طور پر، آپ کے دوستوں کے لیے ذاتی خودکار جواب میں آپ ایک فون نمبر چھوڑ سکتے ہیں جس پر آپ سے رابطہ کیا جا سکتا ہے۔ آپ کے کاروبار کے آٹو ریپلائی میں آپ اپنے اسسٹنٹ یا کسی ساتھی کا ای میل ایڈریس بتا سکتے ہیں جو آپ کی چھٹی کے دوران انتہائی ضروری معاملات کو سنبھال سکتا ہے۔

مشورہ: اگر آپ خودکار جواب کے کچھ اصول بنا رہے ہیں، تو آپ چیک کر سکتے ہیں " مزید قواعد پر کارروائی کرنا بند کریں " اختیار تاکہ آپ کی چھٹیوں کے خودکار جوابات ایک دوسرے سے متصادم نہ ہوں۔ یہ آپشن پر دستیاب ہے۔ قواعد وزرڈ کا تیسرا مرحلہ جب آپ یہ بتاتے ہیں کہ آپ پیغام کے ساتھ کیا کرنا چاہتے ہیں۔ تاہم، اس اختیار کا انتخاب کرتے وقت بہت محتاط رہیں۔ اگر آپ کے آؤٹ لک میں کچھ اور اصول ہیں اور آپ چاہتے ہیں کہ وہ آپ کی چھٹی کے دوران آنے والے پیغامات پر لاگو ہوں تو، "مزید اصولوں پر کارروائی کرنا بند کریں" استعمال نہ کریں۔

اہم! واپس آنے پر اپنے آٹو ریپلائی اصول کو بند کرنا نہ بھولیں :) آپ یہ ہوم ٹیب > کے ذریعے کر سکتے ہیں۔ قواعد > قواعد کا نظم کریں & انتباہات ۔ اس کے علاوہ، آؤٹ لک ٹاسک یا ٹو ڈو ریمائنڈر بنانا ایک اچھا خیال ہو سکتا ہے جو آپ کو اپنے آؤٹ آف آفس آٹو رسپانس رول کو بند کرنے کی یاد دلائے گا۔

Gmail اکاؤنٹس کے لیے چھٹیوں کا خودکار جواب کیسے ترتیب دیا جائے

Gmail ای میل فراہم کرنے والوں میں سے ایک ہے جو آپ کو ان کی ویب سائٹس پر چھٹیوں کے خودکار جوابات ترتیب دینے دیتا ہے۔ اس طرح، جب آپ دور ہوں گے تو آپ کو اپنے کمپیوٹر کو کام کرنا نہیں چھوڑنا پڑے گا۔ آپ مندرجہ ذیل طریقے سے Gmail کا تعطیل آٹو ریسپانڈر ترتیب دیتے ہیں۔

1. جی میل پر لاگ ان کریں۔
2. اوپر دائیں کونے میں گیئر آئیکن پر کلک کریں اور <8 کو منتخب کریں۔>ترتیبات ۔
3. جنرل ٹیب پر، نیچے تعطیلاتی جواب دہندہ سیکشن تک سکرول کریں اور " تعطیلاتی جواب دہندہ " کو منتخب کریں۔
16 اگر آپ اختتامی تاریخ کی وضاحت نہیں کرتے ہیں، تو " تعطیل کی یاد دہانی سیٹ کرنا یاد رکھیںآپ کی واپسی پر آف "۔ یہ بہت آسان ہے، ہے نا؟

مشورہ: " صرف میرے رابطوں میں موجود لوگوں کو جواب بھیجیں کو منتخب کرنا اچھا خیال ہو سکتا ہے۔ مائیکروسافٹ ایکسچینج سرور اور آؤٹ لک کے برعکس جو ہر بھیجنے والے کو صرف ایک بار خودکار جواب بھیجتے ہیں، Gmail ہر 4 دن بعد آپ کی چھٹی کا خودکار جواب ہر اس فرد کو بھیجے گا جو آپ کو متعدد ای میل بھیجتا ہے۔ اور اگر آپ کو بہت سارے اسپام پیغامات موصول ہوتے ہیں یا اگر آپ طویل مدت کے لیے جانا، یہ آپ کو واپس آنے پر بہت زیادہ صفائی سے بچنے میں مدد دے سکتا ہے۔

آؤٹ لک ڈاٹ کام اور ہاٹ میل اکاؤنٹس کے لیے چھٹی کے خودکار جوابات کیسے ترتیب دیں

Outlook.com (پہلے Hotmail) اکاؤنٹس آپ کو دفتر سے باہر کے آٹو جوابات کو براہ راست Hotmail اور Outlook.com ویب سائٹس پر سیٹ کرنے کی بھی اجازت دیتا ہے۔ اس خصوصیت کو خودکار تعطیلاتی جوابات کہا جاتا ہے اور آپ اسے اس طرح ترتیب دے سکتے ہیں۔

1. Outlook.com (یا Windows Live Hotmail) پر جائیں اور لاگ ان کریں۔
2. اگر آپ کے پاس Outlook.com<ہے 9> اکاؤنٹ، اوپر ri میں Gear آئیکن پر کلک کریں۔ اپنے نام کے آگے ght کونے پر کلک کریں اور " مزید میل کی ترتیبات " کو منتخب کریں۔

   اگر آپ کے پاس Hotmail اکاؤنٹ ہے، تو اوپر دائیں کونے میں اپنے نام پر کلک کریں، اور پھر اختیارات > میل ۔

3. " اپنے اکاؤنٹ کا نظم کرنا " کے تحت، اپنے خودکار جواب کی ترتیبات کو ترتیب دینے کے لیے " چھٹی کے خودکار جوابات بھیجنا " کو منتخب کریں۔
4. Outlook.com شیڈول کے لیے آپشن فراہم نہیں کرتا ہے۔آپ کے دفتر سے باہر جوابات ہیں، لہذا آپ صرف " مجھے ای میل کرنے والے لوگوں کو چھٹی کے جوابات بھیجیں " کو منتخب کریں اور اپنے چھٹی کے نوٹس کا متن ٹائپ کریں۔

نوٹ کریں کہ تعطیلات کے جوابی پیغام کے نیچے " صرف آپ کے رابطوں کو جواب دیں " اختیار بطور ڈیفالٹ نشان زد ہوتا ہے۔ اگر آپ خود بخود ہر کسی کے ای میل کا جواب دینا چاہتے ہیں، تو یقیناً آپ اسے غیر چیک کر سکتے ہیں۔ اگرچہ، اسپامرز کو روکنے کے لیے اسے چیک کر کے چھوڑ دینا مناسب ہو سکتا ہے۔

نوٹ: اگر آپ کے پاس نیا Outlook.com اکاؤنٹ ہے تو، تعطیلات کا جواب خصوصیت بند ہو سکتی ہے۔ مائیکروسافٹ آپ کے چند دنوں تک اپنا اکاؤنٹ استعمال کرنے کے بعد اسے خود بخود فعال کر دے گا۔ اگر آپ اسے فوری طور پر آن کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو اپنے اکاؤنٹ کی تصدیق موبائل فون نمبر سے کرنی ہوگی، آپ یہ ان کے فون کا اضافہ صفحہ کا استعمال کر کے کر سکتے ہیں۔

ٹھیک ہے، ایسا لگتا ہے کہ آپ کو بس یہی کرنے کی ضرورت ہے۔ مختلف ای میل اکاؤنٹس پر خودکار جوابات کے بارے میں جانیں۔ اب جب کہ آپ کا دفتر سے باہر خودکار جواب مناسب طریقے سے ترتیب دیا گیا ہے، اپنے کمپیوٹر کو بند کر دیں (اگر آپ POP/IMAP اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں تو اسے چلتے رہنا یاد رکھیں) اور اپنی چھٹیوں سے لطف اندوز ہوں! :)