আজ আমি দেখাতে যাচ্ছি কিভাবে আপনি এক্সচেঞ্জ সার্ভার অ্যাকাউন্ট (POP3/IMAP অ্যাকাউন্ট) ব্যবহার না করেই Outlook-এ ইমেলের উত্তর দিতে পারেন। আপনি কোন ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন তা নিশ্চিত না হলে, আপনি এটি দিয়ে শুরু করতে পারেন: আমি কোন ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করি তা আমি কীভাবে খুঁজে পাব?

আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টের ধরন কীভাবে নির্ধারণ করবেন( s)

একবার আপনি সিদ্ধান্ত নিয়েছেন যে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া আপনার প্রাক-অবকাশ প্রস্তুতির চেকলিস্টে থাকা উচিত, আপনার জন্য প্রথমে যা করতে হবে তা হল আপনার কোন ইমেল অ্যাকাউন্ট আছে তা খুঁজে বের করুন - এক্সচেঞ্জ সার্ভার বা Outlook POP/IMAP৷

সবচেয়ে সহজ উপায় হল আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টের ধরন চেক করা হল ফাইল ট্যাব > তথ্য এ যান এবং অ্যাকাউন্ট তথ্য এর নিচে দেখুন। .

যদি আপনার একাধিক অ্যাকাউন্ট থাকে, আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্টের সাথে ড্রপ-ডাউন তালিকা খুলতে ডান দিকের ছোট কালো ত্রুটিতে ক্লিক করুন। এখন আপনি দেখতে পারবেন কোন অ্যাকাউন্টটি Microsoft Exchange ভিত্তিক এবং কোনটি POP/IMAP।

আপনার অ্যাকাউন্ট সম্পর্কে আরও বিশদ তথ্যের প্রয়োজন হলে (বিশেষত, আপনি কোনটি ডিফল্ট অ্যাকাউন্ট তা পরীক্ষা করতে চাইতে পারেন), অ্যাকাউন্ট সেটিংস

এ দেখুন। Outlook 2010 এবং Outlook 2013, ফাইল ট্যাবে > তথ্য > অ্যাকাউন্ট সেটিংস > অ্যাকাউন্ট সেটিংস...

উপরে একটি ডবল " অ্যাকাউন্ট সেটিংস " একটি ভুল ছাপ নয় :-) প্রথমে আপনি বর্গাকার বোতামে ক্লিক করুন এবং তারপরে অ্যাকাউন্ট সেটিংস চয়ন করুন৷ .. ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে কমান্ড যেমন দেখানো হয়েছেনীচের স্ক্রিনশট (যদি আপনার কাছে এক্সচেঞ্জ ভিত্তিক ইমেল অ্যাকাউন্ট না থাকে তবে এটিই আপনার কাছে উপলব্ধ একমাত্র পছন্দ হবে)।

অ্যাকাউন্ট সেটিংস... কমান্ডে ক্লিক করলে নিম্নলিখিত উইন্ডোটি খুলবে:

আউটলুক 2007-এ, আপনি Tools > এ গিয়ে এটি খুলতে পারেন। অ্যাকাউন্ট সেটিংস > ই-মেইল ।

আউটলুক 2003-এ, আপনি এটি Tools > ই-মেইল অ্যাকাউন্ট... > বিদ্যমান ইমেল অ্যাকাউন্টগুলি দেখুন বা পরিবর্তন করুন > পরবর্তী ।

এখন আপনি জানেন যে আপনি কোন ধরনের ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন, আপনি সরাসরি আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা শুরু করতে পারেন।

অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা হচ্ছে Outlook POP3/IMAP অ্যাকাউন্টের জন্য

এক্সচেঞ্জ সার্ভার অ্যাকাউন্টের বিপরীতে, POP3 এবং IMAP অ্যাকাউন্টে স্বয়ংক্রিয় উত্তর বৈশিষ্ট্য নেই (আনুষ্ঠানিকভাবে অফিস সহকারীর বাইরে )। তবুও, আপনি এখনও আপনার ছুটি উপভোগ করার সময় আপনার কিছু বা সমস্ত আগত ইমেল বার্তাগুলির স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দেওয়ার জন্য Outlook সেট আপ করতে পারেন৷

দ্রষ্টব্য: POP/IMAP অ্যাকাউন্টের ক্ষেত্রে, Outlook সর্বদা চলমান এবং কনফিগার করা উচিত নতুন বার্তাগুলির জন্য মাঝে মাঝে চেক করুন। স্বাভাবিকভাবেই, আপনার কম্পিউটারকে এই সমস্ত সময় চালু থাকতে হবে।

অবশ্যই, এটি খুব সুবিধাজনক নয় বা এমনকি দীর্ঘ সময়ের জন্য কোনও তত্ত্বাবধান ছাড়াই একটি কাজ করা মেশিন ছেড়ে যাওয়াও অনিরাপদ হতে পারে, কিন্তু অন্য কোন উপায় নেই। যদিও, কিছু ইমেল প্রদানকারী (যেমন Gmail বা Outlook.com) তাদের ওয়েবে সরাসরি স্বয়ংক্রিয় জবাব তৈরি করার অনুমতি দেয়-সাইট তাই, প্রথমেই আমি আপনাকে পরামর্শ দেব আপনার ইমেল প্রদানকারীর সাথে আপনার অবকাশকালীন স্বয়ং-প্রতিক্রিয়া কনফিগার করা সম্ভব কিনা তার সাথে চেক করুন।

নিচে আপনি ধাপে ধাপে নির্দেশাবলী পাবেন কিভাবে একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার না করে অফিসের বাইরে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া তৈরি করতে৷ আপনি আউটলুক নিয়মগুলির সাথে সংমিশ্রণে একটি ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করে এটি করতে পারেন। কিন্তু সচেতন থাকুন যে এই কার্যকারিতাটি Outlook 2010-এ উপলব্ধ অফিস 2010 সার্ভিস প্যাক 1 থেকে শুরু করে। ঠিক আছে, আসুন ক্র্যাক করা যাক!

একটি অটোরিপ্লাই বার্তা টেমপ্লেট তৈরি করা

1. প্রথমে, আমাদের প্রয়োজন অফিসের বাইরের বার্তা সহ একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এমন লোকেদের কাছে পাঠানো হবে যারা আপনাকে একটি ইমেল পাঠিয়েছে। আপনি হোম ট্যাবে নতুন ইমেল বোতামে ক্লিক করে স্বাভাবিক উপায়ে এটি করেন।
2. আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরের জন্য পাঠ্য রচনা করুন। যদি এটি আপনার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের উদ্দেশ্যে করা হয়, তাহলে আপনি নীচের স্ক্রিনশটে যা দেখছেন তার অনুরূপ হতে পারে। অফিসের বার্তাগুলির বাইরে ব্যবসার জন্য, আপনার সম্ভবত একটু বেশি আনুষ্ঠানিক কিছুর প্রয়োজন হবে :)
3. আপনি যখন বার্তাটি লেখা শেষ করেন, তখন ফাইল > এ ক্লিক করে এটি সংরক্ষণ করুন। বার্তা উইন্ডোতে Save As ।
4. Save As ডায়ালগ বক্সে, আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর টেমপ্লেটের একটি নাম দিন এবং এটিকে আউটলুক হিসাবে সংরক্ষণ করতে বেছে নিন টেমপ্লেট (*.oft) । এর পরে সংরক্ষণ করুন বোতামে ক্লিক করুন।

উন্নত ব্যবহারকারীদের জন্য সতর্কতার একটি শব্দ: পরিবর্তন করবেন নাএই ফাইলের জন্য গন্তব্য ফোল্ডার, মাইক্রোসফ্টের প্রস্তাবিত অবস্থানে ঠিক সেভ করুন, যেমন Microsoft > টেমপ্লেট ফোল্ডার। "উন্নত ব্যবহারকারীদের কাছে কেন?" আপনি আমাকে জিজ্ঞাসা করতে পারেন. কারণ একজন নতুন ব্যবহারকারী কিছু পরিবর্তন করার কথা ভাবতেও সাহস করবেন না যদি না তাদের স্পষ্টভাবে তা করতে বলা হয় :)।

আচ্ছা, আমরা কাজের প্রথম অংশটি সম্পন্ন করেছি এবং এখন আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নিয়ম তৈরি করতে হবে নতুন ইমেল বার্তার উত্তর দিন৷

একটি ছুটির স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়ার নিয়ম সেট করা হচ্ছে

1. একটি নতুন নিয়ম তৈরি করা শুরু করুন যেমন আপনি সাধারণত করেন নতুন নিয়ম বোতামে ক্লিক করে 6>হোম ট্যাব > নিয়ম > নিয়ম পরিচালনা করুন & সতর্কতা ।
2. " একটি ফাঁকা নিয়ম থেকে শুরু করুন " এবং " আমি যে বার্তাগুলি পেয়েছি তার উপর নিয়ম প্রয়োগ করুন " বেছে নিন এবং তারপরে পরবর্তী<এ ক্লিক করুন 7>।
3. আপনি যে শর্তগুলি পরীক্ষা করতে চান তা নির্দিষ্ট করুন৷ আপনি যদি আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্ট থেকে প্রাপ্ত সমস্ত আগত বার্তাগুলির জন্য অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সেট করে থাকেন তবে আপনাকে এখানে কোনো আইটেম চেক করার দরকার নেই৷

   আপনি যদি চান যে শুধুমাত্র আপনার অ্যাকাউন্টগুলির একটি থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানো হোক, বা বিষয় বা অংশে নির্দিষ্ট শব্দ রয়েছে, বা নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের কাছ থেকে প্রাপ্ত হয়েছে, তাহলে নীচের ডায়ালগের উপরের অংশে সংশ্লিষ্ট বিকল্পগুলি পরীক্ষা করুন 1 সমস্ত বার্তায়আমার ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট এর মাধ্যমে প্রাপ্ত এবং আমার সেটিংস এইরকম দেখায়:

4. পরবর্তী ধাপে, আপনি বার্তাগুলির সাথে কী করতে চান তা নির্ধারণ করুন৷ যেহেতু আমরা একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিতে চাই , তাই আমরা ঠিক এই বিকল্পটি বেছে নিই এবং তারপরে পদক্ষেপ 2: নিয়মের বিবরণ সম্পাদনা করুন এর অধীনে একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ক্লিক করুন টেমপ্লেট আমরা চাই।
5. " একটি উত্তর টেমপ্লেট নির্বাচন করুন " ডায়ালগ বক্সে, দেখুন বক্সে, ফাইল সিস্টেমে ব্যবহারকারীর টেমপ্লেট নির্বাচন করুন এবং কয়েক মিনিট আগে আমরা যে টেমপ্লেট তৈরি করেছি তা নির্বাচন করুন (অফিস-এর বাইরে-উত্তর)।

   খুলুন ক্লিক করুন এবং এটি আপনাকে নিয়ম উইজার্ডে ফিরিয়ে আনবে যেখানে আপনি পরবর্তী ক্লিক করবেন।

6. এই ধাপে, আপনাকে আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তরের নিয়মে ব্যতিক্রম সেট করতে হবে। এটি একটি বাধ্যতামূলক পদক্ষেপ নয়, এবং সাধারণ অভ্যাস হল এটি এড়িয়ে যাওয়া এবং কোনো ব্যতিক্রম যোগ না করা। যাইহোক, আপনি যদি কিছু প্রেরককে বা আপনার অ্যাকাউন্টগুলির একটি থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে অফিসের বাইরের নোটিশ পাঠাতে না চান তবে আপনি " লোকজন বা পাবলিক গ্রুপ থেকে থাকলে " বা "" চেক করতে পারেন নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে ছাড়া ", যথাক্রমে। অথবা, আপনি আপনার জন্য উপলব্ধ অন্য কয়েকটি ব্যতিক্রম থেকে বেছে নিতে পারেন।

   দ্রষ্টব্য: কিছু লোক ফেরত পাঠানো ইমেলগুলির স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর না দেওয়াও বেছে নেয় (যদি বিষয়টিতে "রিটার্ন করা মেল" বা "আনডেলিভারেবল" ইত্যাদি থাকে) যাতে দুটি মেইল ​​সার্ভারের মধ্যে একটি অসীম লুপ তৈরি না হয়। বিশৃঙ্খলাবিতরণ না করা বার্তা সহ তাদের ইনবক্স। কিন্তু এটি আসলে একটি অতিরিক্ত সতর্কতা, কারণ " একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন " নিয়মটি আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাবে শুধুমাত্র একটি সেশনের সময় একবার , অর্থাৎ আপনি আপনার Outlook পুনরায় চালু না করা পর্যন্ত। এবং যদি আপনি এর মতো একটি ব্যতিক্রম সেট করেন, তাহলে বিষয় লাইনে নির্দিষ্ট শব্দ বা বাক্যাংশ সমন্বিত সমস্ত ইমেলে একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠানো হবে না, যেমন " যখন আমি একটি ফেরত পাঠানো মেইল ​​পাই তখন আমি কী করব? ।"

7. এটি চূড়ান্ত ধাপ যেখানে আপনি আপনার স্বতঃ-উত্তর নিয়মের জন্য একটি নাম উল্লেখ করেন এবং নিয়মের বিবরণ পর্যালোচনা করেন . সবকিছু ঠিক আছে হলে, নিয়মটি চালু আছে তা নিশ্চিত করুন এবং নিয়মটি সংরক্ষণ করতে Finish বোতামে ক্লিক করুন। এখানেই শেষ!

একইভাবে আপনি বেশ কয়েকটি ছুটির স্বয়ংক্রিয় উত্তরের নিয়ম সেট আপ করতে পারেন, যেমন আপনার ব্যক্তিগত এবং কাজের ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য বা নির্দিষ্ট কিছু লোকের কাছ থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলির জন্য বিভিন্ন পাঠ্য বার্তা সহ। উদাহরণস্বরূপ, আপনার বন্ধুদের উদ্দেশ্যে একটি ব্যক্তিগত স্বয়ংক্রিয় উত্তরে আপনি একটি ফোন নম্বর রেখে যেতে পারেন যার মাধ্যমে আপনার সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে; আপনার ব্যবসায় স্বয়ংক্রিয় উত্তর দেওয়ার সময় আপনি আপনার সহকারী বা সহকর্মীর ইমেল ঠিকানা নির্দিষ্ট করতে পারেন যা আপনার ছুটির সময় সবচেয়ে জরুরি বিষয়গুলি পরিচালনা করতে পারে৷

টিপ: আপনি যদি কয়েকটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়ার নিয়ম তৈরি করেন তবে আপনি পরীক্ষা করতে পারেন " আরও নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করুন " বিকল্প যাতে আপনার ছুটির স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি একে অপরের সাথে বিরোধ না করে। এই বিকল্পটি উপলব্ধ নিয়ম উইজার্ড এর 3য় ধাপ যখন আপনি বার্তাটি দিয়ে আপনি কী করতে চান তা নির্দিষ্ট করুন৷ যাইহোক, এই বিকল্পটি নির্বাচন করার সময় খুব সতর্কতা অবলম্বন করুন। আপনার আউটলুকে যদি অন্য কিছু নিয়ম থাকে এবং আপনি চান যে সেগুলি আপনার ছুটির সময় ইনকামিং বার্তাগুলিতে প্রয়োগ করা হোক, "আরো নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করুন" ব্যবহার করবেন না।

গুরুত্বপূর্ণ! ফিরে আসার সময় আপনার স্বয়ংক্রিয় জবাব দেওয়ার নিয়মটি বন্ধ করতে ভুলবেন না :) আপনি এটি হোম ট্যাব > এর মাধ্যমে করতে পারেন। নিয়ম > নিয়ম পরিচালনা করুন & সতর্কতা । এছাড়াও, একটি আউটলুক টাস্ক বা করণীয় অনুস্মারক তৈরি করা একটি ভাল ধারণা হতে পারে যা আপনাকে আপনার অফিস বন্ধ করার স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া নিয়মটি বন্ধ করার কথা মনে করিয়ে দেবে।

জিমেইল অ্যাকাউন্টগুলির জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় ছুটির প্রতিক্রিয়া কীভাবে সেট করবেন

Gmail হল ইমেল প্রদানকারীদের মধ্যে একটি যা আপনাকে তাদের ওয়েব সাইটে স্বয়ংক্রিয় অবকাশকালীন উত্তরগুলি কনফিগার করতে দেয়৷ এইভাবে, আপনি দূরে থাকাকালীন আপনার পিসিকে কাজ করতে হবে না। আপনি নিম্নলিখিত উপায়ে Gmail-এর ছুটি অটোরিস্পন্ডার সেট আপ করুন।

1. জিমেইলে লগ ইন করুন।
2. উপরের ডানদিকে কোণায় গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং <8 নির্বাচন করুন>সেটিংস ।
3. সাধারণ ট্যাবে, অবকাশের উত্তরদাতা বিভাগে স্ক্রোল করুন এবং " অবকাশে উত্তরদাতা " নির্বাচন করুন৷
4. প্রথম এবং শেষ দিন (ঐচ্ছিক) সেট করে আপনার ছুটির স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া নির্ধারণ করুন, তারপর আপনার বার্তার বিষয় এবং মূল অংশ টাইপ করুন। আপনি যদি শেষ তারিখ নির্দিষ্ট না করেন, তাহলে " ছুটির অনুস্মারক সেট করতে ভুলবেন না৷আপনার ফেরার সময় বন্ধ "। এটা বেশ সহজ, তাই না?

   টিপ: " শুধুমাত্র আমার পরিচিতিতে থাকা লোকেদের একটি প্রতিক্রিয়া পাঠান নির্বাচন করা একটি ভাল ধারণা হতে পারে। "। মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ সার্ভার এবং আউটলুকের বিপরীতে যেগুলি প্রতিটি প্রেরককে শুধুমাত্র একবার স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠায়, Gmail প্রতি 4 দিনে আপনার ছুটির স্বয়ংক্রিয় জবাব পাঠাবে এমন প্রত্যেক ব্যক্তিকে যারা আপনাকে বেশ কয়েকটি ইমেল পাঠায়। এবং আপনি যদি প্রচুর স্প্যাম বার্তা পান বা যদি আপনি হন দীর্ঘ সময়ের জন্য চলে গেলে, এটি আপনাকে ফিরে আসার সময় প্রচুর পরিচ্ছন্নতা এড়াতে সাহায্য করতে পারে।

Outlook.com এবং Hotmail অ্যাকাউন্টগুলির জন্য স্বয়ংক্রিয় ছুটির উত্তরগুলি কীভাবে সেট আপ করবেন

Outlook.com (আগের Hotmail) অ্যাকাউন্টগুলি আপনাকে Hotmail এবং Outlook.com ওয়েব-সাইটগুলিতে সরাসরি অফিস-অফ-অফিস স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট করার অনুমতি দেয়৷ এই বৈশিষ্ট্যটিকে বলা হয় স্বয়ংক্রিয় ছুটির উত্তরগুলি এবং আপনি এভাবে সেট আপ করতে পারেন।

1. Outlook.com (বা Windows Live Hotmail) এ যান এবং লগ ইন করুন।
2. আপনার যদি একটি Outlook.com<থাকে 9> অ্যাকাউন্ট, উপরের ri-এ গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন আপনার নামের পাশে ght কোণে এবং " আরো মেল সেটিংস " নির্বাচন করুন।

   আপনার যদি একটি Hotmail অ্যাকাউন্ট থাকে, উপরের ডানদিকের কোণায় আপনার নামের উপর ক্লিক করুন এবং তারপরে বিকল্পগুলি > মেল ।

3. " আপনার অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করা " এর অধীনে, আপনার স্বতঃ-উত্তর সেটিংস কনফিগার করতে " স্বয়ংক্রিয় ছুটির উত্তর পাঠানো হচ্ছে " নির্বাচন করুন।
4. Outlook.com সময়সূচী করার বিকল্প প্রদান করে নাআপনার অফিসের বাইরে উত্তর, তাই আপনি কেবল " যারা আমাকে ইমেল করেন তাদের ছুটির উত্তর পাঠান " নির্বাচন করুন এবং আপনার ছুটির বিজ্ঞপ্তির পাঠ্য টাইপ করুন।

মনে রাখবেন যে " শুধুমাত্র আপনার পরিচিতিগুলিতে উত্তর দিন " বিকল্পটি অবকাশকালীন উত্তর বার্তার নীচে ডিফল্টরূপে চেক করা থাকে৷ আপনি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যেকের ইমেলের উত্তর দিতে চান, আপনি অবশ্যই এটি আনচেক করতে পারেন। যদিও, স্প্যামারদের ঠেকাতে এটিকে চেক করে রাখা যুক্তিসঙ্গত হতে পারে।

দ্রষ্টব্য: আপনার যদি একটি নতুন Outlook.com অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে ছুটির উত্তর বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ হয়ে যেতে পারে। আপনি কয়েক দিনের জন্য আপনার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করার পরে Microsoft স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি সক্ষম করবে। আপনি যদি এখনই এটি চালু করতে চান, তাহলে আপনাকে একটি মোবাইল ফোন নম্বর দিয়ে আপনার অ্যাকাউন্ট যাচাই করতে হবে, আপনি তাদের একটি ফোন যোগ করুন পৃষ্ঠা ব্যবহার করে এটি করতে পারেন৷

ঠিক আছে, মনে হচ্ছে এটিই আপনার প্রয়োজন। বিভিন্ন ইমেল অ্যাকাউন্টে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সম্পর্কে জানুন। এখন আপনার অফিসের বাইরে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সঠিকভাবে কনফিগার করা হয়েছে, আপনার কম্পিউটার বন্ধ করুন (যদি আপনি একটি POP/IMAP অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন তবে এটি চালু রাখতে ভুলবেন না) এবং আপনার ছুটি উপভোগ করুন! :)