Dnes vám ukážem, ako môžete automaticky odpovedať na e-maily v programe Outlook bez použitia konta Exchange Server (kontá POP3/IMAP). Ak si nie ste istí, ktoré e-mailové konto používate, môžete začať týmto: Ako zistím, ktoré e-mailové konto používam?

Ako určiť typ e-mailového konta

Keď ste sa rozhodli, že automatická odpoveď by mala byť na vašom kontrolnom zozname pred dovolenkou, najprv musíte zistiť, ktoré e-mailové konto máte - Exchange server alebo Outlook POP/IMAP.

Najjednoduchší spôsob, ako skontrolovať typ e-mailového konta, je prejsť na stránku Súbor karta> Informácie a pozrite sa pod Informácie o účte .

Ak máte niekoľko účtov, kliknite na malú čiernu chybu na pravej strane, čím otvoríte rozbaľovací zoznam so všetkými účtami. Teraz môžete vidieť, ktoré konto je založené na Microsoft Exchange a ktoré na POP/IMAP.

Ak potrebujete podrobnejšie informácie o svojich účtoch (najmä si môžete overiť, ktorý účet je predvolený), pozrite sa do časti Nastavenia účtu.

V aplikáciách Outlook 2010 a Outlook 2013 prepnite na Karta Súbor> Informácie> Nastavenia účtu> Nastavenia účtu...

Dvojitý " Nastavenia účtu " vyššie nie je tlačová chyba :-) Najprv kliknete na tlačidlo štvorca a potom vyberiete Nastavenia účtu... z rozbaľovacieho zoznamu, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky (ak nemáte e-mailové konto založené na Exchange, bude to vlastne jediná možnosť, ktorú máte k dispozícii).

Kliknutím na Nastavenia účtu... príkaz otvorí nasledujúce okno:

V programe Outlook 2007 ho môžete otvoriť tak, že prejdete na Nástroje> Nastavenia účtov> E-mail .

V programe Outlook 2003 ju nájdete v časti Nástroje> E-mailové kontá.> Zobrazenie alebo zmena existujúcich e-mailových kont> Ďalšie .

Teraz, keď viete, aký typ e-mailového konta používate, môžete hneď začať nastavovať automatickú odpoveď.

Nastavenie automatickej odpovede mimo kancelárie pre kontá Outlook POP3/IMAP

Na rozdiel od účtov Exchange Servera nemajú účty POP3 a IMAP funkciu Automatické odpovede (formálne Asistent mimo kancelárie ). Napriek tomu môžete Outlook nastaviť tak, aby automaticky odpovedal na niektoré alebo všetky vaše prichádzajúce e-mailové správy, zatiaľ čo si užívate dovolenku.

Poznámka: V prípade účtov POP/IMAP by mal byť Outlook vždy spustený a nakonfigurovaný na občasnú kontrolu nových správ. Samozrejme, váš počítač musí byť zapnuté po celý tento čas.

Samozrejme, nie je veľmi pohodlné alebo môže byť dokonca nebezpečné nechať pracovný stroj dlhší čas bez akéhokoľvek dozoru, ale iná možnosť neexistuje. Hoci niektorí poskytovatelia e-mailových služieb (napr. Gmail alebo Outlook.com) umožňujú vytváranie automatických odpovedí priamo na svojich webových stránkach. Takže v prvom rade by som vám odporučil, aby ste si u svojho poskytovateľa e-mailových služieb overili, či je možné nakonfigurovať automatickú odpoveď na vašu dovolenku na ichstrana.

Nižšie nájdete postupné pokyny, ako vytvoriť automatickú odpoveď mimo kancelárie bez použitia konta Exchange Server. Môžete to urobiť pomocou e-mailovej šablóny v kombinácii s pravidlami programu Outlook. Upozorňujeme však, že táto funkcia je k dispozícii v programe Outlook 2010 od balíka Service Pack 1 pre balík Office 2010. Dobre, poďme na to!

Vytvorenie šablóny správy s automatickou odpoveďou

1. Najprv musíme vytvoriť šablónu so správou mimo kancelárie, ktorá sa automaticky odošle ľuďom, ktorí vám poslali e-mail. Urobíte to obvyklým spôsobom kliknutím na tlačidlo Nový e-mail tlačidlo na Domov tab.
2. Zostavte text automatickej odpovede. Ak je určená pre vaše osobné konto, môže byť podobná tomu, čo vidíte na snímke obrazovky nižšie. V prípade obchodných správ mimo kancelárie budete pravdepodobne potrebovať niečo formálnejšie :)
3. Po dokončení písania správy ju uložte kliknutím na tlačidlo Súbor > Uložiť ako v okne správy.
4. V Uložiť ako Dialógové okno, pomenujte šablónu automatickej odpovede a vyberte možnosť uložiť ju ako Šablóna programu Outlook (*.oft) Potom kliknite na Uložiť tlačidlo.

Upozornenie pre pokročilých používateľov: nemeňte cieľový priečinok pre tento súbor, uložte ho presne na miesto, ktoré navrhuje spoločnosť Microsoft, a to do priečinka Microsoft> Šablóny priečinok. "Prečo pokročilým používateľom?" môžete sa ma spýtať. Pretože nový používateľ by sa ani neodvážil pomyslieť na to, že by niečo zmenil, ak by mu to nebolo výslovne povedané :) .

Prvú časť práce máme za sebou a teraz je potrebné vytvoriť pravidlo na automatické odpovedanie na nové e-mailové správy.

Nastavenie pravidla automatického zasielania správ o dovolenke

1. Začnite vytvárať nové pravidlo ako zvyčajne kliknutím na Nové pravidlo tlačidlo pod Karta Domov> Pravidlá> Správa pravidiel> Upozornenia .
2. Vyberte si " Začnite od prázdneho pravidla " a " Uplatňovať pravidlá na prijaté správy " a potom kliknite na tlačidlo Ďalšie .
3. Zadajte podmienky, ktoré chcete kontrolovať. Ak nastavujete automatickú odpoveď mimo kancelárie pre všetky prichádzajúce správy prijaté zo všetkých účtov, nemusíte tu zaškrtnúť žiadne položky.

   Ak chcete, aby sa automatické odpovede odosielali len na správy prijaté z jedného z vašich účtov, alebo obsahujúce konkrétne slová v predmete alebo tele, alebo prijaté od konkrétnych osôb, potom začiarknite príslušné možnosti v hornej časti dialógového okna v časti Krok 1: Vyberte podmienky a potom kliknite na podčiarknuté hodnoty v časti Krok 2: Úprava popisu pravidla .

   Napríklad vytváram pravidlo na automatické odpovedanie na všetky správy prijaté prostredníctvom Osobný účet a moje nastavenia vyzerajú takto:

4. V ďalšom kroku definujete, čo chcete so správami robiť. Keďže chceme odpovedať pomocou konkrétnej šablóny , vyberieme presne túto možnosť a potom klikneme na konkrétnu šablónu pod Krok 2: Úprava popisu pravidla vybrať požadovanú šablónu.
5. V " Výber šablóny odpovede ", v dialógovom okne Pozrite sa dovnútra vyberte položku Používateľské šablóny v systéme súborov a vyberte šablónu, ktorú sme vytvorili pred niekoľkými minútami (out-of-office-reply).

   Kliknite na . Otvoriť a vrátite sa späť na Pravidlá sprievodcu, kde kliknete na Ďalšie .

6. V tomto kroku máte nastaviť výnimky z pravidla automatickej odpovede. Tento krok nie je povinný a bežnou praxou je preskočiť ho a nepridávať žiadne výnimky. Ak však nechcete niektorým odosielateľom alebo správam prijatým z niektorého z vašich účtov posielať oznámenie mimo kancelárie, môžete zaškrtnúť " okrem prípadov, keď sú od ľudí alebo verejnej skupiny. " alebo " s výnimkou zadaného účtu ", resp. môžete si vybrať z niekoľkých ďalších dostupných výnimiek.

   Poznámka: Niektorí ľudia sa tiež rozhodnú neodpovedať automaticky na vrátené e-maily (ak predmet obsahuje "vrátený mail" alebo "nedoručiteľný" atď.), aby nevytvárali nekonečnú slučku medzi dvoma poštovými servermi a nezahlcovali svoje schránky nedoručenými správami. V skutočnosti je to však dodatočné opatrenie, pretože " odpovedať pomocou konkrétnej šablóny " pravidlo odošle iba automatickú odpoveď raz počas jedného sedenia , t. j. až do reštartovania programu Outlook. A ak nastavíte takúto výnimku, automatická odpoveď nebude odoslaná na úplne všetky e-maily obsahujúce zadané slovo alebo slovné spojenie v predmete, napr. " Čo mám robiť, keď dostanem vrátenú poštu? ".

7. Toto je posledný krok, v ktorom určíte názov pravidla automatickej odpovede a skontrolujete jeho opis. Ak je všetko Dobre , uistite sa, že je pravidlo zapnuté, a kliknite na tlačidlo Dokončenie uložiť pravidlo. To je všetko!

Podobným spôsobom môžete nastaviť niekoľko pravidiel automatickej odpovede na prázdniny, napr. s rôznymi textovými správami pre vaše osobné a pracovné e-mailové kontá alebo pre správy prijaté od určitých ľudí. Napríklad v osobnej automatickej odpovedi určenej pre vašich priateľov môžete zanechať telefónne číslo, na ktorom vás zastihnú; zatiaľ čo v pracovnej automatickej odpovedi môžete uviesť e-mailovú adresu svojho asistenta alebokolegu, ktorý môže počas vašej dovolenky vybaviť najnaliehavejšie záležitosti.

Tip: Ak vytvárate niekoľko pravidiel automatickej odpovede, môžete zaškrtnúť políčko " Zastavenie spracovania ďalších pravidiel ", aby si vaše automatické správy o dovolenke navzájom nekonfliktovali. Táto možnosť je k dispozícii v 3. kroku Sprievodca pravidlami keď určíte, čo chcete so správou urobiť. Pri výbere tejto možnosti však buďte veľmi opatrní. Ak máte nejaké iné pravidlá v programe Outlook a chcete, aby sa použili na prichádzajúce správy počas dovolenky, nepoužívajte "Zastaviť spracovanie ďalších pravidiel" .

Dôležité! Nezabudnite si po návrate vypnúť pravidlo automatického zasielania správ :) Môžete to urobiť prostredníctvom Karta Domov> Pravidlá> Správa pravidiel> Upozornenia Tiež môže byť dobré vytvoriť si v programe Outlook úlohu alebo pripomienku, ktorá vám pripomenie, aby ste vypli pravidlo automatickej odpovede mimo kancelárie.

Ako nastaviť automatickú reakciu na dovolenku pre kontá služby Gmail

Gmail je jedným z poskytovateľov e-mailových služieb, ktorí vám na svojich webových stránkach umožňujú nastaviť automatické odpovede na dovolenky. Takto nebudete musieť nechať svoj počítač pracovať, keď budete mimo domova. Nastavíte si v službe Gmail dovolenkový autoresponder nasledujúcim spôsobom.

1. Prihláste sa do služby Gmail.
2. Kliknite na ikonu ozubeného kolesa v pravom hornom rohu a vyberte Nastavenia .
3. Na Všeobecné Prejdite nadol na kartu Odpovedajúci na dovolenku a vyberte " Dovolenkový respondent na ".
4. Naplánujte automatickú odpoveď na dovolenku nastavením prvého a posledného dňa (nepovinné), potom zadajte predmet a telo správy. Ak nezadáte dátum ukončenia, nezabudnite nastaviť " Pripomienka dovolenky " pri návrate. Je to celkom jednoduché, však?

   Tip: Možno je dobré vybrať " Odoslať odpoveď len ľuďom v mojich kontaktoch ". Na rozdiel od servera Microsoft Exchange a aplikácie Outlook, ktoré posielajú automatickú odpoveď každému odosielateľovi len raz, služba Gmail odošle automatickú odpoveď na vašu dovolenku každé 4 dni každej osobe, ktorá vám pošle niekoľko e-mailov. A ak dostávate veľa nevyžiadaných správ alebo ak odchádzate na dlhší čas, môže vám to pomôcť vyhnúť sa veľkému upratovaniu po návrate.

   Pozri tiež: Automatické vypĺňanie tabuliek v e-mailových šablónach v programe Outlook

Ako nastaviť automatické odpovede na dovolenky pre kontá Outlook.com a Hotmail

Konta Outlook.com (predtým Hotmail) umožňujú nastaviť automatické odpovede mimo kancelárie priamo na webových stránkach Hotmail a Outlook.com. automatické odpovede na dovolenky a môžete ho nastaviť týmto spôsobom.

1. Prejdite na stránku Outlook.com (alebo Windows Live Hotmail) a prihláste sa.
2. Ak máte Outlook.com kliknite na Prevodovka ikona v pravom hornom rohu vedľa svojho mena a vyberte položku " Ďalšie nastavenia pošty ".

   Ak máte Hotmail kliknite na svoje meno v pravom hornom rohu a potom vyberte Možnosti> Mail .

3. Pod " Správa vášho účtu ", vyberte " Odosielanie automatických odpovedí na dovolenky " a nakonfigurujte nastavenia automatickej odpovede.
4. Služba Outlook.com neposkytuje možnosť naplánovať odpovede mimo kancelárie, takže stačí vybrať " Posielať odpovede na dovolenky ľuďom, ktorí mi napíšu e-mail " a zadajte text oznámenia o dovolenke.

Všimnite si, že " Odpovedajte len svojim kontaktom " možnosť je predvolene začiarknutá pod správou o odpovedi na dovolenku. Ak chcete automaticky odpovedať na e-maily všetkých, môžete ju samozrejme zrušiť. Hoci môže byť rozumné ponechať ju začiarknutú, aby ste zabránili odosielateľom spamu.

Poznámka: Ak máte nové konto Outlook.com. Odpoveď na dovolenku Funkcia môže byť vypnutá. Spoločnosť Microsoft ju automaticky zapne po niekoľkých dňoch používania vášho konta. Ak ju chcete zapnúť hneď, budete musieť overiť svoje konto pomocou mobilného telefónneho čísla, môžete to urobiť pomocou stránky Pridať telefón.

Zdá sa, že toto je všetko, čo potrebujete vedieť o automatických odpovediach na rôznych e-mailových účtoch. Teraz, keď je vaša automatická odpoveď mimo kancelárie správne nakonfigurovaná, vypnite počítač (nezabudnite ho nechať spustený, ak používate účet POP/IMAP) a užite si dovolenku! :)