आज मैं दिखाने जा रहा हूं कि कैसे आप एक्सचेंज सर्वर खाते (पीओपी3/आईएमएपी खातों) का उपयोग किए बिना आउटलुक में ईमेल का स्वचालित रूप से जवाब दे सकते हैं। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आप किस ईमेल खाते का उपयोग करते हैं, तो आप इसके साथ शुरू कर सकते हैं: मैं कैसे पता लगा सकता हूं कि मैं किस ईमेल खाते का उपयोग करता हूं?

अपने ईमेल खाते के प्रकार का निर्धारण कैसे करें ( s)

एक बार जब आप तय कर लेते हैं कि ऑटो प्रतिक्रिया आपकी पूर्व-छुट्टी तैयारी चेकलिस्ट पर होनी चाहिए, तो आपको सबसे पहले यह पता लगाना होगा कि आपके पास कौन सा ईमेल खाता है - एक्सचेंज सर्वर या आउटलुक पीओपी/आईएमएपी।

अपने ईमेल खाते के प्रकार की जांच करने का सबसे आसान तरीका फ़ाइल टैब > जानकारी पर जाना है और खाता जानकारी के अंतर्गत देखना है

यदि आपके पास कई खाते हैं, तो अपने सभी खातों के साथ ड्रॉप-डाउन सूची खोलने के लिए दाईं ओर छोटे काले रंग की त्रुटि पर क्लिक करें। अब आप देख सकते हैं कि कौन सा खाता Microsoft Exchange पर आधारित है और कौन सा POP/IMAP है।

यदि आपको अपने खातों के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी की आवश्यकता है (विशेष रूप से, आप यह जांचना चाहते हैं कि कौन सा डिफ़ॉल्ट खाता है), तो खाता सेटिंग

के अंतर्गत देखें। Outlook 2010 और Outlook 2013, फ़ाइल टैब > जानकारी > खाता सेटिंग > खाता सेटिंग्स...

ऊपर एक दोहरा " खाता सेटिंग " गलत प्रिंट नहीं है :-) पहले आप वर्गाकार बटन पर क्लिक करें और फिर खाता सेटिंग चुनें। .. ड्रॉप-डाउन सूची से कमांड जैसा कि में दिखाया गया हैनीचे स्क्रीनशॉट (यदि आपके पास एक्सचेंज आधारित ईमेल खाता नहीं है, तो यह वास्तव में आपके लिए उपलब्ध एकमात्र विकल्प होगा)।

खाता सेटिंग... कमांड पर क्लिक करने से निम्न विंडो खुलेगी:

आउटलुक 2007 में, आप इसे Tools > खाता सेटिंग > ई-मेल ।

आउटलुक 2003 में, आप इसे टूल्स > ई-मेल खाते... > मौजूदा ईमेल खाते देखें या बदलें > अगला ।

अब जब आप जान गए हैं कि आप किस प्रकार के ईमेल खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आप तुरंत अपना स्वचालित उत्तर सेट करना शुरू कर सकते हैं।

आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ऑटो उत्तर सेट करना आउटलुक पीओपी3/आईएमएपी खातों के लिए

एक्सचेंज सर्वर खातों के विपरीत, पीओपी3 और आईएमएपी खाते में स्वचालित उत्तर सुविधा नहीं है (औपचारिक रूप से आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट )। फिर भी, आप अपनी छुट्टियों का आनंद लेने के दौरान अपने कुछ या सभी आने वाले ईमेल संदेशों को स्वचालित रूप से जवाब देने के लिए आउटलुक को सेट अप कर सकते हैं। नए संदेशों के लिए रुक-रुक कर जाँच करें। स्वाभाविक रूप से, आपका कंप्यूटर इस समय चालू होना चाहिए।

बेशक, यह बहुत सुविधाजनक नहीं है या लंबे समय तक बिना किसी पर्यवेक्षण के काम करने वाली मशीन को छोड़ना असुरक्षित भी हो सकता है, लेकिन कोई दूसरा रास्ता नहीं है। हालांकि, कुछ ईमेल प्रदाता (जैसे जीमेल या आउटलुक डॉट कॉम) सीधे अपने वेब पर ऑटो-जवाब बनाने की अनुमति देते हैं-साइटों। इसलिए, सबसे पहले मैं आपको सलाह दूंगा कि आप अपने ईमेल प्रदाता से जांच करें कि क्या आपकी छुट्टी ऑटो-प्रतिक्रिया को उनके पक्ष में कॉन्फ़िगर करना संभव है।

नीचे आपको चरण-दर-चरण निर्देश मिलेंगे कि कैसे किसी Exchange सर्वर खाते का उपयोग किए बिना एक आउट-ऑफ़-ऑफिस ऑटो-प्रतिक्रिया बनाने के लिए। आप आउटलुक नियमों के संयोजन में ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। लेकिन सावधान रहें कि यह कार्यक्षमता Office 2010 सर्विस पैक 1 से शुरू होने वाले Outlook 2010 में उपलब्ध है। कार्यालय से बाहर के संदेश के साथ एक टेम्प्लेट बनाएं जो स्वचालित रूप से उन लोगों को भेजा जाएगा जिन्होंने आपको ईमेल भेजा था। आप होम टैब पर नया ईमेल बटन क्लिक करके इसे सामान्य तरीके से करते हैं।

अपने स्वचालित उत्तर के लिए टेक्स्ट लिखें। यदि यह आपके व्यक्तिगत खाते के लिए अभिप्रेत है, तो यह वैसा ही हो सकता है जैसा आप नीचे स्क्रीनशॉट में देखते हैं। कार्यालय से बाहर व्यापार संदेशों के लिए, आपको शायद कुछ अधिक औपचारिक की आवश्यकता होगी :)

इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, अपने ऑटो उत्तर टेम्पलेट को एक नाम दें और इसे आउटलुक के रूप में सहेजना चुनें टेम्प्लेट (*.ओएफटी) . इसके बाद सेव बटन पर क्लिक करें।

उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए सावधानी का एक शब्द: परिवर्तन न करेंइस फ़ाइल के लिए गंतव्य फ़ोल्डर, इसे ठीक उसी स्थान पर सहेजें जो Microsoft सुझाता है, अर्थात् Microsoft > टेम्प्लेट फ़ोल्डर। "उन्नत उपयोगकर्ताओं के लिए क्यों?" आप मुझसे पूछ सकते हैं। क्योंकि एक नया उपयोगकर्ता कुछ भी बदलने के बारे में सोचने की हिम्मत भी नहीं करेगा जब तक कि उन्हें ऐसा करने के लिए स्पष्ट रूप से नहीं कहा जाता :)। नए ईमेल संदेशों का जवाब। 6>होम टैब > नियम > नियम प्रबंधित करें & amp; अलर्ट ।

" रिक्त नियम से प्रारंभ करें " और " मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें " चुनें, और फिर अगला<क्लिक करें 7>।

यदि आप चाहते हैं कि केवल आपके किसी खाते से प्राप्त संदेशों के लिए स्वचालित उत्तर भेजे जाएं, या विषय या मुख्य भाग में विशिष्ट शब्द हों, या विशिष्ट लोगों से प्राप्त हों, तो संवाद के ऊपरी हिस्से में संबंधित विकल्पों की जांच करें चरण 1: स्थिति(ओं) का चयन करें और फिर चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत रेखांकित मानों पर क्लिक करें।

उदाहरण के लिए, मैं स्वतः उत्तर देने के लिए एक नियम बना रहा हूं सभी संदेशों के लिएमेरे व्यक्तिगत खाते के माध्यम से प्राप्त हुआ है और मेरी सेटिंग इस तरह दिखती है:

अगले चरण पर, आप परिभाषित करते हैं कि आप संदेशों के साथ क्या करना चाहते हैं। चूंकि हम एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके जवाब देना चाहते हैं , हम बिल्कुल इस विकल्प को चुनते हैं और फिर चरण 2 के तहत एक विशिष्ट टेम्पलेट पर क्लिक करते हैं: नियम विवरण संपादित करें चुनने के लिए टेम्प्लेट हम चाहते हैं।

" जवाब टेम्पलेट चुनें " संवाद बॉक्स में, लुक इन बॉक्स में, फाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट चुनें और उस टेम्पलेट का चयन करें जिसे हमने कुछ मिनट पहले बनाया था (कार्यालय से बाहर-जवाब)।

खोलें पर क्लिक करें और यह आपको नियम विज़ार्ड पर वापस लाएगा जहां आप अगला क्लिक करते हैं।

इस चरण पर, आपको अपने स्वचालित उत्तर नियम में अपवाद सेट करने हैं। यह एक अनिवार्य कदम नहीं है, और सामान्य अभ्यास यह है कि इसे छोड़ दिया जाए और कोई अपवाद न जोड़ा जाए। हालांकि, यदि आप कुछ प्रेषकों को या अपने किसी एक खाते से प्राप्त संदेशों को कार्यालय से बाहर का नोटिस नहीं भेजना चाहते हैं, तो आप " लोगों या सार्वजनिक समूह से " या "को छोड़कर" चेक कर सकते हैं। निर्दिष्ट खाते को छोड़कर ", क्रमशः। या, आप अपने लिए उपलब्ध मुट्ठी भर अन्य अपवादों में से चुन सकते हैं।

नोट: दो मेल सर्वरों के बीच एक अनंत लूप न बनाने के लिए और न करने के लिए कुछ लोग लौटे हुए ईमेल (यदि विषय में "लौटाई गई मेल" या "अवितरणीय" आदि शामिल हैं) के लिए ऑटो रिप्लाई नहीं करने का विकल्प भी चुनते हैं। अव्यवस्थाडिलीवर न किए गए संदेशों के साथ उनके इनबॉक्स। लेकिन यह वास्तव में एक अतिरिक्त सावधानी है, क्योंकि " एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर " नियम आपके ऑटो-जवाब को केवल एक ही सत्र के दौरान एक बार भेजेगा, यानी जब तक आप अपना आउटलुक पुनरारंभ नहीं करते। और यदि आप इस तरह का अपवाद सेट करते हैं, तो विषय पंक्ति में निर्दिष्ट शब्द या वाक्यांश वाले सभी ईमेलों पर एक स्वचालित प्रतिक्रिया पूरी तरह से नहीं भेजी जाएगी, उदा। " जब मुझे लौटाया गया मेल मिलता है तो मैं क्या करूं? "।

यह अंतिम चरण है जहां आप अपने ऑटो-जवाब नियम के लिए एक नाम निर्दिष्ट करते हैं और नियम के विवरण की समीक्षा करते हैं . यदि सब कुछ ठीक है, तो सुनिश्चित करें कि नियम चालू है और नियम को बचाने के लिए समाप्त करें बटन पर क्लिक करें। बस इतना ही!

इसी तरह आप छुट्टियों के लिए अपने-आप जवाब देने के कई नियम सेट कर सकते हैं, उदा. आपके व्यक्तिगत और कार्य ईमेल खातों के लिए, या कुछ खास लोगों से प्राप्त संदेशों के लिए अलग-अलग टेक्स्ट संदेशों के साथ। उदाहरण के लिए, अपने मित्रों के लिए व्यक्तिगत ऑटो उत्तर में आप एक फ़ोन नंबर छोड़ सकते हैं जिस पर आपसे संपर्क किया जा सकता है; जब आप अपने व्यवसाय में स्वतः उत्तर देते हैं तो आप अपने सहायक या किसी सहकर्मी का ईमेल पता निर्दिष्ट कर सकते हैं जो आपकी छुट्टी के दौरान सबसे आवश्यक मामलों को संभाल सकता है।

युक्ति: यदि आप कुछ स्वचालित प्रतिक्रिया नियम बना रहे हैं, तो आप " अधिक नियमों को संसाधित करना बंद करें " विकल्प ताकि आपके अवकाश स्वतः उत्तर एक-दूसरे के साथ संघर्ष न करें। यह विकल्प पर उपलब्ध है नियम विज़ार्ड का तीसरा चरण जब आप निर्दिष्ट करते हैं कि आप संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं। हालाँकि, इस विकल्प को चुनते समय बहुत सावधान रहें। यदि आपके आउटलुक में कुछ अन्य नियम हैं और आप चाहते हैं कि वे आपकी छुट्टी के दौरान आने वाले संदेशों पर लागू हों, तो "अधिक नियमों को संसाधित करना बंद करें" का उपयोग न करें ।

महत्वपूर्ण! जब आप वापस लौटें तो अपने ऑटोरेप्लाई नियम को बंद करना न भूलें :) आप इसे होम टैब > नियम > नियम प्रबंधित करें & amp; अलर्ट । साथ ही, एक आउटलुक टास्क या टू-डू रिमाइंडर बनाना एक अच्छा विचार हो सकता है जो आपको अपने आउट ऑफ ऑफिस ऑटो रिस्पांस रूल को बंद करने की याद दिलाएगा।

जीमेल अकाउंट्स के लिए ऑटोमैटिक वेकेशन रिस्पांस कैसे सेट करें

जीमेल ईमेल प्रदाताओं में से एक है जो आपको उनकी वेब साइटों पर स्वचालित अवकाश उत्तरों को कॉन्फ़िगर करने देता है। इस तरह, जब आप दूर हों तो आपको अपने पीसी को काम करते हुए नहीं छोड़ना पड़ेगा। आप जीमेल के वेकेशन ऑटोरेस्पोन्डर को निम्न तरीके से सेट करते हैं।

1. जीमेल पर लॉग ऑन करें।
2. शीर्ष दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और <8 चुनें> सेटिंग्स ।
3. सामान्य टैब पर, अवकाश उत्तरदाता अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें और " अवकाश उत्तरदाता " चुनें।
4. पहला और आखिरी दिन (वैकल्पिक) सेट करके अपना अवकाश ऑटो प्रतिसाद शेड्यूल करें, फिर अपने संदेश का विषय और मुख्य भाग टाइप करें। यदि आप समाप्ति तिथि निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो " अवकाश अनुस्मारक" सेट करना याद रखेंआपकी वापसी पर " बंद। यह बहुत आसान है, है ना?

   युक्ति: " केवल मेरे संपर्कों में लोगों को प्रतिक्रिया भेजें का चयन करना एक अच्छा विचार हो सकता है "। माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर और आउटलुक के विपरीत, जो प्रत्येक प्रेषक को केवल एक बार स्वचालित प्रतिक्रिया भेजता है, जीमेल हर 4 दिनों में आपको कई ईमेल भेजने वाले प्रत्येक व्यक्ति को आपका अवकाश स्वतः उत्तर भेजेगा। और यदि आपको बहुत सारे स्पैम संदेश प्राप्त होते हैं या यदि आप लंबी अवधि के लिए बाहर जा रहे हैं, यह आपके लौटने पर बहुत सारी सफाई से बचने में आपकी सहायता कर सकता है।

Outlook.com और Hotmail खातों के लिए स्वचालित अवकाश उत्तर कैसे सेट करें

Outlook.com (पूर्व में Hotmail) खाते भी आपको सीधे Hotmail और Outlook.com वेब-साइटों पर आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ऑटो उत्तर सेट करने की अनुमति देते हैं। इस सुविधा को स्वचालित अवकाश उत्तर कहा जाता है और आप इसे इस तरह सेट अप कर सकते हैं।

1. Outlook.com (या Windows Live Hotmail) पर जाएं और लॉग ऑन करें।
2. अगर आपके पास Outlook.com खाता, शीर्ष री में गियर आइकन पर क्लिक करें अपने नाम के आगे का कोना चुनें और " अधिक मेल सेटिंग " चुनें.

   यदि आपके पास हॉटमेल खाता है, तो ऊपरी दाएं कोने में अपने नाम पर क्लिक करें और फिर विकल्प > मेल ।

3. " अपना खाता प्रबंधित करना " के अंतर्गत, अपने स्वतः-जवाब की सेटिंग कॉन्फ़िगर करने के लिए " स्वचालित अवकाश उत्तर भेजना " चुनें।
4. Outlook.com शेड्यूल करने का विकल्प प्रदान नहीं करता हैआपके कार्यालय से बाहर के उत्तर, इसलिए आप बस " उन लोगों को अवकाश उत्तर भेजें जो मुझे ईमेल करते हैं " का चयन करें और अपनी अवकाश सूचना का पाठ लिखें।

ध्यान दें कि अवकाश उत्तर संदेश के नीचे डिफ़ॉल्ट रूप से " केवल अपने संपर्कों को उत्तर दें " विकल्प चेक किया गया है। अगर आप हर किसी के ईमेल का अपने आप जवाब देना चाहते हैं, तो बेशक आप इसे अनचेक कर सकते हैं। हालांकि, स्पैमर को रोकने के लिए इसे चेक करना उचित होगा।

नोट: यदि आपके पास एक नया Outlook.com खाता है, तो अवकाश उत्तर सुविधा बंद हो सकती है। आपके द्वारा कुछ दिनों तक अपने खाते का उपयोग करने के बाद Microsoft स्वचालित रूप से इसे सक्षम कर देगा। अगर आप इसे तुरंत चालू करना चाहते हैं, तो आपको अपने खाते को एक मोबाइल फ़ोन नंबर से सत्यापित करना होगा, आप ऐसा उनके फ़ोन जोड़ें पृष्ठ का उपयोग करके कर सकते हैं।

खैर, ऐसा लगता है कि आपको बस इतना ही करना है विभिन्न ईमेल खातों पर स्वचालित उत्तरों के बारे में जानें। अब जब आपका आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ऑटो-प्रतिक्रिया ठीक से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो अपने कंप्यूटर को बंद कर दें (यदि आप POP/IMAP खाते का उपयोग करते हैं तो इसे चालू रखना याद रखें) और अपनी छुट्टी का आनंद लें! :)