Oggi vi mostrerò come potete rispondere automaticamente ai messaggi di posta elettronica in Outlook senza utilizzare un account Exchange Server (account POP3/IMAP). Se non siete sicuri di quale account di posta elettronica utilizzate, potete iniziare con questo: Come faccio a scoprire quale account di posta elettronica utilizzo?

Come determinare il tipo di account di posta elettronica

Una volta deciso che la risposta automatica deve essere inclusa nella lista di controllo dei preparativi per le vacanze, la prima cosa da fare è scoprire quale account di posta elettronica avete: server Exchange o Outlook POP/IMAP.

Il modo più semplice per verificare il tipo di account di posta elettronica è quello di andare alla voce File scheda> Info e guardare sotto il Informazioni sul conto .

Se si dispone di più account, fare clic sul piccolo errore nero sul lato destro per aprire l'elenco a discesa con tutti gli account. Ora è possibile vedere quale account è basato su Microsoft Exchange e quale su POP/IMAP.

Se avete bisogno di informazioni più dettagliate sui vostri conti (in particolare, potete verificare quale sia il conto predefinito), cercate sotto la voce Impostazioni dell'account.

In Outlook 2010 e Outlook 2013, passare all'opzione Scheda File> Info> Impostazioni account> Impostazioni account...

Un doppio " Impostazioni dell'account "Prima si fa clic sul pulsante quadrato e poi si sceglie l'opzione Impostazioni account... dall'elenco a discesa, come mostrato nella schermata seguente (se non si dispone di un account e-mail basato su Exchange, questa sarà l'unica scelta disponibile).

Facendo clic sul pulsante Impostazioni account... si aprirà la seguente finestra:

In Outlook 2007, è possibile aprirla andando su Strumenti> Impostazioni account> E-mail .

In Outlook 2003, si trova sotto Strumenti> Account e-mail.> Visualizzare o modificare gli account e-mail esistenti> Avanti .

Ora che sapete che tipo di account e-mail state utilizzando, potete iniziare subito a impostare la risposta automatica.

Impostazione della risposta automatica fuori ufficio per gli account POP3/IMAP di Outlook

A differenza degli account di Exchange Server, gli account POP3 e IMAP non dispongono della funzione Risposte automatiche (formalmente Assistente fuori sede Tuttavia, è possibile impostare Outlook in modo che risponda automaticamente ad alcuni o a tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo mentre ci si gode le vacanze.

Nota: in caso di account POP/IMAP, Outlook deve essere sempre in funzione e configurato in modo da controllare a intermittenza la presenza di nuovi messaggi. Naturalmente, il computer deve essere acceso per tutto questo tempo.

Certo, non è molto comodo o addirittura pericoloso lasciare una macchina funzionante senza alcuna supervisione per molto tempo, ma non c'è altro modo. Tuttavia, alcuni provider di posta elettronica (ad esempio Gmail o Outlook.com) consentono di creare risposte automatiche direttamente sui loro siti web. Quindi, prima di tutto vi consiglio di verificare con il vostro provider di posta elettronica se è possibile configurare la risposta automatica per le vacanze sul loro sito web.lato.

Di seguito troverete le istruzioni passo-passo su come creare una risposta automatica fuori ufficio senza utilizzare un account Exchange Server. È possibile farlo utilizzando un modello di e-mail in combinazione con le regole di Outlook. Ma sappiate che questa funzionalità è disponibile in Outlook 2010 a partire dal Service Pack 1 di Office 2010. Bene, iniziamo a lavorare!

Creare un modello di messaggio di risposta automatica

1. Per prima cosa, è necessario creare un modello con il messaggio fuori ufficio che verrà inviato automaticamente alle persone che hanno inviato un'e-mail. Per farlo, si utilizza il solito metodo, facendo clic sul pulsante Nuova e-mail sul pulsante Casa scheda.
2. Se è destinato al vostro account personale, può essere simile a quello che vedete nella schermata qui sotto. Per i messaggi di lavoro fuori ufficio, probabilmente avrete bisogno di qualcosa di più formale :)
3. Una volta terminato di scrivere il messaggio, salvarlo facendo clic su File > Salva con nome nella finestra dei messaggi.
4. Nel Salva con nome Nella finestra di dialogo, assegnare un nome al modello di risposta automatica e scegliere di salvarlo come Modello di Outlook (*.oft) Dopo di che fare clic sul pulsante Risparmiare pulsante.

Una parola di cautela per gli utenti avanzati: non cambiate la cartella di destinazione di questo file, salvatelo esattamente nella posizione suggerita da Microsoft, ovvero nella cartella Microsoft> Modelli "Perché agli utenti avanzati?", mi chiederete, perché un nuovo utente non oserebbe nemmeno pensare di cambiare qualcosa a meno che non gli venga detto esplicitamente di farlo :) .

Bene, abbiamo fatto la prima parte del lavoro e ora è necessario creare una regola per rispondere automaticamente ai nuovi messaggi di posta elettronica.

Impostazione di una regola di risposta automatica per le vacanze

1. Iniziate a creare una nuova regola come fate di solito, facendo clic sul pulsante Nuova regola pulsante sotto Scheda Home> Regole> Gestione regole & avvisi .
2. Scegliere di " Iniziare da una regola vuota " e " Applicare regole ai messaggi che ricevo ", quindi fare clic su Avanti .
3. Specificare le condizioni che si desidera controllare. Se si sta impostando una risposta automatica fuori ufficio per tutti i messaggi in arrivo ricevuti da tutti gli account, non è necessario selezionare alcuna voce.

   Se si desidera che le risposte automatiche siano inviate solo per i messaggi ricevuti da uno dei propri account, o che contengano parole specifiche nell'oggetto o nel corpo, o che siano ricevuti da persone specifiche, selezionare le opzioni corrispondenti nella parte superiore della finestra di dialogo, sotto la voce Fase 1: Selezionare le condizioni e poi fare clic sui valori sottolineati sotto Passo 2: modificare la descrizione della regola .

   Ad esempio, sto creando una regola per rispondere in modo automatico a tutti i messaggi ricevuti tramite il mio Conto personale e le mie impostazioni sono le seguenti:

4. Nel passaggio successivo, si definisce cosa si vuole fare con i messaggi. Dato che vogliamo rispondere utilizzando un modello specifico , scegliamo esattamente questa opzione e poi facciamo clic su un modello specifico sotto Passo 2: modificare la descrizione della regola per scegliere il modello desiderato.
5. Nella sezione " Selezionare un modello di risposta ", nella finestra di dialogo Guarda dentro scegliere Modelli utente nel file system e selezionare il modello creato pochi minuti fa (out-of-office-reply).

   Cliccare Aperto e questo vi riporterà alla schermata Regole in cui si fa clic su Avanti .

6. In questo passaggio si devono impostare le eccezioni alla regola di risposta automatica. Non si tratta di un passaggio obbligatorio e la prassi comune è quella di saltarlo e di non aggiungere alcuna eccezione. Tuttavia, se non si vuole inviare un avviso di chiusura ad alcuni mittenti o ai messaggi ricevuti da uno dei propri account, è possibile selezionare " tranne che per le persone o i gruppi pubblici " o " se non attraverso l'account specificato "Oppure, potete scegliere tra una serie di altre eccezioni disponibili.

   Nota: alcuni scelgono anche di non rispondere automaticamente alle e-mail restituite (se l'oggetto contiene "posta restituita" o "non recapitabile", ecc.) per non creare un ciclo infinito tra due server di posta e per non ingombrare le caselle di posta con messaggi non consegnati. Ma questa è in realtà una precauzione in più, perché il messaggio " rispondere utilizzando un modello specifico La regola "invierà la risposta automatica solo a una volta durante una singola sessione E se si imposta un'eccezione di questo tipo, la risposta automatica non verrà inviata a tutti i messaggi di posta elettronica che contengono la parola o la frase specificata nell'oggetto, ad es. Cosa devo fare quando ricevo una mail di ritorno? ".

7. Questo è il passaggio finale in cui si specifica un nome per la regola di risposta automatica e si rivede la descrizione della regola. Se tutto è Ok assicurarsi che la regola sia attivata e fare clic sul pulsante Finitura per salvare la regola. Tutto qui!

In modo analogo è possibile impostare diverse regole di risposta automatica per le vacanze, ad esempio con messaggi di testo diversi per gli account di posta elettronica personali e di lavoro, o per i messaggi ricevuti da determinate persone. Ad esempio, in una risposta automatica personale destinata agli amici è possibile lasciare un numero di telefono a cui essere reperibili; mentre nella risposta automatica di lavoro è possibile specificare l'indirizzo e-mail del proprio assistente o di un'altra persona.un collega che possa occuparsi delle questioni più urgenti durante il vostro congedo.

Suggerimento: se si stanno creando poche regole di risposta automatica, è possibile selezionare l'opzione " Smettere di elaborare altre regole "per evitare che le risposte automatiche per le vacanze vadano in conflitto tra loro. Questa opzione è disponibile al terzo passo della procedura Regole guidate quando si specifica cosa si vuole fare con il messaggio, ma bisogna fare molta attenzione quando si sceglie questa opzione. Se avete altre regole in Outlook e si desidera che vengano applicate ai messaggi in arrivo durante le vacanze, non utilizzare "Interrompi l'elaborazione di altre regole". .

Importante: non dimenticate di disattivare la regola di risposta automatica al vostro ritorno :) Potete farlo tramite Scheda Home> Regole> Gestione regole & avvisi Inoltre, potrebbe essere una buona idea creare un'attività di Outlook o un promemoria che ricordi di disattivare la regola di risposta automatica fuori ufficio.

Come impostare la risposta automatica alle ferie per gli account Gmail

Gmail è uno dei provider di posta elettronica che consente di configurare risposte automatiche per le vacanze sul proprio sito web. In questo modo, non dovrete lasciare il vostro PC in funzione quando siete fuori casa. Impostate la funzione Gmail autoresponder per le vacanze nel modo seguente.

1. Accedere a Gmail.
2. Fare clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo in alto a destra e selezionare Impostazioni .
3. Sul Generale scorrere fino alla scheda Risponditore per le vacanze e selezionare " Risponditore per le vacanze su ".
4. Programmate la risposta automatica per le vacanze impostando il primo e l'ultimo giorno (facoltativo), quindi digitate l'oggetto e il corpo del messaggio. Se non specificate la data di fine, ricordate di impostare il valore " Promemoria per le vacanze "E' piuttosto facile, vero?

   Suggerimento: può essere una buona idea selezionare " Inviare una risposta solo alle persone presenti nei miei contatti "A differenza di Microsoft Exchange server e Outlook, che inviano una risposta automatica a ogni mittente solo una volta, Gmail invierà la risposta automatica per le vacanze ogni 4 giorni a tutte le persone che vi inviano diverse e-mail. E se ricevete molti messaggi di spam o se siete in partenza per un lungo periodo di tempo, questo può aiutarvi a evitare un sacco di pulizia al vostro ritorno.

Come impostare le risposte automatiche alle ferie per gli account Outlook.com e Hotmail

Gli account Outlook.com (ex Hotmail) consentono anche di impostare le risposte automatiche fuori ufficio direttamente sui siti web di Hotmail e Outlook.com. Questa funzione è chiamata risposte automatiche per le vacanze e si può impostare in questo modo.

1. Andate su Outlook.com (o Windows Live Hotmail) e collegatevi.
2. Se si dispone di un Outlook.com fare clic sull'account Ingranaggio icona nell'angolo in alto a destra accanto al proprio nome e selezionare " Altre impostazioni di posta elettronica ".

   Se avete un Hotmail account, fare clic sul proprio nome nell'angolo in alto a destra, quindi scegliere Opzioni> Posta .

   Guarda anche: Come ottenere più modelli di google docs e sheets
3. Sotto " Gestione dell'account ", selezionare " Invio automatico di risposte alle vacanze " per configurare le impostazioni della risposta automatica.
4. Outlook.com non offre un'opzione per programmare le risposte fuori ufficio, quindi è sufficiente selezionare " Inviare risposte alle vacanze alle persone che mi inviano e-mail " e digitare il testo dell'avviso di vacanza.

Si noti che il simbolo " Rispondere solo ai propri contatti "Se si desidera rispondere automaticamente alle e-mail di tutti, è possibile deselezionarla, anche se può essere ragionevole lasciarla selezionata per contrastare gli spammer.

Nota: se si dispone di un nuovo account di Outlook.com, la schermata Risposta per le vacanze La funzione potrebbe essere disattivata. Microsoft la abiliterà automaticamente dopo che avrete utilizzato il vostro account per alcuni giorni. Se volete attivarla subito, dovrete verificare il vostro account con un numero di telefono cellulare; potete farlo utilizzando la pagina Aggiungi un telefono.

Ora che la vostra risposta automatica fuori ufficio è configurata correttamente, chiudete il computer (ricordandovi di lasciarlo in funzione se utilizzate un account POP/IMAP) e godetevi le vostre vacanze!)