Danas ću vam pokazati kako možete automatski odgovarati na e-poštu u programu Outlook bez korištenja računa Exchange Servera (POP3/IMAP računi). Ako niste sigurni koji račun e-pošte koristite, možete započeti s ovim: Kako mogu saznati koji račun e-pošte koristim?

Kako odrediti vrstu vašeg računa e-pošte( s)

Nakon što odlučite da automatski odgovor treba biti na vašem popisu za pripremu prije godišnjeg odmora, prva stvar koju morate učiniti je saznati koji račun e-pošte imate - Exchange poslužitelj ili Outlook POP/IMAP.

Najlakši način da provjerite vrstu vašeg računa e-pošte je da odete na karticu Datoteka > Informacije i pogledate pod Informacije o računu .

Ako imate nekoliko računa, kliknite malu crnu pogrešku na desnoj strani da biste otvorili padajući popis sa svim svojim računima. Sada možete vidjeti koji je račun temeljen na Microsoft Exchangeu, a koji je POP/IMAP.

Ako trebate detaljnije informacije o svojim računima (konkretno, možda biste željeli provjeriti koji je zadani račun), pogledajte pod Postavke računa.

U Outlook 2010 i Outlook 2013, prijeđite na karticu Datoteka > Informacije > Postavke računa > Postavke računa...

Dvostruko " Postavke računa " iznad nije tiskarska pogreška :-) Prvo kliknete kvadratni gumb, a zatim odaberete Postavke računa. .. s padajućeg popisa kao što je prikazano usnimak zaslona u nastavku (ako nemate račun e-pošte temeljen na Exchangeu, to će vam zapravo biti jedini izbor koji vam je dostupan).

Klikom na naredbu Postavke računa... otvorit će se sljedeći prozor:

U programu Outlook 2007 možete ga otvoriti tako da odete na Alati > Postavke računa > E-pošta .

U programu Outlook 2003 možete ga pronaći pod Alati > Računi e-pošte... > Pregledajte ili promijenite postojeće račune e-pošte > Sljedeće .

Sada kada znate koju vrstu računa e-pošte koristite, možete odmah početi postavljati automatski odgovor.

Postavljanje automatskog odgovora izvan ureda za Outlook POP3/IMAP račune

Za razliku od Exchange Server računa, POP3 i IMAP računi nemaju značajku automatskih odgovora (formalno Asistent izvan ureda ). Unatoč tome, još uvijek možete postaviti Outlook da automatski odgovara na neke ili sve vaše dolazne poruke e-pošte dok uživate na odmoru.

Napomena: U slučaju POP/IMAP računa, Outlook bi uvijek trebao biti pokrenut i konfiguriran za povremeno provjeravati nove poruke. Naravno, vaše računalo mora biti uključeno cijelo to vrijeme.

Naravno, nije baš zgodno ili čak može biti nesigurno ostavljati radni stroj bez nadzora dulje vrijeme, ali nema drugog načina. Ipak, neki pružatelji usluga e-pošte (npr. Gmail ili Outlook.com) dopuštaju stvaranje automatskih odgovora izravno na svojim web-stranice. Dakle, prije svega bih vam savjetovao da provjerite sa svojim pružateljem usluga e-pošte je li moguće konfigurirati vaš automatski odgovor za godišnji odmor na njihovoj strani.

U nastavku ćete pronaći upute korak po korak o tome kako za stvaranje automatskog odgovora izvan ureda bez korištenja računa Exchange Servera. To možete učiniti pomoću predloška e-pošte u kombinaciji s Outlookovim pravilima. No imajte na umu da je ova funkcija dostupna u Outlooku 2010 počevši od Office 2010 Service Pack 1. U redu, krenimo s provjerom!

Stvaranje predloška poruke s automatskim odgovorom

1. Prvo, moramo izradite predložak s porukom o odsutnosti koja će se automatski slati osobama koje su vam poslale e-poštu. To činite na uobičajeni način klikom na gumb Nova e-pošta na kartici Početna .
2. Sastavite tekst za svoj automatski odgovor. Ako je namijenjen vašem osobnom računu, može biti sličan onome što vidite na snimci zaslona u nastavku. Za poslovne poruke izvan ureda vjerojatno će vam trebati nešto formalnije :)
3. Kada završite s pisanjem poruke, spremite je klikom na Datoteka > Spremi kao u prozoru poruke.
4. U dijaloškom okviru Spremi kao dajte naziv svom predlošku automatskog odgovora i odaberite da ga spremite kao Outlook Predložak (*.oft) . Nakon toga kliknite gumb Spremi .

Upozorenje za napredne korisnike: nemojte mijenjatiodredišnu mapu za ovu datoteku, spremite je točno na mjesto koje Microsoft predlaže, naime u Microsoft > Mapa Templates . "Zašto naprednim korisnicima?" možete me pitati. Budući da se novi korisnik ne bi usudio niti pomisliti da bilo što promijeni osim ako mu se to izričito ne kaže :) .

Pa, obavili smo prvi dio posla, a sada trebate izraditi pravilo za automatsko odgovorite na nove poruke e-pošte.

Postavljanje pravila automatskog odgovora na odmoru

1. Počnite stvarati novo pravilo kao što to obično radite klikom na gumb Novo pravilo ispod Kartica Početna > Pravila > Upravljanje pravilima & Upozorenja .
2. Odaberite " Počni od praznog pravila " i " Primijeni pravila na poruke koje primam ", a zatim kliknite Dalje .
3. Navedite uvjete koje želite provjeriti. Ako postavljate automatski odgovor izvan ureda za sve dolazne poruke primljene sa svih vaših računa, ovdje ne morate označiti nijednu stavku.

   Ako želite da se automatski odgovori šalju samo za poruke primljene s jednog od vaših računa, ili koje sadrže određene riječi u predmetu ili tijelu, ili primljene od određenih osoba, označite odgovarajuće opcije u gornjem dijelu dijaloškog okvira ispod Korak 1: Odaberite uvjet(e) , a zatim kliknite podcrtane vrijednosti ispod Korak 2: Uredite opis pravila .

   Na primjer, stvaram pravilo za automatski odgovor na sve porukeprimljen preko mog Osobnog računa i moje postavke izgledaju ovako:

4. U sljedećem koraku definirate što želite učiniti s porukama. Budući da želimo odgovoriti pomoću određenog predloška , odabiremo točno ovu opciju, a zatim kliknemo određeni predložak pod Korak 2: Uredite opis pravila da odaberemo predložak koji želimo.
5. U dijaloškom okviru " Odaberi predložak odgovora ", u okviru Pogledaj u odaberite Korisnički predlošci u sustavu datoteka i odaberite predložak koji smo izradili prije nekoliko minuta (odgovor izvan ureda).

   Kliknite Otvori i ovo će vas vratiti u čarobnjak za Pravila gdje kliknete Dalje .

6. U ovom koraku trebate postaviti iznimke od pravila automatskog odgovora. Ovo nije obavezan korak, a uobičajena je praksa preskočiti ga i ne dodavati iznimke. Međutim, ako ne želite poslati obavijest o odsutnosti nekim pošiljateljima ili porukama primljenim s nekog od vaših računa, možete označiti " osim ako od osoba ili javne grupe " ili " osim putem navedenog računa ", odnosno. Ili, možete birati između nekoliko drugih iznimaka koje su vam dostupne.

   Napomena: Neki ljudi također ne žele automatski odgovarati na vraćene e-poruke (ako predmet sadrži "vraćenu poštu" ili "neisporučeno" itd.) kako ne bi stvorili beskonačnu petlju između dva poslužitelja e-pošte i kako nerednjihove inboxe s neisporučenim porukama. Ali ovo je zapravo dodatna mjera opreza, jer će pravilo " odgovoriti pomoću određenog predloška " poslati vaš automatski odgovor samo jednom tijekom jedne sesije , tj. dok ponovno ne pokrenete Outlook. A ako postavite takvu iznimku, automatski odgovor neće biti poslan na apsolutno sve e-poruke koje sadrže navedenu riječ ili frazu u predmetu, npr. " Što da radim kada dobijem vraćenu poštu? ".

7. Ovo je posljednji korak u kojem navodite naziv za svoje pravilo automatskog odgovora i pregledavate opis pravila . Ako je sve U redu , provjerite je li pravilo uključeno i kliknite gumb Završi da biste spremili pravilo. To je sve!

Na sličan način možete postaviti nekoliko pravila za automatski odgovor za godišnji odmor, npr. s različitim tekstualnim porukama za vaše osobne i poslovne račune e-pošte ili za poruke primljene od određenih osoba. Na primjer, u osobnom automatskom odgovoru namijenjenom vašim prijateljima možete ostaviti broj telefona na koji vas se može dobiti; dok u svom poslovnom automatskom odgovoru možete navesti adresu e-pošte svog pomoćnika ili kolege koji može riješiti najhitnije stvari tijekom vašeg dopusta.

Savjet: Ako stvarate nekoliko pravila za automatski odgovor, možete provjeriti Opcija " Prestani s obradom više pravila " kako se vaši automatski odgovori na odmoru ne bi međusobno sukobljavali. Ova je opcija dostupna na3. korak Čarobnjaka za pravila kada odredite što želite učiniti s porukom. Međutim, budite vrlo oprezni pri odabiru ove opcije. Ako imate neka druga pravila u svom Outlooku i želite da se primjenjuju na dolazne poruke tijekom vašeg odmora, nemojte koristiti "Zaustavi obradu dodatnih pravila" .

Važno! Ne zaboravite isključiti svoje pravilo automatskog odgovora kada se vratite :) To možete učiniti preko kartice Početna > Pravila > Upravljanje pravilima & Upozorenja . Također, može biti dobra ideja stvoriti Outlook zadatak ili podsjetnik na obaveze koji će vas podsjetiti da isključite pravilo automatskog odgovora kada ste izvan ureda.

Kako postaviti automatski odgovor za odsustvo za Gmail račune

Gmail je jedan od pružatelja usluga e-pošte koji vam omogućuje konfiguriranje automatskih odgovora za vrijeme odsutnosti na njihovim web stranicama. Na ovaj način nećete morati ostaviti svoje računalo da radi kada ste odsutni. Gmailov automatski odgovor za godišnji odmor postavite na sljedeći način.

1. Prijavite se na Gmail.
2. Kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu i odaberite Postavke .
3. Na kartici Općenito pomaknite se prema dolje do odjeljka Automatski odgovor za vrijeme odmora i odaberite " Automatski odgovor za vrijeme odmora uključen ".
4. Zakažite svoj automatski odgovor za godišnji odmor postavljanjem prvog i posljednjeg dana (nije obavezno), zatim upišite predmet i tijelo svoje poruke. Ako ne navedete datum završetka, ne zaboravite postaviti " Podsjetnik za godišnji odmoroff " pri povratku. Prilično je jednostavno, zar ne?

   Savjet: Možda bi bilo dobro odabrati " Samo odgovor osobama u mojim kontaktima ". Za razliku od Microsoft Exchange poslužitelja i Outlooka koji šalju automatski odgovor svakom pošiljatelju samo jednom, Gmail će poslati automatski odgovor o vašem odmoru svaka 4 dana svakoj osobi koja vam pošalje nekoliko e-poruka. A ako primite puno neželjenih poruka ili ako ste ako odete na dulje vrijeme, to vam može pomoći da izbjegnete puno čišćenja kada se vratite.

Kako postaviti automatizirane odgovore za godišnji odmor za Outlook.com i Hotmail račune

Outlook.com (bivši Hotmail) računi vam također omogućuju postavljanje automatskih odgovora izvan ureda izravno na Hotmail i Outlook.com web stranicama. Ova se značajka naziva automatski odgovori za vrijeme odmora i vi možete postaviti na ovaj način.

1. Idite na Outlook.com (ili Windows Live Hotmail) i prijavite se.
2. Ako imate Outlook.com kliknite ikonu Zupčanik na vrhu ri desnom kutu pored svog imena i odaberite " Više postavki pošte ".

   Ako imate Hotmail račun, kliknite svoje ime u gornjem desnom kutu, a zatim odaberite Opcije > Mail .

3. Pod " Upravljanje vašim računom ", odaberite " Slanje automatskih odgovora za godišnji odmor " za konfiguraciju postavki vašeg automatskog odgovora.
4. Outlook.com ne nudi opciju zakazivanjasvoje odgovore o odsutnosti, tako da jednostavno odaberete " Pošalji odgovore o odsustvu osobama koje mi šalju e-poštu " i upišete tekst svoje obavijesti o odsustvu.

Imajte na umu da je opcija " Odgovaraj samo svojim kontaktima " prema zadanim postavkama označena ispod poruke odgovora s odmora. Ako želite automatski odgovarati na svačiju e-poštu, naravno, možete to poništiti. Ipak, možda bi bilo razumno ostaviti ga potvrđenim kako biste spriječili pošiljatelje neželjene pošte.

Napomena: Ako imate novi Outlook.com račun, značajka Odgovor s odmora može biti isključena. Microsoft će ga automatski omogućiti nakon što nekoliko dana koristite svoj račun. Ako ga želite odmah uključiti, morat ćete potvrditi svoj račun brojem mobilnog telefona, to možete učiniti pomoću njihove stranice Dodaj telefon.

Pa, čini se da je ovo sve što trebate znati o automatskim odgovorima na različitim računima e-pošte. Sada kada je vaš automatski odgovor izvan ureda ispravno konfiguriran, ugasite računalo (ne zaboravite ga ostaviti uključenim ako koristite POP/IMAP račun) i uživajte u odmoru! :)