Astăzi am să vă arăt cum puteți răspunde automat la e-mailuri în Outlook fără a utiliza un cont Exchange Server (conturi POP3/IMAP). Dacă nu sunteți sigur ce cont de e-mail utilizați, puteți începe cu acest lucru: Cum aflu ce cont de e-mail folosesc?

Cum să determinați tipul contului (conturilor) de e-mail

Odată ce ați decis că răspunsul automat ar trebui să se regăsească pe lista de verificare a pregătirii pentru vacanță, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să aflați ce cont de e-mail aveți - server Exchange sau Outlook POP/IMAP.

Cel mai simplu mod de a verifica tipul de cont de e-mail este să accesați pagina Fișier tab> Informații și căutați sub Informații despre cont .

Dacă aveți mai multe conturi, faceți clic pe mica eroare neagră din partea dreaptă pentru a deschide lista derulantă cu toate conturile dvs. Acum puteți vedea care cont este bazat pe Microsoft Exchange și care este POP/IMAP.

Dacă aveți nevoie de informații mai detaliate despre conturile dvs. (în special, este posibil să doriți să verificați care este contul implicit), căutați în rubrica Setări cont.

În Outlook 2010 și Outlook 2013, treceți la fereastra File tab> Info> Setări cont> Setări cont...

Un dublu " Setări cont " de mai sus nu este o greșeală de tipar :-) Mai întâi faceți clic pe butonul pătrat și apoi alegeți opțiunea Setări cont... din lista derulantă, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos (dacă nu aveți un cont de e-mail bazat pe Exchange, aceasta va fi de fapt singura opțiune disponibilă).

Dacă faceți clic pe butonul Setări cont... comanda va deschide următoarea fereastră:

În Outlook 2007, îl puteți deschide accesând Instrumente> Conturi Setări> E-mail .

În Outlook 2003, îl puteți găsi la Instrumente> Conturi de e-mail.> Vizualizați sau modificați conturile de e-mail existente> Următorul .

Acum că știți ce tip de cont de e-mail folosiți, puteți începe imediat să vă configurați răspunsul automat.

Configurarea răspunsului automat în afara biroului pentru conturile Outlook POP3/IMAP

Spre deosebire de conturile Exchange Server, conturile POP3 și IMAP nu dispun de funcția Răspunsuri automate (în mod oficial Asistent Out of Office ). Cu toate acestea, puteți configura Outlook pentru a răspunde automat la unele sau la toate mesajele de e-mail primite în timp ce vă bucurați de vacanță.

Notă: În cazul conturilor POP/IMAP, Outlook trebuie să funcționeze întotdeauna și să fie configurat pentru a verifica intermitent dacă există mesaje noi. În mod firesc, computerul dvs. trebuie să fie pornit în tot acest timp.

Desigur, nu este foarte convenabil sau poate fi chiar nesigur să lași o mașină de lucru fără supraveghere pentru o perioadă lungă de timp, dar nu există altă cale. Deși, unii furnizori de e-mail (de exemplu, Gmail sau Outlook.com) permit crearea de răspunsuri automate direct pe site-urile lor web. Deci, în primul rând, v-aș sfătui să verificați cu furnizorul dvs. de e-mail dacă este posibil să configurați răspunsul automat pentru vacanță pe site-ul lorlateral.

Mai jos veți găsi instrucțiunile pas cu pas despre cum să creați un răspuns automat în afara biroului fără a utiliza un cont Exchange Server. Puteți face acest lucru utilizând un șablon de e-mail în combinație cu regulile Outlook. Dar rețineți că această funcționalitate este disponibilă în Outlook 2010 începând cu Office 2010 Service Pack 1. Bine, să ne apucăm de treabă!

Crearea unui șablon de mesaj de răspuns automat

1. În primul rând, trebuie să creăm un șablon cu mesajul de ieșire din birou care va fi trimis automat persoanelor care v-au trimis un e-mail. Faceți acest lucru în mod obișnuit, făcând clic pe butonul Email nou de pe butonul Acasă tab.
2. Compuneți textul pentru răspunsul automat. Dacă este destinat contului personal, poate fi similar cu ceea ce vedeți în captura de ecran de mai jos. Pentru mesajele de afaceri în afara biroului, probabil că veți avea nevoie de ceva mai formal :)
3. După ce ați terminat de scris mesajul, salvați-l făcând clic pe Fișier > Salvați ca în fereastra de mesaje.
4. În Salvați ca Dați un nume șablonului dvs. de răspuns automat și alegeți să îl salvați ca fiind Șablon Outlook (*.oft) După aceea, faceți clic pe butonul Salvați buton.

Un avertisment pentru utilizatorii avansați: nu schimbați folderul de destinație pentru acest fișier, salvați-l exact în locația pe care o sugerează Microsoft, și anume în folderul Microsoft> Șabloane "De ce pentru utilizatorii avansați?", mă veți întreba. Pentru că un utilizator nou nici nu ar îndrăzni să se gândească să schimbe ceva dacă nu i se spune explicit să o facă :) .

Ei bine, am făcut prima parte a lucrului și acum trebuie să creați o regulă pentru a răspunde automat la mesajele de e-mail noi.

Configurarea unei reguli de răspuns automat pentru vacanță

1. Începeți să creați o nouă regulă, așa cum faceți de obicei, făcând clic pe butonul Regula nouă butonul de sub Pagina principală> Reguli> Gestionați regulile & Alerte .
2. Alegeți să " Începeți de la o regulă albă " și " Aplic reguli la mesajele pe care le primesc ", apoi faceți clic pe Următorul .
3. Specificați condițiile pe care doriți să le verificați. Dacă setați un răspuns automat în afara biroului pentru toate mesajele primite de la toate conturile dvs., nu este necesar să bifați niciun element aici.

   Dacă doriți ca răspunsurile automate să fie trimise numai pentru mesajele primite de la unul dintre conturile dvs., sau care conțin anumite cuvinte în subiect sau în corp, sau primite de la anumite persoane, bifați opțiunile corespunzătoare în partea superioară a ferestrei de dialog, la rubrica Pasul 1: Selectați condiția (condițiile) și apoi faceți clic pe valorile subliniate sub Pasul 2: Editați descrierea regulii .

   De exemplu, creez o regulă pentru a răspunde automat la toate mesajele primite prin intermediul aplicației mele Cont personal iar setările mele arată astfel:

4. La pasul următor, definiți ce doriți să faceți cu mesajele. Deoarece dorim să răspuns folosind un anumit șablon , alegem exact această opțiune și apoi facem clic pe un șablon specific la adresa Pasul 2: Editați descrierea regulii pentru a alege șablonul pe care îl dorim.
5. În " Selectați un șablon de răspuns ", în caseta de dialog Uită-te în caseta, alegeți Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere și selectați șablonul pe care l-am creat acum câteva minute (out-of-office-reply).

   Faceți clic pe Deschideți și acest lucru vă va aduce înapoi la Reguli în care faceți clic pe Următorul .

6. La acest pas, trebuie să setați excepțiile la regula de răspuns automat. Acesta nu este un pas obligatoriu, iar practica obișnuită este de a sări peste el și de a nu adăuga nicio excepție. Cu toate acestea, dacă nu doriți să trimiteți o notificare de ieșire din birou la unii expeditori sau la mesajele primite de la unul dintre conturile dumneavoastră, puteți bifa " cu excepția cazului în care este vorba de persoane sau de un grup public " sau " decât prin intermediul contului specificat "Sau puteți alege dintr-o mână de alte excepții disponibile.

   Notă: Unele persoane aleg, de asemenea, să nu răspundă automat la e-mailurile returnate (dacă subiectul conține "returned mail" sau "undeliverable" etc.) pentru a nu crea o buclă infinită între două servere de poștă electronică și pentru a nu-și aglomera căsuțele de primire cu mesaje nedistribuite. Dar aceasta este de fapt o precauție suplimentară, deoarece " răspuns folosind un anumit șablon " regula va trimite doar răspunsul automat o singură dată în timpul unei singure sesiuni Și dacă setați o astfel de excepție, nu se va trimite un răspuns automat la absolut toate e-mailurile care conțin cuvântul sau fraza specificată în linia de subiect, de exemplu " Ce trebuie să fac atunci când primesc un e-mail returnat? ".

7. Acesta este ultimul pas în care specificați un nume pentru regula de răspuns automat și revizuiți descrierea regulii. Dacă totul este Bine. , asigurați-vă că regula este activată și faceți clic pe butonul Finisaj pentru a salva regula. Asta e tot!

În mod similar, puteți configura mai multe reguli de răspuns automat pentru vacanțe, de exemplu, cu mesaje text diferite pentru conturile de e-mail personale și de serviciu sau pentru mesajele primite de la anumite persoane. De exemplu, într-un răspuns automat personal destinat prietenilor dvs. puteți lăsa un număr de telefon la care puteți fi contactat; în timp ce în răspunsul automat pentru afaceri puteți specifica adresa de e-mail a asistentului dvs. sau aun coleg care se poate ocupa de cele mai urgente probleme în timpul concediului dumneavoastră.

Sfat: Dacă creați câteva reguli de răspuns automat, puteți bifa rubrica " Opriți procesarea mai multor reguli ", astfel încât răspunsurile automate de vacanță să nu intre în conflict între ele. Această opțiune este disponibilă în etapa a 3-a a procedurii Expertul în reguli atunci când specificați ce doriți să faceți cu mesajul. Cu toate acestea, fiți foarte atent atunci când alegeți această opțiune. Dacă aveți alte reguli în Outlook și doriți ca acestea să fie aplicate mesajelor primite în timpul vacanței dumneavoastră, nu folosiți "Opriți procesarea mai multor reguli" .

Important! Nu uitați să dezactivați regula de răspuns automat când vă întoarceți :) Puteți face acest lucru prin Pagina principală> Reguli> Gestionați regulile & Alerte De asemenea, ar putea fi o idee bună să creați o sarcină Outlook sau un memento pentru a vă reaminti să dezactivați regula de răspuns automat în afara biroului.

Cum să setați un răspuns automat de vacanță pentru conturile Gmail

Gmail este unul dintre furnizorii de e-mail care vă permite să configurați răspunsuri automate de vacanță pe site-urile lor web. În acest fel, nu va trebui să vă lăsați PC-ul în funcțiune atunci când sunteți plecat. Configurați Gmail's vacanță autoresponder în felul următor.

1. Conectați-vă la Gmail.
2. Faceți clic pe pictograma de angrenaj din colțul din dreapta sus și selectați Setări .
3. Pe General fila, derulați în jos până la rubrica Răspunzător de vacanță și selectați " Răspunzător de vacanță pe ".
4. Programați răspunsul automat pentru concediu prin setarea primei și ultimei zile (opțional), apoi introduceți subiectul și corpul mesajului. Dacă nu specificați data de sfârșit, nu uitați să setați opțiunea " Memento de vacanță off "E destul de ușor, nu-i așa?

   Sfat: Ar putea fi o idee bună să selectați " Trimiteți un răspuns numai persoanelor din contactele mele ". Spre deosebire de serverul Microsoft Exchange și de Outlook, care trimit un răspuns automat fiecărui expeditor o singură dată, Gmail va trimite un răspuns automat de vacanță la fiecare 4 zile fiecărei persoane care vă trimite mai multe e-mailuri. Iar dacă primiți multe mesaje spam sau dacă plecați pentru o perioadă lungă de timp, acest lucru vă poate ajuta să evitați o mulțime de curățenie la întoarcere.

Cum să configurați răspunsurile automate de vacanță pentru conturile Outlook.com și Hotmail

Conturile Outlook.com (fostul Hotmail) vă permit, de asemenea, să setați răspunsurile automate în afara biroului direct pe site-urile web Hotmail și Outlook.com. Această funcție se numește răspunsuri automate de vacanță și îl puteți configura în acest mod.

1. Mergeți la Outlook.com (sau Windows Live Hotmail) și conectați-vă.
2. Dacă aveți un Outlook.com faceți clic pe butonul Unelte pictograma în colțul din dreapta sus, lângă numele dvs. și selectați " Mai multe setări de e-mail ".

   Dacă aveți un Hotmail faceți clic pe numele dvs. în colțul din dreapta sus, apoi alegeți Opțiuni> Mail .

3. Sub " Gestionarea contului dvs. ", selectați " Trimiterea automată a răspunsurilor de vacanță " pentru a configura setările răspunsului automat.
4. Outlook.com nu oferă o opțiune de programare a răspunsurilor în afara biroului, așa că trebuie doar să selectați " Trimite răspunsuri de vacanță persoanelor care îmi trimit e-mailuri " și introduceți textul anunțului de concediu.

Rețineți că " Răspundeți doar contactelor dvs. "Dacă doriți să răspundeți automat la e-mailurile tuturor, puteți, desigur, să debifați această opțiune. Totuși, ar fi rezonabil să o lăsați bifată pentru a împiedica spammerii.

Notă: Dacă aveți un nou cont Outlook.com, se va deschide contul Răspuns de vacanță Este posibil ca această funcție să fie dezactivată. Microsoft o va activa automat după ce v-ați folosit contul timp de câteva zile. Dacă doriți să o activați imediat, va trebui să vă verificați contul cu un număr de telefon mobil, puteți face acest lucru folosind pagina Adaugă un telefon.

Ei bine, se pare că asta este tot ce trebuie să știți despre răspunsurile automate pe diferite conturi de e-mail. Acum că răspunsul automat în afara biroului este configurat corespunzător, închideți calculatorul (nu uitați să îl lăsați în funcțiune dacă folosiți un cont POP/IMAP) și bucurați-vă de vacanță! :)