Στην προηγούμενη δημοσίευση στο ιστολόγιό μου, περιέγραψα διάφορα μέσα για να βρείτε και να επεξεργαστείτε τα αντίγραφα στο λογιστικό σας φύλλο. Για να τα εντοπίσετε όμως αμέσως, θα ήταν καλύτερο να τα επισημάνετε με χρώμα.

Και σήμερα θα προσπαθήσω να καλύψω τις πιο δημοφιλείς περιπτώσεις για εσάς. Θα επισημάνετε τα αντίγραφα στο Google Sheets χρησιμοποιώντας όχι μόνο μορφοποίηση υπό όρους (υπάρχουν διαφορετικοί τύποι ανάλογα με την εξάπλωση των αντιγράφων στον πίνακα σας) αλλά και ένα ειδικό πρόσθετο.

Επισημάνετε τα διπλά κελιά σε μία μόνο στήλη του Google Sheets

Ας ξεκινήσουμε με το βασικό παράδειγμα: όταν έχετε μόνο μία στήλη με επαναλαμβανόμενες τιμές:

Συμβουλή. Σήμερα θα χρησιμοποιήσω τη μορφοποίηση υπό όρους σε όλες τις περιπτώσεις εκτός από την τελευταία. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτήν, γνωρίστε τη σε αυτό το άρθρο του ιστολογίου.

Για να επισημάνετε τα διπλά κελιά σε μια στήλη του Google Sheets, ανοίξτε τη μορφοποίηση υπό όρους και ορίστε τις ακόλουθες επιλογές:

1. εφαρμόστε τον κανόνα στο εύρος των κελιών σας - A2:A10 στο παράδειγμά μου
2. επιλέξτε Προσαρμοσμένη φόρμουλα από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο με τη συνθήκη και εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

   =COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1

   Σημείωση. Υπάρχει ένα σύμβολο δολαρίου δίπλα στο γράμμα για το A2 Είναι σκόπιμο, ώστε ο τύπος να μπορεί να μετράει κάθε κελί από τη στήλη Α. Θα μάθετε περισσότερα για τις αναφορές κελιών σε αυτό το άρθρο.

3. επιλέξτε οποιοδήποτε χρώμα από το Στυλ μορφοποίησης για να επισημάνετε αυτά τα αντίγραφα
4. κάντε κλικ στο Έγινε

Αυτός ο τύπος COUNTIF θα σαρώσει τη στήλη Α και θα πει στον κανόνα ποιες εγγραφές εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές. Όλα αυτά τα διπλά κελιά θα χρωματιστούν σύμφωνα με τις ρυθμίσεις σας:

Συμβουλή. Δείτε πώς να μετράτε τα κελιά με βάση το χρώμα στο Google Sheets σε αυτό το άρθρο.

Επισημάνετε τα αντίγραφα σε πολλαπλές στήλες του Google Sheets

Μπορεί να συμβεί να υπάρχουν επαναλαμβανόμενες τιμές σε περισσότερες από μία στήλες:

Πώς μπορείτε να σαρώσετε και να επισημάνετε τα αντίγραφα και στις 3 στήλες του Google Sheets τότε; Χρησιμοποιώντας επίσης τη μορφοποίηση υπό όρους. Η άσκηση είναι η ίδια με την παραπάνω με μερικές μικρές προσαρμογές:

1. επιλέξτε A2:C10 ως εύρος για να χρωματίσετε επαναλαμβανόμενα κελιά εντός
2. να αλλάξετε το εύρος για Προσαρμοσμένη φόρμουλα επίσης:

   =COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1

   Σημείωση. Αυτή τη φορά, αφαιρέστε το σύμβολο του δολαρίου από το Α2. Αυτό θα επιτρέψει στον τύπο να μετρήσει όλες τις εμφανίσεις κάθε κελιού από τον πίνακα, όχι μόνο από τη στήλη Α.

   Συμβουλή. Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις σχετικές, απόλυτες, & μικτές αναφορές κελιών.

3. επιλέξτε ένα χρώμα στο Στυλ μορφοποίησης και πατήστε Έγινε

Σε αντίθεση με την προαναφερθείσα COUNTIF, αυτή σαρώνει και τις 3 στήλες και μετράει πόσες φορές εμφανίζεται κάθε τιμή από τον πίνακα σε όλες τις στήλες. Αν είναι περισσότερες από μία, η υπό συνθήκη μορφοποίηση θα επισημάνει αυτά τα διπλά κελιά στον πίνακα του Google Sheets.

Επισημάνετε ολόκληρη τη γραμμή εάν τα αντίγραφα βρίσκονται σε μία στήλη

Ακολουθεί η περίπτωση που ο πίνακάς σας περιέχει διαφορετικές εγγραφές σε κάθε στήλη. Όμως ολόκληρη η γραμμή σε αυτόν τον πίνακα θεωρείται ως μια ενιαία εγγραφή, μια ενιαία πληροφορία:

Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν αντίγραφα στη στήλη Β: ζυμαρικά &, καρυκεύματα τα τμήματα εμφανίζονται δύο φορές το καθένα.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να αντιμετωπίσετε ολόκληρες αυτές τις γραμμές ως αντίγραφα. Και ίσως χρειαστεί να επισημάνετε συνολικά αυτές τις διπλές γραμμές στο φύλλο Google.

Αν αυτό ακριβώς είναι το ζητούμενο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει αυτά τα στοιχεία για τη μορφοποίηση υπό όρους:

1. Εφαρμόστε τον κανόνα στην περιοχή A2:C10
2. Και εδώ είναι η φόρμουλα:

   =COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1

Αυτή η COUNTIF μετράει τις εγγραφές από τη στήλη Β, λοιπόν, στη στήλη Β :) Και στη συνέχεια, ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους αναδεικνύει όχι μόνο τα αντίγραφα στη στήλη Β, αλλά και τις σχετικές εγγραφές σε άλλες στήλες.

Επισημάνετε πλήρη αντίγραφα γραμμών σε υπολογιστικά φύλλα

Τώρα, τι γίνεται αν ολόκληρη η σειρά με εγγραφές σε όλες τις στήλες εμφανίζεται πολλές φορές στον πίνακα σας;

Πώς μπορείτε να ελέγξετε και τις 3 στήλες μέσω του πίνακα και να επισημάνετε τις απόλυτες διπλές γραμμές στο φύλλο Google;

Χρήση αυτού του τύπου σε μορφοποίηση υπό όρους:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Ας το αναλύσουμε σε κομμάτια για να καταλάβουμε πώς λειτουργεί:

1. ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10) Συνδυάζει κάθε 3 κελιά από κάθε γραμμή σε μια συμβολοσειρά κειμένου που μοιάζει με αυτό: Μακαρόνια9-RQQ-24

   Έτσι, στο παράδειγμά μου, υπάρχουν 9 τέτοιες συμβολοσειρές - μία ανά γραμμή.

2. Στη συνέχεια, η COUNTIFS παίρνει κάθε συμβολοσειρά (ξεκινώντας από την πρώτη: $A2&$B2&$C2 ) και την αναζητά μεταξύ αυτών των 9 χορδών.
3. Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα αλφαριθμητικά ( >1 ), αυτά τα αντίγραφα επισημαίνονται.

Συμβουλή. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για το COUNTIF και τη συνένωση στα φύλλα Google στα σχετικά άρθρα.

Επισημάνετε τα πραγματικά αντίγραφα - 2n, 3d, κ.λπ. περιπτώσεις

Ας υποθέσουμε ότι θα θέλατε να διατηρήσετε ανέπαφες τις 1ες καταχωρήσεις των διπλών γραμμών και να δείτε όλες τις άλλες εμφανίσεις, αν υπάρχουν.

Με μία μόνο αλλαγή στον τύπο, θα μπορείτε να επισημάνετε αυτές τις "πραγματικές" διπλές γραμμές - όχι τις πρώτες καταχωρήσεις, αλλά τις 2ες, 3ες, 4ες κ.λπ. περιπτώσεις.

Ορίστε λοιπόν ο τύπος που πρότεινα παραπάνω για όλες τις διπλές γραμμές:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Και αυτός είναι ο τύπος που χρειάζεστε για να επισημάνετε μόνο τις διπλές περιπτώσεις στο Google Sheets:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2),$A2&$B2&$C2)>1

Μπορείτε να δείτε τη διαφορά στον τύπο;

Βρίσκεται στο πρώτο επιχείρημα COUNTIF:

$A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2

Αντί να αναφέρω όλες τις γραμμές όπως στον πρώτο τύπο, χρησιμοποιώ μόνο το πρώτο κελί κάθε στήλης.

Επιτρέπει σε κάθε γραμμή να κοιτάξει μόνο παραπάνω για να δει αν υπάρχουν ίδιες γραμμές. Αν ναι, κάθε τρέχουσα γραμμή θα αντιμετωπιστεί ως άλλη περίπτωση ή, με άλλα λόγια, ως πραγματικό αντίγραφο που θα χρωματιστεί.

Τρόπος επισήμανσης των αντιγράφων χωρίς φόρμουλα - Add-on Remove Duplicates για το Google Sheets

Φυσικά, μπορεί να έχετε κάποια άλλη περίπτωση χρήσης που απαιτεί έναν άλλο τύπο. Παρ' όλα αυτά, κάθε τύπος και η μορφοποίηση υπό όρους απαιτούν μια καμπύλη εκμάθησης. Αν δεν είστε έτοιμοι να αφιερώσετε το χρόνο σας σε αυτά, υπάρχει μια ευκολότερη λύση.

Το πρόσθετο Remove Duplicates για το Google Sheets θα επισημάνει τα αντίγραφα για εσάς.

Χρειάζονται μόνο μερικά κλικ σε 4 βήματα και η επιλογή για την επισήμανση των διπλών που βρέθηκαν είναι απλώς ένα κουμπί επιλογής με μια παλέτα χρωμάτων:

Το πρόσθετο προσφέρει έναν διαισθητικό τρόπο για να επιλέξετε τα δεδομένα σας και να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα. Υπάρχει ένα ξεχωριστό βήμα για κάθε ενέργεια, ώστε να μην μπερδεύεστε:

Εκτός αυτού, ξέρει πώς να επισημαίνει όχι μόνο τα αντίγραφα αλλά και τα μοναδικά. Και υπάρχει επίσης η επιλογή να αγνοείτε τις 1ες περιπτώσεις:

Συμβουλή. Εδώ είναι ένα βίντεο που δείχνει το πρόσθετο σε δράση. Μπορεί να είναι λίγο παλιό, καθώς αυτή τη στιγμή το πρόσθετο έχει περισσότερα να προσφέρει, αλλά εξακολουθεί να είναι το ίδιο πρόσθετο:

Επισημάνετε τα αντίγραφα στο πρόγραμμα χρησιμοποιώντας το πρόσθετο

Όλα τα βήματα με τις ρυθμίσεις τους που επιλέγετε στο πρόσθετο μπορούν να αποθηκευτούν και να επαναχρησιμοποιηθούν με ένα κλικ αργότερα ή ακόμη και να προγραμματιστούν σε μια συγκεκριμένη ώρα για αυτόματη εκκίνηση.

Ακολουθεί ένα βίντεο επίδειξης διάρκειας 2 λεπτών για να υποστηρίξετε τα λόγια μου (ή δείτε παρακάτω για μερικές κινούμενες εικόνες):

Και εδώ είναι μια σύντομη κινούμενη εικόνα που δείχνει πώς να αποθηκεύετε και να εκτελείτε σενάρια μόλις αλλάξουν τα δεδομένα σας:

Το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να προγραμματίσετε αυτά τα σενάρια για αυτόματη εκκίνηση μερικές φορές την ημέρα:

Μην ανησυχείτε, υπάρχει ένα ειδικό φύλλο καταγραφής που μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις αυτόματες διαδρομές & και να βεβαιώνεστε ότι λειτουργούν σωστά:

Απλά εγκαταστήστε το Remove Duplicates από το κατάστημα του Google Sheets, δοκιμάστε το στα δεδομένα σας και θα δείτε πόσο χρόνο και νεύρα θα γλιτώσετε για να χρωματίσετε σωστά αυτές τις εγγραφές. Ναι, χωρίς τύπους και με λίγα μόνο κλικ ;)

Βίντεο: Πώς να επισημάνετε τα αντίγραφα στο Google Sheets

Αυτό το βίντεο διάρκειας 1,5 λεπτού δείχνει 3 ταχύτερους τρόπους (με και χωρίς τύπους) για να βρείτε & επισημάνετε τα αντίγραφα στο Google Sheets. Θα δείτε πώς να χρωματίσετε 1 στήλη ή ολόκληρες γραμμές με βάση τα αντίγραφα, ακόμη και αυτόματα.

Υπολογιστικό φύλλο με παραδείγματα τύπων

Επισήμανση αντιγράφων στο Google Sheets - παραδείγματα μορφοποίησης υπό όρους (δημιουργήστε ένα αντίγραφο του αρχείου)