Bugün Outlook'ta bir Exchange Server hesabı (POP3/IMAP hesapları) kullanmadan e-postaları nasıl otomatik olarak yanıtlayabileceğinizi göstereceğim. Hangi e-posta hesabını kullandığınızdan emin değilseniz, bununla başlayabilirsiniz: Hangi e-posta hesabını kullandığımı nasıl öğrenebilirim?

E-posta hesap(lar)ınızın türünü belirleme

Otomatik yanıtın tatil öncesi hazırlık kontrol listenizde olması gerektiğine karar verdikten sonra, yapmanız gereken ilk şey hangi e-posta hesabına sahip olduğunuzu bulmaktır - Exchange sunucusu veya Outlook POP/IMAP.

E-posta hesabınızın türünü kontrol etmenin en kolay yolu Dosya tab> Bilgi ve altına bak Hesap Bilgileri .

Birden fazla hesabınız varsa, tüm hesaplarınızı içeren açılır listeyi açmak için sağ taraftaki küçük siyah hataya tıklayın. Şimdi hangi hesabın Microsoft Exchange tabanlı ve hangisinin POP/IMAP olduğunu görebilirsiniz.

Hesaplarınız hakkında daha ayrıntılı bilgiye ihtiyacınız varsa (özellikle varsayılan hesabın hangisi olduğunu kontrol etmek isteyebilirsiniz) Hesap Ayarları.

Outlook 2010 ve Outlook 2013'te Dosya sekmesi> Bilgi> Hesap Ayarları> Hesap Ayarları...

Bir çift " Hesap Ayarları " yukarıda yanlış yazılmamıştır :-) Önce kare düğmesini tıklıyorsunuz ve ardından Hesap Ayarları... komutunu aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi açılır listeden seçin (Exchange tabanlı bir e-posta hesabınız yoksa, bu aslında kullanabileceğiniz tek seçenek olacaktır).

Tıklayarak Hesap Ayarları... komutu aşağıdaki pencereyi açacaktır:

Outlook 2007'de, şu adrese giderek açabilirsiniz Araçlar> Hesap Ayarları> E-posta .

Outlook 2003'te bunu şurada bulabilirsiniz Araçlar> E-posta Hesapları.> Mevcut e-posta hesaplarını görüntüleyin veya değiştirin> Sonraki .

Artık ne tür bir e-posta hesabı kullandığınızı bildiğinize göre, otomatik yanıtınızı hemen ayarlamaya başlayabilirsiniz.

Outlook POP3/IMAP hesapları için ofis dışı otomatik yanıtlamayı ayarlama

Exchange Server hesaplarının aksine, POP3 ve IMAP hesaplarında Otomatik Yanıtlar özelliği yoktur (resmi olarak Ofis Dışı Asistan Bununla birlikte, siz tatilinizin keyfini çıkarırken Outlook'u gelen e-posta iletilerinizin bir kısmını veya tamamını otomatik olarak yanıtlayacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

Not: POP/IMAP hesapları söz konusu olduğunda, Outlook her zaman çalışır durumda olmalı ve yeni iletileri aralıklı olarak kontrol edecek şekilde yapılandırılmalıdır. açık Bunca zamandır.

Elbette, çalışan bir makineyi uzun süre gözetimsiz bırakmak pek uygun değildir, hatta güvenli olmayabilir, ancak başka yolu yoktur. Yine de, bazı e-posta sağlayıcıları (örneğin Gmail veya Outlook.com) doğrudan web sitelerinde otomatik yanıtlar oluşturmaya izin verir. Bu nedenle, öncelikle tatil otomatik yanıtınızı kendi web sitelerinde yapılandırmanın mümkün olup olmadığını e-posta sağlayıcınızla kontrol etmenizi tavsiye ederim.yan.

Aşağıda, Exchange Server hesabı kullanmadan ofis dışında otomatik yanıt oluşturmaya ilişkin adım adım talimatları bulacaksınız. Bunu Outlook kurallarıyla birlikte bir e-posta şablonu kullanarak yapabilirsiniz. Ancak bu işlevin Office 2010 Service Pack 1'den itibaren Outlook 2010'da mevcut olduğunu unutmayın. Tamam, hadi başlayalım!

Otomatik yanıt mesajı şablonu oluşturma

1. Öncelikle, size e-posta gönderen kişilere otomatik olarak gönderilecek ofis dışı mesajını içeren bir şablon oluşturmamız gerekiyor. Bunu her zamanki gibi Yeni E-posta üzerindeki Ev sekmesi.
2. Otomatik yanıtınız için metni oluşturun. Kişisel hesabınız için tasarlanmışsa, aşağıdaki ekran görüntüsünde gördüğünüze benzer olabilir. Ofis dışı iş mesajları için muhtemelen biraz daha resmi bir şeye ihtiyacınız olacaktır :)
3. Mesajı yazmayı bitirdiğinizde, aşağıdakileri tıklayarak kaydedin Dosya > Farklı Kaydet mesaj penceresinde.
4. İçinde Farklı Kaydet iletişim kutusunda, otomatik yanıt şablonunuza bir ad verin ve şu şekilde kaydetmeyi seçin Outlook Şablonu (*.oft) Bundan sonra Kaydet Düğme.

İleri düzey kullanıcılar için bir uyarı: bu dosyanın hedef klasörünü değiştirmeyin, dosyayı tam olarak Microsoft'un önerdiği konuma, yani Microsoft> Şablonlar "Neden ileri düzey kullanıcılara?" diye sorabilirsiniz. Çünkü yeni bir kullanıcı, kendisine açıkça söylenmediği sürece herhangi bir şeyi değiştirmeyi düşünmeye bile cesaret edemez :) .

İşin ilk kısmını tamamladık ve şimdi yeni e-posta mesajlarını otomatik olarak yanıtlamak için bir kural oluşturmanız gerekiyor.

Tatil otomatik yanıt kuralı oluşturma

1. Her zaman yaptığınız gibi yeni bir kural oluşturmaya Yeni Kural altındaki düğme Ana Sayfa sekmesi> Kurallar> Kuralları Yönet & Uyarılar .
2. Seçiniz " Boş bir kuraldan başlayın " ve " Aldığım mesajlara kurallar uygula " öğesine tıklayın ve ardından Sonraki .
3. Kontrol etmek istediğiniz koşulları belirtin. Tüm hesaplarınızdan alınan tüm gelen mesajlar için ofis dışında otomatik yanıt ayarlıyorsanız, burada herhangi bir öğeyi işaretlemenize gerek yoktur.

   Otomatik yanıtların yalnızca hesaplarınızdan birinden alınan veya konu ya da gövdesinde belirli kelimeler içeren veya belirli kişilerden alınan mesajlar için gönderilmesini istiyorsanız, iletişim kutusunun üst kısmındaki ilgili seçenekleri işaretleyin Adım 1: Koşul(lar)ı seçin altında altı çizili değerlere tıklayın ve ardından Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin .

   Örneğin, bir kural oluşturuyorum ve bu kural ile bana gelen tüm mesajlara otomatik yanıt veriyorum. Kişisel hesap ve ayarlarım şöyle görünüyor:

4. Bir sonraki adımda, mesajlarla ne yapmak istediğinizi tanımlarsınız. belirli bir şablon kullanarak yanıtlama 'yi tıkladığımızda tam olarak bu seçeneği seçiyoruz ve ardından belirli bir şablon altında Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin istediğimiz şablonu seçmek için.
5. " Bir Yanıt Şablonu Seçin " iletişim kutusunda İçeri Bak kutusunu seçin, ardından Dosya Sistemindeki Kullanıcı Şablonları ve birkaç dakika önce oluşturduğumuz şablonu (out-of-office-reply) seçin.

   Tıklayın Açık ve bu sizi tekrar Kurallar tıkladığınız sihirbaz Sonraki .

6. Bu adımda, otomatik yanıt kuralınız için istisnalar belirleyeceksiniz. Bu zorunlu bir adım değildir ve yaygın uygulama bunu atlamak ve herhangi bir istisna eklememektir. Ancak, bazı gönderenlere veya hesaplarınızdan birinden alınan iletilere ofis dışında bildirimi göndermek istemiyorsanız, " halktan veya kamu grubundan olanlar hariç " veya " belirtilen hesap dışında "Ya da kullanabileceğiniz diğer istisnalardan birini seçebilirsiniz.

   Not: Bazı kişiler, iki posta sunucusu arasında sonsuz bir döngü oluşturmamak ve gelen kutularını teslim edilmemiş iletilerle doldurmamak için iade edilen e-postaları otomatik olarak yanıtlamamayı da tercih eder (konu "iade edilen posta" veya "teslim edilemeyen" vb. içeriyorsa). Ancak bu aslında ekstra bir önlemdir, çünkü " belirli bir şablon kullanarak yanıtlama " kuralı yalnızca otomatik yanıtınızı gönderecektir tek bir oturum sırasında bir kez Ve bu şekilde bir istisna belirlerseniz, konu satırında belirtilen kelime veya ifadeyi içeren tüm e-postalara otomatik bir yanıt gönderilmez, örneğin " Geri dönen bir posta aldığımda ne yapmalıyım? ".

7. Bu, otomatik yanıt kuralınız için bir ad belirlediğiniz ve kuralın açıklamasını gözden geçirdiğiniz son adımdır. Tamam. 'ye tıklayın, kuralın açık olduğundan emin olun ve Bitirmek düğmesini kullanarak kuralı kaydedin. Hepsi bu kadar!

Benzer şekilde, örneğin kişisel ve iş e-posta hesaplarınız için veya belirli kişilerden gelen mesajlar için farklı metin mesajları içeren çeşitli tatil otomatik yanıt kuralları oluşturabilirsiniz. Örneğin, arkadaşlarınıza yönelik kişisel bir otomatik yanıtta size ulaşılabilecek bir telefon numarası bırakabilirsiniz; iş otomatik yanıtınızda ise asistanınızın e-posta adresini veyaİzniniz sırasında en acil konuları halledebilecek bir iş arkadaşı.

İpucu: Birkaç otomatik yanıt kuralı oluşturuyorsanız, " Daha fazla kural işlemeyi durdurun " seçeneği ile tatil otomatik yanıtlarınızın birbiriyle çakışmamasını sağlayabilirsiniz. Kural Sihirbazı Mesajla ne yapmak istediğinizi belirttiğinizde. Ancak, bu seçeneği seçerken çok dikkatli olun. Başka kurallarınız varsa Outlook'unuzda ve tatiliniz sırasında gelen iletilere uygulanmasını istiyorsunuz, "Daha fazla kural işlemeyi durdur" seçeneğini kullanmayın .

Önemli! Döndüğünüzde otomatik yanıt kuralınızı kapatmayı unutmayın :) Bunu şu yolla yapabilirsiniz Ana Sayfa sekmesi> Kurallar> Kuralları Yönet & Uyarılar Ayrıca, ofis dışında otomatik yanıt kuralınızı kapatmanızı hatırlatacak bir Outlook görevi veya yapılacaklar hatırlatıcısı oluşturmak iyi bir fikir olabilir.

Gmail hesapları için otomatik tatil yanıtı nasıl ayarlanır?

Gmail, web sitelerinde otomatik tatil yanıtlarını yapılandırmanıza izin veren e-posta sağlayıcılarından biridir. Bu şekilde, uzaktayken bilgisayarınızı çalışır durumda bırakmak zorunda kalmazsınız. Gmail'in tatil otomatik yanıtlayıcı aşağıdaki şekilde.

1. Gmail'de oturum açın.
2. Sağ üst köşedeki dişli simgesine tıklayın ve Ayarlar .
3. Üzerinde Genel sekmesine gidin, aşağı kaydırın Tatil yanıtlayıcısı bölümünü seçin ve " Tatil yanıtlayıcısı açık ".
4. İlk ve son günü (isteğe bağlı) ayarlayarak tatil otomatik yanıtınızı planlayın, ardından mesajınızın konusunu ve gövdesini yazın. Bitiş tarihini belirtmezseniz, " Tatil hatırlatması kapalı "Oldukça kolay, değil mi?

   İpucu: Seçmek iyi bir fikir olabilir " Yalnızca Kişilerim'deki kişilere yanıt gönderme ". Her gönderene yalnızca bir kez otomatik yanıt gönderen Microsoft Exchange sunucusu ve Outlook'un aksine, Gmail size birkaç e-posta gönderen her kişiye her 4 günde bir tatil otomatik yanıtınızı gönderir. Çok fazla spam mesajı alıyorsanız veya uzun bir süre için ayrılıyorsanız, bu, döndüğünüzde çok fazla temizlik yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Outlook.com ve Hotmail hesapları için otomatik tatil yanıtları nasıl ayarlanır?

Outlook.com (eski adıyla Hotmail) hesapları da ofis dışı otomatik yanıtları doğrudan Hotmail ve Outlook.com web sitelerinde ayarlamanıza olanak tanır. Bu özelliğe otomati̇k tati̇l cevaplari ve bu şekilde ayarlayabilirsiniz.

1. Outlook.com'a (veya Windows Live Hotmail'e) gidin ve oturum açın.
2. Eğer bir Outlook.com hesabını açmak için Dişli simgesi sağ üst köşedeki adınızın yanına tıklayın ve " Daha fazla posta ayarı ".

   Eğer bir Hotmail hesabınızı açın, sağ üst köşedeki adınıza tıklayın ve ardından Seçenekler> Posta .

3. Altında " Hesabınızı yönetme ", " Otomatik tatil yanıtları gönderme " otomatik yanıt ayarlarınızı yapılandırmak için.
4. Outlook.com ofis dışı yanıtlarınızı planlamak için bir seçenek sunmaz, bu nedenle sadece " Bana e-posta gönderen kişilere tatil yanıtları göndermek " öğesine tıklayın ve tatil bildiriminizin metnini yazın.

Unutmayın ki " Yalnızca kişilerinize yanıt verin " seçeneği tatil yanıtı mesajının altında varsayılan olarak işaretlidir. Herkesin e-postasını otomatik olarak yanıtlamak istiyorsanız, elbette işaretini kaldırabilirsiniz. Yine de, spam göndericileri engellemek için işaretli bırakmak makul olabilir.

Not: Yeni bir Outlook.com hesabınız varsa Tatil yanıtı Microsoft, hesabınızı birkaç gün kullandıktan sonra otomatik olarak etkinleştirecektir. Hemen açmak istiyorsanız, hesabınızı bir cep telefonu numarasıyla doğrulamanız gerekecektir, bunu Telefon ekle sayfasını kullanarak yapabilirsiniz.

Farklı e-posta hesaplarındaki otomatik yanıtlar hakkında bilmeniz gereken her şey bu kadar gibi görünüyor. Artık ofis dışı otomatik yanıtınız düzgün bir şekilde yapılandırıldığına göre, bilgisayarınızı kapatın (POP/IMAP hesabı kullanıyorsanız çalışır durumda bırakmayı unutmayın) ve tatilinizin tadını çıkarın! :)