Σήμερα θα εξετάσουμε από κοντά τα πρότυπα πινάκων του Outlook. Θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε τους, να συγχωνεύετε και να χρωματίζετε κελιά και να μορφοποιείτε τους πίνακές σας για να τους χρησιμοποιήσετε σε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αλληλογραφία σας.

Πριν σας δείξω πώς να προσθέσετε πίνακες στα email σας, θα ήθελα να αφιερώσω μερικές γραμμές σε μια μικρή εισαγωγή της εφαρμογής μας για το Outlook που ονομάζεται Shared Email Templates. Σχεδιάσαμε αυτό το εργαλείο για να κάνουμε την αλληλογραφία ρουτίνας σας όχι μόνο πιο γρήγορη, αλλά και πιο αποτελεσματική. Με τα Shared Email Templates θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια όμορφη απάντηση με μορφοποίηση, υπερσυνδέσμους, εικόνες και πίνακες σε λίγεςκλικ.

Θα ήθελα πολύ να σας ενθαρρύνω να κοιτάξετε τα Έγγραφά μας και τις αναρτήσεις στο ιστολόγιό μας για να ανακαλύψετε τις αμέτρητες δυνατότητες του πρόσθετου και να βεβαιωθείτε ότι αξίζει να το ελέγξετε :)

BTW, μπορείτε πάντα να εγκαταστήσετε τα Shared Email Templates από το Microsoft Store και να το δοκιμάσετε δωρεάν ;)

Δημιουργία πίνακα σε πρότυπα email του Outlook

Θα ήθελα να ξεκινήσω από την αρχή και να σας δείξω πώς να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα σε ένα πρότυπο:

1. Έναρξη Κοινόχρηστα πρότυπα email.
2. Δημιουργήστε ένα νέο (ή αρχίστε να επεξεργάζεστε ένα υπάρχον) πρότυπο.
3. Κάντε κλικ στο Πίνακας στη γραμμή εργαλείων του πρόσθετου και ορίστε το μέγεθος του πίνακα:

Το μόνο που χρειάζεται είναι να καθορίσετε τον αριθμό των γραμμών και των στηλών για τον μελλοντικό σας πίνακα και θα προστεθεί στο πρότυπό σας.

Εναλλακτικά, μπορείτε να επικολλήσετε έναν έτοιμο πίνακα στο πρότυπό σας. Ωστόσο, θα χρειαστεί μια μικρή τροποποίηση. Το θέμα είναι ότι ο πίνακάς σας θα επικολληθεί χωρίς περιθώρια, οπότε θα πρέπει να πάτε στο Ιδιότητες πίνακα και ρυθμίστε Πλάτος περιγράμματος στο 1 για να γίνουν ορατά τα όρια.

Συμβουλή. Σε περίπτωση που πρέπει να προσθέσετε νέες γραμμές/στήλες ή, αντίθετα, να αφαιρέσετε κάποιες, απλώς τοποθετήστε τον κέρσορα σε οποιοδήποτε κελί και επιλέξτε την απαραίτητη επιλογή από το αναπτυσσόμενο παράθυρο:

Αν δεν χρειάζεστε πλέον αυτόν τον πίνακα, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε Διαγραφή πίνακα :

Πώς να μορφοποιήσετε έναν πίνακα σε ένα πρότυπο

Οι πίνακες δεν είναι πάντα μόνο γραμμές και στήλες με μαύρο περίγραμμα, οπότε αν θέλετε να τονίσετε κάποια βασικά σημεία, μπορείτε να φωτίσετε λίγο τον πίνακα σας :) Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί και επιλέξτε την επιλογή Ιδιότητες πίνακα Θα εμφανιστούν δύο πεδία για να τα τροποποιήσετε:

• Στο Γενικά μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος των κελιών σας, την απόστασή τους, το γέμισμα, την ευθυγράμμιση. Μπορείτε να αλλάξετε το πλάτος των πλαισίων και να εμφανίσετε λεζάντα.
• Το Προχωρημένο σας επιτρέπει να αλλάξετε τα στυλ περιγράμματος (συμπαγές/στικτό/διαγραμμισμένο κ.λπ.), τα χρώματα και να ενημερώσετε το φόντο των κελιών. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δημιουργική λειτουργία και να κάνετε τον πίνακα σας λιγότερο απλό ή να τον αφήσετε ως έχει, εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς.

Ας μορφοποιήσουμε κάποιο δείγμα πίνακα και ας δούμε πώς λειτουργεί. Για παράδειγμα, έχω ένα πρότυπο με τη λίστα των πελατών της εταιρείας μου που θα ήθελα να βελτιώσω λίγο. Πρώτα απ' όλα, θα τα χρωματίσω όλα. Έτσι, κάνω δεξί κλικ κάπου σε αυτόν τον πίνακα και πηγαίνω Ιδιότητες πίνακα -> Προηγμένες .

Μόλις επιλέξω το χρώμα και πατήσω OK , το τραπέζι μου γίνεται πολύ πιο φωτεινό. Φαίνεται καλύτερο, έτσι δεν είναι; ;)

Αλλά δεν έχω τελειώσει ακόμα. Θα ήθελα επίσης να κάνω τη γραμμή κεφαλίδας πιο φωτεινή και πιο ορατή. Μιλώντας γενικά, θέλω να αλλάξω τη μορφοποίηση μόνο της πρώτης γραμμής. Μπορώ να το κάνω αυτό στα Κοινόχρηστα πρότυπα email; Απολύτως!

Έτσι, επιλέγω την πρώτη γραμμή, κάνω δεξί κλικ πάνω της και επιλέγω Σειρά -> Ιδιότητες σειράς Υπάρχουν δύο καρτέλες ιδιοτήτων για να διαλέξετε. Ορίζω την κεντρική ευθυγράμμιση στο πεδίο Γενικά και στη συνέχεια μεταβείτε στην καρτέλα Προχωρημένο ένα, αλλάξτε το στυλ του περιγράμματος σε " Διπλό " και ανανεώστε το χρώμα φόντου σε έναν βαθύτερο τόνο του μπλε.

Να πώς είναι ο πίνακάς μου μετά τις τροποποιήσεις που εφαρμόστηκαν:

Αν, ωστόσο, αισθάνεστε σαν επαγγελματίας, μπορείτε να ανοίξετε τον κώδικα HTML του προτύπου και να τον τροποποιήσετε όπως θέλετε.

Συγχώνευση και αποσυγχώνευση κελιών σε έναν πίνακα του Outlook

Ένας πίνακας δεν θα ήταν πίνακας αν δεν ήταν δυνατό να συνδυάσετε τα κελιά του και να τα χωρίσετε πίσω αν χρειαστεί. Τα Κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας επιτρέπουν την τροποποίηση ενός πίνακα του Outlook με τέτοιο τρόπο. Και θα σας πω περισσότερα, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα κελιά χωρίς να χάσετε δεδομένα και να τα διαχωρίσετε πίσω διατηρώντας όλο το περιεχόμενό τους.

Ακούγεται πολύ καλό για να είναι αλήθεια, σωστά; Ακολουθούν τρία απλά βήματα για τη συγχώνευση κελιών στο Outlook:

1. Ανοίξτε τα Κοινόχρηστα πρότυπα email και ξεκινήστε την επεξεργασία ενός προτύπου με πίνακα.
2. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συγχωνεύσετε και κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της επιλεγμένης περιοχής.
3. Επιλέξτε Κελί -> Συγχώνευση κελιών.

Ορίστε! Τα κελιά συγχωνεύονται, το περιεχόμενο της συγχωνευμένης περιοχής διατηρείται, κανένα δεδομένο στον πίνακα δεν μετακινείται, δεν αντικαθίσταται ή διαγράφεται.

Αλλά είναι δυνατόν να συγχωνεύσετε όχι μόνο στήλες, αλλά και γραμμές ή, ίσως, ακόμη και ολόκληρο τον πίνακα; Κανένα πρόβλημα! Η διαδικασία είναι πανομοιότυπη, επιλέγετε την περιοχή, κάνετε δεξί κλικ πάνω της και πηγαίνετε Κελί -> Συγχώνευση κελιών .

Και τι γίνεται με τον διαχωρισμό των κελιών πίσω; Θα αποσυγχωνευτούν σωστά; Θα αποθηκευτούν τα δεδομένα; Θα διατηρηθεί η διάταξη των αρχικών γραμμών; Ναι, ναι και ναι! Απλά επιλέξτε τη συγχωνευμένη περιοχή, κάντε δεξί κλικ πάνω της και κάντε Κελί -> Κελί διαχωρισμού .

Εξαγωγή συμπερασμάτων

Σε αυτό το σεμινάριο σας έδειξα πώς να χρησιμοποιείτε πίνακες του Outlook ως πρότυπα. Τώρα ξέρετε πώς να δημιουργείτε, να τροποποιείτε και να συμπληρώνετε πίνακες με πρότυπα email. Ελπίζω να κατάφερα να σας πείσω ότι τα Κοινόχρηστα πρότυπα email θα αυξήσουν την παραγωγικότητά σας στο Outlook και θα δώσετε μια ευκαιρία σε αυτή την εφαρμογή :)

Σας ευχαριστώ που διαβάσατε! Σε περίπτωση που υπάρχουν ερωτήσεις, μην διστάσετε να τις αφήσετε στα Σχόλια. Θα χαρώ να σας απαντήσω :)

Διαθέσιμες λήψεις

Γιατί κοινόχρηστα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; 10 λόγοι για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων (.pdf αρχείο)