Vandaag ga ik laten zien hoe je automatisch e-mails kunt beantwoorden in Outlook zonder een Exchange Server account te gebruiken (POP3/IMAP accounts). Als je niet zeker weet welk e-mailaccount je gebruikt, kun je hiermee beginnen: Hoe kom ik erachter welk e-mailaccount ik gebruik?

Hoe bepaalt u het type van uw e-mailaccount(s)?

Als u eenmaal hebt besloten dat automatische beantwoording op uw checklist voor de voorbereiding van uw vakantie moet staan, moet u eerst uitzoeken welk e-mailaccount u hebt - Exchange-server of Outlook POP/IMAP.

De eenvoudigste manier om het type van uw e-mailaccount te controleren is om naar de Bestand tab> Info en kijk onder de Rekeninginformatie .

Als u meerdere accounts hebt, klikt u op het kleine zwarte foutje aan de rechterkant om de keuzelijst met al uw accounts te openen. Nu kunt u zien welke account op Microsoft Exchange is gebaseerd en welke op POP/IMAP.

Als u meer gedetailleerde informatie over uw rekeningen nodig hebt (u kunt met name nagaan welke de standaardrekening is), kijk dan onder de knop Accountinstellingen.

Schakel in Outlook 2010 en Outlook 2013 over naar de Tabblad Bestand> Info> Accountinstellingen> Accountinstellingen...

Een dubbele " Accountinstellingen " hierboven is geen drukfout :-) Eerst klik je op de vierkante knop en dan kies je de Accountinstellingen... opdracht uit de keuzelijst zoals in de onderstaande schermafbeelding (als u geen op Exchange gebaseerd e-mailaccount hebt, is dit de enige beschikbare keuze).

Klikken op de Accountinstellingen... commando opent het volgende venster:

In Outlook 2007 kunt u het openen door te gaan naar Gereedschap> Accounts Instellingen> E-mail .

In Outlook 2003 kunt u het vinden onder Gereedschap> E-mailaccounts.> Bestaande e-mailaccounts bekijken of wijzigen> Volgende .

Nu u weet welk type e-mailaccount u gebruikt, kunt u meteen beginnen met het instellen van uw automatisch antwoord.

Automatische beantwoording buiten kantoor instellen voor Outlook POP3/IMAP-accounts

In tegenstelling tot de Exchange Server-accounts hebben POP3- en IMAP-accounts niet de functie Automatische antwoorden (formeel Assistent buiten kantoor Toch kunt u Outlook zo instellen dat sommige of alle inkomende e-mailberichten automatisch worden beantwoord terwijl u van uw vakantie geniet.

Opmerking: In het geval van POP/IMAP-accounts moet Outlook altijd actief zijn en geconfigureerd om met tussenpozen te controleren op nieuwe berichten. Uw computer moet natuurlijk ingeschakeld al die tijd.

Natuurlijk is het niet erg handig en misschien zelfs onveilig om een werkende machine lange tijd zonder toezicht achter te laten, maar er is geen andere manier. Sommige e-mailproviders (bijv. Gmail of Outlook.com) staan echter toe dat autoreplies rechtstreeks op hun website worden aangemaakt. Ik raad je dus aan om eerst bij je e-mailprovider na te gaan of het mogelijk is om je vakantie-autoreactie op hun website in te stellen.kant.

Hieronder vindt u de stapsgewijze instructies voor het maken van een out-of-office auto-response zonder gebruik te maken van een Exchange Server account. U kunt dit doen door gebruik te maken van een e-mail template in combinatie met Outlook regels. Maar let op dat deze functionaliteit beschikbaar is in Outlook 2010 vanaf Office 2010 Service Pack 1. Oké, laten we aan de slag gaan!

Een autoreply berichtsjabloon maken

1. Eerst moeten we een sjabloon maken met het out-of-office bericht dat automatisch wordt verstuurd naar mensen die u een e-mail hebben gestuurd. U doet dit op de gebruikelijke manier door op de knop Nieuwe e-mail knop op de Home tab.
2. Stel de tekst voor uw automatische antwoord op. Als het bedoeld is voor uw persoonlijke account, kan het lijken op wat u ziet in de schermafbeelding hieronder. Voor zakelijke berichten buiten het kantoor zult u waarschijnlijk iets formelers nodig hebben :)
3. Wanneer u klaar bent met het schrijven van het bericht, slaat u het op door te klikken op Bestand > Opslaan als in het berichtvenster.
4. In de Opslaan als dialoogvenster, geef een naam aan uw automatische antwoordsjabloon en kies om het op te slaan als Outlook-sjabloon (*.oft) Klik daarna op de Sla knop.

Een waarschuwing voor gevorderde gebruikers: verander de doelmap voor dit bestand niet, sla het precies op in de locatie die Microsoft voorstelt, namelijk in de Microsoft> Sjablonen map. "Waarom voor gevorderde gebruikers?" zult u zich afvragen. Omdat een nieuwe gebruiker er niet eens aan zou durven denken iets te veranderen, tenzij hem dat uitdrukkelijk wordt opgedragen :) .

Goed, we hebben het eerste deel van het werk gedaan en nu moet u een regel maken om nieuwe e-mailberichten automatisch te beantwoorden.

Een autoreply-regel voor vakanties instellen

1. Begin een nieuwe regel te maken zoals u gewoonlijk doet door te klikken op de knop Nieuwe regel knop onder Home tab> Regels> Regels beheren & Waarschuwingen .
2. Kies voor " Begin met een lege regel " en " Regels toepassen op berichten die ik ontvang ", en klik dan op Volgende .
3. Specificeer de voorwaarden die u wilt controleren. Als u een automatisch antwoord buiten kantoor instelt voor alle inkomende berichten van al uw accounts, hoeft u hier niets aan te vinken.

   Als u wilt dat automatische antwoorden alleen worden verzonden voor berichten die van een van uw accounts zijn ontvangen, of die specifieke woorden in het onderwerp of de inhoud bevatten, of die van specifieke personen zijn ontvangen, vinkt u de overeenkomstige opties aan in het bovenste deel van het dialoogvenster onder Stap 1: Selecteer voorwaarde(n) en klik dan op de onderstreepte waarden onder Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving .

   Ik maak bijvoorbeeld een regel om automatisch een antwoord te sturen op alle berichten die ik ontvang via mijn Persoonlijke rekening en mijn instellingen zien er zo uit:

4. In de volgende stap bepaalt u wat u met de berichten wilt doen. Aangezien wij willen antwoord met behulp van een specifiek sjabloon kiezen we precies deze optie en klikken dan op een specifiek sjabloon onder Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving om het gewenste sjabloon te kiezen.
5. In de " Selecteer een antwoordsjabloon " dialoogvenster, in het Kijk in vak, kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem en selecteer het sjabloon dat we enkele minuten geleden hebben aangemaakt (out-of-office-reply).

   Klik op Open en dit brengt je terug naar de Regels wizard waar u klikt op Volgende .

6. In deze stap moet u uitzonderingen instellen op uw automatische antwoordregel. Dit is geen verplichte stap, en de gangbare praktijk is om deze over te slaan en geen uitzonderingen toe te voegen. Als u echter geen out-of-office bericht wilt sturen naar sommige afzenders of naar berichten ontvangen van een van uw accounts, kunt u aanvinken " behalve indien van personen of openbare groep " of " behalve via de opgegeven rekening "Of u kunt kiezen uit een handvol andere uitzonderingen.

   Opmerking: Sommige mensen kiezen er ook voor om teruggestuurde e-mails niet automatisch te beantwoorden (als het onderwerp "returned mail" of "undeliverable" enz. bevat) om geen oneindige lus te creëren tussen twee mailservers en om hun inbox niet te vervuilen met onbestelbare berichten. Maar dit is eigenlijk een extra voorzorgsmaatregel, omdat de " antwoord met behulp van een specifiek sjabloon " regel zal je auto-reply alleen sturen eenmaal tijdens een enkele sessie En als u zo'n uitzondering instelt, wordt er geen automatisch antwoord gestuurd naar alle e-mails die het opgegeven woord of de opgegeven zin in de onderwerpregel hebben, bijv. Wat moet ik doen als ik een mail terug krijg? ".

7. Dit is de laatste stap waar u een naam opgeeft voor uw auto-reply regel en de beschrijving van de regel bekijkt. Als alles is Oké , zorg ervoor dat de regel is ingeschakeld en klik op de Afwerking om de regel op te slaan. Dat is alles!

Op dezelfde manier kunt u verschillende autoreply-regels instellen, bijvoorbeeld met verschillende tekstberichten voor uw persoonlijke en werk-e-mailaccounts, of voor berichten die u van bepaalde personen ontvangt. In een persoonlijke autoreply voor uw vrienden kunt u bijvoorbeeld een telefoonnummer achterlaten waarop u bereikbaar bent; terwijl u in uw zakelijke autoreply het e-mailadres van uw assistent ofeen collega die tijdens uw verlof de meest dringende zaken kan afhandelen.

Tip: Als u een paar automatische responsregels maakt, kunt u de " Stop met het verwerken van meer regels " optie zodat uw vakantie autoreplies niet met elkaar conflicteren. Deze optie is beschikbaar op de 3e stap van de Regels Wizard wanneer u aangeeft wat u met het bericht wilt doen. Wees echter zeer voorzichtig wanneer u deze optie kiest. Als je andere regels hebt in uw Outlook en u wilt ze toepassen op inkomende berichten tijdens uw vakantie, gebruik niet "Stop de verwerking van meer regels" .

Belangrijk! Vergeet niet je autoreply regel uit te zetten als je terugkomt :) Je kunt dit doen via Home tab> Regels> Regels beheren & Waarschuwingen Het kan ook een goed idee zijn om een Outlook-taak of -taak te maken die u eraan herinnert om uw automatische antwoordregel uit te schakelen.

Hoe een automatische vakantiereactie instellen voor Gmail-accounts

Gmail is een van de e-mailproviders waarmee u geautomatiseerde vakantieantwoorden kunt instellen op hun websites. Op die manier hoeft u uw pc niet te laten werken als u weg bent. U stelt Gmail's vakantie autoresponder op de volgende manier.

1. Log in op Gmail.
2. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en selecteer Instellingen .
3. Op de Algemeen tabblad, scroll naar beneden naar de Vakantie responder sectie en selecteer " Vakantie responder op ".
4. Plan uw automatische vakantiereactie door de eerste en de laatste dag in te stellen (optioneel), typ vervolgens het onderwerp en de inhoud van uw bericht. Als u geen einddatum opgeeft, vergeet dan niet de " Vakantie herinnering uit "Het is vrij eenvoudig, nietwaar?

   Tip: Het kan een goed idee zijn om " Stuur alleen een antwoord naar mensen in mijn contacten ". In tegenstelling tot Microsoft Exchange server en Outlook die elke afzender maar één keer een automatisch antwoord sturen, stuurt Gmail elke 4 dagen een autoreply naar elke persoon die je meerdere e-mails stuurt. En als je veel spamberichten ontvangt of als je voor een lange periode weggaat, kan dit je helpen om veel schoonmaakwerk te voorkomen als je terugkomt.

Hoe automatische vakantie antwoorden instellen voor Outlook.com en Hotmail accounts

Met Outlook.com (voorheen Hotmail) accounts kunt u de out-of-office auto replies ook direct op Hotmail en Outlook.com web-sites instellen. Deze functie heet geautomatiseerde vakantie antwoorden en je kunt het zo instellen.

1. Ga naar Outlook.com (of Windows Live Hotmail) en log in.
2. Als u een Outlook.com account, klik op de Versnelling icoon in de rechterbovenhoek naast uw naam en selecteer " Meer mail instellingen ".

   Als u een Hotmail account, klik op uw naam in de rechterbovenhoek, en kies dan Opties> Mail .

3. Onder " Uw rekening beheren ", selecteer " Automatische vakantie antwoorden sturen " om de instellingen van uw auto-reply te configureren.
4. Outlook.com biedt geen optie om uw antwoorden buiten kantoor in te plannen, dus selecteert u gewoon " Vakantie antwoorden sturen naar mensen die mij mailen " en typ de tekst van uw vakantiebericht.

Merk op dat de " Antwoord alleen aan uw contacten "Als u iedereen automatisch wilt beantwoorden, kunt u het vinkje natuurlijk weghalen, maar het kan verstandig zijn het vinkje te laten staan om spammers tegen te gaan.

Opmerking: Als u een nieuwe Outlook.com-account hebt, is de Vakantie antwoord Microsoft zal deze functie automatisch inschakelen nadat u uw account een paar dagen hebt gebruikt. Als u deze functie meteen wilt inschakelen, moet u uw account verifiëren met een mobiel telefoonnummer, u kunt dit doen via hun pagina Telefoon toevoegen.

Nou, dit is alles wat u moet weten over automatische antwoorden op verschillende e-mailaccounts. Nu uw out-of-office auto-response goed is geconfigureerd, sluit u uw computer af (vergeet niet hem aan te laten staan als u een POP/IMAP-account gebruikt) en geniet van uw vakantie! :)