Днес ще ви покажа как можете автоматично да отговаряте на имейли в Outlook, без да използвате акаунт в Exchange Server (POP3/IMAP акаунти). Ако не сте сигурни кой имейл акаунт използвате, можете да започнете с това: Как да разбера кой имейл акаунт използвам?

Как да определите типа на имейл акаунта(ите) си

След като решите, че автоматичният отговор трябва да бъде включен в контролния списък за подготовка преди ваканцията, първото нещо, което трябва да направите, е да разберете кой имейл акаунт имате - Exchange сървър или Outlook POP/IMAP.

Най-лесният начин да проверите типа на имейл акаунта си е да отидете в Файл tab> Информация и погледнете под Информация за профила .

Ако имате няколко акаунта, щракнете върху малката черна грешка вдясно, за да отворите падащия списък с всичките си акаунти. Сега можете да видите кой акаунт е базиран на Microsoft Exchange и кой на POP/IMAP.

Ако се нуждаете от по-подробна информация за акаунтите си (по-специално може да искате да проверите кой е акаунтът по подразбиране), потърсете в Настройки на акаунта.

В Outlook 2010 и Outlook 2013 преминете към Файлов раздел> Информация> Настройки на профила> Настройки на профила...

Двоен " Настройки на акаунта " по-горе не е печатна грешка :-) Първо щракнете върху квадратния бутон и след това изберете Настройки на акаунта... от падащия списък, както е показано на екранната снимка по-долу (ако нямате имейл акаунт, базиран на Exchange, това всъщност е единственият наличен избор).

Щракване върху Настройки на акаунта... ще се отвори следният прозорец:

В Outlook 2007 можете да го отворите, като отидете на Инструменти> Настройки на акаунтите> Електронна поща .

В Outlook 2003 можете да го намерите под Инструменти> Акаунти за електронна поща.> Преглед или промяна на съществуващи акаунти за електронна поща> Напред .

След като знаете какъв тип имейл акаунт използвате, можете веднага да започнете да настройвате автоматичния отговор.

Настройка на автоматичен отговор извън офиса за POP3/IMAP акаунти на Outlook

За разлика от акаунтите в Exchange Server, POP3 и IMAP акаунтите не разполагат с функцията за автоматични отговори (официално Асистент извън офиса ). Въпреки това можете да настроите Outlook да отговаря автоматично на някои или на всички входящи имейл съобщения, докато се наслаждавате на почивката си.

Забележка: В случай на POP/IMAP акаунти Outlook трябва да работи винаги и да е конфигуриран да проверява периодично за нови съобщения. Естествено, компютърът ви трябва да е включено през цялото това време.

Разбира се, не е много удобно или дори опасно да оставите работеща машина без надзор за дълго време, но няма друг начин. Въпреки че някои доставчици на електронна поща (напр. Gmail или Outlook.com) позволяват създаването на автоматични отговори директно на своите уебсайтове. Така че, първо бих ви посъветвал да проверите при вашия доставчик на електронна поща дали е възможно да конфигурирате автоматичен отговор на вашата ваканция на техниястрана.

По-долу ще намерите инструкциите стъпка по стъпка как да създадете автоматичен отговор извън офиса, без да използвате акаунт в Exchange Server. Можете да направите това, като използвате шаблон на имейл в комбинация с правила на Outlook. Но имайте предвид, че тази функционалност е налична в Outlook 2010, като се започне от Office 2010 Service Pack 1. Добре, нека да започнем!

Създаване на шаблон на автоматично съобщение

1. Първо, трябва да създадем шаблон със съобщението за извънработно време, което ще се изпраща автоматично на хората, които са ви изпратили имейл. Това става по обичайния начин, като щракнете върху Нова електронна поща на бутона Начало таб.
2. Съставете текста на автоматичния си отговор. Ако той е предназначен за личния ви акаунт, може да бъде подобен на този, който виждате на снимката по-долу. За бизнес съобщения извън офиса вероятно ще ви трябва нещо по-официално :)
3. Когато приключите с писането на съобщението, го запазете, като щракнете върху Файл > Запазване като в прозореца за съобщения.
4. В Запазване като диалогов прозорец, дайте име на шаблона за автоматичен отговор и изберете да го запазите като Шаблон за Outlook (*.oft) . След това щракнете върху Запазете бутон.

Предупреждение за напредналите потребители: не променяйте папката за дестинация за този файл, а го запишете точно на мястото, което предлага Microsoft, а именно в Microsoft> Шаблони "Защо за напреднали потребители?" - може би ще ме попитате. Защото един нов потребител не би посмял дори да си помисли да промени нещо, освен ако не му се каже изрично да го направи :) .

Е, свършихме първата част от работата и сега трябва да създадете правило за автоматичен отговор на нови имейл съобщения.

Създаване на правило за автоматично изпращане на съобщения за ваканция

1. Започнете да създавате ново правило, както правите обикновено, като щракнете върху Ново правило бутон под Начален раздел> Правила> Управление на правила> Сигнали .
2. Изберете да " Започнете от празно правило " и " Прилагане на правила за съобщенията, които получавам ", след което щракнете върху Следваща .
3. Посочете условията, които искате да проверите. Ако задавате автоматичен отговор извън офиса за всички входящи съобщения, получени от всички ваши акаунти, не е необходимо да отбелязвате никакви елементи тук.

   Ако искате автоматичните отговори да се изпращат само за съобщения, получени от един от вашите акаунти, или съдържащи определени думи в темата или тялото, или получени от определени хора, тогава маркирайте съответните опции в горната част на диалоговия прозорец под Стъпка 1: Изберете условие(я) и след това щракнете върху подчертаните стойности в Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото .

   Например, създавам правило за автоматично отговаряне на всички съобщения, получени чрез моя Лична сметка и моите настройки изглеждат така:

4. На следващата стъпка определяте какво искате да правите със съобщенията. Тъй като искаме да отговор с помощта на конкретен шаблон , избираме точно тази опция и след това щракваме върху конкретен шаблон под Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото за да изберем желания шаблон.
5. В " Избор на шаблон за отговор ", в диалоговия прозорец Погледнете вътре изберете Потребителски шаблони във файловата система и изберете шаблона, който създадохме преди няколко минути (out-of-office-reply).

   Кликнете върху Отворете и това ще ви върне в Правила съветник, където щраквате върху Следваща .

6. На тази стъпка трябва да зададете изключения от правилото си за автоматичен отговор. Това не е задължителна стъпка и обичайната практика е да я прескочите и да не добавяте никакви изключения. Ако обаче не искате да изпращате известие за извънработно време на някои податели или на съобщения, получени от един от вашите акаунти, можете да отбележите " освен ако е от хора или публична група " или " освен чрез посочената сметка ", съответно. Или можете да изберете едно от няколкото други изключения, които са на ваше разположение.

   Забележка: Някои хора избират също така да не отговарят автоматично на върнати имейли (ако темата съдържа "returned mail" или "undeliverable" и т.н.), за да не създават безкраен цикъл между два пощенски сървъра и да не задръстват пощенските си кутии с недоставени съобщения. Но това всъщност е допълнителна предпазна мярка, защото " отговор с помощта на конкретен шаблон " ще изпраща само автоматичен отговор веднъж по време на една сесия , т.е. докато не рестартирате Outlook-а. И ако зададете такова изключение, автоматичен отговор няма да бъде изпратен на абсолютно всички имейли, съдържащи посочената дума или фраза в темата, напр. " Какво да направя, когато получа върната поща? ".

7. Това е последната стъпка, в която посочвате име за правилото за автоматичен отговор и преглеждате описанието на правилото. Ако всичко е Добре , уверете се, че правилото е включено, и щракнете върху Завършете за да запазите правилото. Това е всичко!

По подобен начин можете да настроите няколко правила за автоматичен отговор на ваканции, например с различни текстови съобщения за личните и служебните ви имейл акаунти или за съобщения, получени от определени хора. Например в личен автоматичен отговор, предназначен за вашите приятели, можете да оставите телефонен номер, на който можете да бъдете открити; докато в служебния си автоматичен отговор можете да посочите имейл адреса на вашия асистент иликолега, който може да се заеме с най-неотложните въпроси по време на вашия отпуск.

Съвет: Ако създавате няколко правила за автоматичен отговор, можете да поставите отметка в полето " Спиране на обработката на повече правила ", така че автоматичните съобщения за ваканциите ви да не влизат в конфликт помежду си. Тази опция е налична на 3-та стъпка от Съветник за правила когато указвате какво искате да направите със съобщението. Все пак бъдете много внимателни, когато избирате тази опция. Ако имате други правила в Outlook и искате те да се прилагат към входящите съобщения по време на почивката ви, не използвайте "Stop processing more rules". .

Важно! Не забравяйте да изключите правилото си за автоматични отговори, когато се върнете :) Можете да направите това чрез Начален раздел> Правила> Управление на правила> Сигнали . Също така може да е добра идея да създадете задача или напомняне за работа в Outlook, което да ви напомня да изключите правилото за автоматичен отговор извън офиса.

Как да зададете автоматичен отговор за отпуск за акаунти в Gmail

Gmail е един от доставчиците на електронна поща, които ви позволяват да конфигурирате автоматични отговори по време на ваканция на техните уебсайтове. По този начин няма да се налага да оставяте компютъра си да работи, когато отсъствате. Настройвате ваканционен автореспондер по следния начин.

1. Влезте в Gmail.
2. Кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл и изберете Настройки .
3. На Обща информация Превъртете надолу до раздела Отговорник за почивката и изберете " Отговорник за ваканция на ".
4. Планирайте автоматичния отговор за ваканцията, като зададете първия и последния ден (по избор), след което въведете темата и съдържанието на съобщението. Ако не посочите крайна дата, не забравяйте да зададете " Напомняне за почивка " при завръщането си. Това е доста лесно, нали?

   Съвет: Може би е добре да изберете " Изпращане на отговор само на хора от моите контакти ". За разлика от сървъра Microsoft Exchange и Outlook, които изпращат автоматичен отговор на всеки подател само веднъж, Gmail ще изпраща автоматичен отговор за ваканцията ви на всеки 4 дни на всяко лице, което ви изпрати няколко имейла. И ако получавате много спам съобщения или ако заминавате за дълъг период от време, това може да ви помогне да избегнете много почистване, когато се върнете.

Как да настроите автоматични отговори за ваканция за акаунти в Outlook.com и Hotmail

Акаунтите на Outlook.com (преди Hotmail) също така позволяват да задавате автоматични отговори извън офиса директно на уебсайтовете на Hotmail и Outlook.com. Тази функция се нарича автоматични отговори за ваканцията и можете да го настроите по този начин.

1. Отидете в Outlook.com (или Windows Live Hotmail) и влезте в него.
2. Ако имате Outlook.com акаунт, щракнете върху Предавка икона в горния десен ъгъл до името си и изберете " Още настройки на пощата ".

   Ако имате Hotmail щракнете върху името си в горния десен ъгъл, след което изберете Опции> Mail .

3. Под " Управление на профила ви ", изберете " Изпращане на автоматични отговори за ваканциите ", за да конфигурирате настройките на автоматичния отговор.
4. Outlook.com не предоставя опция за планиране на отговорите извън офиса, така че просто избирате " Изпращане на ваканционни отговори на хората, които ми изпращат имейли " и въведете текста на уведомлението за отпуск.

Обърнете внимание, че " Отговаряйте само на контактите си " опцията е маркирана по подразбиране под съобщението за отговор на ваканция. Ако искате да отговаряте автоматично на имейлите на всички, разбира се, можете да махнете отметката й. Въпреки че може да е разумно да я оставите маркирана, за да попречите на спамърите.

Забележка: Ако имате нов акаунт в Outlook.com, Отговор за ваканцията Функцията може да е изключена. Microsoft ще я активира автоматично, след като използвате акаунта си в продължение на няколко дни. Ако искате да я включите веднага, ще трябва да потвърдите акаунта си с мобилен телефонен номер, като можете да направите това чрез страницата Добавяне на телефон.

Е, това изглежда е всичко, което трябва да знаете за автоматичните отговори на различни имейл акаунти. Сега, след като автоматичният отговор извън офиса е правилно конфигуриран, затворете компютъра си (не забравяйте да го оставите да работи, ако използвате POP/IMAP акаунт) и се насладете на почивката си! :)