今日は、Exchange Serverアカウント（POP3/IMAPアカウント）を使わずに、Outlookでメールを自動返信する方法を紹介します。 どのメールアカウントを使っているか分からない場合は、まずこちら：自分が使っているメールアカウントを調べるにはどうしたらいいですか？

メールアカウントの種類を確認する方法

休暇前の準備として、自動応答機能をチェックリストに加えることを決めたら、まず、ExchangeサーバーとOutlook POP/IMAPのどちらのメールアカウントを持っているかを確認する必要があります。

メールアカウントの種類を確認する最も簡単な方法は、以下のとおりです。 ファイル tab> 情報 の下を覗いてみてください。 アカウント情報 .

複数のアカウントをお持ちの場合は、右側の小さな黒いエラーをクリックすると、すべてのアカウントのドロップダウンリストが開きます。 これで、どのアカウントがMicrosoft Exchangeベースで、どのアカウントがPOP/IMAPであるかがわかります。

アカウントに関するより詳細な情報が必要な場合（特に、どれがデフォルトアカウントかを確認したい場合）は、以下の項目を参照してください。 アカウント設定。

Outlook 2010とOutlook 2013では、スイッチで ファイルタブ> 情報> アカウント設定> アカウント設定...

ダブルの" アカウント設定 「は誤植ではありません :-) まず四角いボタンをクリックし、次に アカウント設定... コマンドをドロップダウン・リストから選択します（Exchangeベースの電子メール・アカウントをお持ちでない場合、実際にはこの選択肢しかありません）。

をクリックします。 アカウント設定... コマンドを実行すると、次のようなウィンドウが表示されます。

Outlook 2007 では、次の手順で開くことができます。 ツール> アカウント設定> 電子メール .

Outlook 2003 では、以下の場所にあります。 ツール> 電子メールアカウント.> 既存の電子メールアカウントの表示と変更> 次へ .

今、あなたが使っているメールアカウントの種類がわかったので、すぐに自動返信の設定を始めることができます。

Outlook POP3/IMAPアカウントの外出先からの自動返信の設定

Exchange Serverアカウントと異なり、POP3およびIMAPアカウントには自動返信機能がありません（正式には アウトオブオフィスアシスタント それでも、休暇中に受信した電子メールの一部またはすべてに自動的に返信するようにOutlookを設定することができます。

注：POP/IMAPアカウントの場合、Outlookを常に起動し、新しいメッセージを断続的にチェックするように設定する必要があります。 当然ながら、コンピュータは オンザロック 今までずっと

もちろん、作業中のマシンを長時間監視なしに放置しておくことは非常に不便ですし、安全とは言えませんが、他に方法はありません。 しかし、一部のメールプロバイダー（例：GmailやOutlook.com）では、自社のWebサイトで直接自動返信を作成できます。 ですから、まず最初に、お使いのメールプロバイダーに、自動返信を設定することが可能かどうか確認することをお勧めします。側で使用します。

以下では、Exchange Server アカウントを使用せずに、外出先での自動応答を作成する方法を順を追って説明します。 この方法は、メールテンプレートと Outlook のルールを組み合わせて使用します。 ただし、この機能は Office 2010 Service Pack 1 以降の Outlook 2010 で使用できます。 さて、さっそくやってみましょう!

自動返信メッセージのテンプレートの作成

1. まず、メールを送ってくれた人に自動的に送信される外出メッセージのテンプレートを作成する必要があります。 これは、通常の方法で、「メール送信」ボタンをクリックします。 新規メール ボタンをクリックします。 ホーム タブで表示します。
2. 自動返信のテキストを作成します。 個人アカウント向けであれば、以下のスクリーンショットのようなものになります。 ビジネス用の社外メッセージの場合は、もう少しフォーマルなものが必要でしょう :)
3. メッセージを書き終えたら、「保存」をクリックして保存します。 ファイル > 名前を付けて保存 をメッセージウィンドウに表示します。
4. での 名前を付けて保存 ダイアログボックスで、自動返信テンプレートに名前を付けて、「保存先」を選択します。 Outlookテンプレート (*.oft) をクリックします。 セーブ ボタンをクリックします。

上級者の方への注意事項：このファイルの保存先は変更せず、マイクロソフトが推奨する場所、すなわち マイクロソフトのテンプレート なぜ上級者向けなのか」と聞かれるかもしれませんが、新しいユーザーは、明確に指示されない限り、何かを変えようとは思わないからです :) 。

さて、最初の作業は終わったので、次は新しい電子メールメッセージに自動的に返信するルールを作成する必要があります。

休暇の自動返信ルールを設定する

1. 新しいルールを作成するには、通常と同じように 新ルール ボタンアンダー ホーム タブ; ルール; ルールの管理; アラート .
2. を選択する " 白紙の状態からスタート " と " 受信したメッセージにルールを適用する "をクリックしてください。 次のページ .
3. チェックしたい条件を指定します。 すべてのアカウントから受信したすべての受信メッセージに対して、外出先での自動応答を設定する場合は、ここでは何もチェックする必要はありません。

   あるアカウントから届いたメッセージ、件名や本文に特定の単語が含まれるメッセージ、特定の相手から届いたメッセージに対してのみ自動返信を行いたい場合は、ダイアログの上部にある ステップ1: 条件の選択 の下にある下線付きの値をクリックします。 ステップ2：ルールの説明文を編集する .

   関連項目: 手動またはオンラインコンバータを使用してPDF to Excelを変換します。

   たとえば、私は、自分の 個人アカウント で、私の設定はこんな感じです。

4. 次のステップでは、メッセージをどのように扱うかを定義します。 かってに返信 をクリックすると、まさにこのオプションが選択されます。 特定のテンプレート 下 ステップ2：ルールの説明文を編集する をクリックして、必要なテンプレートを選択します。
5. で、" 返信用テンプレートを選択する " ダイアログボックスで ルックイン を選択します。 ファイルシステムにおけるユーザーテンプレート をクリックし、数分前に作成したテンプレート（out-of-office-reply）を選択します。

   クリック オープン に戻り、これで ルール をクリックするウィザードがあります。 次のページ .

6. このステップでは、自動返信ルールの例外を設定します。 このステップは必須ではなく、一般的にはスキップして例外を追加しません。 ただし、一部の送信者やあるアカウントから受信したメッセージに業務外通知を送信したくない場合は、""チェックボックスをオンにします。 人外・公共団体以外 " または " 指定されたアカウント以外では 「または、他のいくつかの例外を選択することができます。

   注：また、2つのメールサーバー間で無限ループを作らないため、また未配信のメッセージで受信箱を散らかさないために、（件名に "returned mail" や "undeliverable" 等が含まれている場合）戻ってきたメールに自動返信しないようにする人もいます。 しかしこれは実際には余計な予防措置で、" Zend Framework " を使っているため、このようなことはありません。 かってに返信 " ルールは、自動返信を送信します。 いちどだけ また、このような例外を設定すると、件名に指定された単語やフレーズを含むすべての電子メールに対して自動応答が送信されなくなります。 返送されたメールが届いた場合はどうすればよいですか？ ".

7. 自動返信ルールの名前を指定し、ルールの説明を確認する最終ステップです。 すべてに問題がなければ オーケー をクリックし、ルールがオンになっていることを確認した上で 仕上がり ボタンをクリックして、ルールを保存します。 以上です。

例えば、個人用と仕事用のメールアカウントで異なるテキストメッセージを設定したり、特定の相手から受け取ったメッセージに対して、複数の休暇の自動返信ルールを設定することができます。 例えば、友人宛の個人用の自動返信では、連絡可能な電話番号を残すことができ、仕事用の自動返信では、アシスタントや秘書の電子メールアドレスを指定することができます。休暇中に最も緊急な事柄を処理できる同僚がいること。

ヒント：自動応答ルールをいくつか作成する場合、" ルールの処理を増やすのをやめる " オプションを使用すると、バケーションの自動返信が互いに衝突することがなくなります。 このオプションは、"バケーション "の3番目のステップで使用できます。 ルール・ウィザード ただし、このオプションを選択する際には、十分な注意が必要です。 その他のルールがある場合 を使用し、休暇中に受信したメッセージに適用させたい場合。 "Stop processing more rules "を使用しない .

重要！帰国したら自動返信のルールをオフにするのを忘れないでください :) これは以下の方法でできます。 ホーム タブ; ルール; ルールの管理; アラート また、OutlookのタスクやToDoのリマインダーを作成して、外出時の自動応答ルールをオフにすることを忘れないようにするのもよいアイデアです。

Gmailアカウントに自動休暇対応を設定する方法

Gmailは、休暇中の自動返信を設定できるメールプロバイダーの一つです。 これにより、外出先でPCを操作する手間が省けます。 Gmailの設定は バケーションオートレスポンダー を、次のようにします。

1. Gmailにログオンします。
2. 右上の歯車のアイコンをクリックし、次の項目を選択します。 設定 .
3. について 一般 タブで、下にスクロールして バケーションレスポンダー のセクションで、" バケーション・レスポンダーオン ".
4. 最初の日と最後の日を設定し（オプション）、メッセージの件名と本文を入力して、休暇の自動応答をスケジュールします。 終了日を指定しない場合は、忘れずに""を設定してください。 休暇のお知らせ 「という文字が表示されます。

   ヒント： " 連絡先に登録している人だけに返信を送る "マイクロソフトExchangeサーバーやOutlookが各送信者に一度だけ自動返信を送るのとは異なり、Gmailは何度かメールを送ってくる相手に対して4日ごとに休暇の自動返信を送ります。 また、スパムメールをたくさん受け取る場合や長期で離れる場合は、これを利用すれば戻ってきたときの大掃除を省くことも可能です。

Outlook.comとHotmailのアカウントで休暇の自動返信を設定する方法

また、Outlook.com（旧Hotmail）アカウントでは、HotmailやOutlook.comのWebサイトで直接、外出先からの自動返信を設定できます。 この機能は、次のように呼ばれています。 自動返信 というように設定することができます。

1. Outlook.com（またはWindows Live Hotmail）にアクセスし、ログオンしてください。
2. をお持ちの場合 Outlook.com アカウントをクリックします。 歯車 アイコン を選択してください。 その他のメール設定 ".

   をお持ちの場合 ホットメール のアカウントで、右上の自分の名前をクリックし、次に オプション> メール .

3. アンダー " アカウントの管理 " を選択し、" 休暇の自動返信の送信 " をクリックして、自動返信の設定を行います。
4. Outlook.comには、外出先からの返信を予約するオプションはありません。 メールをくれた人に休暇の返事を送る " と入力し、休暇のお知らせのテキストを入力します。

なお、" 連絡先への返信のみ 「このオプションは、デフォルトでは休暇中の返信メッセージの下にチェックされています。 もし、すべての人に自動的に返信したい場合は、もちろんチェックを外すことができます。 しかし、スパマーを阻止するためには、チェックを入れておくことが合理的かもしれません。

注意：Outlook.comのアカウントを新規に取得した場合は 休暇の返信 この機能は、数日間使用した後にMicrosoftが自動的に有効にします。 すぐに有効にする場合は、携帯電話番号でアカウントを確認する必要があります。

さて、これで異なるメールアカウントでの自動返信について知っておく必要がありそうです。 これで、外出先での自動返信が適切に設定されたので、コンピューターをシャットダウンして（POP/IMAPアカウントを使用している場合は、起動したままにすることを忘れずに）休暇を楽しんでください！ :)