Денес ќе покажам како можете автоматски да одговарате на е-пошта во Outlook без да користите сметка на Exchange Server (сметки POP3/IMAP). Ако не сте сигурни која сметка за е-пошта ја користите, можете да започнете со ова: Како да дознаам која сметка за е-пошта ја користам?

Како да го одредите типот на вашата сметка за е-пошта( s)

Откако ќе одлучите дека автоматскиот одговор треба да биде на списокот за проверка за подготовка пред одмор, првото нешто што треба да направите е да откриете која сметка за е-пошта ја имате - Exchange сервер или Outlook POP/IMAP.

Најлесен начин е да го проверите типот на вашата сметка за е-пошта е да отидете на картичката Датотека > Информации и да погледнете во Информации за сметката .

Ако имате неколку сметки, кликнете на ситната црна грешка на десната страна за да ја отворите паѓачката листа со сите ваши сметки. Сега можете да видите која сметка е базирана на Microsoft Exchange, а која е POP/IMAP.

Ако ви требаат подетални информации за вашите сметки (особено, можеби ќе сакате да проверите која е стандардната сметка), погледнете во Поставки за сметката.

Во Outlook 2010 и Outlook 2013, префрлете се на картичката Датотека > Информации > Поставки на сметката > Поставки за сметка...

Двојното „ Поставки за сметката “ погоре не е погрешно печатење :-) Прво кликнете на квадратното копче и потоа изберете Поставки за сметката. .. команда од паѓачката листа како што е прикажано вослика од екранот подолу (ако немате сметка за е-пошта базирана на Exchange, ова всушност ќе биде единствениот избор што ви е достапен).

Со кликнување на командата Поставки за сметка... ќе се отвори следниот прозорец:

Во Outlook 2007, можете да го отворите со одење до Алатки > Поставки за сметки > Е-пошта .

Во Outlook 2003, можете да ја најдете под Алатки > Сметки за е-пошта... > Приказ или промена на постоечките сметки за е-пошта > Следно .

Сега кога знаете каков тип на сметка за е-пошта користите, можете веднаш да започнете со поставување на вашиот автоматски одговор.

Поставување автоматско одговарање надвор од канцеларија за сметките на Outlook POP3/IMAP

За разлика од сметките на Exchange Server, сметката POP3 и IMAP ја немаат функцијата Автоматски одговори (формално Assistant надвор од канцеларија ). Сепак, сè уште можете да го поставите Outlook да одговара автоматски на некои или на сите дојдовни е-пораки додека уживате во вашиот одмор.

Забелешка: во случај на сметки POP/IMAP, Outlook секогаш треба да работи и да е конфигуриран да проверувајте наизменично за нови пораки. Секако, вашиот компјутер мора да биде вклучен цело ова време.

Се разбира, не е многу погодно или можеби е небезбедно да ја оставите работната машина без никаков надзор долго време. но нема друг начин. Иако, некои даватели на е-пошта (на пр. Gmail или Outlook.com) дозволуваат креирање авторски одговори директно на нивната веб-сајтови. Затоа, пред сè, би ве советувал да проверите кај вашиот давател на е-пошта дали е можно да го конфигурирате автоматскиот одговор на вашиот одмор од нивна страна.

Подолу ќе ги најдете упатствата чекор-по-чекор за тоа како да креирате автоматски одговор надвор од канцеларија без да користите сметка на Exchange Server. Можете да го направите ова со користење на шаблон за е-пошта во комбинација со правилата на Outlook. Но, имајте предвид дека оваа функционалност е достапна во Outlook 2010 почнувајќи од Office 2010 Service Pack 1. Во ред, ајде да пукаме!

Креирање шаблон за порака за автоматска реакција

1. Прво, треба да креирајте образец со порака надвор од канцеларија која автоматски ќе биде испратена до луѓето кои ви испратиле е-пошта. Ова го правите на вообичаен начин со кликнување на копчето Нова е-пошта на табулаторот Дома .
2. Составете го текстот за вашиот автоматски одговор. Ако е наменет за вашата лична сметка, може да биде слично на она што го гледате на скриншот подолу. За деловни пораки надвор од канцеларијата, веројатно ќе ви треба нешто поформално :)
3. Кога ќе завршите со пишување на пораката, зачувајте ја со кликнување на Датотека > Зачувај како во прозорецот за порака.
4. Во полето за дијалог Зачувај како , наведете име на шаблонот за автоматски одговор и изберете да го зачувате како Outlook Шаблон (*.oft) . После тоа кликнете на копчето Зачувај .

Внимание до напредните корисници: не менувајдестинационата папка за оваа датотека, зачувајте ја точно на локацијата што ја предлага Microsoft, имено во Microsoft > Шаблони папка. „Зошто на напредните корисници? може да ме прашате. Затоа што новиот корисник не би се осмелил ни да помисли да промени нешто, освен ако не му се каже експлицитно да го стори тоа :) .

Па, го завршивме првиот дел од работата и сега треба да креирате правило за автоматски одговарајте на нови е-пораки.

Поставување правило за автоматска реакција на одмор

1. Започнете да создавате ново правило како што обично правите со кликнување на копчето Ново правило под Почетна картичка > Правила > Управување со правилата & засилувач; Известувања .
2. Изберете „ Почнете од празно правило “ и „ Примени правила за пораките што ги примам “, а потоа кликнете Следно .
3. Наведете ги условите што сакате да ги проверите. Ако поставувате автоматски одговор надвор од канцеларија за сите дојдовни пораки примени од сите ваши сметки, не треба да проверувате ставки овде.

   Ако сакате автоматски одговори да се испраќаат само за пораките добиени од една од вашите сметки, или кои содржат конкретни зборови во темата или телото, или добиени од одредени луѓе, тогаш проверете ги соодветните опции во горниот дел од дијалогот под Чекор 1: Изберете услови(и) и потоа кликнете на подвлечените вредности под Чекор 2: Уредете го описот на правилото .

   На пример, создавам правило за автоматско одговарање на сите поракипримени преку мојата Лична сметка и моите поставки изгледаат вака:

4. На следниот чекор, вие дефинирате што сакате да правите со пораките. Бидејќи сакаме да одговориме користејќи специфичен шаблон , ја избираме токму оваа опција и потоа кликнуваме конкретен шаблон под Чекор 2: Уреди го описот на правилото за да го избереме шаблон што го сакаме.
5. Во дијалогот „ Изберете шаблон за одговор “, во полето Погледни , изберете Кориснички шаблони во датотечен систем и изберете го шаблонот што го создадовме пред неколку минути (out-of-office-reply).

   Кликнете Отвори и ова ќе ве врати на волшебникот Правила каде што ќе кликнете Следно .

6. На овој чекор, треба да поставите исклучоци од вашето автоматско правило за одговор. Ова не е задолжителен чекор, а вообичаена практика е да се прескокне и да не се додаваат никакви исклучоци. Меѓутоа, ако не сакате да испраќате известување надвор од канцеларија до некои испраќачи или до пораки добиени од една од вашите сметки, можете да проверите „ освен ако од луѓе или јавна група “ или „ освен преку наведената сметка “, соодветно. Или, можете да изберете од неколку други исклучоци достапни за вас.

   Забелешка: Некои луѓе исто така избираат да не одговараат автоматски на вратените е-пораки (ако предметот содржи „вратена пошта“ или „недоставување“ итн.) за да не се создаде бесконечна јамка помеѓу два сервери за пошта и да не нереднивните сандачиња со недоставени пораки. Но, ова е всушност дополнителна мерка на претпазливост, бидејќи правилото „ одговори користејќи специфичен шаблон “ ќе го испрати вашиот автоматски одговор само еднаш во текот на една сесија , т.е. додека не го рестартирате вашиот Outlook. И ако поставите таков исклучок, автоматски одговор нема да биде испратен до апсолутно сите е-пошта што го содржат наведениот збор или фраза во темата, на пр. „ Што да правам кога ќе добијам вратена пошта? “.

   Исто така види: IF ISERROR VLOOKUP формула во Excel и нејзините алтернативи
7. Ова е последниот чекор каде што одредувате име за вашето правило за автоматско одговор и го прегледувате описот на правилото . Ако сè е Во ред , проверете дали правилото е вклучено и кликнете на копчето Заврши за да го зачувате правилото. Тоа е се!

На сличен начин можете да поставите неколку правила за автоматско одговарање на одмор, на пр. со различни текстуални пораки за вашите лични и работни сметки за е-пошта или за пораки добиени од одредени луѓе. На пример, во лична автоматска одговор наменета за вашите пријатели, можете да оставите телефонски број на кој може да ве контактираат; додека во вашата деловна автоматска одговора можете да ја наведете адресата на е-пошта на вашиот асистент или колега што може да се справи со најитните работи за време на вашето отсуство.

Совет: ако креирате неколку правила за автоматско одговор, можете да ги проверите Опција „ Престанете да обработувате повеќе правила “, така што вашите авторски одговори за одмор нема да се судрат едни со други. Оваа опција е достапна натретиот чекор од Волшебникот за правила кога ќе наведете што сакате да правите со пораката. Сепак, бидете многу внимателни при изборот на оваа опција. Ако имате некои други правила во вашиот Outlook и сакате тие да се применуваат на дојдовните пораки за време на вашиот одмор, не користете „Стоп за обработка на повеќе правила“ .

Важно! Не заборавајте да го исклучите правилото за автоматска реакција кога ќе се вратите :) Ова може да го направите преку картичката Дома > Правила > Управување со правилата & засилувач; Известувања . Исто така, можеби е добра идеја да креирате задача на Outlook или потсетник за задачи што ќе ве потсети да го исклучите правилото за автоматско одговарање надвор од канцеларија.

Како да поставите автоматски одговор за одмор за сметките на Gmail

Gmail е еден од давателите на е-пошта што ви дозволува да ги конфигурирате автоматските одговори за одмор на нивните веб-страници. На овој начин, нема да морате да го оставате вашиот компјутер да работи кога сте отсутни. Го поставивте автоматскиот одговор за одмор на Gmail на следниот начин.

1. Најавете се на Gmail.
2. Кликнете на иконата за менувачот во горниот десен агол и изберете Поставки .
3. На картичката Општо , скролувајте надолу до делот Одморен одговор и изберете „ Вклучен одговорен одговор ".
4. Закажете го вашиот автоматски одговор за одмор со поставување на првиот и последниот ден (опционално), а потоа напишете го предметот и телото на вашата порака. Ако не го наведете датумот на завршување, не заборавајте да поставите „ Потсетник за одморoff " при враќањето. Прилично е лесно, нели?

   Совет: Можеби е добра идеја да изберете „ Испраќајте одговор само на луѓето во моите контакти ". За разлика од Microsoft Exchange серверот и Outlook кои испраќаат автоматски одговор до секој испраќач само еднаш, Gmail ќе го испраќа вашиот одмор автоматски одговор на секои 4 дена до секое лице кое ви испраќа неколку е-пораки. И ако добивате многу спам пораки или ако сте оставајќи долг временски период, ова може да ви помогне да избегнете многу чистење кога ќе се вратите.

Како да поставите автоматизирани одговори за одмор за сметките Outlook.com и Hotmail

Сметките на Outlook.com (порано Hotmail) исто така ви овозможуваат да ги поставите автоматските одговори надвор од канцеларија директно на веб-страниците на Hotmail и Outlook.com. Оваа функција се нарекува автоматски одговори на одмор и вие може да го поставите на овој начин.

1. Одете на Outlook.com (или Windows Live Hotmail) и најавете се.
2. Ако имате Outlook.com сметка, кликнете на иконата Gear во горниот ри ght агол до вашето име и изберете „ Повеќе поставки за пошта “.

   Ако имате сметка Hotmail , кликнете на вашето име во горниот десен агол, а потоа изберете Опции > Пошта .

3. Под „ Управување со вашата сметка “, изберете „ Испраќање автоматизирани одговори за одмор “ за да ги конфигурирате поставките за вашиот автоматски одговор.
4. Outlook.com не обезбедува опција за закажувањевашите одговори надвор од канцеларија, па едноставно изберете „ Испрати одговори за одмор на луѓето што ми е-пошта “ и напишете го текстот на вашето известување за одмор.

Имајте предвид дека опцијата „ Одговори само на вашите контакти “ е стандардно штиклирана под пораката за одговор на одмор. Ако сакате автоматски да одговарате на сечија е-пошта, секако можете да ја отштиклирате. Сепак, можеби е разумно да се остави проверено за да се спречат спамерите.

Забелешка: ако имате нова сметка на Outlook.com, функцијата Одговор за одмор може да биде исклучена. Microsoft автоматски ќе го овозможи откако ќе ја користите вашата сметка неколку дена. Ако сакате да го вклучите веднаш, ќе треба да ја потврдите вашата сметка со број на мобилен телефон, тоа можете да го направите преку нивната страница Додај телефон.

Па, се чини дека ова е сè што ви треба знаете за автоматските одговори на различни сметки за е-пошта. Сега кога вашиот автоматски одговор надвор од канцеларија е правилно конфигуриран, исклучете го компјутерот (не заборавајте да го оставите да работи ако користите POP/IMAP сметка) и уживајте во вашиот одмор! :)