Tänään näytän, miten voit vastata sähköposteihin automaattisesti Outlookissa ilman Exchange Server -tiliä (POP3/IMAP-tilit). Jos et ole varma, mitä sähköpostitiliä käytät, voit aloittaa tästä: Miten saan selville, mitä sähköpostitiliä käytän?

Miten määritetään sähköpostitilisi tyyppi?

Kun olet päättänyt, että automaattisen vastauksen pitäisi olla lomaa edeltävän valmistautumisen tarkistuslistallasi, sinun on ensimmäiseksi selvitettävä, mikä sähköpostitili sinulla on - Exchange-palvelin vai Outlook POP/IMAP.

Helpoin tapa on tarkistaa sähköpostitilisi tyyppi on mennä osoitteeseen Tiedosto tab> Info ja katso Tilin tiedot .

Jos sinulla on useita tilejä, napsauta oikealla puolella olevaa pientä mustaa virhettä avataksesi pudotusluettelon, jossa on kaikki tilisi. Nyt näet, mikä tili on Microsoft Exchange -pohjainen ja mikä POP/IMAP-pohjainen.

Jos tarvitset yksityiskohtaisempia tietoja tileistäsi (erityisesti haluat ehkä tarkistaa, mikä on oletustili), katso kohdasta Tilin asetukset.

Outlookissa 2010 ja Outlook 2013, vaihda Outlookin ja Tiedosto-välilehti> Tiedot> Tiliasetukset> Tiliasetukset...

Kaksinkertainen " Tilin asetukset " yllä ei ole painovirhe :-) Ensin napsautat neliöpainiketta ja sitten valitset vaihtoehdon Tilin asetukset... komento avattavasta luettelosta, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy (jos sinulla ei ole Exchange-pohjaista sähköpostitiliä, tämä on itse asiassa ainoa käytettävissäsi oleva vaihtoehto).

Napsauttamalla Tilin asetukset... komento avaa seuraavan ikkunan:

Outlook 2007:ssä voit avata sen menemällä osoitteeseen Työkalut> Tiliasetukset> Sähköposti .

Outlook 2003:ssa löydät sen kohdasta Työkalut> Sähköpostitilit.> Olemassa olevien sähköpostitilien tarkastelu tai muuttaminen> Seuraava .

Nyt kun tiedät, minkälaista sähköpostitiliä käytät, voit aloittaa automaattisen vastauksen määrityksen heti.

Automaattisen vastauksen määrittäminen toimiston ulkopuolella Outlookin POP3/IMAP-tileille

Toisin kuin Exchange Server -tileissä, POP3- ja IMAP-tilissä ei ole automaattisia vastauksia (muodollisesti Toimiston ulkopuolinen avustaja ). Voit kuitenkin edelleen määrittää Outlookin vastaamaan automaattisesti joihinkin tai kaikkiin saapuviin sähköpostiviesteihin, kun nautit lomastasi.

Huomautus: POP/IMAP-tilien tapauksessa Outlookin on oltava aina käynnissä ja sen on oltava määritetty tarkistamaan ajoittain uudet viestit. Tietokoneen on luonnollisesti oltava käynnissä. päällä koko tämän ajan.

Tietenkään ei ole kovin kätevää tai jopa vaarallista jättää työkonetta ilman valvontaa pitkäksi aikaa, mutta muuta keinoa ei ole. Jotkut sähköpostipalveluntarjoajat (esim. Gmail tai Outlook.com) sallivat kuitenkin automaattisten vastausten luomisen suoraan omilla sivustoillaan. Suosittelen siis ensin tarkistamaan sähköpostipalveluntarjoajaltasi, onko lomasi automaattisen vastauksen määrittäminen mahdollista heidän sivustollaan.puolella.

Alla on vaiheittaiset ohjeet siitä, miten voit luoda toimiston ulkopuolisen automaattisen vastauksen ilman Exchange Server -tiliä. Voit tehdä tämän käyttämällä sähköpostimallia yhdessä Outlookin sääntöjen kanssa. Huomaa kuitenkin, että tämä toiminto on käytettävissä Outlook 2010:ssä Office 2010 Service Pack 1:stä alkaen. Selvä, aloitetaan!

Automaattisen vastausviestin mallin luominen

1. Ensin meidän on luotava malline, jossa on virka-ajan ulkopuolinen viesti, joka lähetetään automaattisesti niille, jotka ovat lähettäneet sinulle sähköpostia. Tämä tehdään tavalliseen tapaan napsauttamalla Uusi sähköposti painiketta Etusivu välilehti.
2. Laadi automaattisen vastauksen teksti. Jos se on tarkoitettu henkilökohtaiselle tilillesi, se voi olla samanlainen kuin alla olevassa kuvakaappauksessa. Jos kyseessä on työasioissa toimiston ulkopuolella lähetettävä viesti, tarvitset luultavasti jotain hieman virallisempaa :)
3. Kun olet kirjoittanut viestin valmiiksi, tallenna se napsauttamalla painiketta Tiedosto > Tallenna nimellä viesti-ikkunassa.
4. Vuonna Tallenna nimellä Anna automaattisen vastauksen mallille nimi ja valitse tallennusmuoto. Outlook-malli (*.oft) . Sen jälkeen napsauta Tallenna nappi.

Varoituksen sana edistyneille käyttäjille: älä muuta tämän tiedoston kohdekansiota, vaan tallenna se täsmälleen Microsoftin ehdottamaan paikkaan, nimittäin tiedostoon Microsoft> Mallit "Miksi edistyneille käyttäjille?" saatat kysyä minulta. Koska uusi käyttäjä ei edes uskaltaisi ajatella muuttavansa mitään, ellei häntä nimenomaan kehoteta tekemään niin :) .

Olemme tehneet työn ensimmäisen osan, ja nyt sinun on luotava sääntö, jolla uusiin sähköpostiviesteihin vastataan automaattisesti.

Loma-automaattiviestisäännön määrittäminen

1. Aloita uuden säännön luominen tavalliseen tapaan napsauttamalla painiketta Uusi sääntö painike alla Aloitusvälilehti> Säännöt> Sääntöjen hallinta & Hälytykset .
2. Valitse " Aloita tyhjästä säännöstä " ja " Sovellan sääntöjä vastaanottamiini viesteihin ", ja napsauta sitten Seuraava .
3. Määritä tarkistettavat ehdot. Jos asetat automaattisen vastauksen virka-ajan ulkopuolella kaikille saapuville viesteille, jotka on vastaanotettu kaikilta tileiltäsi, sinun ei tarvitse tarkistaa mitään kohdetta tästä.

   Jos haluat, että automaattisia vastauksia lähetetään vain viesteihin, jotka on vastaanotettu joltakin tililtäsi tai jotka sisältävät tiettyjä sanoja aiheessa tai tekstissä tai jotka on vastaanotettu tietyiltä henkilöiltä, valitse vastaavat vaihtoehdot valintaikkunan yläosassa kohdassa Vaihe 1: Valitse ehto(t) ja napsauta sitten alleviivattuja arvoja kohdassa Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta .

   Luon esimerkiksi säännön, jonka avulla voin vastata automaattisesti kaikkiin viesteihin, jotka on vastaanotettu minun Henkilökohtainen tili ja asetukset näyttävät tältä:

4. Seuraavassa vaiheessa määrittelet, mitä haluat tehdä viesteille. Koska me haluamme vastata tiettyä mallia käyttäen , valitsemme juuri tämän vaihtoehdon ja napsautamme sitten tietty malli osoitteessa Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta valitsemaan haluamamme mallin.
5. " Valitse vastausmalli " -valintaikkunassa, ikkunassa Katso sisään laatikko, valitse Käyttäjän mallit tiedostojärjestelmässä ja valitse malli, jonka loimme muutama minuutti sitten (out-of-office-reply).

   Klikkaa Avaa ja tämä tuo sinut takaisin Säännöt ohjatun toiminnon, jossa napsautat Seuraava .

6. Tässä vaiheessa sinun on määritettävä poikkeuksia automaattisen vastauksen sääntöön. Tämä ei ole pakollinen vaihe, ja yleinen käytäntö on jättää se väliin eikä lisätä mitään poikkeuksia. Jos et kuitenkaan halua lähettää virka-ajan ulkopuolella olevaa ilmoitusta joillekin lähettäjille tai joltakin tililtäsi vastaanotetuille viesteille, voit tarkistaa " paitsi jos se on peräisin ihmisiltä tai julkiselta ryhmältä " tai " paitsi määritellyn tilin kautta "Tai voit valita kourallisen muita käytettävissäsi olevia poikkeuksia.

   Huomautus: Jotkut ihmiset päättävät myös olla vastaamatta automaattisesti palautettuihin sähköposteihin (jos aiheessa on "palautettu posti" tai "perillepääsemätön" jne.), jotta ei luotaisi loputonta silmukkaa kahden sähköpostipalvelimen välille ja jotta heidän postilaatikkonsa eivät olisi täynnä perillepääsemättömiä viestejä. Tämä on kuitenkin itse asiassa ylimääräinen varotoimenpide, koska " vastata tiettyä mallia käyttäen " sääntö lähettää automaattisen vastauksen vain seuraavasti kerran yhden istunnon aikana Jos asetat tällaisen poikkeuksen, automaattista vastausta ei lähetetä ehdottomasti kaikkiin sähköposteihin, joiden otsikkorivillä on kyseinen sana tai lause, esim. " Mitä teen, kun saan palautettua postia? ".

7. Tämä on viimeinen vaihe, jossa määrittelet automaattisen vastaussäännön nimen ja tarkistat säännön kuvauksen. Jos kaikki tiedot ovat Okei , varmista, että sääntö on päällä ja napsauta painiketta Viimeistely painiketta tallentaaksesi säännön. Siinä kaikki!

Samalla tavalla voit määrittää useita lomien automaattisia vastaussääntöjä, esimerkiksi eri tekstiviestejä henkilökohtaisille ja työsähköpostitileillesi tai tietyiltä henkilöiltä vastaanotetuille viesteille. Voit esimerkiksi jättää ystävillesi tarkoitettuun henkilökohtaiseen automaattiseen vastaukseen puhelinnumeron, josta sinut tavoittaa, kun taas yrityksesi automaattiseen vastaukseen voit määrittää avustajasi tai työntekijäsi sähköpostiosoitteen.kollega, joka voi hoitaa kiireellisimmät asiat lomasi aikana.

Vihje: Jos luot muutaman automaattisen vastauksen säännön, voit tarkistaa " Lopeta uusien sääntöjen käsittely " -vaihtoehto, jotta loma-automaattivastaukset eivät ole ristiriidassa keskenään. Tämä vaihtoehto on käytettävissä 3. vaiheessa kohdassa Sääntöjen velho kun määrittelet, mitä haluat tehdä viestille. Ole kuitenkin hyvin varovainen valitessasi tämän vaihtoehdon. Jos sinulla on muita sääntöjä Outlookissa ja haluat, että niitä sovelletaan saapuviin viesteihin lomasi aikana, älä käytä "Lopeta uusien sääntöjen käsittely" .

Tärkeää! Älä unohda kytkeä automaattisen vastausviestin sääntöä pois päältä, kun palaat :) Voit tehdä tämän seuraavasti Aloitusvälilehti> Säännöt> Hallitse sääntöjä & Hälytykset . Lisäksi voi olla hyvä idea luoda Outlookin tehtävä tai tehtävämuistutus, joka muistuttaa sinua siitä, että sinun on poistettava automaattinen vastaus pois käytöstä.

Automaattisen lomavastauksen asettaminen Gmail-tileille

Gmail on yksi niistä sähköpostipalveluntarjoajista, jotka antavat sinun määrittää automaattiset lomavastaukset verkkosivuilleen. Näin sinun ei tarvitse jättää tietokonettasi toimimaan, kun olet poissa. Voit määrittää Gmailin loma autoresponderi seuraavalla tavalla.

1. Kirjaudu sisään Gmailiin.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa hammasratas-kuvaketta ja valitse Asetukset .
3. On Yleistä välilehti, selaa alaspäin kohtaan Lomavastaava ja valitse " Vacation responder on ".
4. Ajoita loma-automaattivastauksesi asettamalla ensimmäinen ja viimeinen päivä (valinnainen) ja kirjoita sitten viestin aihe ja teksti. Jos et määritä loppupäivää, muista asettaa " Lomamuistutus pois " palatessasi. Eikö se ole aika helppoa?

   Vihje: Voi olla hyvä idea valita " Lähetä vastaus vain yhteystiedoissani oleville henkilöille ". Toisin kuin Microsoft Exchange -palvelin ja Outlook, jotka lähettävät automaattisen vastauksen jokaiselle lähettäjälle vain kerran, Gmail lähettää lomasi automaattisen vastauksen 4 päivän välein jokaiselle henkilölle, joka lähettää sinulle useita sähköposteja. Ja jos saat paljon roskapostiviestejä tai jos olet lähdössä pitkäksi aikaa, tämä voi auttaa sinua välttämään paljon siivousta palatessasi.

Automaattisten lomavastausten määrittäminen Outlook.com- ja Hotmail-tileille

Outlook.com (aiemmin Hotmail) -tileillä voit myös asettaa automaattiset vastaukset toimiston ulkopuolella suoraan Hotmail- ja Outlook.com-sivustoilla. Tätä ominaisuutta kutsutaan nimellä automaattiset lomavastaukset ja voit määrittää sen näin.

1. Siirry osoitteeseen Outlook.com (tai Windows Live Hotmail) ja kirjaudu sisään.
2. Jos sinulla on Outlook.com tili, napsauta Vaihde kuvake oikeassa yläkulmassa nimesi vieressä ja valitse " Lisää sähköpostiasetuksia ".

   Jos sinulla on Hotmail tili, klikkaa nimeäsi oikeassa yläkulmassa ja valitse sitten Vaihtoehdot> Posti .

3. Alle " Tilisi hallinta ", valitse " Automaattisten lomavastausten lähettäminen " määrittääksesi automaattisen vastauksen asetukset.
4. Outlook.com ei tarjoa mahdollisuutta ajoittaa vastauksia toimiston ulkopuolella, joten valitset yksinkertaisesti " Lähetä lomavastauksia ihmisille, jotka lähettävät minulle sähköpostia " ja kirjoita lomailmoituksen teksti.

Huomaa, että " Vastaa vain yhteystiedoillesi " -vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna lomavastaussanoman alla. Jos haluat vastata automaattisesti kaikkien sähköposteihin, voit tietysti poistaa sen valinnan. Voi kuitenkin olla järkevää jättää se valittuna roskapostittajien estämiseksi.

Huomautus: Jos sinulla on uusi Outlook.com-tili, Outlook.com-tilin Loma vastaus ominaisuus saattaa olla pois päältä. Microsoft ottaa sen automaattisesti käyttöön, kun olet käyttänyt tiliäsi muutaman päivän ajan. Jos haluat ottaa sen heti käyttöön, sinun on vahvistettava tilisi matkapuhelinnumerolla, voit tehdä sen Lisää puhelin -sivulla.

No, tässä näyttää olevan kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää automaattisista vastauksista eri sähköpostitileillä. Nyt kun automaattinen vastaus on oikein määritetty, sulje tietokoneesi (muista jättää se käynnissä, jos käytät POP/IMAP-tiliä) ja nauti lomastasi! :)