Leo nitaonyesha jinsi unavyoweza kujibu barua pepe kiotomatiki katika Outlook bila kutumia akaunti ya Exchange Server (akaunti za POP3/IMAP). Ikiwa huna uhakika ni akaunti gani ya barua pepe unayotumia, unaweza kuanza na hii: Je, nitajuaje ni akaunti gani ya barua pepe ninayotumia?

Jinsi ya kutambua aina ya akaunti yako ya barua pepe( s)

Baada ya kuamua kuwa jibu la kiotomatiki linapaswa kuwa kwenye orodha yako ya maandalizi ya kabla ya likizo, jambo la kwanza ufanye ni kujua ni akaunti gani ya barua pepe unayo - Exchange server au Outlook POP/IMAP.

Njia rahisi ni kuangalia aina ya akaunti yako ya barua pepe ni kwenda kwenye kichupo cha Faili > Maelezo na uangalie chini ya Maelezo ya Akaunti .

Ikiwa una akaunti kadhaa, bofya hitilafu ndogo nyeusi iliyo upande wa kulia ili kufungua orodha kunjuzi pamoja na akaunti zako zote. Sasa unaweza kuona ni akaunti ipi iliyo msingi wa Microsoft Exchange na ipi ni POP/IMAP.

Iwapo unahitaji maelezo zaidi kuhusu akaunti zako (hasa, unaweza kutaka kuangalia ni akaunti ipi chaguomsingi), angalia chini ya Mipangilio ya Akaunti.

Katika Outlook 2010 na Outlook 2013, badilisha hadi kichupo cha faili > Taarifa > Mipangilio ya Akaunti > Mipangilio ya Akaunti...

" Mipangilio ya Akaunti " maradufu hapo juu sio makosa :-) Kwanza unabofya kitufe cha mraba kisha uchague Mipangilio ya Akaunti. .. amri kutoka kwa orodha kunjuzi kama inavyoonyeshwa kwenyepicha ya skrini hapa chini (ikiwa huna akaunti ya barua pepe ya Exchange, hii itakuwa chaguo pekee kwako).

Kubofya Mipangilio ya Akaunti... amri itafungua dirisha lifuatalo:

Katika Outlook 2007, unaweza kuifungua kwa kwenda kwenye Zana > Mipangilio ya Akaunti > Barua pepe .

Katika Outlook 2003, unaweza kuipata chini ya Zana > Akaunti za barua pepe... > Tazama au ubadilishe akaunti zilizopo za barua pepe > Inayofuata .

Kwa kuwa sasa unajua ni aina gani ya akaunti ya barua pepe unayotumia, unaweza kuanza kusanidi jibu lako la kiotomatiki mara moja.

Kuweka jibu la kiotomatiki la nje ya ofisi. kwa akaunti za Outlook POP3/IMAP

Tofauti na akaunti za Seva ya Kubadilishana, akaunti ya POP3 na IMAP hazina kipengele cha Majibu ya Kiotomatiki (rasmi Msaidizi Nje ya Ofisi ). Hata hivyo, bado unaweza kusanidi Outlook ili kujibu kiotomatiki baadhi au barua pepe zako zote zinazoingia unapofurahia likizo yako.

Kumbuka: Ikiwa kuna akaunti za POP/IMAP, Outlook inapaswa kuendeshwa na kusanidiwa kila wakati. angalia mara kwa mara kwa ujumbe mpya. Kwa kawaida, kompyuta yako lazima iwashwe wakati huu wote.

Bila shaka, si rahisi sana au inaweza kuwa hata si salama kuacha mashine ya kufanya kazi bila usimamizi wowote kwa muda mrefu, lakini hakuna njia nyingine. Ingawa, baadhi ya watoa huduma za barua pepe (k.m. Gmail au Outlook.com) huruhusu kuunda majibu otomatiki moja kwa moja kwenye wavuti zao-tovuti. Kwa hivyo, awali ya yote ningekushauri uwasiliane na mtoa huduma wako wa barua pepe ikiwa inawezekana kusanidi jibu lako la kiotomatiki la likizo upande wao.

Utapata maagizo ya hatua kwa hatua ya jinsi ya kufanya hivyo hapa chini. ili kuunda jibu la kiotomatiki nje ya ofisi bila kutumia akaunti ya Exchange Server. Unaweza kufanya hivyo kwa kutumia kiolezo cha barua pepe pamoja na sheria za Outlook. Lakini fahamu kuwa utendakazi huu unapatikana katika Outlook 2010 kuanzia Office 2010 Service Pack 1. Sawa, tuachane na matatizo!

Kuunda kiolezo cha ujumbe wa kujibu kiotomatiki

1. Kwanza, tunahitaji unda kiolezo chenye ujumbe wa nje ya ofisi ambao utatumwa kiotomatiki kwa watu waliokutumia barua pepe. Unafanya hivi kwa njia ya kawaida kwa kubofya kitufe cha Barua pepe Mpya kwenye kichupo cha Nyumbani .
2. Tunga maandishi ili ujibu kiotomatiki. Ikiwa imekusudiwa kwa akaunti yako ya kibinafsi, inaweza kuwa sawa na unayoona kwenye picha ya skrini iliyo hapa chini. Kwa biashara nje ya jumbe za ofisi, pengine utahitaji kitu rasmi zaidi :)
3. Ukimaliza kuandika ujumbe, uhifadhi kwa kubofya Faili > Hifadhi Kama kwenye kidirisha cha ujumbe.
4. Katika kisanduku cha mazungumzo cha Hifadhi Kama , toa jina kwa kiolezo chako cha kujibu kiotomatiki na uchague kukihifadhi kama Outlook Kiolezo (*.mara nyingi) . Baada ya hapo bofya kitufe cha Hifadhi .

Tahadhari kwa watumiaji wa hali ya juu: usibadilikefolda lengwa la faili hili, lihifadhi haswa kwenye eneo ambalo Microsoft inapendekeza, yaani kwa Microsoft > Violezo folda. "Kwa nini kwa watumiaji wa hali ya juu?" unaweza kuniuliza. Kwa sababu mtumiaji mpya hata kuthubutu kufikiria kubadilisha chochote isipokuwa ameambiwa waziwazi afanye hivyo :) .

Vema, tumefanya sehemu ya kwanza ya kazi na sasa unahitaji kuunda sheria ili kiotomatiki. jibu barua pepe mpya.

Kuweka sheria ya kujibu kiotomatiki wakati wa likizo

1. Anza kuunda sheria mpya kama kawaida kwa kubofya kitufe cha Kanuni Mpya chini ya kichupo cha nyumbani > Sheria > Dhibiti Sheria & Tahadhari .
2. Chagua " Anza kutoka kwa sheria tupu " na " Tekeleza sheria kwenye jumbe ninazopokea ", kisha ubofye Inayofuata .
3. Bainisha masharti unayotaka kuangalia. Ikiwa unaweka jibu la kiotomatiki nje ya ofisi kwa jumbe zote zinazoingia zinazopokelewa kutoka kwa akaunti zako zote, huhitaji kuangalia bidhaa zozote hapa.

   Iwapo unataka majibu ya kiotomatiki kutumwa kwa ujumbe uliopokewa kutoka kwa mojawapo ya akaunti yako pekee, au yenye maneno maalum katika mada au mwili, au kupokewa kutoka kwa watu mahususi, basi angalia chaguo sambamba katika sehemu ya juu ya kidirisha chini ya Hatua ya 1: Chagua hali kisha ubofye thamani zilizopigiwa mstari chini ya Hatua ya 2: Hariri maelezo ya sheria .

   Kwa mfano, ninaunda sheria ya kujibu kiotomatiki. kwa ujumbe woteimepokelewa kupitia Akaunti yangu ya Kibinafsi na mipangilio yangu inaonekana kama hii:

4. Katika hatua inayofuata, unafafanua unachotaka kufanya na ujumbe. Kwa kuwa tunataka kujibu kwa kutumia kiolezo maalum , tunachagua chaguo hili haswa na kisha bofya kiolezo mahususi chini ya Hatua ya 2: Hariri maelezo ya kanuni ili kuchagua template tunayotaka.
5. Katika kisanduku cha mazungumzo cha " Chagua Kiolezo cha Jibu ", katika kisanduku cha Angalia , chagua Violezo vya Mtumiaji katika Mfumo wa Faili na uchague kiolezo tulichounda dakika chache zilizopita (jibu-nje ya ofisi).

   Bofya Fungua na hii itakurudisha kwa Sheria mchawi ambapo utabofya Inayofuata .

6. Katika hatua hii, unatakiwa kuweka vighairi kwa sheria yako ya kujibu kiotomatiki. Hii sio hatua ya lazima, na kawaida ni kuiruka na sio kuongeza tofauti yoyote. Hata hivyo, ikiwa hutaki kutuma notisi ya nje ya ofisi kwa baadhi ya watumaji au kwa ujumbe uliopokewa kutoka kwa mojawapo ya akaunti zako, unaweza kuangalia " isipokuwa ikiwa kutoka kwa watu au kikundi cha umma " au " isipokuwa kupitia akaunti maalum ", mtawalia. Au, unaweza kuchagua baadhi ya vighairi vingine vinavyopatikana kwako.

   Kumbuka: Baadhi ya watu pia huchagua kutojibu barua pepe zilizorudishwa kiotomatiki (ikiwa somo lina "barua zilizorejeshwa" au "zisizowasilishwa" n.k.) ili kutoanzisha mzunguko usio na kikomo kati ya seva mbili za barua na sio vitukovikasha vyao vilivyo na ujumbe ambao haujawasilishwa. Lakini hii kwa kweli ni tahadhari ya ziada, kwa sababu sheria ya " jibu kwa kutumia kiolezo maalum " itatuma jibu lako otomatiki tu mara moja katika kipindi kimoja , yaani hadi uanze upya Outlook yako. Na ukiweka kighairi kama hicho, jibu la kiotomatiki halitatumwa kwa barua pepe zote zilizo na neno au kifungu kilichobainishwa katika mstari wa mada, k.m. " Nitafanya nini ninapopokea barua iliyorudishwa? ".

7. Hii ni hatua ya mwisho ambapo unabainisha jina la sheria yako ya kujibu kiotomatiki na kukagua maelezo ya sheria hiyo. . Ikiwa kila kitu ni Sawa , hakikisha kuwa sheria imewashwa na ubofye kitufe cha Maliza ili kuhifadhi sheria. Ni hayo tu!

Kwa njia sawa unaweza kuweka sheria kadhaa za kujibu kiotomatiki wakati wa likizo, k.m. na SMS tofauti za akaunti yako ya kibinafsi na ya kazini, au kwa ujumbe uliopokelewa kutoka kwa watu fulani. Kwa mfano, katika jibu la kibinafsi linalokusudiwa kwa marafiki zako unaweza kuacha nambari ya simu ambayo unaweza kufikiwa; ukiwa katika jibu la kiotomatiki la biashara yako unaweza kubainisha anwani ya barua pepe ya msaidizi wako au mfanyakazi mwenza ambaye anaweza kushughulikia masuala ya dharura wakati wako wa kuondoka.

Kidokezo: Ikiwa unaunda sheria chache za majibu ya kiotomatiki, unaweza kuangalia " Acha kuchakata sheria zaidi " chaguo ili majibu yako otomatiki ya likizo yasigongane. Chaguo hili linapatikana kwenyehatua ya 3 ya Rules Wizard unapobainisha unachotaka kufanya na ujumbe. Hata hivyo, kuwa makini sana wakati wa kuchagua chaguo hili. Ikiwa una sheria zingine katika Outlook yako na unataka zitumike kwa jumbe zinazoingia wakati wa likizo yako, usitumie "Acha kuchakata sheria zaidi" .

Muhimu! Usisahau kuzima sheria yako ya kujibu kiotomatiki unaporudi :) Unaweza kufanya hivi kupitia Kichupo cha Nyumbani > Sheria > Dhibiti Sheria & Tahadhari . Pia, inaweza kuwa wazo zuri kuunda kazi ya Outlook au kikumbusho cha kufanya ambacho kitakukumbusha kuzima sheria yako ya kuzima kiotomatiki ya ofisi.

Jinsi ya kuweka jibu la kiotomatiki la likizo kwa akaunti za Gmail 5>

Gmail ni mojawapo ya watoa huduma za barua pepe wanaokuruhusu kusanidi majibu ya kiotomatiki ya likizo kwenye tovuti zao. Kwa njia hii, hutalazimika kuacha Kompyuta yako ikifanya kazi ukiwa mbali. Unaweka mipangilio ya kijibu kiotomatiki cha likizo cha Gmail kwa njia ifuatayo.

1. Ingia kwenye Gmail.
2. Bofya aikoni ya gia kwenye kona ya juu kulia na uchague Mipangilio .
3. Kwenye kichupo cha Jumla , tembeza chini hadi kwenye sehemu ya Kijibu Likizo na uchague " Kijibu likizo kwenye ".
4. Ratibu jibu lako la kiotomatiki la likizo kwa kuweka siku ya kwanza na ya mwisho (si lazima), kisha uandike mada na kiini cha ujumbe wako. Ikiwa hutabainisha Tarehe ya Mwisho, kumbuka kuweka " Kikumbusho cha Likizooff " unaporudi. Ni rahisi sana, sivyo?

   Kidokezo: Huenda ikawa ni wazo zuri kuchagua " Tuma jibu kwa watu walio katika Anwani zangu pekee ". Tofauti na seva ya Microsoft Exchange na Outlook ambayo hutuma jibu la kiotomatiki kwa kila mtumaji mara moja tu, Gmail itatuma jibu la kiotomatiki la likizo yako kila baada ya siku 4 kwa kila mtu anayekutumia barua pepe kadhaa. Na ikiwa utapokea barua taka nyingi au ikiwa kuondoka kwa muda mrefu, hii inaweza kukusaidia kuepuka kusafisha sana unaporudi.

Jinsi ya kusanidi majibu ya kiotomatiki ya likizo kwa akaunti za Outlook.com na Hotmail

Akaunti za Outlook.com (zamani Hotmail) pia hukuruhusu kuweka majibu ya kiotomatiki nje ya ofisi moja kwa moja kwenye tovuti za Hotmail na Outlook.com. Kipengele hiki kinaitwa majibu ya likizo otomatiki na wewe inaweza kusanidi kwa njia hii.

1. Nenda kwa Outlook.com (au Windows Live Hotmail) na uingie.
2. Ikiwa una Outlook.com akaunti, bofya ikoni ya Gear katika sehemu ya juu ght kona karibu na jina lako na uchague " Mipangilio zaidi ya barua ".

   Ikiwa una akaunti ya Hotmail , bofya jina lako kwenye kona ya juu kulia, kisha uchague Chaguo > Barua pepe .

3. Chini ya " Kudhibiti akaunti yako ", chagua " Kutuma majibu ya kiotomatiki ya likizo " ili kusanidi mipangilio ya jibu lako la kiotomatiki.
4. Outlook.com haitoi chaguo la kuratibumajibu yako nje ya ofisi, kwa hivyo unachagua " Tuma majibu ya likizo kwa watu wanaonitumia barua pepe " na uandike maandishi ya ilani yako ya likizo.

Kumbuka kwamba chaguo la " Jibu pekee kwa unaowasiliana nao " huangaliwa kwa chaguomsingi chini ya ujumbe wa jibu la likizo. Ikiwa ungependa kujibu barua pepe za kila mtu kiotomatiki, bila shaka unaweza kuiondoa. Ingawa, inaweza kuwa sawa kuiacha imekaguliwa ili kuzuia watumaji taka.

Kumbuka: Ikiwa una akaunti mpya ya Outlook.com, kipengele cha majibu ya Likizo kinaweza kuzimwa. Microsoft itaiwezesha kiotomatiki baada ya kutumia akaunti yako kwa siku chache. Iwapo ungependa kuiwasha mara moja, utahitaji kuthibitisha akaunti yako kwa nambari ya simu ya mkononi, unaweza kufanya hivi kwa kutumia ukurasa wao wa Ongeza simu.

Vema, hii inaonekana kuwa unahitaji tu kufanya hivyo. kujua kuhusu majibu ya kiotomatiki kwenye akaunti tofauti za barua pepe. Kwa kuwa sasa jibu lako la kiotomatiki la nje ya ofisi limesanidiwa ipasavyo, funga kompyuta yako (kumbuka kuiacha ikifanya kazi ikiwa unatumia akaunti ya POP/IMAP) na ufurahie likizo yako! :)