Dnes vám ukážu, jak můžete v aplikaci Outlook automaticky odpovídat na e-maily bez použití účtu Exchange Server (účty POP3/IMAP). Pokud si nejste jisti, který e-mailový účet používáte, můžete začít tímto: Jak zjistím, který e-mailový účet používám?

Jak určit typ e-mailového účtu (e-mailových účtů)

Jakmile se rozhodnete, že automatická odpověď by měla být na vašem kontrolním seznamu před dovolenou, musíte nejprve zjistit, jaký e-mailový účet máte - Exchange server nebo Outlook POP/IMAP.

Nejjednodušší způsob, jak zkontrolovat typ e-mailového účtu, je přejít na stránku Soubor karta> Informace a podívejte se pod Informace o účtu .

Pokud máte více účtů, kliknutím na malou černou chybu na pravé straně otevřete rozevírací seznam se všemi účty. Nyní můžete vidět, který účet je založen na Microsoft Exchange a který na POP/IMAP.

Pokud potřebujete podrobnější informace o svých účtech (zejména můžete chtít zjistit, který účet je výchozí), podívejte se do části Nastavení účtu.

V aplikacích Outlook 2010 a Outlook 2013 přepněte na položku Karta Soubor> Informace> Nastavení účtu> Nastavení účtu...

Dvojitý " Nastavení účtu " výše není tisková chyba :-) Nejprve kliknete na tlačítko čtvereček a poté vyberete možnost Nastavení účtu... z rozevíracího seznamu, jak je znázorněno na obrázku níže (pokud nemáte e-mailový účet založený na Exchange, bude to vlastně jediná možnost, kterou máte k dispozici).

Kliknutím na Nastavení účtu... otevře následující okno:

V aplikaci Outlook 2007 ji můžete otevřít tak, že přejdete na stránku Nástroje> Nastavení účtů> E-mail .

V aplikaci Outlook 2003 ji najdete pod položkou Nástroje> E-mailové účty.> Zobrazit nebo změnit existující e-mailové účty> Další .

Nyní, když víte, jaký typ e-mailového účtu používáte, můžete ihned začít nastavovat automatickou odpověď.

Nastavení automatické odpovědi mimo kancelář pro účty POP3/IMAP aplikace Outlook

Na rozdíl od účtů Exchange Serveru nemají účty POP3 a IMAP funkci Automatické odpovědi (formálně Asistent mimo kancelář ). Přesto můžete Outlook nastavit tak, aby automaticky odpovídal na některé nebo všechny příchozí e-mailové zprávy, zatímco si budete užívat dovolené.

Poznámka: V případě účtů POP/IMAP by měl být Outlook vždy spuštěn a nakonfigurován tak, aby občas kontroloval nové zprávy. Počítač musí být přirozeně zapnuto po celou dobu.

Samozřejmě není příliš pohodlné nebo může být dokonce nebezpečné nechat pracovní stroj delší dobu bez jakéhokoli dohledu, ale jiná možnost není. I když někteří poskytovatelé e-mailu (např. Gmail nebo Outlook.com) umožňují vytváření automatických odpovědí přímo na svých webových stránkách. Nejprve bych vám tedy doporučil, abyste se u svého poskytovatele e-mailu informovali, zda je možné nastavit automatickou odpověď na dovolenou na jeho stránkách.strana.

Níže naleznete návod krok za krokem, jak vytvořit automatickou odpověď mimo kancelář bez použití účtu Exchange Serveru. Můžete to provést pomocí e-mailové šablony v kombinaci s pravidly aplikace Outlook. Mějte však na paměti, že tato funkce je k dispozici v aplikaci Outlook 2010 počínaje sadou Office 2010 Service Pack 1. Dobrá, jdeme na to!

Vytvoření šablony automatické zprávy

1. Nejprve musíme vytvořit šablonu se zprávou mimo kancelář, která bude automaticky odeslána lidem, kteří vám poslali e-mail. To provedete obvyklým způsobem kliknutím na tlačítko Nový e-mail tlačítko na Home tab.
2. Sestavte text automatické odpovědi. Pokud je určena pro váš osobní účet, může být podobná tomu, co vidíte na obrázku níže. Pro obchodní zprávy mimo kancelář budete pravděpodobně potřebovat něco formálnějšího :).
3. Po dokončení psaní zprávy ji uložte kliknutím na tlačítko Soubor > Uložit jako v okně zprávy.
4. V Uložit jako dialogové okno, pojmenujte šablonu automatické odpovědi a vyberte možnost uložit ji jako Šablona aplikace Outlook (*.oft) . Poté klikněte na Uložit tlačítko.

Upozornění pro pokročilé uživatele: neměňte cílovou složku pro tento soubor, uložte jej přesně do umístění, které navrhuje společnost Microsoft, a to do složky Microsoft> Šablony "Proč pro pokročilé uživatele?" můžete se mě zeptat. Protože nového uživatele by ani nenapadlo něco měnit, pokud by mu to nebylo výslovně řečeno :) .

První část práce máme za sebou a nyní je třeba vytvořit pravidlo pro automatické odpovídání na nové e-mailové zprávy.

Nastavení pravidla automatického zasílání zpráv o dovolené

1. Začněte vytvářet nové pravidlo jako obvykle kliknutím na tlačítko Nové pravidlo tlačítko pod Karta Domů> Pravidla> Správa pravidel> Upozornění .
2. Zvolte si " Začněte od prázdného pravidla " a " Použít pravidla pro přijaté zprávy " a klikněte na tlačítko Další .
3. Zadejte podmínky, které chcete kontrolovat. Pokud nastavujete automatickou odpověď mimo kancelář pro všechny příchozí zprávy přijaté ze všech účtů, nemusíte zde zaškrtávat žádné položky.

   Pokud chcete, aby se automatické odpovědi odesílaly pouze na zprávy přijaté z některého z vašich účtů nebo obsahující určitá slova v předmětu či těle zprávy nebo přijaté od určitých osob, zaškrtněte příslušné možnosti v horní části dialogového okna v části. Krok 1: Výběr podmínek a pak klikněte na podtržené hodnoty v části Krok 2: Úprava popisu pravidla .

   Vytvářím například pravidlo pro automatické zasílání odpovědí na všechny zprávy přijaté prostřednictvím mého účtu. Osobní účet a moje nastavení vypadá takto:

4. V dalším kroku definujete, co chcete se zprávami dělat. Protože chceme odpověď pomocí konkrétní šablony , vybereme přesně tuto možnost a klikneme na konkrétní šablonu pod Krok 2: Úprava popisu pravidla vybrat požadovanou šablonu.
5. V " Výběr šablony odpovědi " v dialogovém okně Podívejte se dovnitř vyberte možnost Uživatelské šablony v souborovém systému a vyberte šablonu, kterou jsme vytvořili před několika minutami (out-of-office-reply).

   Klikněte na Otevřít a vrátíte se zpět na Pravidla průvodce, kde kliknete na Další .

   Viz_také: Vytvoření amortizačního plánu půjčky v aplikaci Excel (s dodatečnými splátkami)
6. V tomto kroku máte nastavit výjimky z pravidla automatické odpovědi. Tento krok není povinný a běžnou praxí je jej přeskočit a žádné výjimky nepřidávat. Pokud však nechcete některým odesílatelům nebo zprávám přijatým z některého z vašich účtů zasílat oznámení o překročení pracovní doby, můžete zaškrtnout " s výjimkou případů, kdy je od lidí nebo veřejné skupiny " nebo " kromě zadaného účtu ", resp. můžete si vybrat z několika dalších dostupných výjimek.

   Poznámka: Někteří lidé se také rozhodnou neodpovídat automaticky na vrácené e-maily (pokud předmět obsahuje "vrácená pošta" nebo "nedoručitelné" atd.), aby nevytvářeli nekonečnou smyčku mezi dvěma poštovními servery a nezahlcovali své schránky nedoručenými zprávami. Ve skutečnosti se však jedná o dodatečné opatření, protože " odpověď pomocí konkrétní šablony " pravidlo odešle pouze automatickou odpověď jednou během jednoho sezení , tj. dokud znovu nespustíte Outlook. A pokud takto nastavíte výjimku, nebude automatická odpověď odeslána na úplně všechny e-maily obsahující zadané slovo nebo frázi v předmětu, např. " Co mám dělat, když dostanu vrácenou poštu? ".

7. V tomto posledním kroku zadáte název pravidla automatické odpovědi a zkontrolujete popis pravidla. Pokud je vše Dobře , ujistěte se, že je pravidlo zapnuto, a klikněte na tlačítko Dokončení uložit pravidlo. To je vše!

Podobným způsobem můžete nastavit několik pravidel automatické odpovědi na prázdniny, např. s různými textovými zprávami pro osobní a pracovní e-mailové účty nebo pro zprávy přijaté od určitých osob. Například v osobní automatické odpovědi určené pro vaše přátele můžete zanechat telefonní číslo, na kterém vás lze zastihnout, zatímco ve firemní automatické odpovědi můžete zadat e-mailovou adresu svého asistenta nebo e-mailovou adresu své asistentky.kolegu, který může během vaší dovolené vyřídit nejnaléhavější záležitosti.

Tip: Pokud vytváříte několik pravidel automatické odpovědi, můžete zaškrtnout políčko " Přestat zpracovávat další pravidla ", aby si automatické zprávy o dovolené vzájemně nekonfliktovaly. Tato možnost je k dispozici ve 3. kroku okna Průvodce pravidly když určujete, co chcete se zprávou udělat. Při výběru této možnosti však buďte velmi opatrní. Pokud máte nějaká další pravidla v aplikaci Outlook a chcete, aby se během dovolené použily na příchozí zprávy, nepoužívejte "Zastavit zpracování dalších pravidel" .

Důležité! Nezapomeňte si po návratu vypnout pravidlo automatického zasílání odpovědí :) Můžete to udělat prostřednictvím aplikace Karta Domů> Pravidla> Správa pravidel> Upozornění . Také může být dobré vytvořit si v Outlooku úkol nebo připomínku, která vám připomene, že máte vypnout pravidlo automatické odpovědi mimo kancelář.

Jak nastavit automatickou reakci na dovolenou pro účty Gmail

Gmail je jedním z poskytovatelů e-mailových služeb, kteří na svých webových stránkách umožňují nastavit automatické odpovědi na dovolenou. Díky tomu nebudete muset nechávat počítač v provozu, když budete pryč. Nastavíte si Gmail. prázdninový autoresponder následujícím způsobem.

1. Přihlaste se do služby Gmail.
2. Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu a vyberte možnost Nastavení .
3. Na Obecné přejděte dolů na kartu Odpovědník na dovolenou a vyberte možnost " Odpovídač na dovolenou na ".
4. Naplánujte si automatickou odpověď na dovolenou tak, že nastavíte první a poslední den (nepovinné) a poté zadáte předmět a tělo zprávy. Pokud nezadáte datum konce, nezapomeňte nastavit " Připomínka volna na dovolenou " při návratu. Je to docela snadné, že?

   Tip: Možná je dobré zvolit " Odeslat odpověď pouze lidem v mých kontaktech ". Na rozdíl od serveru Microsoft Exchange a aplikace Outlook, které odesílají automatickou odpověď každému odesílateli pouze jednou, Gmail odešle automatickou odpověď na vaši dovolenou každé 4 dny každému člověku, který vám pošle několik e-mailů. A pokud dostáváte hodně nevyžádaných zpráv nebo pokud odjíždíte na delší dobu, může vám to pomoci vyhnout se velkému úklidu po návratu.

Jak nastavit automatické odpovědi na dovolenou pro účty Outlook.com a Hotmail

Účty Outlook.com (dříve Hotmail) umožňují nastavit automatické odpovědi mimo kancelář přímo na webových stránkách Hotmailu a Outlook.com. automatické odpovědi na dovolenou a můžete jej nastavit tímto způsobem.

1. Přejděte na web Outlook.com (nebo Windows Live Hotmail) a přihlaste se.
2. Pokud máte Outlook.com klikněte na Zařízení ikona v pravém horním rohu vedle svého jména a vyberte možnost " Další nastavení pošty ".

   Pokud máte Hotmail klikněte na své jméno v pravém horním rohu a vyberte možnost Možnosti> Mail .

3. Pod " Správa účtu ", vyberte " Odesílání automatických odpovědí na dovolenou " a nakonfigurujte nastavení automatické odpovědi.
4. Aplikace Outlook.com neposkytuje možnost naplánovat odpovědi mimo kancelář, takže stačí vybrat možnost " Odesílání odpovědí na dovolenou lidem, kteří mi pošlou e-mail " a zadejte text oznámení o dovolené.

Všimněte si, že " Odpovídejte pouze svým kontaktům " je ve výchozím nastavení zaškrtnuta pod zprávou o odpovědi na dovolenou. Pokud chcete automaticky odpovídat na e-maily všech uživatelů, můžete ji samozřejmě zrušit. I když může být rozumné nechat ji zaškrtnutou, abyste zabránili odesílání spamu.

Poznámka: Pokud máte nový účet Outlook.com. Odpověď na dovolenou Funkce může být vypnutá. Microsoft ji automaticky zapne po několika dnech používání účtu. Pokud ji chcete zapnout hned, musíte svůj účet ověřit pomocí mobilního telefonního čísla, což můžete provést pomocí stránky Přidat telefon.

Zdá se, že to je vše, co potřebujete vědět o automatických odpovědích na různých e-mailových účtech. Nyní, když je automatická odpověď mimo kancelář správně nakonfigurována, vypněte počítač (nezapomeňte ho nechat spuštěný, pokud používáte účet POP/IMAP) a užijte si dovolenou! :)