Сегодня я покажу, как можно автоматически отвечать на электронные письма в Outlook без использования учетной записи Exchange Server (учетные записи POP3/IMAP). Если вы не уверены, какую учетную запись электронной почты вы используете, вы можете начать с этого: Как узнать, какую учетную запись электронной почты я использую?

Как определить тип учетной записи (учетных записей) электронной почты

Как только вы решили, что автоответчик должен быть в вашем списке подготовки к отпуску, первое, что вам нужно сделать, это выяснить, какая у вас учетная запись электронной почты - Exchange-сервер или Outlook POP/IMAP.

Самый простой способ проверить тип вашей учетной записи электронной почты - зайти в раздел Файл вкладка> Информация и загляните под Информация о счете .

Если у вас несколько учетных записей, нажмите на крошечную черную ошибку справа, чтобы открыть выпадающий список со всеми вашими учетными записями. Теперь вы можете увидеть, какая учетная запись основана на Microsoft Exchange, а какая - на POP/IMAP.

Если вам нужна более подробная информация о ваших счетах (в частности, вы можете захотеть проверить, какой счет используется по умолчанию), загляните в раздел Настройки учетной записи.

В Outlook 2010 и Outlook 2013 переключитесь в меню Вкладка Файл> Информация> Настройки аккаунта> Настройки аккаунта...

Двойной " Настройки учетной записи " выше - это не опечатка :-) Сначала вы нажимаете на квадратную кнопку, а затем выбираете Настройки учетной записи... команду из выпадающего списка, как показано на скриншоте ниже (если у вас нет учетной записи электронной почты на базе Exchange, это будет единственный доступный вам выбор).

Нажав на кнопку Настройки учетной записи... команда откроет следующее окно:

В Outlook 2007 вы можете открыть его, перейдя в раздел Инструменты> Настройки учетных записей> Электронная почта .

В Outlook 2003 его можно найти в разделе Инструменты> Учетные записи электронной почты.> Просмотр или изменение существующих учетных записей электронной почты> Далее .

Теперь, когда вы знаете, какой тип учетной записи электронной почты вы используете, вы можете сразу же приступить к настройке автоматического ответа.

Настройка автоматического ответа вне офиса для учетных записей Outlook POP3/IMAP

В отличие от учетных записей Exchange Server, учетные записи POP3 и IMAP не имеют функции автоматических ответов (формально Ассистент вне офиса Тем не менее, вы все равно можете настроить Outlook на автоматический ответ на некоторые или все входящие сообщения электронной почты, пока вы наслаждаетесь отпуском.

Примечание: В случае POP/IMAP аккаунтов, Outlook должен быть всегда запущен и настроен на периодическую проверку новых сообщений. Естественно, ваш компьютер должен быть включённый все это время.

Конечно, не очень удобно и даже небезопасно оставлять работающую машину без присмотра на долгое время, но другого выхода нет. Хотя, некоторые почтовые провайдеры (например, Gmail или Outlook.com) позволяют создавать автоответы прямо на своих сайтах. Поэтому, прежде всего, я бы посоветовал вам узнать у вашего почтового провайдера, можно ли настроить автоответ в отпуске на их сайте.сторона.

Ниже вы найдете пошаговые инструкции по созданию автоответчика вне офиса без использования учетной записи Exchange Server. Вы можете сделать это с помощью шаблона электронной почты в сочетании с правилами Outlook. Но имейте в виду, что эта функциональность доступна в Outlook 2010, начиная с Office 2010 Service Pack 1. Итак, давайте приступим!

Создание шаблона сообщения автоответчика

1. Во-первых, нам нужно создать шаблон с сообщением о нерабочем времени, которое будет автоматически отправляться людям, отправившим вам письмо. Вы делаете это обычным способом, нажав на кнопку Новая электронная почта кнопка на Главная вкладка.
2. Составьте текст для автоматического ответа. Если он предназначен для вашего личного аккаунта, он может быть похож на то, что вы видите на скриншоте ниже. Для деловых сообщений вне офиса вам, вероятно, понадобится что-то более формальное :)
3. Когда вы закончите писать сообщение, сохраните его, нажав кнопку Файл > Сохранить как в окне сообщения.
4. В Сохранить как В диалоговом окне дайте имя шаблону автоответчика и выберите сохранить его как Шаблон Outlook (*.oft) После этого нажмите кнопку Сохранить кнопка.

Предостережение для опытных пользователей: не меняйте папку назначения для этого файла, сохраняйте его именно в том месте, которое предлагает Microsoft, а именно в папке Microsoft> Шаблоны Папка. "Почему для опытных пользователей?" - спросите вы. Потому что новый пользователь даже не посмеет подумать о том, чтобы что-то изменить, если ему прямо не скажут это сделать :) .

Что ж, мы выполнили первую часть работы, и теперь вам нужно создать правило для автоматического ответа на новые сообщения электронной почты.

Настройка правила автоответчика для отпуска

1. Начните создавать новое правило, как вы обычно это делаете, нажав кнопку Новое правило кнопка под Главная вкладка> Правила> Управление правилами & Оповещения .
2. Выберите " Начните с пустого правила " и " Применять правила к получаемым сообщениям ", а затем нажмите Следующий .
3. Укажите условия, которые вы хотите проверить. Если вы устанавливаете автоответчик вне офиса для всех входящих сообщений, полученных со всех ваших учетных записей, вам не нужно отмечать здесь никаких пунктов.

   Если вы хотите, чтобы автоматические ответы отправлялись только на сообщения, полученные с одного из ваших аккаунтов, или содержащие определенные слова в теме или теле, или полученные от определенных людей, то отметьте соответствующие опции в верхней части диалога в разделе Шаг 1: Выберите условие(я) а затем нажмите на подчеркнутые значения под Шаг 2: Редактирование описания правила .

   Например, я создаю правило для автоматического ответа на все сообщения, полученные через мой Лицевой счет и мои настройки выглядят следующим образом:

4. На следующем шаге вы определяете, что вы хотите сделать с сообщениями. Поскольку мы хотим ответ с использованием определенного шаблона мы выбираем именно этот вариант, а затем нажимаем конкретный шаблон по адресу Шаг 2: Редактирование описания правила чтобы выбрать нужный нам шаблон.
5. В " Выберите шаблон ответа " диалогового окна, в Заглянуть выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе и выберите шаблон, который мы создали несколько минут назад (out-of-off-office-reply).

   Нажмите Открыть и это вернет вас к Правила мастер, где вы нажимаете Следующий .

6. На этом шаге вы должны установить исключения для правила автоматического ответа. Это не обязательный шаг, и обычная практика заключается в том, чтобы пропустить его и не добавлять никаких исключений. Однако, если вы не хотите отправлять уведомление о нерабочем времени некоторым отправителям или сообщениям, полученным с одного из ваших аккаунтов, вы можете отметить " за исключением случаев, когда от людей или общественной группы " или " кроме как через указанный счет ", соответственно. Или вы можете выбрать из нескольких других доступных вам исключений.

   Примечание: Некоторые люди также предпочитают не отвечать автоматически на возвращенные письма (если тема содержит "возвращенная почта" или "недоставлено" и т.д.), чтобы не создавать бесконечный цикл между двумя почтовыми серверами и не загромождать свои почтовые ящики недоставленными сообщениями. Но на самом деле это лишняя предосторожность, потому что " ответ с использованием определенного шаблона " правило будет отправлять ваш автоответ только один раз в течение одного сеанса И если вы установите подобное исключение, автоматический ответ не будет отправлен абсолютно на все письма, содержащие указанное слово или фразу в теме письма, например, " Что мне делать, если я получил возвращенное письмо? ".

7. Это последний шаг, на котором вы указываете имя для правила автоответчика и просматриваете описание правила. Если все Хорошо убедитесь, что правило включено, и нажмите кнопку Отделка чтобы сохранить правило. Вот и все!

Аналогичным образом вы можете настроить несколько правил автоответчика для отпуска, например, с разными текстовыми сообщениями для ваших личных и рабочих учетных записей электронной почты или для сообщений, полученных от определенных людей. Например, в личном автоответчике, предназначенном для ваших друзей, вы можете оставить номер телефона, по которому с вами можно связаться, а в деловом автоответчике вы можете указать электронный адрес вашего помощника иликоллегу, который сможет решать самые срочные вопросы во время вашего отпуска.

Совет: Если вы создаете несколько правил автоматического ответа, вы можете установить флажок " Прекратите обрабатывать больше правил ", чтобы ваши отпускные автоответчики не конфликтовали друг с другом. Эта опция доступна на 3-м шаге в разделе Мастер правил когда вы указываете, что вы хотите сделать с сообщением. Однако будьте очень осторожны при выборе этой опции. Если у вас есть какие-то другие правила в Outlook и хотите, чтобы они применялись к входящим сообщениям во время отпуска, не используйте "Остановить обработку дополнительных правил" .

Важно! Не забудьте отключить правило автоответчика, когда вернетесь :) Вы можете сделать это через Главная вкладка> Правила> Управление правилами & Оповещения Также, возможно, будет полезно создать в Outlook задачу или напоминание, которое будет напоминать вам об отключении правила автоматического ответа вне офиса.

Как установить автоматический ответ на отпуск для учетных записей Gmail

Gmail - один из провайдеров электронной почты, который позволяет настроить автоматические ответы в отпуске на своем веб-сайте. Таким образом, вам не придется оставлять свой компьютер работающим, когда вы в отъезде. Вы настраиваете Gmail отпускной автоответчик следующим образом.

1. Войдите в Gmail.
2. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите Настройки .
3. На Общий прокрутите вниз до вкладки Ответственный за отпуск раздел и выберите " Отпускной ответ на ".
4. Запланируйте автоответчик на отпуск, задав первый и последний день (необязательно), затем введите тему и тело сообщения. Если вы не указали конечную дату, не забудьте установить " Напоминание об отпуске " при возвращении. Это довольно просто, не так ли?

   Совет: Возможно, будет полезно выбрать " Отправлять ответ только тем, кто находится в моем списке контактов ". В отличие от сервера Microsoft Exchange и Outlook, которые отправляют автоматический ответ каждому отправителю только один раз, Gmail будет отправлять автоответ об отпуске каждые 4 дня каждому человеку, который отправляет вам несколько писем. И если вы получаете много спама или уезжаете на длительный срок, это поможет вам избежать большой чистки по возвращении.

Как настроить автоматические ответы на отпуск для учетных записей Outlook.com и Hotmail

Учетные записи Outlook.com (ранее Hotmail) также позволяют настроить автоответы вне офиса непосредственно на сайтах Hotmail и Outlook.com. Эта функция называется автоматические ответы на вопросы об отпуске и вы можете настроить его таким образом.

1. Зайдите на сайт Outlook.com (или Windows Live Hotmail) и войдите в систему.
2. Если у вас есть Outlook.com учетной записи, нажмите кнопку Передача икона в правом верхнем углу рядом с вашим именем и выберите " Дополнительные настройки почты ".

   Если у вас есть Hotmail учетной записи, нажмите на свое имя в правом верхнем углу, а затем выберите Опции> Почта .

3. Под " Управление вашим счетом ", выберите " Отправка автоматических ответов на отпуск " для настройки параметров автоответчика.
4. Outlook.com не предоставляет возможности планировать ответы вне офиса, поэтому вы просто выбираете " Отправлять ответы на отпуск людям, которые пишут мне по электронной почте " и введите текст уведомления об отпуске.

Обратите внимание, что " Отвечайте только своим контактам "Если вы хотите автоматически отвечать на письма всех пользователей, вы, конечно, можете снять этот флажок. Хотя, возможно, будет разумно оставить его отмеченным, чтобы помешать спамерам.

Примечание: Если у вас есть новая учетная запись Outlook.com, то в меню Ответ на отпуск Функция может быть отключена. Microsoft автоматически включит ее после того, как вы будете использовать свою учетную запись в течение нескольких дней. Если вы хотите включить ее сразу, вам нужно будет подтвердить свою учетную запись с помощью номера мобильного телефона, это можно сделать на странице Добавить телефон.

Ну вот, кажется, и все, что вам нужно знать об автоматических ответах на разных почтовых аккаунтах. Теперь, когда ваш автоответчик вне офиса правильно настроен, выключите компьютер (не забудьте оставить его запущенным, если вы используете POP/IMAP аккаунт) и наслаждайтесь отпуском! :)