امروز می خواهم نشان دهم که چگونه می توانید به طور خودکار به ایمیل ها در Outlook بدون استفاده از حساب Exchange Server (حساب های POP3/IMAP) پاسخ دهید. اگر مطمئن نیستید از کدام حساب ایمیل استفاده می کنید، می توانید با این شروع کنید: چگونه بفهمم از کدام حساب ایمیل استفاده می کنم؟

چگونه نوع حساب ایمیل خود را تعیین کنیم( s)

وقتی تصمیم گرفتید که پاسخ خودکار باید در چک لیست آماده سازی قبل از تعطیلات شما باشد، اولین کاری که باید انجام دهید این است که بفهمید کدام حساب ایمیل دارید - سرور Exchange یا Outlook POP/IMAP.

ساده ترین راه این است که نوع حساب ایمیل خود را بررسی کنید این است که به برگه File > Info بروید و زیر اطلاعات حساب را جستجو کنید. .

اگر چندین حساب دارید، روی خطای سیاه کوچک در سمت راست کلیک کنید تا لیست کشویی با همه حساب های شما باز شود. اکنون می توانید ببینید کدام حساب مبتنی بر Microsoft Exchange و کدام POP/IMAP است.

اگر به اطلاعات دقیق تری در مورد حساب های خود نیاز دارید (به ویژه، ممکن است بخواهید بررسی کنید کدام حساب پیش فرض است)، به تنظیمات حساب مراجعه کنید.

در Outlook 2010 و Outlook 2013، به برگه File > اطلاعات > تنظیمات حساب > تنظیمات حساب...

دو " تنظیمات حساب " در بالا اشتباه چاپی نیست :-) ابتدا روی دکمه مربع کلیک کرده و سپس تنظیمات حساب را انتخاب کنید. دستور .. از لیست کشویی همانطور که در نشان داده شده استاسکرین شات زیر (اگر یک حساب ایمیل مبتنی بر Exchange ندارید، این در واقع تنها گزینه در دسترس شما خواهد بود).

با کلیک بر روی دستور Account Settings... پنجره زیر باز می شود:

در Outlook 2007، می توانید با رفتن به Tools > تنظیمات حساب ها > ایمیل .

در Outlook 2003، می توانید آن را در ابزارها > حساب های ایمیل... > مشاهده یا تغییر حساب های ایمیل موجود > بعد .

اکنون که می دانید از چه نوع حساب ایمیلی استفاده می کنید، می توانید بلافاصله شروع به تنظیم پاسخ خودکار خود کنید.

تنظیم پاسخ خودکار خارج از دفتر برای حساب‌های Outlook POP3/IMAP

برخلاف حساب‌های Exchange Server، حساب POP3 و IMAP ویژگی پاسخ‌های خودکار را ندارند (به طور رسمی Out of Office Assistant ). با این وجود، همچنان می‌توانید Outlook را طوری تنظیم کنید که در زمانی که از تعطیلات خود لذت می‌برید، به طور خودکار به برخی یا همه پیام‌های ایمیل دریافتی پاسخ دهد.

توجه: در مورد حساب‌های POP/IMAP، Outlook باید همیشه در حال اجرا و پیکربندی باشد. به طور متناوب پیام های جدید را بررسی کنید. طبیعتاً، رایانه شما باید در تمام این مدت روشن باشد.

البته، رها کردن ماشین کار بدون هیچ نظارتی برای مدت طولانی خیلی راحت نیست یا حتی ممکن است خطرناک باشد. اما راه دیگری وجود ندارد اگرچه، برخی از ارائه دهندگان ایمیل (مانند Gmail یا Outlook.com) اجازه ایجاد پاسخ‌های خودکار را مستقیماً در وب خود می‌دهند.سایت های. بنابراین، قبل از هر چیز به شما توصیه می‌کنم با ارائه‌دهنده ایمیل خود بررسی کنید که آیا امکان پیکربندی پاسخ خودکار تعطیلات شما در کنار آنها وجود دارد یا خیر.

در زیر دستورالعمل‌های گام به گام در مورد چگونگی را مشاهده خواهید کرد. برای ایجاد یک پاسخ خودکار خارج از دفتر بدون استفاده از حساب Exchange Server. می توانید این کار را با استفاده از یک قالب ایمیل در ترکیب با قوانین Outlook انجام دهید. اما توجه داشته باشید که این قابلیت در Outlook 2010 از Office 2010 Service Pack 1 در دسترس است. بسیار خوب، اجازه دهید کرک کنیم!

ایجاد یک الگوی پیام پاسخ خودکار

1. ابتدا، ما باید یک الگو با پیام خارج از دفتر ایجاد کنید که به طور خودکار برای افرادی که برای شما ایمیل ارسال کرده اند ارسال می شود. شما این کار را به روش معمول با کلیک کردن روی دکمه ایمیل جدید در برگه صفحه اصلی انجام می‌دهید.
2. متن را برای پاسخ خودکار خود بنویسید. اگر برای حساب شخصی شما در نظر گرفته شده است، می تواند مشابه چیزی باشد که در تصویر زیر می بینید. برای کسب‌وکارهای خارج از دفتر، احتمالاً به چیزی رسمی‌تر نیاز دارید :)
3. وقتی نوشتن پیام را تمام کردید، آن را با کلیک کردن روی File > ذخیره به‌عنوان در پنجره پیام.
4. در کادر محاوره‌ای ذخیره به‌عنوان ، نامی به الگوی پاسخ خودکار خود بدهید و ذخیره آن را به‌عنوان Outlook انتخاب کنید. الگو (*.oft) . پس از آن روی دکمه ذخیره کلیک کنید.

یک کلمه احتیاط به کاربران پیشرفته: تغییر ندهیدپوشه مقصد این فایل، آن را دقیقاً در مکانی که مایکروسافت پیشنهاد می کند ذخیره کنید، یعنی در Microsoft > پوشه Templates . "چرا به کاربران پیشرفته؟" شما ممکن است از من بپرسید از آنجا که یک کاربر جدید حتی جرات تغییر چیزی را ندارد مگر اینکه به صراحت به او گفته شود که این کار را انجام دهد :) به پیام‌های ایمیل جدید پاسخ دهید.

تنظیم یک قانون پاسخ خودکار تعطیلات

1. با کلیک کردن روی دکمه قانون جدید در زیر <شروع به ایجاد یک قانون جدید کنید، همانطور که معمولاً انجام می‌دهید. 6>برگه صفحه اصلی > قوانین > مدیریت قوانین & هشدارها .
2. " شروع از یک قانون خالی " و " اعمال قوانین در پیام‌هایی که دریافت می‌کنم " را انتخاب کنید، و سپس روی بعدی<کلیک کنید. 7>.
3. شرایطی را که می خواهید بررسی کنید مشخص کنید. اگر پاسخ خودکار خارج از دفتر را برای همه پیام‌های دریافتی از همه حساب‌های خود تنظیم می‌کنید، نیازی به بررسی هیچ موردی در اینجا ندارید.

   اگر می‌خواهید پاسخ‌های خودکار فقط برای پیام‌هایی که از یکی از حساب‌های شما دریافت می‌شوند، یا حاوی کلمات خاصی در موضوع یا متن هستند، یا از افراد خاصی دریافت می‌شوند، ارسال شوند، سپس گزینه‌های مربوطه را در قسمت بالای کادر گفتگو در زیر علامت بزنید. مرحله 1: شرایط(های) را انتخاب کنید و سپس روی مقادیر زیرخط شده زیر مرحله 2: ویرایش توضیحات قانون کلیک کنید.

   به عنوان مثال، من در حال ایجاد یک قانون برای پاسخ خودکار هستم به همه پیام هادریافت شده از طریق حساب شخصی و تنظیمات من به این صورت است:

4. در مرحله بعدی، شما تعریف می‌کنید که می‌خواهید با پیام‌ها چه کاری انجام دهید. از آنجایی که می خواهیم با استفاده از یک الگوی خاص پاسخ دهیم ، دقیقاً این گزینه را انتخاب می کنیم و سپس روی الگوی خاص در مرحله 2: ویرایش شرح قانون کلیک می کنیم تا قالب مورد نظر ما
5. در کادر محاوره ای " انتخاب یک الگوی پاسخ "، در کادر به جستجو در ، الگوهای کاربر در سیستم فایل را انتخاب کنید. و قالبی را که چند دقیقه پیش ساختیم (پاسخ خارج از دفتر) انتخاب کنید.

   روی Open کلیک کنید و این شما را به جادوگر قوانین در جایی که روی بعدی کلیک می‌کنید باز می‌گرداند.

6. در این مرحله، شما باید استثناهایی را برای قانون پاسخ خودکار خود تعیین کنید. این یک مرحله اجباری نیست و معمول این است که از آن بگذریم و هیچ استثنایی اضافه نکنیم. با این حال، اگر نمی‌خواهید برای برخی از فرستندگان یا پیام‌های دریافتی از یکی از حساب‌هایتان اخطاریه خارج از دفتر ارسال کنید، می‌توانید « به استثنای افراد یا گروه‌های عمومی » یا « را علامت بزنید. به ترتیب به جز از طریق حساب مشخص شده . یا، می‌توانید از میان تعداد معدودی از استثناهای موجود انتخاب کنید.

   توجه: برخی افراد همچنین تصمیم می‌گیرند به ایمیل‌های برگشتی پاسخ خودکار ندهند (اگر موضوع حاوی "ایمیل برگشتی" یا "تحویل‌ناپذیر" و غیره باشد) تا یک حلقه نامحدود بین دو سرور ایمیل ایجاد نشود و به ایمیل‌های برگشتی پاسخ داده نشود. کلفتصندوق ورودی آنها با پیام های تحویل نشده اما این در واقع یک اقدام احتیاطی اضافی است، زیرا قانون " پاسخ با استفاده از یک الگوی خاص " پاسخ خودکار شما را فقط یک بار در طول یک جلسه ارسال می کند، یعنی تا زمانی که Outlook خود را مجددا راه اندازی کنید. و اگر چنین استثنایی تعیین کنید، یک پاسخ خودکار مطلقاً به تمام ایمیل‌های حاوی کلمه یا عبارت مشخص شده در خط موضوع ارسال نمی‌شود، به عنوان مثال. " وقتی ایمیل برگشتی دریافت می‌کنم چه کنم؟ ".

7. این آخرین مرحله است که در آن نامی را برای قانون پاسخ خودکار خود مشخص می‌کنید و شرح قانون را مرور می‌کنید. . اگر همه چیز خوب است ، مطمئن شوید که قانون روشن است و روی دکمه پایان کلیک کنید تا قانون ذخیره شود. همین!

به روشی مشابه می توانید چندین قانون پاسخ خودکار تعطیلات را تنظیم کنید، به عنوان مثال. با پیام های متنی مختلف برای حساب های ایمیل شخصی و کاری شما، یا برای پیام های دریافتی از افراد خاص. به عنوان مثال، در یک پاسخ خودکار شخصی که برای دوستان خود در نظر گرفته شده است، می توانید شماره تلفنی بگذارید که از طریق آن بتوان با شما تماس گرفت. در حالی که در پاسخ خودکار کسب‌وکارتان می‌توانید آدرس ایمیل دستیار یا همکارتان را مشخص کنید که می‌تواند فوری‌ترین مسائل را در طول مرخصی شما انجام دهد.

نکته: اگر در حال ایجاد چند قانون پاسخ خودکار هستید، می‌توانید گزینه " توقف پردازش قوانین بیشتر " به طوری که پاسخ های خودکار تعطیلات شما با یکدیگر تضاد نداشته باشند. این گزینه در دسترس استمرحله سوم جادوگر قوانین زمانی که مشخص می کنید می خواهید با پیام چه کاری انجام دهید. با این حال، در انتخاب این گزینه بسیار مراقب باشید. اگر در Outlook خود قوانین دیگری دارید و می خواهید در طول تعطیلات خود در پیام های دریافتی اعمال شوند، از "توقف پردازش قوانین بیشتر" استفاده نکنید .

مهم! فراموش نکنید هنگام بازگشت قانون پاسخ خودکار خود را خاموش کنید :) می توانید این کار را از طریق برگه صفحه اصلی > قوانین > مدیریت قوانین & هشدارها . همچنین، ممکن است ایده خوبی برای ایجاد یک کار Outlook یا یادآوری کارهایی باشد که به شما یادآوری می‌کند قانون پاسخ خودکار خاموش کردن دفتر خود را خاموش کنید.

نحوه تنظیم پاسخ خودکار تعطیلات برای حساب‌های Gmail

Gmail یکی از ارائه دهندگان ایمیل است که به شما امکان می دهد پاسخ های تعطیلات خودکار را در وب سایت های خود پیکربندی کنید. به این ترتیب، شما مجبور نخواهید بود زمانی که دور هستید، کامپیوتر خود را در حال کار رها کنید. تعطیلات خودکار Gmail را به روش زیر تنظیم می کنید.

1. به Gmail وارد شوید.
2. روی نماد چرخ دنده در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید و <8 را انتخاب کنید> تنظیمات .
3. در برگه General ، به بخش Vacation responder بروید و " Vacation responder on " را انتخاب کنید.
4. با تنظیم اولین و آخرین روز (اختیاری) پاسخ خودکار تعطیلات خود را برنامه ریزی کنید، سپس موضوع و متن پیام خود را تایپ کنید. اگر تاریخ پایان را مشخص نکرده‌اید، به یاد داشته باشید که « یادآوری تعطیلات را تنظیم کنیدخاموش " در بازگشت شما. بسیار آسان است، اینطور نیست؟

   نکته: ممکن است ایده خوبی باشد که " فقط برای افراد موجود در مخاطبین من پاسخ ارسال شود " برخلاف سرور Microsoft Exchange و Outlook که فقط یک بار به هر فرستنده پاسخ خودکار می فرستند، جیمیل هر 4 روز یک بار پاسخ خودکار تعطیلات شما را برای هر شخصی که چندین ایمیل برای شما ارسال می کند ارسال می کند. و اگر پیام های هرزنامه زیادی دریافت کنید و یا رفتن برای مدت طولانی، این می تواند به شما کمک کند هنگام بازگشت از تمیز کردن زیاد جلوگیری کنید.

نحوه تنظیم پاسخ های خودکار تعطیلات برای حساب های Outlook.com و Hotmail

حساب‌های Outlook.com (هت‌میل سابق) همچنین به شما امکان می‌دهد پاسخ‌های خودکار خارج از دفتر را مستقیماً در وب‌سایت‌های Hotmail و Outlook.com تنظیم کنید. این ویژگی پاسخ‌های خودکار تعطیلات نامیده می‌شود و شما می توانید آن را به این روش تنظیم کنید.

1. به Outlook.com (یا Windows Live Hotmail) بروید و وارد شوید.
2. اگر Outlook.com<دارید 9> حساب، روی نماد چرخ‌دنده در بالای ری کلیک کنید گوشه ght در کنار نام خود را انتخاب کنید و " تنظیمات ایمیل بیشتر " را انتخاب کنید.

   اگر یک حساب Hotmail دارید، روی نام خود در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید و سپس Options > ایمیل .

3. در بخش " مدیریت حساب شما "، " ارسال خودکار پاسخ‌های تعطیلات " را انتخاب کنید تا تنظیمات پاسخ خودکار خود را پیکربندی کنید.
4. Outlook.com گزینه ای برای زمان بندی ارائه نمی دهدپاسخ‌های خارج از دفتر شما، بنابراین شما به سادگی « ارسال پاسخ‌های تعطیلات به افرادی که به من ایمیل می‌زنند » را انتخاب کنید و متن اعلامیه تعطیلات خود را تایپ کنید.

توجه داشته باشید که گزینه " فقط پاسخ به مخاطبین شما " به طور پیش فرض در زیر پیام پاسخ تعطیلات علامت زده می شود. اگر می خواهید به صورت خودکار به ایمیل همه پاسخ دهید، البته می توانید تیک آن را بردارید. اگرچه، ممکن است معقول باشد که برای جلوگیری از ارسال هرزنامه، آن را بررسی کنید.

توجه: اگر یک حساب Outlook.com جدید دارید، ویژگی پاسخ تعطیلات ممکن است خاموش باشد. پس از اینکه چند روز از حساب خود استفاده کردید، مایکروسافت به طور خودکار آن را فعال می کند. اگر می‌خواهید فوراً آن را روشن کنید، باید حساب خود را با یک شماره تلفن همراه تأیید کنید، می‌توانید این کار را با استفاده از صفحه «افزودن یک تلفن» انجام دهید.

خب، به نظر می‌رسد این تنها چیزی است که شما نیاز دارید. درباره پاسخ های خودکار در حساب های ایمیل مختلف بدانید. اکنون که پاسخ خودکار خارج از دفتر شما به درستی پیکربندی شده است، رایانه خود را ببندید (به یاد داشته باشید که اگر از حساب POP/IMAP استفاده می کنید، آن را فعال نگه دارید) و از تعطیلات خود لذت ببرید! :)