Idag ska jag visa hur du kan svara automatiskt på e-post i Outlook utan att använda ett Exchange Server-konto (POP3/IMAP-konton). Om du inte är säker på vilket e-postkonto du använder kan du börja med detta: Hur tar jag reda på vilket e-postkonto jag använder?

Hur du bestämmer vilken typ av e-postkonto du har

När du har bestämt dig för att automatiskt svar ska finnas med på din checklista för förberedelser före semestern är det första du måste göra att ta reda på vilket e-postkonto du har - Exchange-server eller Outlook POP/IMAP.

Det enklaste sättet att kontrollera vilken typ av e-postkonto du har är att gå till Fil flik> Info och titta under Kontoinformation .

Om du har flera konton klickar du på det lilla svarta felet till höger för att öppna en rullgardinslista med alla dina konton. Nu kan du se vilket konto som är Microsoft Exchange-baserat och vilket som är POP/IMAP-baserat.

Om du behöver mer detaljerad information om dina konton (särskilt om du vill kontrollera vilket som är standardkontot), kan du titta på Kontoinställningar.

I Outlook 2010 och Outlook 2013 växlar du till Fliken Fil> Info> Kontoinställningar> Kontoinställningar> Kontoinställningar...

En dubbel " Kontoinställningar " ovan är inte ett feltryck :-) Först klickar du på fyrkantsknappen och väljer sedan Kontoinställningar... från rullgardinslistan som visas i skärmbilden nedan (om du inte har ett Exchange-baserat e-postkonto är detta faktiskt det enda alternativet som du kan välja).

Om du klickar på Kontoinställningar... kommer att öppna följande fönster:

I Outlook 2007 kan du öppna den genom att gå till Verktyg> Kontoinställningar> E-post .

I Outlook 2003 hittar du den under Verktyg> E-postkonton.> Visa eller ändra befintliga e-postkonton> Nästa .

Nu när du vet vilken typ av e-postkonto du använder kan du börja ställa in ditt automatiska svar direkt.

Konfigurera automatiskt svar utanför kontoret för Outlook POP3/IMAP-konton

Till skillnad från Exchange Server-konton har POP3- och IMAP-konton inte funktionen för automatiska svar (formellt sett Assistent på kontoret Du kan ändå ställa in Outlook så att det automatiskt svarar på vissa eller alla dina inkommande e-postmeddelanden medan du njuter av din semester.

Obs: När det gäller POP/IMAP-konton bör Outlook alltid vara igång och konfigurerat för att kontrollera nya meddelanden med jämna mellanrum. Naturligtvis måste din dator vara påslagen. hela tiden.

Naturligtvis är det inte särskilt bekvämt eller kanske till och med osäkert att lämna en fungerande maskin utan övervakning under lång tid, men det finns inget annat sätt. Vissa e-postleverantörer (t.ex. Gmail eller Outlook.com) tillåter dock att skapa autosvar direkt på deras webbplatser. Så först och främst rekommenderar jag dig att kontrollera med din e-postleverantör om det är möjligt att konfigurera ditt automatiska semesterrespons på deras webbplats.sida.

Nedan hittar du stegvisa instruktioner om hur du skapar ett automatiskt svar utanför kontoret utan att använda ett Exchange Server-konto. Du kan göra detta genom att använda en e-postmall i kombination med Outlook-regler. Men var medveten om att denna funktionalitet är tillgänglig i Outlook 2010 från och med Office 2010 Service Pack 1. Okej, låt oss sätta igång!

Skapa en mall för ett automatiskt svarsmeddelande

1. Först måste vi skapa en mall med ett meddelande om att du inte är på kontoret som automatiskt kommer att skickas till de personer som skickat ett e-postmeddelande till dig. Du gör detta på vanligt sätt genom att klicka på Nytt e-postmeddelande på knappen på Hem fliken.
2. Skriv texten för ditt automatiska svar. Om det är avsett för ditt personliga konto kan det vara ungefär som i skärmdumpen nedan. För meddelanden till företag utanför kontoret behöver du förmodligen något mer formellt :)
3. När du är klar med meddelandet sparar du det genom att klicka på Fil > Spara som i meddelandefönstret.
4. I Spara som dialogrutan, ge ett namn till din mall för automatiskt svar och välj att spara den som Outlook-mall (*.oft) Klicka sedan på Spara knapp.

En varning till avancerade användare: ändra inte målmappen för den här filen, spara den exakt på den plats som Microsoft föreslår, nämligen i mappen Microsoft> Mallar mapp. "Varför för avancerade användare?" kanske du frågar mig. För en ny användare skulle inte ens våga tänka på att ändra något om de inte uttryckligen blir tillsagda att göra det :) .

Vi har gjort den första delen av arbetet och nu måste du skapa en regel för att automatiskt svara på nya e-postmeddelanden.

Konfigurera en regel för automatisk semesterremiss

1. Börja skapa en ny regel som du brukar göra genom att klicka på Ny regel knappen under Fliken Hem> Regler> Hantera regler & Varningar .
2. Välj att " Börja med en tom regel " och " Tillämpa regler på meddelanden som jag får ", och klicka sedan på Nästa .
3. Ange de villkor som du vill kontrollera. Om du ställer in ett automatiskt svar utanför kontoret för alla inkommande meddelanden från alla dina konton behöver du inte kryssa för något här.

   Om du vill att automatiska svar endast ska skickas för meddelanden som kommer från ett av dina konton, eller som innehåller specifika ord i ämnet eller texten, eller som kommer från specifika personer, markerar du motsvarande alternativ i den övre delen av dialogrutan under Steg 1: Välj villkor och klicka sedan på understrukna värden under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen .

   Jag skapar till exempel en regel för att automatiskt svara på alla meddelanden som tas emot via min Personligt konto och mina inställningar ser ut så här:

4. I nästa steg definierar du vad du vill göra med meddelandena. Eftersom vi vill svara med hjälp av en särskild mall väljer vi just detta alternativ och klickar sedan på en särskild mall under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen för att välja den mall vi vill ha.
5. I " Välj en svarsmall ", i dialogrutan Titta in väljer du Användarmallar i filsystemet och välj den mall som vi skapade för några minuter sedan (out-of-office-reply).

   Klicka på Öppna och detta kommer att föra dig tillbaka till Regler där du klickar på Nästa .

6. I det här steget ska du ange undantag för regeln för automatiserade svar. Det här är inte ett obligatoriskt steg, och det vanliga är att hoppa över det och inte lägga till några undantag. Om du dock inte vill skicka ett meddelande om att du inte är på kontoret till vissa avsändare eller till meddelanden som du får från ett av dina konton, kan du markera " utom om de kommer från personer eller offentliga grupper " eller " utom genom det angivna kontot "Eller så kan du välja mellan en handfull andra undantag som är tillgängliga för dig.

   Obs: En del personer väljer också att inte automatiskt svara på e-postmeddelanden som returneras (om ämnet innehåller "returnerad post" eller "oleverbar" etc.) för att inte skapa en oändlig slinga mellan två e-postservrar och för att inte fylla sina inboxar med olevererade meddelanden. Men detta är faktiskt en extra försiktighet, eftersom " svara med hjälp av en särskild mall regeln "skickar endast ditt automatiska svar en gång under en enda session Om du ställer in ett sådant undantag kommer ett automatiskt svar inte att skickas till alla e-postmeddelanden som innehåller det angivna ordet eller frasen i ämnesraden, t.ex. " Vad gör jag när jag får ett returbrev? ".

   Se även: Så här tar du bort tomma rader i Excel med VBA, formler och Power Query
7. Det här är det sista steget där du anger ett namn för din automatiska svarsregel och granskar regelns beskrivning. Om allting är Okej se till att regeln är aktiverad och klicka på knappen Slutförande för att spara regeln. Det var allt!

På samma sätt kan du ställa in flera regler för automatiska svar på semesterresor, t.ex. med olika textmeddelanden för dina privata och professionella e-postkonton, eller för meddelanden från vissa personer. I ett personligt autosvar som är avsett för dina vänner kan du t.ex. lämna ett telefonnummer som du kan nås på, medan du i ett autosvar för ditt företag kan ange e-postadressen för din assistent elleren kollega som kan ta hand om de mest brådskande frågorna under din ledighet.

Tips: Om du skapar några få automatiska svarsregler kan du markera kryssrutan " Sluta behandla fler regler "så att dina automatiska svar på semestrar inte kommer i konflikt med varandra. Det här alternativet är tillgängligt i det tredje steget i Guiden för regler när du anger vad du vill göra med meddelandet. Var dock mycket försiktig när du väljer detta alternativ. Om du har några andra regler i Outlook och du vill att de ska tillämpas på inkommande meddelanden under din semester, Använd inte "Sluta behandla fler regler". .

Viktigt! Glöm inte att stänga av din autoreply-regel när du återvänder :) Du kan göra detta via Fliken Hem> Regler> Hantera regler & Varningar Det kan också vara en bra idé att skapa en Outlook-uppgift eller en påminnelse som påminner dig om att stänga av din automatiska svarsregel.

Så här ställer du in ett automatiskt semesterrespons för Gmail-konton

Gmail är en av de e-postleverantörer som låter dig konfigurera automatiska svar på semesterresor på sina webbplatser. På så sätt behöver du inte lämna din dator i arbete när du är borta. Du ställer in Gmails semester autosvarare på följande sätt.

1. Logga in på Gmail.
2. Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet och välj Inställningar .
3. På den Allmänt och bläddra ner till fliken Semesterresurs och välj " Semestermottagare på ".
4. Planera ditt automatiska semesterrespons genom att ange den första och sista dagen (valfritt) och skriv sedan ämnet och texten i meddelandet. Om du inte anger slutdatumet, kom ihåg att ange " Påminnelse om semester "Det är ganska enkelt, eller hur?

   Tips: Det kan vara en bra idé att välja " Endast skicka svar till personer i mina kontakter ". Till skillnad från Microsoft Exchange server och Outlook som skickar ett automatiskt svar till varje avsändare endast en gång, skickar Gmail ett automatiskt svar var fjärde dag till varje person som skickar flera e-postmeddelanden till dig. Om du får många skräppostmeddelanden eller om du reser bort under en längre tid, kan detta hjälpa dig att undvika en hel del städning när du återvänder.

Så här ställer du in automatiska svar på semestrar för Outlook.com- och Hotmail-konton

Outlook.com-konton (tidigare Hotmail) gör det också möjligt att ställa in automatiska svar utanför kontoret direkt på Hotmail- och Outlook.com-webbplatserna. Denna funktion kallas automatiserade svar på semesterfrågor och du kan ställa in den på följande sätt.

1. Gå till Outlook.com (eller Windows Live Hotmail) och logga in.
2. Om du har en Outlook.com konto, klicka på Växel ikon i det övre högra hörnet bredvid ditt namn och välj " Fler e-postinställningar ".

   Om du har en Hotmail konto, klicka på ditt namn i det övre högra hörnet och välj sedan Alternativ> Post .

3. Under " Hantera ditt konto ", välj " Skicka automatiska svar på semesterfrågor " för att konfigurera inställningarna för det automatiska svaret.
4. Outlook.com erbjuder inget alternativ för att schemalägga dina svar utanför kontoret, så du väljer helt enkelt " Skicka svar på semestrar till personer som skickar e-post till mig " och skriv in texten till ditt semesterbesked.

Observera att " Svara bara på dina kontakter Alternativet "Svar på semester" är markerat som standard under semester-svarmeddelandet. Om du vill svara automatiskt på allas e-post kan du naturligtvis avmarkera det. Det kan dock vara rimligt att låta det vara markerat för att förhindra spammare.

Observera: Om du har ett nytt Outlook.com-konto, kan du använda Svar på semester Funktionen kan vara avstängd. Microsoft aktiverar den automatiskt när du har använt ditt konto i några dagar. Om du vill aktivera den direkt måste du verifiera ditt konto med ett mobiltelefonnummer, vilket du kan göra på sidan Lägg till en telefon.

Det här verkar vara allt du behöver veta om automatiska svar på olika e-postkonton. Nu när ditt automatiska svar utanför kontoret är korrekt konfigurerat kan du stänga av datorn (kom ihåg att låta den vara igång om du använder ett POP/IMAP-konto) och njuta av din semester! :)