დღეს მე ვაპირებ გაჩვენოთ, თუ როგორ შეგიძლიათ ავტომატურად უპასუხოთ წერილებს Outlook-ში Exchange Server ანგარიშის გამოყენების გარეშე (POP3/IMAP ანგარიშები). თუ არ ხართ დარწმუნებული, რომელ ელ.ფოსტის ანგარიშს იყენებთ, შეგიძლიათ დაიწყოთ ამით: როგორ გავიგო, რომელ ელფოსტის ანგარიშს ვიყენებ?

როგორ განვსაზღვროთ თქვენი ელ.ფოსტის ანგარიშის ტიპი( ს)

როდესაც გადაწყვეტთ, რომ ავტომატური პასუხი უნდა იყოს თქვენი შვებულებამდე მომზადების საკონტროლო სიაში, პირველი, რაც უნდა გააკეთოთ, არის იმის გარკვევა, თუ რომელი ელფოსტის ანგარიში გაქვთ - Exchange სერვერი თუ Outlook POP/IMAP.

უმარტივესი გზაა შეამოწმოთ თქვენი ელ.ფოსტის ანგარიშის ტიპი, გადახვიდეთ ფაილი ჩანართზე > Info და გადახედოთ ანგარიშის ინფორმაცია .

თუ რამდენიმე ანგარიში გაქვთ, დააწკაპუნეთ წვრილ შავ შეცდომაზე მარჯვენა მხარეს, რათა გახსნათ ჩამოსაშლელი სია ყველა თქვენი ანგარიშით. ახლა თქვენ შეგიძლიათ ნახოთ რომელ ანგარიშზეა დაფუძნებული Microsoft Exchange და რომელი POP/IMAP.

თუ გჭირდებათ უფრო დეტალური ინფორმაცია თქვენი ანგარიშების შესახებ (კერძოდ, შეგიძლიათ შეამოწმოთ რომელია ნაგულისხმევი ანგარიში), იხილეთ ანგარიშის პარამეტრები.

ში Outlook 2010 და Outlook 2013, გადადით ფაილი ჩანართზე > ინფორმაცია > ანგარიშის პარამეტრები > ანგარიშის პარამეტრები...

ზემოთ ორმაგი „ ანგარიშის პარამეტრები “ არასწორი ბეჭდვა არ არის :-) ჯერ დააჭირეთ კვადრატულ ღილაკს და შემდეგ აირჩიეთ ანგარიშის პარამეტრები. .. ბრძანება ჩამოსაშლელი სიიდან, როგორც ნაჩვენებიასკრინშოტი ქვემოთ (თუ არ გაქვთ Exchange-ზე დაფუძნებული ელ.ფოსტის ანგარიში, ეს რეალურად თქვენთვის ხელმისაწვდომი იქნება ერთადერთი არჩევანი).

დაწკაპუნებით ანგარიშის პარამეტრები... ბრძანება გაიხსნება შემდეგი ფანჯარა:

Outlook 2007-ში მისი გახსნა შეგიძლიათ Tools > ანგარიშების პარამეტრები > ელფოსტა .

Outlook 2003-ში შეგიძლიათ იპოვოთ ის ინსტრუმენტები > ელფოსტის ანგარიშები... > იხილეთ ან შეცვალეთ არსებული ელფოსტის ანგარიშები > შემდეგი .

ახლა, როცა იცით, რა ტიპის ელფოსტის ანგარიშს იყენებთ, შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ დაიწყოთ თქვენი ავტომატური პასუხის დაყენება.

ოფისიდან ავტომატური პასუხის დაყენება Outlook POP3/IMAP ანგარიშებისთვის

Exchange Server ანგარიშებისგან განსხვავებით, POP3 და IMAP ანგარიშებს არ აქვთ ავტომატური პასუხების ფუნქცია (ფორმალურად Out of Office Assistant ). მიუხედავად ამისა, თქვენ მაინც შეგიძლიათ დააყენოთ Outlook, რათა ავტომატურად უპასუხოს თქვენს ზოგიერთ ან ყველა შემომავალ ელფოსტას, სანამ შვებულებით სარგებლობთ.

შენიშვნა: POP/IMAP ანგარიშების შემთხვევაში, Outlook ყოველთვის უნდა იყოს გაშვებული და კონფიგურირებული. პერიოდულად შეამოწმეთ ახალი შეტყობინებები. ბუნებრივია, თქვენი კომპიუტერი უნდა იყოს ჩართული მთელი ამ დროის განმავლობაში.

რა თქმა უნდა, არც თუ ისე მოსახერხებელია ან შეიძლება სახიფათოც კი იყოს სამუშაო აპარატის დიდი ხნის განმავლობაში ზედამხედველობის გარეშე დატოვება. მაგრამ სხვა გზა არ არის. თუმცა, ელ.ფოსტის ზოგიერთი პროვაიდერი (მაგ. Gmail ან Outlook.com) საშუალებას აძლევს შექმნას ავტორეპლიკები უშუალოდ მათ ვებ-გვერდზე-საიტები. ამიტომ, უპირველეს ყოვლისა, გირჩევთ, გადაამოწმოთ თქვენს ელ.ფოსტის პროვაიდერთან, შესაძლებელია თუ არა თქვენი შვებულების ავტომატური პასუხის კონფიგურაცია მათ მხარეს.

ქვემოთ ნახავთ ნაბიჯ-ნაბიჯ ინსტრუქციებს, თუ როგორ ოფისიდან გამოსული ავტომატური პასუხის შესაქმნელად Exchange Server ანგარიშის გამოყენების გარეშე. ამის გაკეთება შეგიძლიათ ელ.ფოსტის შაბლონის გამოყენებით Outlook-ის წესებთან ერთად. მაგრამ გაითვალისწინეთ, რომ ეს ფუნქცია ხელმისაწვდომია Outlook 2010-ში Office 2010 Service Pack 1-დან დაწყებული. კარგი, მოდით გავტეხოთ!

ავტომატური პასუხის შეტყობინების შაბლონის შექმნა

1. პირველ რიგში, ჩვენ გვჭირდება შექმენით შაბლონი ოფისიდან გამოსული შეტყობინებით, რომელიც ავტომატურად გაეგზავნება იმ ადამიანებს, ვინც გამოგიგზავნათ ელ.წერილი. თქვენ ამას აკეთებთ ჩვეულებრივი გზით ახალი ელფოსტა ღილაკზე დაწკაპუნებით მთავარი ჩანართზე.
2. შეადგინეთ ტექსტი თქვენი ავტომატური პასუხისთვის. თუ ის განკუთვნილია თქვენი პირადი ანგარიშისთვის, ის შეიძლება იყოს მსგავსი, რასაც ხედავთ ქვემოთ მოცემულ ეკრანის სურათზე. საოფისე შეტყობინებებისთვის, ალბათ დაგჭირდებათ რაღაც უფრო ფორმალური :)
3. როცა შეტყობინების დაწერა დაასრულებთ, შეინახეთ ფაილი > შენახვა როგორც შეტყობინების ფანჯარაში.
4. შენახვა როგორც დიალოგურ ფანჯარაში, დაასახელეთ თქვენი ავტომატური პასუხის შაბლონი და აირჩიეთ მისი შენახვა Outlook-ად შაბლონი (*.ხშირად) . ამის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს შენახვა .

სიფრთხილე მოწინავე მომხმარებლებს: არ შეცვალოთამ ფაილის დანიშნულების საქაღალდეში, შეინახეთ ის ზუსტად იმ ადგილას, რომელსაც Microsoft გვთავაზობს, კერძოდ Microsoft > შაბლონები საქაღალდე. "რატომ მოწინავე მომხმარებლებს?" შეიძლება მკითხო. იმის გამო, რომ ახალი მომხმარებელი ვერც კი გაბედავს რაიმეს შეცვლაზე ფიქრს, თუ მას პირდაპირ არ უთხრეს ამის გაკეთება :) .

კარგი, ჩვენ დავასრულეთ სამუშაოს პირველი ნაწილი და ახლა თქვენ უნდა შექმნათ წესი ავტომატურად. უპასუხეთ ელფოსტის ახალ შეტყობინებებს.

შვებულების ავტომოპასუხის წესის დაყენება

1. დაიწყეთ ახალი წესის შექმნა, როგორც ამას ჩვეულებრივ აკეთებთ ღილაკზე ახალი წესი დაწკაპუნებით ახალი წესი 6>საწყისის ჩანართი > წესები > წესების მართვა & amp; გაფრთხილებები .
2. აირჩიეთ „ დაიწყეთ ცარიელი წესიდან “ და „ წესების გამოყენება შეტყობინებებზე, რომლებსაც ვიღებ “ და შემდეგ დააწკაპუნეთ შემდეგი .
3. მიუთითეთ პირობები, რომელთა შემოწმებაც გსურთ. თუ თქვენ აყენებთ ოფისიდან ავტომატურ პასუხს ყველა თქვენი ანგარიშიდან მიღებული ყველა შემომავალი შეტყობინებისთვის, აქ არ გჭირდებათ რაიმე ნივთის შემოწმება.

   თუ გსურთ, რომ ავტომატური პასუხები გაიგზავნოს მხოლოდ თქვენი ერთ-ერთი ანგარიშიდან მიღებულ შეტყობინებებზე, რომელიც შეიცავს კონკრეტულ სიტყვებს თემაში ან ტექსტში, ან მიიღება კონკრეტული ადამიანებისგან, მაშინ შეამოწმეთ შესაბამისი ვარიანტები დიალოგის ზედა ნაწილში ქვემოთ ნაბიჯი 1: აირჩიეთ პირობა(ები) და შემდეგ დააწკაპუნეთ ხაზგასმულ მნიშვნელობებზე ნაბიჯი 2: წესის აღწერილობის რედაქტირება .

   მაგალითად, მე ვქმნი წესს ავტომოპასუხისთვის ყველა შეტყობინებისთვისმიღებული ჩემი პირადი ანგარიშის მეშვეობით და ჩემი პარამეტრები ასე გამოიყურება:

4. შემდეგი ნაბიჯის შემდეგ თქვენ განსაზღვრავთ, თუ რისი გაკეთება გსურთ შეტყობინებებთან. ვინაიდან გვსურს უპასუხოთ კონკრეტული შაბლონის გამოყენებით , ჩვენ ვირჩევთ ზუსტად ამ ვარიანტს და შემდეგ დააწკაპუნეთ კონკრეტულ შაბლონზე ქვეშ ნაბიჯი 2: შეცვალეთ წესის აღწერა , რომ აირჩიოთ ჩვენ გვინდა შაბლონი.
5. „ აირჩიეთ პასუხის შაბლონი “ დიალოგურ ფანჯარაში, შეხედეთ ფანჯარაში აირჩიეთ მომხმარებლის შაბლონები ფაილურ სისტემაში და აირჩიეთ თარგი, რომელიც რამდენიმე წუთის წინ შევქმენით (ოფისის გარეთ-პასუხი).

   დააწკაპუნეთ გახსნა და ეს დაგიბრუნებთ წესების ოსტატზე, სადაც დააწკაპუნეთ შემდეგი .

6. ამ ეტაპზე, თქვენ უნდა დააყენოთ გამონაკლისები თქვენი ავტომატური პასუხის წესიდან. ეს არ არის სავალდებულო ნაბიჯი და გავრცელებული პრაქტიკაა მისი გამოტოვება და გამონაკლისის არ დამატება. თუმცა, თუ არ გსურთ ოფისისგარეშე შეტყობინების გაგზავნა ზოგიერთ გამომგზავნზე ან თქვენი ერთ-ერთი ანგარიშიდან მიღებულ შეტყობინებებზე, შეგიძლიათ შეამოწმოთ „ გარდა ხალხისა ან საჯარო ჯგუფისა “ ან „ გარდა მითითებული ანგარიშის მეშვეობით ", შესაბამისად. ან, შეგიძლიათ აირჩიოთ თქვენთვის ხელმისაწვდომი რამდენიმე სხვა გამონაკლისიდან.

   შენიშვნა: ზოგიერთი ადამიანი ასევე არჩევს არ უპასუხოს დაბრუნებულ წერილებს (თუ თემა შეიცავს „დაბრუნებულ ფოსტას“ ან „მიუტანელ“ და ა.შ.), რათა არ შექმნას უსასრულო ციკლი ორ ფოსტის სერვერს შორის და არ ალიაქოთიმათი შემოსულები მიუწოდებელი შეტყობინებებით. მაგრამ ეს რეალურად დამატებითი სიფრთხილის ზომაა, რადგან „ უპასუხე კონკრეტული შაბლონის გამოყენებით “ თქვენს ავტომატურ პასუხს მხოლოდ ერთხელ გამოგიგზავნით ერთ სესიაზე , ანუ სანამ არ გადატვირთავთ თქვენს Outlook-ს. და თუ ასეთ გამონაკლისს დააყენებთ, ავტომატური პასუხი არ გაიგზავნება აბსოლუტურად ყველა ელ.წერილზე, რომელიც შეიცავს მითითებულ სიტყვას ან ფრაზას სათაურის ველში, მაგ. " რა გავაკეთო, როცა დაბრუნებულ წერილს მივიღებ? ".

7. ეს არის ბოლო ნაბიჯი, სადაც თქვენ აზუსტებთ სახელს თქვენი ავტომატური პასუხის წესისთვის და განიხილავთ წესის აღწერას . თუ ყველაფერი კარგია , დარწმუნდით, რომ წესი ჩართულია და დააწკაპუნეთ ღილაკზე დასრულება წესის შესანახად. Სულ ეს არის!

მსგავსი გზით თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ რამდენიმე შვებულების ავტომატური პასუხის წესი, მაგ. სხვადასხვა ტექსტური შეტყობინებებით თქვენი პირადი და სამუშაო ელფოსტის ანგარიშებისთვის ან გარკვეული ადამიანებისგან მიღებული შეტყობინებებისთვის. მაგალითად, თქვენი მეგობრებისთვის განკუთვნილ პირად ავტორეპასუხში შეგიძლიათ დატოვოთ ტელეფონის ნომერი, რომელზედაც შეგიძლიათ დაგიკავშირდეთ; თქვენი ბიზნესის ავტომატური პასუხის დროს შეგიძლიათ მიუთითოთ თქვენი ასისტენტის ან კოლეგის ელფოსტის მისამართი, რომელსაც შეუძლია გაუმკლავდეს ყველაზე გადაუდებელ საკითხებს თქვენი შვებულების დროს.

რჩევა: თუ ქმნით ავტომატური პასუხის რამდენიმე წესს, შეგიძლიათ შეამოწმოთ " შეწყვიტეთ მეტი წესების დამუშავება ", რათა თქვენი შვებულების ავტორეპოზიტები ერთმანეთს არ ეწინააღმდეგებოდეს. ეს ვარიანტი ხელმისაწვდომიამე-3 ნაბიჯი წესების ოსტატის , როდესაც თქვენ მიუთითებთ, რა გსურთ გააკეთოთ შეტყობინებასთან. თუმცა, ძალიან ფრთხილად იყავით ამ ვარიანტის არჩევისას. თუ თქვენ გაქვთ სხვა წესები თქვენს Outlook-ში და გსურთ, რომ ისინი გამოყენებული იქნას შემოსულ შეტყობინებებზე თქვენი შვებულების დროს, არ გამოიყენოთ "მეტი წესების დამუშავების შეწყვეტა" .

მნიშვნელოვანია! არ დაგავიწყდეთ გამორთოთ თქვენი ავტოპასუხის წესი, როდესაც დაბრუნდებით :) ამის გაკეთება შეგიძლიათ მთავარი ჩანართიდან > წესები > წესების მართვა & amp; გაფრთხილებები . ასევე, შეიძლება კარგი იდეა იყოს Outlook-ის ამოცანის ან სამუშაოს შეხსენების შექმნა, რომელიც შეგახსენებთ გამორთოთ ოფისის გამორთვის ავტომატური პასუხის წესი.

როგორ დავაყენოთ ავტომატური შვებულების პასუხი Gmail ანგარიშებისთვის

Gmail არის ელფოსტის ერთ-ერთი პროვაიდერი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ ავტომატური შვებულების პასუხები მათ ვებსაიტებზე. ამგვარად, თქვენ არ მოგიწევთ თქვენი კომპიუტერის მუშაობის დატოვება, როცა არ ხართ. თქვენ დააყენეთ Gmail-ის დასვენების ავტორესპონდერი შემდეგი გზით.

1. შედით Gmail-ზე.
2. დააწკაპუნეთ გადაცემათა კოლოფის ხატულაზე ზედა მარჯვენა კუთხეში და აირჩიეთ პარამეტრები .
3. ჩანართზე ზოგადი , გადადით ქვევით დასვენების რესპონდენტი განყოფილებაში და აირჩიეთ „ დასვენების პასუხი ჩართულია ".
4. დაგეგმეთ თქვენი შვებულების ავტომატური პასუხი პირველი და ბოლო დღის დაყენებით (არასავალდებულო), შემდეგ აკრიფეთ თქვენი შეტყობინების თემა და ტექსტი. თუ არ მიუთითებთ დასრულების თარიღს, გახსოვდეთ, რომ დააყენოთ „ შვებულების შეხსენებაoff " თქვენი დაბრუნებისას. ეს საკმაოდ მარტივია, არა?

   რჩევა: შეიძლება კარგი იყოს, აირჩიოთ " პასუხის გაგზავნა მხოლოდ ჩემს კონტაქტებში მყოფ ადამიანებს Microsoft Exchange სერვერისა და Outlook-ისგან განსხვავებით, რომლებიც თითოეულ გამომგზავნს მხოლოდ ერთხელ უგზავნიან ავტომატურ პასუხს, Gmail ყოველ 4 დღეში ერთხელ გაუგზავნის თქვენს შვებულების ავტოპასუხს ყველა იმ ადამიანს, ვინც გამოგიგზავნით რამდენიმე ელ.წერილს. და თუ მიიღებთ ბევრ სპამ შეტყობინებას ან თუ გამგზავრება დიდი ხნის განმავლობაში, ეს დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ ბევრი დასუფთავება, როდესაც დაბრუნდებით.

   Იხილეთ ასევე: Excel: შეადარეთ სტრიქონები ორ უჯრედში შესატყვისად (შემთხვევის გარეშე ან ზუსტი)

როგორ დავაყენოთ ავტომატური შვებულების პასუხები Outlook.com და Hotmail ანგარიშებისთვის

Outlook.com (ყოფილი Hotmail) ანგარიშები ასევე საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ ოფისიდან ავტომატური პასუხები პირდაპირ Hotmail და Outlook.com ვებსაიტებზე. ამ ფუნქციას ეწოდება ავტომატური შვებულების პასუხები და თქვენ შეგიძლიათ დააყენოთ იგი ამ გზით.

1. გადადით Outlook.com-ზე (ან Windows Live Hotmail) და შედით სისტემაში.
2. თუ გაქვთ Outlook.com ანგარიშზე, დააწკაპუნეთ Gear ხატულაზე ზედა რი ght კუთხე თქვენი სახელის გვერდით და აირჩიეთ „ ფოსტის მეტი პარამეტრები “.

   თუ გაქვთ Hotmail ანგარიში, დააწკაპუნეთ თქვენს სახელზე ზედა მარჯვენა კუთხეში და შემდეგ აირჩიეთ პარამეტრები > ფოსტა .

3. „ თქვენი ანგარიშის მართვა “-ში აირჩიეთ „ ავტომატური შვებულების პასუხების გაგზავნა “ თქვენი ავტომატური პასუხის პარამეტრების კონფიგურაციისთვის.
4. Outlook.com არ გთავაზობთ დაგეგმვის ვარიანტსთქვენი ოფისიდან გასული პასუხები, ასე რომ თქვენ უბრალოდ აირჩიეთ „ დასვენების პასუხების გაგზავნა მათთვის, ვინც ელფოსტით მომწერს “ და აკრიფეთ თქვენი შვებულების შეტყობინების ტექსტი.

გაითვალისწინეთ, რომ " უპასუხეთ მხოლოდ თქვენს კონტაქტებს " ნაგულისხმევად მონიშნულია შვებულების საპასუხო შეტყობინების ქვეშ. თუ გსურთ ავტომატურად უპასუხოთ ყველას ელ.წერილს, რა თქმა უნდა, შეგიძლიათ მონიშნოთ ის. თუმცა, შეიძლება გონივრული იყოს მისი შემოწმების დატოვება სპამერების თავიდან ასაცილებლად.

შენიშვნა: თუ თქვენ გაქვთ ახალი Outlook.com ანგარიში, ფუნქცია დასვენების პასუხი შეიძლება გამორთული იყოს. Microsoft ავტომატურად ჩართავს მას მას შემდეგ, რაც რამდენიმე დღის განმავლობაში გამოიყენებთ თქვენს ანგარიშს. თუ გსურთ მისი დაუყოვნებლივ ჩართვა, მოგიწევთ თქვენი ანგარიშის გადამოწმება მობილური ტელეფონის ნომრით, ამის გაკეთება შეგიძლიათ მათი ტელეფონის დამატების გვერდის გამოყენებით.

კარგად, როგორც ჩანს, ეს არის ყველაფერი, რაც გჭირდებათ. იცოდეთ ავტომატური პასუხების შესახებ სხვადასხვა ელ.ფოსტის ანგარიშებზე. ახლა, როდესაც თქვენი ოფისიდან გამოსული ავტომატური რეაგირება სწორად არის კონფიგურირებული, გამორთეთ თქვენი კომპიუტერი (გახსოვდეთ, რომ გაუშვით, თუ იყენებთ POP/IMAP ანგარიშს) და ისიამოვნეთ თქვენი შვებულებით! :)