Avui us mostraré com podeu respondre automàticament correus electrònics a l'Outlook sense utilitzar un compte d'Exchange Server (comptes POP3/IMAP). Si no esteu segur de quin compte de correu electrònic feu servir, podeu començar amb això: Com puc saber quin compte de correu electrònic faig servir?

Com determinar el tipus del vostre compte de correu electrònic ( s)

Un cop hàgiu decidit que la resposta automàtica hauria d'estar a la vostra llista de verificació de preparació prèvia a les vacances, el primer que heu de fer és esbrinar quin compte de correu electrònic teniu: servidor Exchange o POP/IMAP d'Outlook.

La manera més senzilla és comprovar el tipus de compte de correu electrònic és anar a la pestanya Fitxer > Informació i buscar a la Informació del compte . .

Si teniu diversos comptes, feu clic al petit error negre del costat dret per obrir la llista desplegable amb tots els vostres comptes. Ara podeu veure quin compte està basat en Microsoft Exchange i quin és POP/IMAP.

Si necessiteu informació més detallada sobre els vostres comptes (en particular, és possible que vulgueu comprovar quin és el compte predeterminat), mireu a Configuració del compte.

A Outlook 2010 i Outlook 2013, canvieu a la pestanya Fitxer > Informació > Configuració del compte > Configuració del compte...

Un doble " Configuració del compte " anterior no és un error d'impressió :-) Primer feu clic al botó quadrat i després trieu Configuració del compte. .. ordre de la llista desplegable tal com es mostra acaptura de pantalla a continuació (si no teniu un compte de correu electrònic basat en Exchange, en realitat aquesta serà l'única opció disponible).

Fent clic a l'ordre Configuració del compte... s'obrirà la finestra següent:

A l'Outlook 2007, podeu obrir-lo anant a Eines > Configuració dels comptes > Correu electrònic .

A l'Outlook 2003, el podeu trobar a Eines > Comptes de correu electrònic... > Veure o canviar els comptes de correu electrònic existents > Següent .

Ara que ja saps quin tipus de compte de correu electrònic estàs utilitzant, pots començar a configurar la teva resposta automàtica immediatament.

Configuració de la resposta automàtica fora de l'oficina per als comptes POP3/IMAP d'Outlook

A diferència dels comptes d'Exchange Server, els comptes POP3 i IMAP no tenen la funció Respostes automàtiques (formalment Assistent fora de l'oficina ). No obstant això, encara podeu configurar Outlook perquè respongui automàticament alguns o tots els vostres missatges de correu electrònic entrants mentre gaudiu de les vostres vacances.

Nota: en el cas dels comptes POP/IMAP, Outlook sempre s'hauria d'executar i configurar per comproveu de manera intermitent si hi ha missatges nous. Naturalment, l'ordinador ha d'estar encès tot aquest temps.

Per descomptat, no és molt convenient o fins i tot pot ser insegur deixar una màquina en funcionament sense cap supervisió durant molt de temps. però no hi ha cap altre camí. Tanmateix, alguns proveïdors de correu electrònic (per exemple, Gmail o Outlook.com) permeten crear respostes automàtices directament al seu web.llocs. Per tant, en primer lloc, us aconsello que consulteu amb el vostre proveïdor de correu electrònic si és possible configurar la resposta automàtica de les vacances al seu costat.

A continuació trobareu les instruccions pas a pas sobre com per crear una resposta automàtica fora de l'oficina sense utilitzar un compte d'Exchange Server. Podeu fer-ho utilitzant una plantilla de correu electrònic en combinació amb les regles d'Outlook. Però tingueu en compte que aquesta funcionalitat està disponible a Outlook 2010 a partir d'Office 2010 Service Pack 1. D'acord, anem a crack!

Crear una plantilla de missatge de resposta automàtica

1. Primer, hem de creeu una plantilla amb el missatge de fora de l'oficina que s'enviarà automàticament a les persones que us han enviat un correu electrònic. Ho feu de la manera habitual fent clic al botó Correu electrònic nou de la pestanya Inici .
2. Escriu el text per a la teva resposta automàtica. Si està pensat per al vostre compte personal, pot ser similar al que veieu a la captura de pantalla següent. Per als missatges de negocis fora de l'oficina, probablement necessitareu alguna cosa una mica més formal :)
3. Quan hàgiu acabat d'escriure el missatge, deseu-lo fent clic a Fitxer > Desa com a a la finestra del missatge.
4. Al quadre de diàleg Desa com a , doneu un nom a la vostra plantilla de resposta automàtica i trieu desar-la com a Outlook Plantilla (*.oft) . Després d'això, feu clic al botó Desa .

Una paraula de precaució per als usuaris avançats: no canvieula carpeta de destinació d'aquest fitxer, deseu-lo exactament a la ubicació que suggereix Microsoft, és a dir, a Microsoft > Carpeta Plantilles . "Per què als usuaris avançats?" em pots preguntar. Perquè un usuari nou no s'atreviria ni a pensar en canviar res tret que se li indiqui explícitament que ho faci :) .

Bé, hem fet la primera part de la feina i ara cal crear una regla per respondre als missatges de correu electrònic nous.

Configuració d'una regla de resposta automàtica de vacances

1. Comenceu a crear una regla nova com ho feu habitualment fent clic al botó Nova regla a Pestanya Inici > Regles > Gestiona les regles & Alertes .
2. Escolliu " Comença des d'una regla en blanc " i " Aplica regles als missatges que rebo ", i després feu clic a Següent .
3. Especifiqueu les condicions que voleu comprovar. Si esteu configurant una resposta automàtica fora de l'oficina per a tots els missatges entrants rebuts de tots els vostres comptes, no cal que comproveu cap element aquí.

   Si voleu que s'enviïn respostes automàtiques només per als missatges rebuts d'un dels vostres comptes, o que continguin paraules específiques a l'assumpte o el cos, o que s'enviïn de persones específiques, comproveu les opcions corresponents a la part superior del diàleg a sota Pas 1: seleccioneu les condicions i feu clic als valors subratllats a Pas 2: editeu la descripció de la regla .

   Per exemple, estic creant una regla per respondre automàticament a tots els missatgesrebut mitjançant el meu compte personal i la meva configuració té aquest aspecte:

4. Al pas següent, definiu què voleu fer amb els missatges. Com que volem respondre amb una plantilla específica , escollim exactament aquesta opció i després feu clic a una plantilla específica a Pas 2: editeu la descripció de la regla per triar la plantilla que volem.
5. Al quadre de diàleg " Seleccioneu una plantilla de resposta ", al quadre Busca a , trieu Plantilles d'usuari al sistema de fitxers i seleccioneu la plantilla que vam crear fa uns minuts (resposta fora de l'oficina).

   Feu clic a Obre i això us tornarà a l'assistent Regles on feu clic a Següent .

6. En aquest pas, heu d'establir excepcions a la vostra regla de resposta automàtica. Aquest no és un pas obligatori, i la pràctica habitual és saltar-lo i no afegir-hi cap excepció. Tanmateix, si no voleu enviar un avís de fora de l'oficina a alguns remitents o a missatges rebuts d'un dels vostres comptes, podeu marcar " excepte si procedeix de persones o grup públic " o " excepte a través del compte especificat ", respectivament. O bé, podeu triar entre un grapat d'altres excepcions disponibles.

   Nota: Algunes persones també opten per no respondre automàticament als correus electrònics retornats (si l'assumpte conté "correu retornat" o "no lliurat", etc.) per tal de no crear un bucle infinit entre dos servidors de correu i no desordreles seves safates d'entrada amb missatges no lliurats. Però això és en realitat una precaució addicional, perquè la regla " resposta mitjançant una plantilla específica " enviarà la vostra resposta automàtica només un cop durant una sessió única , és a dir, fins que reinicieu l'Outlook. I si establiu una excepció com aquesta, no s'enviarà una resposta automàtica a absolutament tots els correus electrònics que continguin la paraula o frase especificada a l'assumpte, p. " Què faig quan rebo un correu retornat? ".

7. Aquest és el pas final en què especifiqueu un nom per a la vostra regla de resposta automàtica i reviseu la descripció de la regla . Si tot està D'acord , assegureu-vos que la regla estigui activada i feu clic al botó Finalitza per desar la regla. Això és tot!

De manera semblant, podeu configurar diverses regles de resposta automàtica de vacances, p. amb diferents missatges de text per als vostres comptes de correu electrònic personal i laboral, o per als missatges rebuts de determinades persones. Per exemple, en una resposta automàtica personal destinada als teus amics pots deixar un número de telèfon on et puguis contactar; mentre que a la resposta automàtica de la teva empresa, pots especificar l'adreça electrònica del teu assistent o d'un company que pugui gestionar els assumptes més urgents durant la teva baixa.

Consell: si estàs creant unes quantes regles de resposta automàtica, pots comprovar el Opció " Deixa de processar més regles " perquè les respostes automàtices de vacances no entren en conflicte entre elles. Aquesta opció està disponible ael tercer pas de l' Auxiliar de regles quan especifiqueu què voleu fer amb el missatge. Tanmateix, tingueu molta cura en triar aquesta opció. Si teniu altres regles a l'Outlook i voleu que s'apliquin als missatges entrants durant les vacances, no feu servir "Deixa de processar més regles" .

Important! No oblideu desactivar la vostra regla de resposta automàtica quan torneu :) Podeu fer-ho mitjançant la pestanya Inici > Regles > Gestiona les regles & Alertes . A més, pot ser una bona idea crear una tasca d'Outlook o un recordatori de tasques pendents que us recordi que heu de desactivar la regla de resposta automàtica fora de l'oficina.

Com configurar una resposta automàtica de vacances per als comptes de Gmail

Gmail és un dels proveïdors de correu electrònic que us permeten configurar respostes de vacances automatitzades als seus llocs web. D'aquesta manera, no hauràs de deixar el teu ordinador funcionant quan estiguis fora. Heu configurat la resposta automàtica de vacances de Gmail de la manera següent.

1. Inicieu la sessió a Gmail.
2. Feu clic a la icona d'engranatge a l'extrem superior dret i seleccioneu Configuració .
3. A la pestanya General , desplaceu-vos cap avall fins a la secció Resposta automàtica i seleccioneu " Resposta automàtica activada ".
4. Programeu la resposta automàtica de les vacances configurant el primer i l'últim dia (opcional) i, a continuació, escriviu l'assumpte i el cos del missatge. Si no especifiqueu la data de finalització, recordeu establir el " Recordatori de vacancesdesactivat " a la tornada. És bastant fàcil, no?

   Consell: pot ser una bona idea seleccionar " Envia només una resposta a les persones dels meus Contactes ". A diferència del servidor Microsoft Exchange i Outlook que envien una resposta automàtica a cada remitent només una vegada, Gmail enviarà la resposta automàtica de les teves vacances cada 4 dies a cada persona que t'enviï diversos correus electrònics. I si reps molts missatges de correu brossa o si estàs marxar durant un llarg període de temps, això us pot ajudar a evitar molta neteja quan torneu.

   Vegeu també: Com comptar cel·les en blanc a Excel

Com configurar respostes de vacances automatitzades per als comptes d'Outlook.com i Hotmail

Outlook.com (abans Hotmail) també us permeten configurar les respostes automàtiques fora de l'oficina directament als llocs web de Hotmail i Outlook.com. Aquesta funció s'anomena respostes de vacances automatitzades i podeu podeu configurar-lo d'aquesta manera.

1. Aneu a Outlook.com (o Windows Live Hotmail) i inicieu la sessió.
2. Si teniu un Outlook.com , feu clic a la icona Engranatge a la part superior ght cantonada al costat del teu nom i selecciona " Més configuració de correu ".

   Si teniu un compte Hotmail , feu clic al vostre nom a l'extrem superior dret i, a continuació, trieu Opcions > Correu .

3. A " Gestió del vostre compte ", seleccioneu " Enviament de respostes de vacances automàtiques " per configurar la configuració de la vostra resposta automàtica.
4. Outlook.com no ofereix cap opció de programacióles vostres respostes fora de l'oficina, de manera que només heu de seleccionar " Envia les respostes de vacances a les persones que m'enviïn un correu electrònic " i escriviu el text de l'avís de vacances.

Tingueu en compte que l'opció " Contesta només als teus contactes " està marcada de manera predeterminada a sota del missatge de resposta de vacances. Si voleu respondre automàticament al correu electrònic de tothom, podeu desmarcar-lo. Tanmateix, pot ser raonable deixar-ho marcat per impedir els enviadors de correu brossa.

Nota: si teniu un compte nou d'Outlook.com, la funció Resposta de vacances pot estar desactivada. Microsoft l'habilitarà automàticament després d'haver utilitzat el vostre compte durant uns dies. Si voleu activar-lo de seguida, haureu de verificar el vostre compte amb un número de telèfon mòbil, podeu fer-ho mitjançant la seva pàgina Afegeix un telèfon.

Bé, sembla que això és tot el que necessiteu per saber sobre les respostes automàtiques en diferents comptes de correu electrònic. Ara que la vostra resposta automàtica fora de l'oficina està correctament configurada, tanqueu l'ordinador (recordeu de deixar-lo en marxa si feu servir un compte POP/IMAP) i gaudiu de les vacances! :)