Ngayon ay ipapakita ko kung paano ka awtomatikong makakatugon sa mga email sa Outlook nang hindi gumagamit ng Exchange Server account (POP3/IMAP account). Kung hindi ka sigurado kung aling email account ang ginagamit mo, maaari kang magsimula dito: Paano ko malalaman kung aling email account ang ginagamit ko?

Paano matukoy ang uri ng iyong email account( s)

Kapag napagpasyahan mo na ang auto response ay dapat nasa iyong checklist sa paghahanda bago ang bakasyon, ang unang bagay na dapat mong gawin ay alamin kung aling email account ang mayroon ka - Exchange server o Outlook POP/IMAP.

Ang pinakamadaling paraan ay suriin ang uri ng iyong email account ay pumunta sa tab na File > Impormasyon at tumingin sa ilalim ng Impormasyon ng Account .

Kung marami kang account, i-click ang maliit na itim na error sa kanang bahagi upang buksan ang drop-down na listahan kasama ang lahat ng iyong account. Ngayon ay makikita mo kung aling account ang batay sa Microsoft Exchange at kung alin ang POP/IMAP.

Kung kailangan mo ng mas detalyadong impormasyon tungkol sa iyong mga account (sa partikular, maaaring gusto mong tingnan kung alin ang default na account), tingnan sa ilalim ng Mga Setting ng Account.

Sa Outlook 2010 at Outlook 2013, lumipat sa tab na File > Impormasyon > Mga Setting ng Account > Mga Setting ng Account...

Ang dobleng " Mga Setting ng Account " sa itaas ay hindi isang maling pagkaka-print :-) I-click mo muna ang square button at pagkatapos ay piliin ang Mga Setting ng Account. .. utos mula sa drop-down na listahan tulad ng ipinapakita sascreenshot sa ibaba (kung wala kang Exchange based na email account, ito lang talaga ang tanging pagpipilian na magagamit mo).

Ang pag-click sa command na Mga Setting ng Account... ay magbubukas sa sumusunod na window:

Sa Outlook 2007, mabubuksan mo ito sa pamamagitan ng pagpunta sa Mga Tool > Mga Setting ng Mga Account > E-mail .

Sa Outlook 2003, mahahanap mo ito sa ilalim ng Mga Tool > Mga E-mail Account... > Tingnan o baguhin ang mga umiiral nang email account > Susunod .

Ngayong alam mo na kung anong uri ng email account ang ginagamit mo, maaari mong simulan kaagad ang pag-set up ng iyong awtomatikong tugon.

Pagse-set up ng auto reply sa labas ng opisina para sa mga Outlook POP3/IMAP account

Hindi tulad ng mga Exchange Server account, ang POP3 at IMAP account ay walang feature na Automatic Replies (pormal na Out of Office Assistant ). Gayunpaman, maaari mo pa ring i-set up ang Outlook upang awtomatikong tumugon sa ilan o lahat ng iyong mga papasok na mensaheng email habang nag-e-enjoy ka sa iyong bakasyon.

Tandaan: Sa kaso ng mga POP/IMAP account, ang Outlook ay dapat palaging tumatakbo at naka-configure sa suriin nang paulit-ulit para sa mga bagong mensahe. Natural, ang iyong computer ay dapat naka-on sa lahat ng oras na ito.

Siyempre, ito ay hindi masyadong maginhawa o maaaring maging hindi ligtas na umalis sa isang gumaganang makina nang walang anumang pangangasiwa sa loob ng mahabang panahon, ngunit walang ibang paraan. Gayunpaman, pinapayagan ng ilang email provider (hal. Gmail o Outlook.com) ang paggawa ng mga autoreply nang direkta sa kanilang web-mga site. Kaya, una sa lahat, ipinapayo ko sa iyo na suriin sa iyong email provider kung posible na i-configure ang iyong awtomatikong tugon sa bakasyon sa kanilang panig.

Sa ibaba makikita mo ang sunud-sunod na mga tagubilin sa kung paano upang lumikha ng auto-response sa labas ng opisina nang hindi gumagamit ng Exchange Server account. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng paggamit ng template ng email kasama ng mga panuntunan sa Outlook. Ngunit magkaroon ng kamalayan na ang functionality na ito ay available sa Outlook 2010 simula sa Office 2010 Service Pack 1. Okay, mag-crack tayo!

Paggawa ng template ng autoreply message

1. Una, kailangan nating gumawa ng template na may out-of-office na mensahe na awtomatikong ipapadala sa mga taong nagpadala sa iyo ng email. Ginagawa mo ito sa karaniwang paraan sa pamamagitan ng pag-click sa button na Bagong Email sa tab na Home .
2. Bumuo ng text para sa iyong awtomatikong tugon. Kung ito ay inilaan para sa iyong personal na account, maaari itong maging katulad ng nakikita mo sa screenshot sa ibaba. Para sa mga mensahe sa labas ng opisina, malamang na kailangan mo ng medyo mas pormal :)
3. Kapag natapos mo nang isulat ang mensahe, i-save ito sa pamamagitan ng pag-click sa File > I-save Bilang sa window ng mensahe.
4. Sa dialog box na I-save Bilang , bigyan ng pangalan ang iyong template ng auto reply at piliing i-save ito bilang Outlook Template (*.oft) . Pagkatapos noon, i-click ang button na I-save .

Isang salita ng pag-iingat sa mga advanced na user: huwag magbagoang patutunguhang folder para sa file na ito, i-save ito nang eksakto sa lokasyon na iminumungkahi ng Microsoft, lalo na sa Microsoft > Mga template folder. "Bakit sa mga advanced na user?" maaari mo akong tanungin. Dahil ang isang bagong user ay hindi maglalakas-loob na mag-isip na baguhin ang anuman maliban kung tahasan silang sinabihan na gawin ito :) .

Buweno, nagawa na namin ang unang bahagi ng trabaho at ngayon kailangan mong lumikha ng isang panuntunan upang awtomatikong tumugon sa mga bagong mensaheng email.

Pagse-set up ng isang vacation autoreply na panuntunan

1. Simulan ang paggawa ng bagong panuntunan tulad ng karaniwan mong ginagawa sa pamamagitan ng pag-click sa button na Bagong Panuntunan sa ilalim ng Tab ng Home > Mga Panuntunan > Pamahalaan ang Mga Panuntunan & Mga Alerto .
2. Piliin na " Magsimula sa isang blangkong panuntunan " at " Ilapat ang mga panuntunan sa mga mensaheng natatanggap ko ", at pagkatapos ay i-click ang Susunod .
3. Tukuyin ang mga kundisyon na gusto mong suriin. Kung nagtatakda ka ng auto-response sa labas ng opisina para sa lahat ng mga papasok na mensaheng natanggap mula sa lahat ng iyong account, hindi mo kailangang suriin ang anumang mga item dito.

   Kung gusto mong magpadala lamang ng mga awtomatikong tugon para sa mga mensaheng natanggap mula sa isa sa iyong mga account, o naglalaman ng mga partikular na salita sa paksa o katawan, o natanggap mula sa mga partikular na tao, pagkatapos ay suriin ang mga kaukulang opsyon sa itaas na bahagi ng dialog sa ilalim Hakbang 1: Pumili ng (mga) kundisyon at pagkatapos ay i-click ang mga may salungguhit na halaga sa ilalim ng Hakbang 2: I-edit ang paglalarawan ng panuntunan .

   Halimbawa, gumagawa ako ng panuntunan para mag-autoreply sa lahat ng mensahenatanggap sa pamamagitan ng aking Personal na account at ganito ang hitsura ng aking mga setting:

   Tingnan din: Nested IF sa Excel – formula na may maraming kundisyon
4. Sa susunod na hakbang, tutukuyin mo kung ano ang gusto mong gawin sa mga mensahe. Dahil gusto naming tumugon gamit ang isang partikular na template , eksaktong pipiliin namin ang opsyong ito at pagkatapos ay i-click ang isang partikular na template sa ilalim ng Hakbang 2: I-edit ang paglalarawan ng panuntunan upang piliin ang template na gusto namin.
5. Sa dialog box na " Pumili ng Template ng Tugon ," sa kahon ng Look In , piliin ang Mga Template ng User sa File System at piliin ang template na ginawa namin ilang minuto ang nakalipas (out-of-office-reply).

   I-click ang Buksan at ibabalik ka nito sa wizard ng Mga Panuntunan kung saan mo iki-click ang Susunod .

6. Sa hakbang na ito, dapat kang magtakda ng mga pagbubukod sa iyong automated na panuntunan sa pagtugon. Ito ay hindi isang obligadong hakbang, at ang karaniwang kasanayan ay laktawan ito at hindi magdagdag ng anumang mga pagbubukod. Gayunpaman, kung hindi mo gustong magpadala ng abiso sa labas ng opisina sa ilang nagpadala o sa mga mensaheng natanggap mula sa isa sa iyong mga account, maaari mong suriin ang " maliban kung mula sa mga tao o pampublikong grupo " o " maliban sa pamamagitan ng tinukoy na account ", ayon sa pagkakabanggit. O, maaari kang pumili mula sa ilang iba pang mga pagbubukod na magagamit mo.

   Tandaan: Pinipili din ng ilang tao na huwag awtomatikong tumugon sa mga ibinalik na email (kung ang paksa ay naglalaman ng "ibinalik na mail" o "hindi maihahatid" atbp.) upang hindi makalikha ng walang katapusang loop sa pagitan ng dalawang mail server at hindi sa kalatkanilang mga inbox na may mga hindi naihatid na mensahe. Ngunit ito ay talagang isang karagdagang pag-iingat, dahil ang " tugon gamit ang isang partikular na template " ay magpapadala lamang ng iyong auto-reply isang beses sa isang session , ibig sabihin, hanggang sa i-restart mo ang iyong Outlook. At kung magtatakda ka ng pagbubukod tulad nito, ang isang awtomatikong tugon ay hindi ipapadala sa ganap na lahat ng mga email na naglalaman ng tinukoy na salita o parirala sa linya ng paksa, hal. " Ano ang gagawin ko kapag nakatanggap ako ng ibinalik na mail? ".

7. Ito ang panghuling hakbang kung saan tumukoy ka ng pangalan para sa iyong auto-reply na panuntunan at suriin ang paglalarawan ng panuntunan . Kung ang lahat ay Okay , tiyaking naka-on ang panuntunan at i-click ang button na Tapos upang i-save ang panuntunan. Iyon lang!

Sa katulad na paraan maaari kang mag-set up ng ilang mga panuntunan sa auto-reply sa bakasyon, hal. na may iba't ibang mga text message para sa iyong personal at trabahong email account, o para sa mga mensaheng natanggap mula sa ilang partikular na tao. Halimbawa, sa isang personal na autoreply na inilaan para sa iyong mga kaibigan maaari kang mag-iwan ng numero ng telepono kung saan maaari kang makontak; habang nasa autoreply ng iyong negosyo, maaari mong tukuyin ang email address ng iyong assistant o kasamahan na kayang humawak ng mga pinakamaapurang bagay sa panahon ng iyong bakasyon.

Tip: Kung gumagawa ka ng ilang panuntunan sa auto response, maaari mong tingnan ang " Ihinto ang pagpoproseso ng higit pang mga panuntunan " na opsyon upang ang iyong mga autoreply sa bakasyon ay hindi magkasalungat sa isa't isa. Available ang opsyong ito saang ika-3 hakbang ng Rules Wizard kapag tinukoy mo kung ano ang gusto mong gawin sa mensahe. Gayunpaman, maging maingat sa pagpili ng pagpipiliang ito. Kung mayroon kang ilang iba pang mga panuntunan sa iyong Outlook at gusto mong mailapat ang mga ito sa mga papasok na mensahe sa panahon ng iyong holiday, huwag gumamit ng "Ihinto ang pagproseso ng higit pang mga panuntunan" .

Mahalaga! Huwag kalimutang i-off ang iyong autoreply rule kapag bumalik ka :) Magagawa mo ito sa pamamagitan ng tab na Home > Mga Panuntunan > Pamahalaan ang Mga Panuntunan & Mga alerto . Gayundin, maaaring magandang ideya na gumawa ng Outlook task o to-do reminder na magpapaalala sa iyong i-off ang iyong off office auto response rule.

Paano magtakda ng awtomatikong tugon sa bakasyon para sa mga Gmail account

Ang Gmail ay isa sa mga email provider na nagbibigay-daan sa iyong i-configure ang mga awtomatikong tugon sa bakasyon sa kanilang mga web-site. Sa ganitong paraan, hindi mo na kailangang iwanang gumagana ang iyong PC kapag wala ka. I-set up mo ang vacation autoresponder ng Gmail sa sumusunod na paraan.

1. Mag-log on sa Gmail.
2. I-click ang icon na gear sa kanang sulok sa itaas at piliin ang Mga Setting .
3. Sa tab na General , mag-scroll pababa sa seksyong Vacation responder at piliin ang " Vacation responder on ".
4. Iiskedyul ang iyong awtomatikong tugon sa bakasyon sa pamamagitan ng pagtatakda ng una at huling araw (opsyonal), pagkatapos ay i-type ang paksa at katawan ng iyong mensahe. Kung hindi mo tinukoy ang petsa ng Pagtatapos, tandaan na itakda ang " Paalala sa bakasyonoff " sa iyong pagbabalik. Napakadali lang, di ba?

   Tip: Maaaring magandang ideya na piliin ang " Magpadala lamang ng tugon sa mga tao sa aking Mga Contact ". Hindi tulad ng Microsoft Exchange server at Outlook na nagpapadala ng awtomatikong tugon sa bawat nagpadala nang isang beses lang, ipapadala ng Gmail ang iyong vacation autoreply bawat 4 na araw sa bawat taong nagpapadala sa iyo ng ilang email. At kung nakatanggap ka ng maraming spam na mensahe o kung ikaw ay pag-alis nang mahabang panahon, makakatulong ito sa iyong maiwasan ang maraming paglilinis kapag bumalik ka.

Paano mag-set up ng mga awtomatikong tugon sa bakasyon para sa Outlook.com at Hotmail account

Binibigyang-daan ka rin ng mga Outlook.com (dating Hotmail) account na itakda ang mga out-of-office na auto replies nang direkta sa Hotmail at Outlook.com na mga web-site. Ang tampok na ito ay tinatawag na mga awtomatikong tugon sa bakasyon at ikaw maaaring i-set up ito sa ganitong paraan.

1. Tumungo sa Outlook.com (o Windows Live Hotmail) at mag-log on.
2. Kung mayroon kang Outlook.com account, i-click ang icon na Gear sa tuktok na ri ght corner sa tabi ng iyong pangalan at piliin ang " Higit pang mga setting ng mail ".

   Kung mayroon kang Hotmail account, mag-click sa iyong pangalan sa kanang sulok sa itaas, at pagkatapos ay piliin ang Mga Opsyon > Mail .

3. Sa ilalim ng " Pamamahala sa iyong account ", piliin ang " Pagpapadala ng mga awtomatikong tugon sa bakasyon " upang i-configure ang mga setting ng iyong auto-reply.
4. Ang Outlook.com ay hindi nagbibigay ng opsyong mag-iskedyulang iyong mga sagot sa labas ng opisina, kaya piliin mo lang ang " Magpadala ng mga tugon sa bakasyon sa mga taong nag-email sa akin " at i-type ang teksto ng iyong abiso sa bakasyon.

Tandaan na ang opsyong " Tumugon lang sa iyong mga contact " ay naka-check bilang default sa ilalim ng mensahe ng tugon sa bakasyon. Kung gusto mong awtomatikong tumugon sa email ng lahat, siyempre maaari mong i-uncheck ito. Gayunpaman, maaaring makatwirang iwan itong naka-check upang hadlangan ang mga spammer.

Tandaan: Kung mayroon kang bagong Outlook.com account, maaaring i-off ang tampok na Tugon sa Bakasyon . Awtomatikong ie-enable ito ng Microsoft pagkatapos mong gamitin ang iyong account sa loob ng ilang araw. Kung gusto mo itong i-on kaagad, kakailanganin mong i-verify ang iyong account gamit ang numero ng mobile phone, magagawa mo ito gamit ang kanilang Add a phone page.

Well, ito lang ang kailangan mo alam ang tungkol sa mga awtomatikong tugon sa iba't ibang email account. Ngayong maayos nang na-configure ang iyong auto-response sa labas ng opisina, isara ang iyong computer (tandaang iwanan itong tumatakbo kung gumagamit ka ng POP/IMAP account) at magsaya sa iyong bakasyon! :)