I dag skal jeg vise deg hvordan du oppretter Outlook-e-postmaler med rullegardinmeny Enger. Vi henter informasjon fra et datasett og fyller ut en e-postmelding på et blunk. Høres det gøy ut? Så la oss komme i gang!

Opprett og bruk datasett i delte e-postmaler

Før vi begynner med det grunnleggende, vil jeg slippe noen linjer med introduksjon for de som er nye på bloggen vår og ennå ikke vet hva som er delte e-postmaler og hva WHAT TO ENTER-makroen jeg snakker om. Delte maler er et verktøy som kan konvertere din daglige rutine i Outlook til noen få klikk. Se, du lager et sett med maler med nødvendig formatering, lenker, bilder osv. og limer inn riktig mal på et øyeblikk. Du trenger ikke å skrive og formatere svarene dine lenger, e-posten som er klar til å bli sendt opprettes på et blunk.

Når det gjelder HVA SKAL INNGIVES, har jeg dekket denne makroen i min forrige veiledning. jogg hukommelsen ;)

Hvordan lage et nytt datasett og bruke det i maler

La oss nå gå tilbake til hovedemnet vårt – utfyllbare Outlook-maler. Du vet allerede at WhatToEnter-makroen kan hjelpe deg med å lime inn de nødvendige dataene på ett eller flere steder i e-posten din. Jeg skal vise deg hvordan du automatiserer rutinen din enda mer og lærer deg å jobbe med datasett. Enkelt sagt er dette en tabell med data du skal hente de nødvendige verdiene fra. Når du brukerHVA SKAL ANGI makro, du velger posten som skal hentes fra denne tabellen og den fyller ut e-posten din. Så rart som det høres ut, er det ganske enkelt i praksis :)

Fra begynnelsen, må vi lage en tabell først. Åpne tillegget, høyreklikk på hvilken som helst mappe og velg « Nytt datasett » fra rullegardinlisten:

Tillegget vil åpne en ny nettside i standard nettleser der du skal lage datasettet. Gi den et navn og begynn å fylle ut radene og kolonnene.

Merk. Vær oppmerksom på den første kolonnen i datasettet, da det ville være nøkkelen. Fyll den med verdiene som vil hjelpe deg med å identifisere radene dine og enkelt velge den du trenger å hente dataene fra.

Husk at et datasett er begrenset til 32 rader, 32 kolonner og 255 symboler per celle.

Tips. Alternativt kan du importere datasett til delte e-postmaler. Tabellen din bør lagres i .txt- eller .csv-format og ikke ha mer enn 32 rader/kolonner (resten blir kuttet av).

Når du har lagt til og fylt opp de nye radene og kolonnene med informasjonen du måtte trenge i malene dine, er det bare å legge til HVA SKAL INN-makroen i teksten. Her er eksempelmalen min med makroen jeg satte opp for å lime inn en diskonteringsrente fra datasettet:

Hei,

Dette er en bekreftelse på dagens bestilling. BTW, du har din spesielle ~%WhatToEnter[{dataset:"Dataset", kolonne:"Rabatt",title:"%"}] rabatt ;)

Takk for at du valgte oss! Ha en flott dag!

Se, jeg har nettopp valgt en verdi fra nøkkelkolonnen og den tilsvarende rabatten fylte ut e-posten min. Fortalte deg at nøkkelkolonnen er viktig :)

Rediger og fjern datasett

I tilfelle du oppdaget en feil eller ønsker å legge til/fjerne noen av inngangene, kan du alltid redigere datasettet ditt . Bare velg det i tilleggets rute og trykk Rediger :

Du vil bli byttet til nettleseren igjen der du skal endre tabellen . Du kan legge til rader og kolonner, endre innholdet og flytte dem slik du vil. Når du er ferdig, klikker du på Lagre og alle endringer som tas i bruk vil være tilgjengelige umiddelbart.

Hvis du ikke lenger trenger dette datasettet, velger du ganske enkelt den og trykk Slett :

Det var et enkelt eksempel på et enkeltfelts datasett slik at du kunne få ideen om denne funksjonen. Videre vil vi fortsette å utforske det og lære å dra maksimal nytte av datasett :)

Hvordan bruke flerfelts datasett når du skriver Outlook-e-post

Som nå har vi en klar forståelse av hvordan datasett opprettes og brukes, er det på høy tid å lage en mer kompleks og informativ tabell og fylle ut flere steder i e-posten din samtidig.

Jeg vil importere den forhåndslagrede tabellen min for ikke å kjede deg med datautfylling og modifiser malen min litt slik at alt det nødvendigefelt blir fylt ut. Jeg vil at datasettet mitt skal:

• Limre inn rabattbeløpet;
• Legge til kundens personlige lenke;
• Fylle inn noen få linjer med kundens spesielle betalingsbetingelser;
• Sett inn et nydelig "Takk"-bilde;
• Legg ved en avtale i e-posten.

Ser jeg etter for mye? Nei, siden jeg har laget mitt datasett :) Se meg fylle ut all den informasjonen på et blunk:

Du har kanskje lagt merke til at noen av makroene ble forhåndslagret i en mal. Jeg viste deg hvordan du setter opp en makro for å hente data fra datasettet og slå det sammen med en annen makro. Hvis du trenger flere eksempler eller ytterligere avklaringer, vennligst gi tilbakemelding i Kommentarer -delen ;)

Her er den endelige teksten til malen min:

Hei,

Dette er en bekreftelse på dagens bestilling. Forresten, du fikk din spesielle ~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Discount", title:"Discount"}] rabatt ;)

Her kommer din personlige lenke: ~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Link", title:"Link"}]

Det er også noen få detaljer vi bør påpeke:~%WhatToEnter[{dataset:"New Dataset", column:"Conditions", title:"Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Image", title:"Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset:"New Dataset", column:"Attachment", title:"Attachment"} ]]

Takk for at du valgte oss!Ha en flott dag!

Tips. I tilfelle du trenger å lære eller huske hvordan du slår sammen makroer, se denne delen av WhatToEnter-makroopplæringen eller til den fullstendige listen over makroer for delte e-postmaler.

Hvis du ikke tror på videoen ovenfor, bare installer Delte e-postmaler fra Microsoft Store, sjekk ut datasett selv og del opplevelsen din med meg og andre i kommentarfeltet ;)

Fyll ut tabellen med datasett i Outlook-e-post

Listen over datasetts muligheter er ikke ferdig ennå. Tenk deg dette – kunden din tviler fortsatt på hvor mange varer de skal kjøpe og vil gjerne vite mer om rabattene og betalingsbetingelsene. I stedet for å skrive alt i en lang setning bør du lage en tabell med hvert tilgjengelig alternativ og dets egenskaper.

Jeg vil ikke kalle det veldig tidsbesparende å lage en ny tabell og fylle den med dataene du allerede har i datasettet ditt. Det er imidlertid en rask løsning for denne saken. Du kan binde datasettet til en tabell og e-posten din vil bli fylt med datasetts informasjon i et blunk. Du må:

1. Åpne en mal og lage en tabell med minst to rader (antall kolonner er helt opp til deg).
2. Fyll ut tabellens første rad siden dette kommer til å være overskriften vår.
3. Høyreklikk hvor som helst på den andre raden og velg "Bind til datasett".
4. Velg datasettet du vil hente dataene fra og trykkOk.
5. Når du limer inn denne malen, blir du bedt om å velge kolonnene du vil legge til. Kryss av for alle eller bare noen av dem og fortsett.
6. Nyt ;)

Hvis du vil legge til noe visuelt til teksten ovenfor, kan du ta en titt på vår Dokumenter for trinnvise skjermbilder av datasettbindingen eller sjekk ut den lille videoen nedenfor.

Lang historie kort, du lager en tabell, fyller ut overskriften og koble den til datasettet ditt. Når du limer inn en mal, setter du bare inn radene som skal limes inn, og verktøyet vil fylle ut tabellen på et sekund.

Slik begynte malen min å se etter datasettbindingen:

Hei!

Her er detaljene du ba om:

Hvis du trenger å fjerne bindingen til datasettet, fjerner du bare den "tilkoblede" raden.

Ser du? Kunne ikke vært enklere :)

I tillegg kan du være interessert i å lage en dynamisk Outlook-mal som automatisk bytter bilder, vedlegg og tekst individuelt for hver bruker.

Konklusjon

I denne artikkelen fikk jeg enda et alternativ av vår supernyttige makro kalt WHAT ENTER ENTER dekket for deg. Nå vet du hvordan du oppretter, redigerer og bruker datasett i delte e-postmaler og, jeg håper virkelig, vil begynne å bruke dem :)

Takk for at du leste! Ser deg ide neste veiledningene ;)