Все, що потрібно знати про умовний формат для порожніх клітинок в Excel

Як би просто це не звучало, виділення порожніх комірок за допомогою умовного форматування - досить складна річ. В основному це пов'язано з тим, що людське розуміння порожніх комірок не завжди відповідає розумінню Excel. В результаті порожні комірки можуть бути відформатовані там, де не повинні, і навпаки. У цьому уроці ми детально розглянемо різні сценарії, поділимося деякими корисними відомостями про те, що відбувається за умовним форматуванням, а також розповімо про те, що відбувається засцени і покажемо, як змусити умовний формат для заготовок працювати саме так, як вам потрібно.

Чому умовне форматування виділяє порожні клітинки?

Резюме умовне форматування виділяє порожні клітинки, оскільки не робить різниці між пробілами та нулями. Більш детально див. нижче.

У внутрішній системі Excel порожня комірка дорівнює нульовому значенню Таким чином, при створенні умовного формату для комірок менше певного числа, скажімо, 20, порожні комірки також виділяються (оскільки 0 менше 20, для порожніх комірок умова виконується ІСТИНА).

Інший приклад - виділення дат, менших за сьогоднішній день. З точки зору Excel, будь-яка дата є цілим числом, більшим за нуль, тобто порожня комірка завжди менша за сьогоднішній день, тому умова виконується і для порожніх клітинок.

Рішення : Створіть окреме правило для зупинки умовного форматування, якщо комірка порожня, або використовуйте формулу для ігнорування порожніх комірок.

Чому порожні клітинки не підсвічуються умовним форматуванням?

Причини неформатування бланків можуть бути різними, наприклад

• Існує правило першого пріоритету, яке зупиняє умовне форматування для порожніх комірок.
• Ваша формула не є коректною.
• Ваші комірки не є абсолютно порожніми.

Якщо у вашій формулі умовного форматування використовується функція ISBLANK, будь ласка, зверніть увагу, що вона ідентифікує тільки дійсно порожні клітинки тобто комірки, які не містять абсолютно нічого: ні пробілів, ні табуляцій, ні повернення каретки, ні порожніх рядків тощо.

Наприклад, якщо комірка містить рядок нульової довжини (""), що повертається за іншою формулою, ця комірка не вважається порожньою:

Рішення Якщо потрібно виділити візуально порожні клітинки, які містять рядки нульової довжини, застосуйте попередньо встановлене умовне форматування для пропусків або створіть правило з однією з цих формул.

Як виділити порожні клітинки в Excel

Умовне форматування Excel має заздалегідь визначене правило для пропусків, що дозволяє дуже легко виділити порожні клітинки в будь-якому наборі даних:

1. Виділіть діапазон, в якому потрібно виділити порожні клітинки.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування: нове правило .
3. В рамках проекту Нове правило форматування у діалоговому вікні, що відкрилося, виберіть пункт Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять тип правила, а потім виберіть Заготовки від Відформатувати тільки клітинки з падають вниз:
4. Натисніть на кнопку Формат... кнопку.
5. У діалоговому вікні Формат комірок переключіться на кнопку Заливка виберіть потрібний колір заливки та натисніть ГАРАЗД. .
6. Натисніть ГАРАЗД. ще раз, щоб закрити попереднє діалогове вікно.

Всі порожні клітинки у вибраному діапазоні будуть виділені:

Порада. виділення непорожніх комірок виберіть Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять > Без пробілів .

Примітка. Вбудоване умовне форматування для порожніх клітинок також виділяє клітинки з рядки нульової довжини (Якщо потрібно виділити тільки абсолютно порожні клітинки, то створіть користувацьке правило з формулою ISBLANK, як показано в наступному прикладі.

Умовне форматування порожніх комірок з формулою

Для більшої гнучкості при виділенні пропусків можна налаштувати власне правило на основі формули. Детально про створення такого правила читайте тут: Як створити умовне форматування за допомогою формули. Нижче ми розглянемо самі формули

Тільки для виділення дійсно порожніх комірок які абсолютно нічого не містять, використовуйте функцію ISBLANK.

Для наведеного нижче набору даних формула має вигляд:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Або просто:

=ISBLANK(B3)

Де B3 - верхня ліва комірка виділеного діапазону.

Майте на увазі, що ISBLANK поверне значення FALSE для комірок, що містять порожні рядки (""), отже, такі комірки не будуть підсвічуватися. Якщо ви не бажаєте такої поведінки, то це теж не обов'язково:

Перевірте наявність порожніх клітинок, включаючи рядки нульової довжини:

=B3=""

Або перевірити, чи довжина рядка дорівнює нулю:

=LEN(B3)=0

Крім умовного форматування, в Excel можна виділити порожні клітинки за допомогою VBA.

Зупинити умовне форматування, якщо комірка порожня

У цьому прикладі показано, як виключити порожні клітинки з умовного форматування, задавши спеціальне правило для пропусків.

Припустимо, ви використовували вбудоване правило для виділення комірок від 0 до 99,99. Проблема в тому, що порожні комірки також виділяються (як ви пам'ятаєте, в умовному форматуванні Excel порожня комірка прирівнюється до нульового значення):

Щоб запобігти форматуванню порожніх комірок, виконайте наступне:

1. Створіть нове правило умовного форматування для цільових клітинок, натиснувши кнопку Умовне форматування > Нове правило > Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять > Заготовки .
2. Натисніть ГАРАЗД. без встановлення будь-якого формату.
3. Відкрийте Менеджер правил ( Умовне форматування> Керування правилами ), переконайтеся, що правило "Пропуски" знаходиться у верхній частині списку, і поставте галочку напроти Зупиніться, якщо це правда прапорець навпроти нього.
4. Натисніть ГАРАЗД. для збереження змін та закриття діалогового вікна.

Результат виявився саме таким, як і слід було очікувати:

Чайові:

• Також можна виключити порожні клітинки, створивши правило умовного форматування з формулою, яка перевіряє наявність порожніх клітинок, і вибравши опцію Зупиніться, якщо це правда варіант для нього.
• Також, можливо, вам буде цікаво переглянути відео, в якому показано, як застосувати умовне форматування, якщо інша комірка порожня.

Формула умовного форматування для ігнорування порожніх клітинок

Якщо ви вже використовуєте формулу умовного форматування, то вам не обов'язково створювати окреме правило для пропусків. Замість цього ви можете додати до існуючої формули ще одну умову, а саме:

• Ігноруйте абсолютно порожні клітинки, які нічого не містять:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Ігноруйте візуально порожні клітинки, включаючи порожні рядки:

  A1""

Де A1 - крайня ліва комірка обраного вами діапазону.

У наведеному нижче наборі даних, припустимо, ви хочете виділити значення менше 99,99. Це можна зробити, створивши правило за допомогою цієї простої формули:

=$B2<99.99

Для виділення значень менше 99,99, ігноруючи порожні клітинки, можна використовувати функцію І з двома логічними перевірками:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

В даному конкретному випадку обидві формули ігнорують комірки з порожніми рядками, оскільки для таких комірок друга умова (<99.99) має значення ЛОЖЬ.

Якщо комірка порожня, виділити рядок

Щоб виділити весь рядок, якщо комірка в певному стовпчику порожня, можна скористатися будь-якою з формул для порожніх комірок. Однак є кілька хитрощів, які потрібно знати:

• Застосувати правило до весь набір даних а не тільки один стовпчик, в якому ви шукаєте пропуски.
• У формулі, зафіксувати координату колонки за допомогою змішаного посилання на комірку з абсолютним стовпчиком і відносним рядком.

Це може здатися складним на перший погляд, але все набагато простіше, коли ми подивимося на приклад.

У наведеному нижче прикладі набору даних припустимо, що ви хочете виділити рядки, які мають порожню комірку в стовпці E. Щоб це зробити, виконайте такі дії:

1. Виберіть свій набір даних (A3:E15 у цьому прикладі).
2. Про це йдеться на Головна сторінка вкладка, натисніть Умовне форматування > Нове правило > Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .
3. В рамках проекту Значення формату, для яких ця формула істинна введіть одну з цих формул:

   Виділити абсолютно порожні клітинки :

   =ISBLANK($E3)

   Виділити порожні клітинки, включаючи порожні рядки :

   =$E3=""

   Де $E3 - верхня комірка в стовпці ключів, яку потрібно перевірити на наявність пропусків. Зверніть увагу, що в обох формулах ми закриваємо стовпець знаком $.

4. Натисніть на кнопку Формат і виберіть потрібний колір заливки.
5. Натисніть ГАРАЗД. двічі закрити обидва вікна.

В результаті умовне форматування виділяє цілий рядок, якщо комірка в певному стовпчику порожня.

Підсвітити рядок, якщо комірка не порожня

Умовне форматування в Excel для виділення рядка, якщо комірка в певному стовпці не порожня, виконується таким чином:

1. Виберіть свій набір даних.
2. Про це йдеться на Головна сторінка вкладка, натисніть Умовне форматування > Нове правило > Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .
3. В рамках проекту Значення формату, для яких ця формула істинна введіть одну з цих формул:

   Виділити непорожні комірки які містять будь-що: значення, формулу, порожній рядок тощо.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Виділити непусті, за винятком клітинок з порожніми рядками :

   =$E3""

   Де $E3 - крайня верхня комірка в ключовому стовпці, яка перевіряється на незаповненість. Знову ж таки, для коректної роботи умовного форматування ми блокуємо стовпець знаком $.

4. Натисніть на кнопку Формат виберіть улюблений колір заливки, а потім натисніть кнопку ГАРАЗД. .

В результаті виділяється весь рядок, якщо комірка у вказаному стовпчику не є порожньою.

Умовне форматування в Excel для нулів, але не пропусків

За замовчуванням умовне форматування Excel не розрізняє 0 і порожню комірку, що в багатьох ситуаціях дійсно збиває з пантелику. Для вирішення цієї проблеми є два можливих рішення:

• Створіть 2 правила: одне для пропусків, інше для нульових значень.
• Створіть 1 правило, яке перевіряє обидві умови в одній формулі.

Зробити окремі правила для пробілів та нулів

1. Спочатку створіть правило для виділення нульових значень. Для цього натисніть Умовне форматування: нове правило > Відформатуйте тільки ті клітинки, які містять , а потім встановіть Значення комірки дорівнює 0 як показано на скріншоті нижче. Натисніть кнопку Формат та оберіть потрібний колір.

   Це умовне форматування застосовується якщо комірка порожня або нульова :

2. Створіть правило для заготовок без встановленого формату. Потім відкрийте Менеджер правил перемістіть правило "Пропуски" в початок списку (якщо його там ще немає) і поставте галочку напроти пункту Зупиніться, якщо це правда Детальну інструкцію див. у розділі Як зупинити умовне форматування в порожніх комірках.

В результаті ваше умовне форматування буде включати нулі, але ігнорувати пропуски Як тільки виконується перша умова (комірка порожня), друга умова (комірка нульова) ніколи не перевіряється.

Зробити єдине правило для перевірки того, що комірка нульова, а не порожня

Інший спосіб умовного форматування 0, але не пропусків - створити правило з формулою, яка перевіряє обидві умови:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Де B3 - верхня ліва комірка виділеного діапазону.

Результат точно такий же, як і при попередньому способі - умовне форматування виділяє нулі, але ігнорує порожні клітинки.

Ось так можна використовувати умовний формат для порожніх клітинок. Дякую за увагу і з нетерпінням чекаю зустрічі з вами наступного тижня.

Практичний посібник для завантаження

Умовне форматування порожніх комірок в Excel - приклади (файл .xlsx)