Hari ini saya akan menunjukkan bagaimana Anda dapat membalas email secara otomatis di Outlook tanpa menggunakan akun Exchange Server (akun POP3 / IMAP). Jika Anda tidak yakin akun email mana yang Anda gunakan, Anda bisa mulai dengan ini: Bagaimana cara mengetahui akun email mana yang saya gunakan?

Cara menentukan jenis akun email Anda

Setelah Anda memutuskan bahwa respons otomatis harus ada dalam daftar periksa persiapan pra-liburan Anda, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari tahu akun email mana yang Anda miliki - Exchange server atau Outlook POP/IMAP.

Cara termudah untuk memeriksa jenis akun email Anda adalah pergi ke Berkas tab> Info dan lihat di bawah Informasi Akun .

Jika Anda memiliki beberapa akun, klik kesalahan hitam kecil di sisi kanan untuk membuka daftar drop-down dengan semua akun Anda. Sekarang Anda dapat melihat akun mana yang berbasis Microsoft Exchange dan mana yang POP/IMAP.

Jika Anda memerlukan informasi yang lebih terperinci mengenai akun Anda (khususnya, Anda mungkin ingin memeriksa akun default), lihat di bawah tab Pengaturan Akun.

Di Outlook 2010 dan Outlook 2013, alihkan ke Tab File> Info> Pengaturan Akun> Pengaturan Akun...

Dua kali lipat " Pengaturan Akun " di atas bukan salah cetak :-) Pertama, Anda klik tombol kotak dan kemudian pilih Pengaturan Akun... dari daftar drop-down seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini (jika Anda tidak memiliki akun email berbasis Exchange, ini sebenarnya akan menjadi satu-satunya pilihan yang tersedia untuk Anda).

Mengklik Pengaturan Akun... akan membuka jendela berikut ini:

Di Outlook 2007, Anda bisa membukanya dengan membuka Alat> Pengaturan Akun> E-mail .

Di Outlook 2003, Anda bisa menemukannya di bawah Alat> Akun E-mail.> Melihat atau mengubah akun email yang ada> Berikutnya .

Sekarang setelah Anda mengetahui jenis akun email yang Anda gunakan, Anda dapat langsung mulai menyiapkan balasan otomatis Anda.

Menyiapkan balasan otomatis di luar kantor untuk akun Outlook POP3 / IMAP

Tidak seperti akun Exchange Server, akun POP3 dan IMAP tidak memiliki fitur Balasan Otomatis (secara formal Asisten di Luar Kantor Namun demikian, Anda masih dapat mengatur Outlook untuk secara otomatis membalas beberapa atau semua pesan email masuk saat Anda menikmati liburan Anda.

Catatan: Untuk akun POP/IMAP, Outlook harus selalu berjalan dan dikonfigurasikan untuk memeriksa pesan-pesan baru sesekali. dihidupkan selama ini.

Tentu saja, sangat tidak nyaman atau bahkan mungkin tidak aman untuk meninggalkan mesin yang berfungsi tanpa pengawasan untuk waktu yang lama, tetapi tidak ada cara lain. Meskipun demikian, beberapa penyedia email (misalnya Gmail atau Outlook.com) mengizinkan pembuatan autoreplies secara langsung di situs web mereka. Jadi, pertama-tama saya menyarankan Anda untuk memeriksa dengan penyedia email Anda jika memungkinkan untuk mengkonfigurasi respons otomatis liburan Anda di situs web mereka.sisi.

Di bawah ini Anda akan menemukan petunjuk langkah demi langkah tentang cara membuat respons otomatis di luar kantor tanpa menggunakan akun Exchange Server. Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan templat email yang dikombinasikan dengan aturan Outlook. Namun perlu diketahui bahwa fungsionalitas ini tersedia di Outlook 2010 mulai dari Office 2010 Paket Layanan 1. Oke, ayo kita mulai!

Membuat templat pesan balasan otomatis

1. Pertama, kita perlu membuat templat dengan pesan di luar kantor yang akan secara otomatis dikirim ke orang-orang yang mengirimi Anda email. Anda melakukan ini dengan cara biasa dengan mengklik tombol Email Baru tombol pada Rumah tab.
2. Tulis teks untuk balasan otomatis Anda. Jika ditujukan untuk akun pribadi Anda, ini bisa mirip dengan apa yang Anda lihat pada gambar di bawah. Untuk pesan bisnis di luar kantor, Anda mungkin akan membutuhkan sesuatu yang sedikit lebih formal :)
3. Setelah Anda selesai menulis pesan, simpan dengan mengklik Berkas > Simpan sebagai di jendela pesan.
4. Dalam Simpan sebagai kotak dialog, beri nama untuk template balasan otomatis Anda dan pilih untuk menyimpannya sebagai Template Outlook (*.oft) Setelah itu klik tombol Simpan tombol.

Peringatan bagi pengguna tingkat lanjut: jangan mengubah folder tujuan untuk file ini, simpanlah persis ke lokasi yang disarankan Microsoft, yaitu ke folder Microsoft> Templates "Mengapa untuk pengguna tingkat lanjut?" Anda mungkin bertanya kepada saya. Karena pengguna baru bahkan tidak akan berani berpikir untuk mengubah apa pun kecuali mereka secara eksplisit diberitahu untuk melakukannya :) .

Nah, kami telah melakukan bagian pertama dari pekerjaan dan sekarang Anda perlu membuat aturan untuk membalas pesan email baru secara otomatis.

Menyiapkan aturan balasan otomatis liburan

1. Mulailah membuat aturan baru seperti yang biasanya Anda lakukan dengan mengklik tombol Aturan Baru tombol di bawah Tab Beranda> Aturan> Kelola Aturan &; Peringatan .
2. Pilih untuk " Mulai dari aturan kosong " dan " Menerapkan aturan pada pesan yang saya terima ", dan kemudian klik Berikutnya .
3. Tentukan kondisi yang ingin Anda periksa. Jika Anda mengatur respons otomatis di luar kantor untuk semua pesan masuk yang diterima dari semua akun Anda, Anda tidak perlu memeriksa item apa pun di sini.

   Jika Anda ingin balasan otomatis dikirim hanya untuk pesan yang diterima dari salah satu akun Anda, atau berisi kata-kata tertentu dalam subjek atau isi, atau diterima dari orang-orang tertentu, maka centang opsi yang sesuai di bagian atas dialog di bawah Langkah 1: Pilih kondisi lalu klik nilai yang digarisbawahi di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan .

   Misalnya, saya membuat aturan untuk membalas secara otomatis semua pesan yang diterima melalui Akun pribadi dan pengaturan saya terlihat seperti ini:

4. Pada langkah berikutnya, Anda mendefinisikan apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan-pesan tersebut. membalas menggunakan templat tertentu , kita memilih opsi ini dan kemudian klik templat tertentu di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan untuk memilih templat yang kita inginkan.
5. Dalam " Pilih Templat Balasan " kotak dialog, dalam kotak Lihat ke dalam kotak, pilih Template Pengguna dalam Sistem File dan pilih templat yang kita buat beberapa menit yang lalu (out-of-office-reply).

   Klik Terbuka dan ini akan membawa Anda kembali ke Aturan wizard di mana Anda mengklik Berikutnya .

6. Pada langkah ini, Anda harus menetapkan pengecualian untuk aturan balasan otomatis Anda. Ini bukan langkah wajib, dan praktik yang umum adalah melewatinya dan tidak menambahkan pengecualian apa pun. Namun, jika Anda tidak ingin mengirim pemberitahuan di luar kantor ke beberapa pengirim atau pesan yang diterima dari salah satu akun Anda, Anda dapat memeriksa " kecuali jika dari orang atau kelompok publik " atau " kecuali melalui akun yang ditentukan "Atau, Anda dapat memilih dari beberapa pengecualian lain yang tersedia untuk Anda.

   Catatan: Beberapa orang juga memilih untuk tidak membalas email yang dikembalikan secara otomatis (jika subjeknya berisi "surat yang dikembalikan" atau "tidak terkirim", dll.) agar tidak membuat perulangan yang tak terbatas antara dua server email dan tidak mengacaukan kotak masuk mereka dengan pesan yang tidak terkirim. Tetapi ini sebenarnya merupakan tindakan pencegahan ekstra, karena " membalas menggunakan templat tertentu " aturan akan mengirimkan balasan otomatis Anda hanya sekali selama satu sesi Dan jika Anda menetapkan pengecualian seperti itu, respons otomatis tidak akan dikirim ke semua email yang berisi kata atau frasa yang ditentukan di baris subjek, misalnya " Apa yang harus saya lakukan ketika saya mendapatkan surat yang dikembalikan? ".

7. Ini adalah langkah terakhir di mana Anda menentukan nama untuk aturan balasan otomatis Anda dan meninjau deskripsi aturan tersebut. Oke , pastikan aturan diaktifkan dan klik tombol Selesai untuk menyimpan aturan. Itu saja!

Dengan cara yang sama, Anda dapat mengatur beberapa aturan balasan otomatis liburan, misalnya, dengan pesan teks yang berbeda untuk akun email pribadi dan kerja Anda, atau untuk pesan yang diterima dari orang-orang tertentu. Misalnya, dalam balasan otomatis pribadi yang ditujukan untuk teman-teman Anda, Anda dapat meninggalkan nomor telepon yang dapat dihubungi; sementara dalam balasan otomatis bisnis Anda, Anda dapat menentukan alamat email asisten Anda atauseorang kolega yang bisa menangani hal-hal yang paling mendesak selama Anda cuti.

Tip: Jika Anda membuat beberapa aturan respons otomatis, Anda bisa mencentang " Berhenti memproses lebih banyak aturan " sehingga autoreplies liburan Anda tidak akan bertentangan satu sama lain. Opsi ini tersedia pada langkah ke-3 dari Penyihir Aturan ketika Anda menentukan apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan tersebut. Namun, berhati-hatilah ketika memilih opsi ini. Jika Anda memiliki beberapa aturan lain di Outlook Anda dan Anda ingin mereka diterapkan ke pesan masuk selama liburan Anda, jangan gunakan "Berhenti memproses lebih banyak aturan" .

Penting! Jangan lupa untuk mematikan aturan balasan otomatis Anda ketika Anda kembali :) Anda dapat melakukan ini melalui Tab Beranda> Aturan> Kelola Aturan &; Peringatan Selain itu, mungkin ide yang bagus untuk membuat tugas Outlook atau pengingat yang akan mengingatkan Anda untuk mematikan aturan respons otomatis di luar kantor.

Cara mengatur respons liburan otomatis untuk akun Gmail

Gmail adalah salah satu penyedia email yang memungkinkan Anda mengonfigurasi balasan liburan otomatis di situs web mereka. Dengan cara ini, Anda tidak perlu meninggalkan PC Anda bekerja saat Anda pergi. Anda mengatur Gmail penjawab otomatis liburan dengan cara berikut ini.

1. Masuk ke Gmail.
2. Klik ikon roda gigi di sudut kanan atas dan pilih Pengaturan .
3. Pada Umum tab, gulir ke bawah ke tab Responden liburan bagian dan pilih " Responden liburan pada ".
4. Jadwalkan respons otomatis liburan Anda dengan mengatur hari pertama dan hari terakhir (opsional), lalu ketik subjek dan isi pesan Anda. Jika Anda tidak menentukan tanggal Akhir, ingatlah untuk mengatur " Pengingat liburan " saat Anda kembali. Cukup mudah, bukan?

   Saran: Mungkin ide yang bagus untuk memilih " Hanya mengirim respons kepada orang-orang di Kontak saya ". Tidak seperti server Microsoft Exchange dan Outlook yang mengirim respons otomatis ke setiap pengirim hanya sekali, Gmail akan mengirim balasan otomatis liburan Anda setiap 4 hari ke setiap orang yang mengirimi Anda beberapa email. Dan jika Anda menerima banyak pesan spam atau jika Anda pergi untuk jangka waktu yang lama, ini dapat membantu Anda menghindari banyak pembersihan saat Anda kembali.

Cara menyiapkan balasan liburan otomatis untuk akun Outlook.com dan Hotmail

Akun Outlook.com (sebelumnya Hotmail) juga memungkinkan Anda untuk mengatur balasan otomatis di luar kantor langsung di situs web Hotmail dan Outlook.com. Fitur ini disebut Balasan liburan otomatis dan Anda bisa mengaturnya dengan cara ini.

1. Buka Outlook.com (atau Windows Live Hotmail) dan log on.
2. Jika Anda memiliki Outlook.com akun, klik tombol Perlengkapan ikon di sudut kanan atas di samping nama Anda dan pilih " Pengaturan surat lainnya ".

   Jika Anda memiliki Hotmail akun, klik nama Anda di pojok kanan atas, kemudian pilih Opsi> Surat .

3. Di bawah " Mengelola akun Anda ", pilih " Mengirim balasan liburan otomatis " untuk mengonfigurasi pengaturan balasan otomatis Anda.
4. Outlook.com tidak menyediakan opsi untuk menjadwalkan balasan di luar kantor, jadi Anda cukup memilih " Mengirim balasan liburan kepada orang-orang yang mengirim email kepada saya " dan ketik teks pemberitahuan liburan Anda.

Perhatikan bahwa " Hanya membalas kontak Anda " opsi dicentang secara default di bawah pesan balasan liburan. Jika Anda ingin membalas email semua orang secara otomatis, Anda tentu saja dapat menghapus centangnya. Meskipun, mungkin masuk akal untuk membiarkannya dicentang untuk menggagalkan spammer.

Catatan: Jika Anda memiliki akun Outlook.com baru, file Balasan liburan Microsoft akan secara otomatis mengaktifkannya setelah Anda menggunakan akun Anda selama beberapa hari. Jika Anda ingin segera mengaktifkannya, Anda perlu memverifikasi akun Anda dengan nomor ponsel, Anda dapat melakukannya menggunakan halaman Tambahkan telepon mereka.

Nah, tampaknya ini semua yang perlu Anda ketahui tentang balasan otomatis pada akun email yang berbeda. Sekarang setelah balasan otomatis di luar kantor Anda dikonfigurasikan dengan benar, matikan komputer Anda (ingatlah untuk membiarkannya berjalan jika Anda menggunakan akun POP/IMAP) dan nikmati liburan Anda! :)