Hoxe vou mostrar como pode responder automaticamente aos correos electrónicos en Outlook sen utilizar unha conta de Exchange Server (contas POP3/IMAP). Se non estás seguro de que conta de correo electrónico utilizas, podes comezar por isto: Como podo saber que conta de correo electrónico uso?

Como determinar o tipo da túa conta de correo electrónico( s)

Unha vez que decidas que a resposta automática debería estar na túa lista de verificación de preparación previa ás vacacións, o primeiro que debes facer é averiguar que conta de correo electrónico tes: o servidor Exchange ou POP/IMAP de Outlook.

O xeito máis sinxelo é comprobar o tipo da súa conta de correo electrónico é ir á pestana Ficheiro > Información e buscar baixo a Información da conta .

Se tes varias contas, fai clic no pequeno erro negro do lado dereito para abrir a lista despregable con todas as túas contas. Agora podes ver que conta está baseada en Microsoft Exchange e cal é POP/IMAP.

Se precisa información máis detallada sobre as súas contas (en particular, pode querer comprobar cal é a conta predeterminada), busque a Configuración da conta.

En Outlook 2010 e Outlook 2013, cambie á pestana Ficheiro > Información > Configuración da conta > Configuración da conta...

Un dobre " Configuración da conta " anterior non é un erro de impresión :-) Primeiro fai clic no botón cadrado e despois escolle Configuración da conta. .. comando da lista despregable como se mostra nocaptura de pantalla a continuación (se non tes unha conta de correo electrónico baseada en Exchange, esta será a única opción dispoñible para ti).

Ao facer clic no comando Configuración da conta... abrirase a seguinte xanela:

En Outlook 2007, pode abrilo indo a Ferramentas > Configuración de contas > Correo electrónico .

En Outlook 2003, pode atopalo en Ferramentas > Contas de correo electrónico... > Ver ou cambiar as contas de correo electrónico existentes > Seguinte .

Agora que sabes que tipo de conta de correo electrónico estás a usar, podes comezar a configurar a túa resposta automática inmediatamente.

Configurar a resposta automática fóra da oficina para contas POP3/IMAP de Outlook

A diferenza das contas de Exchange Server, as contas POP3 e IMAP non teñen a función Respostas automáticas (formalmente Asistente fóra da oficina ). Non obstante, aínda podes configurar Outlook para responder automaticamente a algunhas ou a todas as túas mensaxes de correo electrónico entrantes mentres disfrutas das túas vacacións.

Nota: no caso das contas POP/IMAP, Outlook debería estar sempre executado e configurado para comprobar de forma intermitente se hai novas mensaxes. Por suposto, o teu ordenador debe estar acendido durante todo este tempo.

Por suposto, non é moi cómodo ou pode ser incluso inseguro deixar unha máquina en funcionamento sen supervisión durante moito tempo. pero non hai outro camiño. Non obstante, algúns provedores de correo electrónico (por exemplo, Gmail ou Outlook.com) permiten crear respostas automáticas directamente na súa web.sitios. Entón, en primeiro lugar, recoméndoche que consultes co teu provedor de correo electrónico se é posible configurar a resposta automática das túas vacacións.

A continuación atoparás as instrucións paso a paso sobre como para crear unha resposta automática fóra da oficina sen utilizar unha conta de Exchange Server. Podes facelo usando un modelo de correo electrónico en combinación coas regras de Outlook. Pero teña en conta que esta funcionalidade está dispoñible en Outlook 2010 a partir de Office 2010 Service Pack 1. Está ben, imos entrar!

Crear un modelo de mensaxe de resposta automática

1. Primeiro, necesitamos crea un modelo coa mensaxe de fóra da oficina que se enviará automaticamente ás persoas que che enviaron un correo electrónico. Faino do xeito habitual facendo clic no botón Novo correo electrónico da pestana Inicio .
2. Escribe o texto para a túa resposta automática. Se está destinado á túa conta persoal, pode ser semellante ao que ves na captura de pantalla que aparece a continuación. Para mensaxes de negocios fóra da oficina, probablemente necesites algo máis formal :)
3. Cando remates de escribir a mensaxe, gárdaa facendo clic en Ficheiro > Gardar como na xanela da mensaxe.
4. Na caixa de diálogo Gardar como , ponlle un nome ao modelo de resposta automática e escolla gardalo como Outlook Modelo (*.of) . Despois diso, fai clic no botón Gardar .

Unha palabra de precaución para usuarios avanzados: non cambieo cartafol de destino deste ficheiro, gárdeo exactamente no lugar que Microsoft suxire, é dicir, no Microsoft > Cartafol Modelos . "Por que aos usuarios avanzados?" podes me preguntar. Porque un usuario novo nin sequera se atrevería a pensar en cambiar nada a non ser que se lle indique explícitamente que o faga :) .

Ben, fixemos a primeira parte do traballo e agora cómpre crear unha regra para que o faga automaticamente. responder a novas mensaxes de correo electrónico.

Configuración dunha regra de resposta automática de vacacións

1. Comeza a crear unha nova regra como fai habitualmente facendo clic no botón Nova regra en Pestana Inicio > Regras > Xestionar regras & Alertas .
2. Escolle " Comezar cunha regra en branco " e " Aplicar regras ás mensaxes que recibo ", e despois fai clic en Seguinte .
3. Especifique as condicións que quere comprobar. Se estás configurando unha resposta automática fóra da oficina para todas as mensaxes entrantes recibidas de todas as túas contas, non necesitas comprobar ningún elemento aquí.

   Se queres que as respostas automáticas se envíen só para as mensaxes recibidas dunha das túas contas, ou que conteñan palabras específicas no asunto ou no corpo, ou que se reciban de persoas específicas, marca as opcións correspondentes na parte superior do diálogo baixo Paso 1: seleccione condición(s) e, a continuación, prema nos valores subliñados en Paso 2: edite a descrición da regra .

   Por exemplo, estou creando unha regra para responder automaticamente a todas as mensaxesrecibido a través da miña Conta persoal e a miña configuración ten este aspecto:

4. No seguinte paso, defines o que queres facer coas mensaxes. Dado que queremos responder mediante un modelo específico , escollemos exactamente esta opción e, a continuación, facemos clic en nun modelo específico en Paso 2: edita a descrición da regra para escoller o modelo que queremos.
5. Na caixa de diálogo " Seleccionar un modelo de resposta ", na caixa Buscar en , escolla Modelos de usuario no sistema de ficheiros e selecciona o modelo que creamos hai uns minutos (resposta fóra da oficina).

   Fai clic en Abrir e isto volverá ao asistente de Regras onde fas clic en Seguinte .

6. Neste paso, debes establecer excepcións á túa regra de resposta automática. Este non é un paso obrigatorio, e a práctica habitual é omitilo e non engadir ningunha excepción. Non obstante, se non queres enviar un aviso de ausencia da oficina a algúns remitentes ou a mensaxes recibidas dunha das túas contas, podes marcar " excepto se procede de persoas ou grupos públicos " ou " excepto a través da conta especificada ", respectivamente. Ou podes escoller entre algunhas outras excepcións dispoñibles para ti.

   Nota: Algunhas persoas tamén optan por non responder automaticamente aos correos electrónicos devoltos (se o asunto contén "correo devolto" ou "non entregable", etc.) para non crear un bucle infinito entre dous servidores de correo e non desordesúas caixas de entrada con mensaxes sen entregar. Pero esta é en realidade unha precaución adicional, porque a regra " resposta usando un modelo específico " enviará a túa resposta automática só unha vez durante unha única sesión , é dicir, ata que reinicies Outlook. E se estableces unha excepción como esa, non se enviará unha resposta automática a absolutamente todos os correos electrónicos que conteñan a palabra ou frase especificada no asunto, p. ex. " Que fago cando recibo un correo devolto? ".

7. Este é o paso final no que especificas un nome para a túa regra de resposta automática e revisas a descrición da regra . Se todo está OK , asegúrate de que a regra estea activada e fai clic no botón Finalizar para gardar a regra. Iso é todo!

Dunha forma similar podes configurar varias regras de resposta automática de vacacións, p. ex. con diferentes mensaxes de texto para as túas contas de correo electrónico persoais e de traballo, ou para as mensaxes recibidas de determinadas persoas. Por exemplo, nunha resposta automática persoal destinada aos teus amigos podes deixar un número de teléfono no que te poidan contactar; mentres estás na resposta automática da túa empresa, podes especificar o enderezo de correo electrónico do teu asistente ou dun compañeiro que poida xestionar os asuntos máis urxentes durante a túa baixa.

Consello: se estás a crear algunhas regras de resposta automática, podes comprobar o Opción " Deixar de procesar máis regras " para que as respostas automáticas das túas vacacións non entren en conflito entre elas. Esta opción está dispoñible eno terceiro paso do Asistente de regras cando especificas o que queres facer coa mensaxe. Non obstante, teña moito coidado ao elixir esta opción. Se tes outras regras no teu Outlook e queres que se apliquen ás mensaxes entrantes durante as túas vacacións, non uses "Deixar de procesar máis regras" .

Importante! Non esquezas desactivar a túa regra de resposta automática cando volvas :) Podes facelo a través da pestana Inicio > Regras > Xestionar regras & Alertas . Ademais, pode ser unha boa idea crear unha tarefa de Outlook ou un recordatorio de tarefas pendentes que che recorde que debes desactivar a regra de resposta automática fóra da oficina.

Como configurar unha resposta automática de vacacións para as contas de Gmail

Gmail é un dos provedores de correo electrónico que che permiten configurar respostas automáticas de vacacións nos seus sitios web. Deste xeito, non terás que deixar o teu PC funcionando cando esteas ausente. Configuraches a resposta automática de vacacións de Gmail do seguinte xeito.

1. Inicia sesión en Gmail.
2. Fai clic na icona de engrenaxe da esquina superior dereita e selecciona Configuración .
3. Na pestana Xeral , desprácese ata a sección Respondedor automático e seleccione " Respondedor automático activado ".
4. Programa a resposta automática das túas vacacións configurando o primeiro e o último día (opcional) e, a continuación, escribe o asunto e o corpo da túa mensaxe. Se non especificas a data de finalización, recorda configurar o " Recordatorio de vacaciónsdesactivado " ao regresar. É bastante sinxelo, non?

   Consello: pode ser unha boa idea seleccionar " Enviar unha resposta só ás persoas dos meus Contactos ". A diferenza do servidor Microsoft Exchange e Outlook que envían unha resposta automática a cada remitente só unha vez, Gmail enviará a resposta automática das túas vacacións cada 4 días a cada persoa que che envíe varios correos electrónicos. E se recibes moitas mensaxes de spam ou se estás saír durante un longo período de tempo, isto pode axudarche a evitar moita limpeza cando volvas.

Como configurar respostas automáticas de vacacións para contas de Outlook.com e Hotmail

Outlook.com (anteriormente Hotmail) tamén che permiten configurar as respostas automáticas fóra da oficina directamente nos sitios web de Hotmail e Outlook.com. Esta función chámase respostas automáticas de vacacións e ti pode configuralo deste xeito.

1. Diríxete a Outlook.com (ou Windows Live Hotmail) e inicia sesión.
2. Se tes un Outlook.com , faga clic na icona Engrenaxe na parte superior da pantalla ght canto ao teu nome e selecciona " Máis configuración de correo ".

   Se tes unha conta Hotmail , fai clic no teu nome na esquina superior dereita e, a continuación, escolla Opcións > Correo .

3. En " Xestionar a túa conta ", selecciona " Enviando respostas automáticas de vacacións " para configurar a configuración da túa resposta automática.
4. Outlook.com non ofrece unha opción para programaras túas respostas fóra da oficina, polo que simplemente selecciona " Enviar respostas de vacacións ás persoas que me envíen un correo electrónico " e escriba o texto do teu aviso de vacacións.

Ten en conta que a opción " Responder só aos teus contactos " está marcada por defecto debaixo da mensaxe de resposta de vacacións. Se queres responder automaticamente ao correo electrónico de todos, por suposto podes desmarcalo. Non obstante, pode ser razoable deixalo marcado para impedir os spammers.

Nota: se tes unha nova conta de Outlook.com, a función Resposta vacacional pode estar desactivada. Microsoft activarao automaticamente despois de que uses a túa conta durante uns días. Se queres activalo de inmediato, terás que verificar a túa conta cun número de teléfono móbil. Podes facelo usando a súa páxina Engadir un teléfono.

Ben, isto parece ser todo o que necesitas para saber sobre as respostas automáticas en diferentes contas de correo electrónico. Agora que a túa resposta automática fóra da oficina está configurada correctamente, apague o ordenador (lembra deixalo funcionando se usas unha conta POP/IMAP) e disfruta das túas vacacións. :)