Hoy voy a mostrar cómo puedes responder automáticamente a los correos electrónicos en Outlook sin utilizar una cuenta de Exchange Server (cuentas POP3/IMAP). Si no estás seguro de qué cuenta de correo electrónico utilizas, puedes empezar por esto: ¿Cómo puedo saber qué cuenta de correo electrónico utilizo?

Cómo determinar el tipo de su(s) cuenta(s) de correo electrónico

Una vez que haya decidido que la respuesta automática debe estar en su lista de preparación previa a las vacaciones, lo primero que debe hacer es averiguar qué cuenta de correo electrónico tiene: servidor Exchange o Outlook POP/IMAP.

La forma más sencilla de comprobar el tipo de su cuenta de correo electrónico es ir a la sección Archivo tab> Información y mira debajo del Información sobre la cuenta .

Si tienes varias cuentas, haz clic en el pequeño error negro de la derecha para abrir la lista desplegable con todas tus cuentas. Ahora puedes ver qué cuenta está basada en Microsoft Exchange y cuál en POP/IMAP.

Si necesita información más detallada sobre sus cuentas (en particular, puede que desee comprobar cuál es la cuenta predeterminada), busque en la sección Configuración de la cuenta.

En Outlook 2010 y Outlook 2013, cambie a la pantalla Ficha Archivo> Info> Configuración de la cuenta> Configuración de la cuenta...

Un doble " Configuración de la cuenta "no es una errata :-) En primer lugar, haga clic en el botón cuadrado y, a continuación, elija la opción Configuración de la cuenta... de la lista desplegable, como se muestra en la siguiente captura de pantalla (si no tiene una cuenta de correo electrónico basada en Exchange, ésta será la única opción disponible).

Al hacer clic en el botón Configuración de la cuenta... se abrirá la siguiente ventana:

En Outlook 2007, puede abrirlo accediendo a Herramientas> Configuración de cuentas> Correo electrónico .

En Outlook 2003, se encuentra en Herramientas> Cuentas de correo electrónico.> Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes> Siguiente .

Ahora que ya sabes qué tipo de cuenta de correo electrónico utilizas, puedes empezar a configurar tu respuesta automática directamente.

Configuración de la respuesta automática fuera de la oficina para cuentas POP3/IMAP de Outlook

A diferencia de las cuentas de Exchange Server, las cuentas POP3 e IMAP no disponen de la función de respuestas automáticas (formalmente Asistente fuera de la oficina No obstante, puedes configurar Outlook para que responda automáticamente a algunos o a todos los mensajes de correo electrónico entrantes mientras disfrutas de tus vacaciones.

Nota: En el caso de las cuentas POP/IMAP, Outlook debe estar siempre en ejecución y configurado para comprobar intermitentemente si hay mensajes nuevos. Naturalmente, su ordenador debe estar activado todo este tiempo.

Por supuesto, no es muy conveniente o puede ser incluso inseguro dejar una máquina en funcionamiento sin ninguna supervisión durante mucho tiempo, pero no hay otra manera. Sin embargo, algunos proveedores de correo electrónico (por ejemplo, Gmail o Outlook.com) permiten la creación de autorespuestas directamente en sus sitios web. Así que, en primer lugar, te aconsejo que compruebes con tu proveedor de correo electrónico si es posible configurar la autorespuesta de tus vacaciones en sus sitios web.lado.

A continuación encontrará las instrucciones paso a paso sobre cómo crear una respuesta automática fuera de la oficina sin utilizar una cuenta de Exchange Server. Puede hacerlo utilizando una plantilla de correo electrónico en combinación con las reglas de Outlook. Pero tenga en cuenta que esta funcionalidad está disponible en Outlook 2010 a partir del Service Pack 1 de Office 2010. Bien, ¡manos a la obra!

Creación de una plantilla de mensaje de respuesta automática

1. En primer lugar, tenemos que crear una plantilla con el mensaje de fuera de la oficina que se enviará automáticamente a las personas que le enviaron un correo electrónico. Esto se hace de la manera habitual haciendo clic en el botón Nuevo correo electrónico en el botón Inicio ficha.
2. Redacta el texto de tu respuesta automática. Si está destinado a tu cuenta personal, puede ser similar a lo que ves en la captura de pantalla siguiente. Para los mensajes de negocios fuera de la oficina, probablemente necesitarás algo un poco más formal :)
3. Cuando haya terminado de escribir el mensaje, guárdelo haciendo clic en Archivo > Guardar como en la ventana de mensajes.
4. En el Guardar como dale un nombre a tu plantilla de respuesta automática y elige guardarla como Plantilla Outlook (*.oft) A continuación, haga clic en el botón Guardar botón.

Una advertencia para los usuarios avanzados: no cambien la carpeta de destino de este archivo, guárdenlo exactamente en la ubicación que sugiere Microsoft, es decir, en la carpeta Microsoft> Plantillas carpeta. "¿Por qué a usuarios avanzados?", me preguntarás. Porque un usuario nuevo ni se atrevería a pensar en cambiar nada a menos que se le diga explícitamente que lo haga :) .

Bien, ya hemos hecho la primera parte del trabajo y ahora necesitas crear una regla para responder automáticamente a los nuevos mensajes de correo electrónico.

Establecer una regla de respuesta automática de vacaciones

1. Comience a crear una nueva regla como lo hace habitualmente haciendo clic en el botón Nueva norma botón bajo Pestaña Inicio> Reglas> Gestionar reglas & Alertas .
2. Elija " Partir de una regla en blanco " y " Aplicar reglas a los mensajes que recibo " y, a continuación, pulse Siguiente .
3. Especifique las condiciones que desea comprobar. Si está configurando una respuesta automática fuera de la oficina para todos los mensajes entrantes recibidos de todas sus cuentas, no necesita marcar ningún elemento aquí.

   Si desea que las respuestas automáticas se envíen sólo a los mensajes recibidos desde una de sus cuentas, o que contengan palabras específicas en el asunto o en el cuerpo, o que se reciban de personas concretas, marque las opciones correspondientes en la parte superior del cuadro de diálogo en Paso 1: Seleccionar condición(es) y, a continuación, haga clic en los valores subrayados en Paso 2: Editar la descripción de la regla .

   Por ejemplo, estoy creando una regla para autorresponder a todos los mensajes recibidos a través de mi Cuenta personal y mi configuración es la siguiente:

4. En el siguiente paso, se define lo que se quiere hacer con los mensajes. Como queremos responder utilizando una plantilla específica elegimos exactamente esta opción y hacemos clic en una plantilla específica en Paso 2: Editar la descripción de la regla para elegir la plantilla que queremos.
5. En el " Seleccione una plantilla de respuesta ", en el cuadro de diálogo Mira dentro seleccione Plantillas de usuario en el sistema de archivos y seleccione la plantilla que hemos creado hace unos minutos (out-of-office-reply).

   Haga clic en Abrir y esto le llevará de nuevo a la Reglas en el que debe hacer clic en Siguiente .

6. En este paso, debe establecer excepciones a su regla de respuesta automática. Este paso no es obligatorio, y la práctica común es saltárselo y no añadir ninguna excepción. Sin embargo, si no desea enviar un aviso de fuera de la oficina a algunos remitentes o a los mensajes recibidos de una de sus cuentas, puede marcar " excepto si es de personas o grupos públicos " o " excepto a través de la cuenta especificada "O puede elegir entre un puñado de excepciones a su disposición.

   Nota: Algunas personas también optan por no responder automáticamente a los mensajes devueltos (si el asunto contiene "correo devuelto" o "imposible de entregar", etc.) para no crear un bucle infinito entre dos servidores de correo y no saturar sus bandejas de entrada con mensajes no entregados. Pero esto es en realidad una precaución adicional, porque el " responder utilizando una plantilla específica " sólo enviará su respuesta automática una vez durante una sola sesión Y si establece una excepción de este tipo, no se enviará una respuesta automática a absolutamente todos los correos electrónicos que contengan la palabra o frase especificada en el asunto, por ejemplo " ¿Qué hago si me devuelven el correo? ".

7. Este es el paso final en el que debe especificar un nombre para su regla de respuesta automática y revisar la descripción de la regla. Si todo está Vale asegúrese de que la regla está activada y haga clic en el botón Acabado para guardar la regla. ¡Eso es todo!

Del mismo modo, puede configurar varias reglas de respuesta automática de vacaciones, por ejemplo, con mensajes de texto diferentes para sus cuentas de correo electrónico personales y de trabajo, o para mensajes recibidos de determinadas personas. Por ejemplo, en una respuesta automática personal destinada a sus amigos puede dejar un número de teléfono en el que se le pueda localizar; mientras que en la respuesta automática de su empresa puede especificar la dirección de correo electrónico de su asistente oun colega que pueda ocuparse de los asuntos más urgentes durante su baja.

Consejo: Si está creando unas cuantas reglas de respuesta automática, puede marcar la casilla " Dejar de tramitar más normas "para que sus respuestas automáticas de vacaciones no entren en conflicto entre sí. Esta opción está disponible en el tercer paso del proceso Asistente de reglas Sin embargo, tenga mucho cuidado al elegir esta opción. Si tiene otras normas en su Outlook y desea que se apliquen a los mensajes entrantes durante sus vacaciones, no utilice "Dejar de procesar más reglas". .

Importante: no olvides desactivar la regla de respuesta automática cuando vuelvas :) Puedes hacerlo a través de Pestaña Inicio> Reglas> Gestionar reglas & Alertas Además, puede ser una buena idea crear una tarea de Outlook o un recordatorio de tareas pendientes que te recuerde desactivar la regla de respuesta automática fuera de la oficina.

Cómo configurar una respuesta automática de vacaciones para las cuentas de Gmail

Gmail es uno de los proveedores de correo electrónico que te permiten configurar respuestas automáticas en vacaciones en sus sitios web. De esta forma, no tendrás que dejar tu PC funcionando cuando estés fuera. Configura las respuestas automáticas de Gmail autorespondedor de vacaciones de la siguiente manera.

1. Accede a Gmail.
2. Haga clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha y seleccione Ajustes .
3. En el General desplácese hasta la pestaña Respuesta en vacaciones y seleccione " Respuesta de vacaciones en ".
4. Programe su respuesta automática de vacaciones estableciendo el primer y el último día (opcional), a continuación escriba el asunto y el cuerpo de su mensaje. Si no especifica la Fecha de finalización, recuerde establecer el " Recordatorio de vacaciones "Es muy fácil, ¿verdad?

   Consejo: Puede ser una buena idea seleccionar " Enviar una respuesta sólo a las personas que están en mis contactos ". A diferencia del servidor Microsoft Exchange y de Outlook, que envían una respuesta automática a cada remitente una sola vez, Gmail enviará tu respuesta automática de vacaciones cada 4 días a cada persona que te envíe varios mensajes de correo electrónico. Y si recibes muchos mensajes de spam o si te vas por un largo periodo de tiempo, esto puede ayudarte a evitar mucha limpieza a tu regreso.

Cómo configurar respuestas automáticas de vacaciones para cuentas de Outlook.com y Hotmail

Las cuentas de Outlook.com (anteriormente Hotmail) también permiten configurar las respuestas automáticas fuera de la oficina directamente en los sitios web de Hotmail y Outlook.com. Esta función se denomina respuestas automáticas en vacaciones y puedes configurarlo de esta manera.

1. Dirígete a Outlook.com (o Windows Live Hotmail) e inicia sesión.
2. Si tiene un Outlook.com haga clic en el botón Engranaje icono en la esquina superior derecha junto a su nombre y seleccione " Más ajustes de correo ".

   Si tiene un Hotmail haga clic en su nombre en la esquina superior derecha y seleccione Opciones> Correo .

3. Bajo " Gestionar su cuenta ", seleccione " Envío automático de respuestas de vacaciones " para configurar los ajustes de tu respuesta automática.
4. Outlook.com no ofrece una opción para programar las respuestas fuera de la oficina, por lo que basta con seleccionar " Enviar respuestas de vacaciones a las personas que me envían correos electrónicos " y escriba el texto de su aviso de vacaciones.

Tenga en cuenta que el " Responde sólo a tus contactos "está marcada por defecto debajo del mensaje de respuesta de vacaciones. Si quieres responder automáticamente a los correos de todo el mundo, puedes desmarcarla. Aunque puede ser razonable dejarla marcada para evitar los spammers.

Nota: Si tiene una nueva cuenta de Outlook.com, la opción Respuesta de vacaciones Microsoft la activará automáticamente después de que hayas utilizado tu cuenta durante unos días. Si quieres activarla de inmediato, tendrás que verificar tu cuenta con un número de teléfono móvil, puedes hacerlo utilizando su página Añadir un teléfono.

Bueno, esto parece ser todo lo que necesitas saber sobre las respuestas automáticas en diferentes cuentas de correo electrónico. Ahora que tu respuesta automática fuera de la oficina está correctamente configurada, apaga el ordenador (recuerda dejarlo en marcha si utilizas una cuenta POP/IMAP) y ¡disfruta de tus vacaciones! :)