Ma megmutatom, hogyan tudsz automatikusan válaszolni az Outlookban az e-mailekre anélkül, hogy Exchange Server fiókot használnál (POP3/IMAP fiókok). Ha nem vagy biztos benne, hogy melyik e-mail fiókot használod, kezdheted ezzel: Hogyan találom ki, hogy melyik e-mail fiókot használom?

Hogyan határozza meg az e-mail fiók(ok) típusát?

Ha eldöntötte, hogy az automatikus válaszadásnak szerepelnie kell a nyaralás előtti felkészülési ellenőrzőlistáján, először is meg kell tudnia, hogy melyik e-mail fiókkal rendelkezik - Exchange szerver vagy Outlook POP/IMAP.

A legegyszerűbb módja az e-mail fiók típusának ellenőrzésének, ha a Fájl tab> Info és nézz be a Számlainformációk .

Ha több fiókkal rendelkezik, kattintson a jobb oldali apró fekete hibára, hogy megnyíljon a legördülő lista az összes fiókjával. Most már láthatja, hogy melyik fiók Microsoft Exchange alapú, és melyik POP/IMAP.

Ha részletesebb információra van szüksége a számláiról (különösen azt szeretné ellenőrizni, hogy melyik az alapértelmezett fiók), nézze meg a Fiókbeállítások.

Az Outlook 2010 és az Outlook 2013 programokban váltson a Fájl fül> Info> Fiókbeállítások> Fiókbeállítások...

Egy dupla " Fiókbeállítások A fenti " nem elírás :-) Először a négyzet gombra kattintasz, majd kiválasztod a Fiókbeállítások... parancsot a legördülő listából az alábbi képernyőképen látható módon (ha nem rendelkezik Exchange alapú e-mail fiókkal, akkor ez lesz az egyetlen elérhető választás).

A Fiókbeállítások... parancs a következő ablakot nyitja meg:

Az Outlook 2007-ben a következő menüpontra kattintva nyitható meg Eszközök> Fiókok beállítások> E-mail .

Az Outlook 2003-ban a Eszközök> E-mail fiókok.> Meglévő e-mail fiókok megtekintése vagy módosítása> Következő .

Most, hogy már tudja, milyen típusú e-mail fiókot használ, azonnal elkezdheti az automatikus válasz beállítását.

Irodán kívüli automatikus válasz beállítása az Outlook POP3/IMAP-fiókok számára

Az Exchange Server fiókokkal ellentétben a POP3 és az IMAP fiókok nem rendelkeznek az Automatikus válaszok funkcióval (hivatalosan Irodán kívüli asszisztens ). Mindazonáltal még mindig beállíthatja, hogy az Outlook automatikusan válaszoljon a bejövő e-mail üzenetek egy részére vagy mindegyikére, miközben élvezheti a nyaralását.

Megjegyzés: POP/IMAP-fiókok esetén az Outlooknak mindig futnia kell, és úgy kell beállítani, hogy időközönként ellenőrizze az új üzeneteket. Természetesen a számítógépnek a következő beállításokkal kell rendelkeznie bekapcsolva egész idő alatt.

Természetesen nem túl kényelmes, sőt, talán nem is biztonságos egy működő gépet hosszú időre felügyelet nélkül hagyni, de nincs más megoldás. Bár néhány e-mail szolgáltató (pl. Gmail vagy Outlook.com) lehetővé teszi az automatikus válaszok létrehozását közvetlenül a weboldalukon. Tehát először is azt tanácsolom, hogy ellenőrizze az e-mail szolgáltatójánál, hogy lehetséges-e a nyaralás automatikus válaszok beállítása az ő weboldalukon.oldalon.

Az alábbiakban lépésről-lépésre leírást talál arra vonatkozóan, hogyan hozhat létre egy hivatalon kívüli automatikus választ Exchange Server-fiók használata nélkül. Ezt egy e-mail sablon és az Outlook szabályainak kombinálásával teheti meg. De vegye figyelembe, hogy ez a funkció az Outlook 2010-ben az Office 2010 Service Pack 1-től kezdve érhető el. Oké, vágjunk bele!

Automatikus válaszüzenet sablon létrehozása

1. Először is létre kell hoznunk egy sablont a hivatalon kívüli üzenettel, amelyet automatikusan elküldünk azoknak az embereknek, akik e-mailt küldtek Önnek. Ezt a szokásos módon a Új e-mail gombot a Home tab.
2. Írja meg az automatikus válasz szövegét. Ha a személyes fiókjához szól, akkor hasonló lehet az alábbi képernyőképen láthatóhoz. Az irodán kívüli üzleti üzenetekhez valószínűleg valami hivatalosabbra lesz szüksége :)
3. Ha befejezte az üzenet megírását, mentse el azt az alábbi gombra kattintva Fájl > Mentés másként az üzenet ablakban.
4. A Mentés másként párbeszédpanelen adjon nevet az automatikus válasz sablonjának, és válassza a mentést a Outlook sablon (*.oft) . Ezután kattintson a Mentés gomb.

Egy figyelmeztetés a haladó felhasználóknak: ne változtassa meg a fájl célmappáját, mentse pontosan a Microsoft által javasolt helyre, nevezetesen a Microsoft> Sablonok "Miért a haladó felhasználóknak?" - kérdezhetik tőlem. Mert egy új felhasználónak eszébe sem jutna bármit is megváltoztatni, hacsak nem kap erre kifejezett utasítást :) .

Nos, a munka első részét elvégeztük, most pedig létre kell hoznunk egy szabályt, amely automatikusan válaszol az új e-mail üzenetekre.

Nyaralás automatikus válaszadási szabály beállítása

1. Kezdjünk el új szabályt létrehozni, ahogy általában szoktunk, ha a Új szabály gomb alatt Kezdőlap fül> Szabályok> Szabályok kezelése & Riasztások .
2. Válassza a " Kezdje üres szabályból " és " Szabályok alkalmazása a kapott üzenetekre ", majd kattintson a Következő .
3. Adja meg az ellenőrizni kívánt feltételeket. Ha az összes fiókból beérkező összes bejövő üzenetre beállítja a hivatalon kívüli automatikus válaszadást, akkor itt nem kell bejelölnie egyetlen elemet sem.

   Ha azt szeretné, hogy az automatikus válaszok csak az Ön egyik fiókjából érkező, vagy a tárgyban vagy a szövegben meghatározott szavakat tartalmazó, vagy meghatározott személyektől érkező üzenetekre küldjenek automatikus választ, akkor jelölje be a megfelelő beállításokat a párbeszédpanel felső részén a következő menüpont alatt. 1. lépés: Válassza ki a feltétel(ek)et majd kattintson az aláhúzott értékekre a 2. lépés: A szabály leírásának szerkesztése .

   Például, létrehozok egy szabályt, amely automatikus választ ad az összes üzenetre, amelyet az én Személyes számla és a beállításaim így néznek ki:

4. A következő lépésben meghatározzuk, hogy mit akarunk csinálni az üzenetekkel. Mivel mi a válasz egy adott sablon használatával , pontosan ezt az opciót választjuk, majd a egy adott sablon a címen 2. lépés: A szabály leírásának szerkesztése hogy kiválaszthassuk a kívánt sablont.
5. A " Válaszsablon kiválasztása " párbeszédpanelen, a Look In mezőben válassza a Felhasználói sablonok a fájlrendszerben és válassza ki a néhány perccel ezelőtt létrehozott sablont (out-of-office-reply).

   Kattintson a címre. Nyissa meg a címet. és ez visszavisz a Szabályok varázsló, ahol a Következő .

6. Ebben a lépésben kivételeket kell beállítania az automatikus válaszadási szabályhoz. Ez nem kötelező lépés, és az általános gyakorlat az, hogy kihagyja, és nem ad hozzá kivételeket. Ha azonban nem szeretne néhány feladónak vagy az egyik fiókjából érkező üzenetekre nem küldeni hivatalon kívüli értesítést, akkor bejelölheti a " kivéve, ha emberek vagy nyilvános csoport " vagy " kivéve a megadott számlán keresztül ", illetve. Vagy választhat egy maroknyi más kivétel közül is.

   Megjegyzés: Néhányan úgy döntenek, hogy nem válaszolnak automatikusan a visszaküldött e-mailekre (ha a tárgyban szerepel a "visszaküldött levél" vagy "kézbesíthetetlen" stb.), hogy ne hozzanak létre végtelen hurkot két levelezőszerver között, és ne zsúfolják tele a postaládájukat kézbesítetlen üzenetekkel. De ez valójában egy extra elővigyázatosság, mert a " válasz egy adott sablon használatával " szabály csak az automatikus válaszodat küldi el. egyszer egy ülés során , azaz amíg újra nem indítja az Outlookot. És ha ilyen kivételt állít be, akkor nem fog automatikus választ küldeni abszolút minden olyan e-mailre, amely a megadott szót vagy kifejezést tartalmazza a tárgysorban, pl. " Mit tegyek, ha visszaküldött levelet kapok? ".

7. Ez az utolsó lépés, ahol megadhatja az automatikus válaszadási szabály nevét, és felülvizsgálhatja a szabály leírását. Ha minden megfelel a Oké , győződjön meg róla, hogy a szabály be van kapcsolva, és kattintson a Befejezés gombot a szabály elmentéséhez. Ennyi!

Hasonlóképpen beállíthat több vakációs automatikus válaszadási szabályt is, például különböző szöveges üzenetekkel a személyes és a munkahelyi e-mail fiókokhoz, vagy bizonyos személyektől kapott üzenetekhez. Például a barátainak szánt személyes automatikus válaszadásban megadhat egy telefonszámot, amelyen elérhető; míg az üzleti automatikus válaszadásban megadhatja az asszisztense e-mail címét vagy a munkahelyi e-mail címét.egy kolléga, aki a szabadsága alatt a legsürgősebb ügyeket el tudja intézni.

Tipp: Ha néhány automatikus válaszadási szabályt hoz létre, ellenőrizheti a " További szabályok feldolgozásának leállítása " opciót, hogy a nyaralási automatikus válaszok ne ütközzenek egymással. Ez az opció a 3. lépésben érhető el a Szabályvarázsló amikor megadja, hogy mit szeretne tenni az üzenettel. Legyen azonban nagyon óvatos, amikor ezt az opciót választja. Ha vannak más szabályai is az Outlookban, és azt szeretné, hogy ezeket a bejövő üzenetekre is alkalmazzák a nyaralás alatt, ne használja a "További szabályok feldolgozásának leállítása" opciót .

Fontos! Ne felejtsd el kikapcsolni az automatikus válaszlevél-szabályodat, amikor visszatérsz :) Ezt megteheted a Kezdőlap fül> Szabályok> Szabályok kezelése & Riasztások Jó ötlet lehet egy olyan Outlook-feladatot vagy tennivalót is létrehozni, amely emlékezteti Önt arra, hogy kikapcsolja az irodán kívüli automatikus válaszadási szabályt.

Hogyan állíthat be automatikus vakációs választ a Gmail-fiókok számára?

A Gmail egyike azoknak az e-mail szolgáltatóknak, amelyek lehetővé teszik, hogy a weboldalaikon automatikus nyaralási válaszokat konfiguráljon. Így nem kell a számítógépét munkában hagynia, amikor távol van. Beállítja a Gmail nyaralás autoresponder a következő módon.

1. Jelentkezzen be a Gmailbe.
2. Kattintson a jobb felső sarokban lévő fogaskerék ikonra, és válassza a Beállítások .
3. A Általános lapon, görgessen lefelé a Vakációs válaszadó szekciót, és válassza a " Vacation responder on ".
4. Ütemezze a szabadság automatikus válaszát az első és az utolsó nap beállításával (opcionális), majd írja be az üzenet tárgyát és szövegét. Ha nem adja meg a végdátumot, ne feledje, hogy a " Emlékeztető a szabadságról " a visszatéréskor. Elég egyszerű, nem igaz?

   Tipp: Jó ötlet lehet a " Csak a kapcsolataimban szereplő személyeknek küldhetek választ ". A Microsoft Exchange szerverrel és az Outlookkal ellentétben, amelyek minden egyes feladónak csak egyszer küldenek automatikus választ, a Gmail 4 naponta küld automatikus választ minden olyan személynek, aki több e-mailt küld Önnek. És ha sok spam üzenetet kap, vagy ha hosszabb időre távozik, ez segíthet elkerülni a sok takarítást, amikor visszatér.

Automatikus válaszok beállítása az Outlook.com és a Hotmail fiókok számára

Az Outlook.com (korábban Hotmail) fiókok lehetővé teszik a hivatalon kívüli automatikus válaszok beállítását közvetlenül a Hotmail és az Outlook.com weboldalakon. Ezt a funkciót úgy hívják automatizált válaszok a szabadságra és így állíthatod be.

1. Menjen az Outlook.com (vagy a Windows Live Hotmail) oldalra, és jelentkezzen be.
2. Ha van egy Outlook.com fiókot, kattintson a Fogaskerék ikon a jobb felső sarokban a neve mellett, és válassza a " További levelezési beállítások ".

   Ha van egy Hotmail fiókját, kattintson a nevére a jobb felső sarokban, majd válassza a Opciók> Mail .

3. Az " Számlája kezelése ", válassza a " Automatikus válaszok küldése a szabadságra " az automatikus válasz beállításainak konfigurálásához.
4. Az Outlook.com nem biztosít lehetőséget az irodán kívüli válaszok ütemezésére, ezért egyszerűen válassza a " Küldj válaszokat az embereknek, akik e-mailt küldenek nekem ", és írja be a szabadságolási értesítés szövegét.

Vegye figyelembe, hogy a " Csak a kapcsolattartóknak válaszoljon " opció alapértelmezés szerint be van jelölve a nyaralás válaszüzenet alatt. Ha azt szeretné, hogy mindenki e-mailjére automatikusan válaszoljon, akkor természetesen ki is jelölheti. Bár a spammerek meggátlása érdekében célszerű lehet bejelölve hagyni.

Megjegyzés: Ha új Outlook.com fiókkal rendelkezik, akkor a Nyaralás válasz funkció lehet, hogy ki van kapcsolva. A Microsoft automatikusan engedélyezi, miután néhány napig használta a fiókját. Ha azonnal be akarja kapcsolni, akkor a fiókját egy mobiltelefonszámmal kell igazolnia, ezt a telefon hozzáadása oldalon teheti meg.

Nos, úgy tűnik, ennyit kell tudnod a különböző e-mail fiókok automatikus válaszairól. Most, hogy az irodán kívüli automatikus válaszod megfelelően be van állítva, zárd be a számítógépedet (ne feledd, hogy hagyd futni, ha POP/IMAP fiókot használsz) és élvezd a vakációt! :)