Artikkelen gir detaljert veiledning om hvordan du bruker ikonsett for betinget formatering i Excel. Den vil lære deg hvordan du lager et tilpasset ikonsett som overvinner mange begrensninger ved de innebygde alternativene og bruker ikoner basert på en annen celleverdi.

For en stund siden begynte vi å utforske ulike funksjoner og muligheter for Betinget formatering i Excel. Hvis du ikke har en sjanse til å lese den introduksjonsartikkelen, kan det være lurt å gjøre dette nå. Hvis du allerede kan det grunnleggende, la oss gå videre og se hvilke alternativer du har med hensyn til Excels ikonsett og hvordan du kan utnytte dem i prosjektene dine.

Excel-ikonsett

Ikonsett i Excel er klare til bruk formateringsalternativer som legger til ulike ikoner i celler, for eksempel piler, former, hakemerker, flagg, vurderingsstarter osv. for å visuelt vise hvordan celleverdier i et område sammenlignes med hverandre.

Vanligvis inneholder et ikonsett fra tre til fem ikoner, følgelig er celleverdiene i et formatert område delt inn i tre til fem grupper fra høy til lav. Et 3-ikonsett bruker for eksempel ett ikon for verdier større enn eller lik 67 %, et annet ikon for verdier mellom 67 % og 33 %, og enda et ikon for verdier lavere enn 33 %. Du står imidlertid fritt til å endre denne standardatferden og definere dine egne kriterier.

Hvordan bruke ikonsett i Excel

For å bruke et ikonsett på dataene dine, er dette hva du trenger åtilpassede ikoner til samlingen. Heldigvis finnes det en løsning som lar deg etterligne betinget formatering med egendefinerte ikoner.

Metode 1. Legg til egendefinerte ikoner ved hjelp av Symbol-menyen

For å emulere Excel betinget formatering med et tilpasset ikonsett, er trinnene du må følge:

1. Lag en referansetabell som skisserer forholdene dine som vist på skjermbildet nedenfor.
2. Sett inn de ønskede ikonene i referansetabellen. For å gjøre dette, klikk på Sett inn -fanen > Symboler -gruppe > Symbol -knappen. I dialogboksen Symbol velger du fonten Windings , velger symbolet du vil ha, og klikker Sett inn .
3. Ved siden av hvert ikon, skriv inn tegnkoden, som vises nær bunnen av Symbol -dialogboksen.
4. For kolonnen der ikonene skal vises, setter du Wingdings -fonten og skriver inn den nestede IF-formelen som denne:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74)))

   Med cellereferanser tar det denne formen:

   Se også: Hvordan kjøre makro i Excel og lage en makroknapp

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Kopier formelen nedover i kolonnen, så får du dette resultatet:

Svart-hvitt-ikoner virker ganske matte, men du kan gi dem et bedre utseende ved å fargelegge cellene. For dette kan du bruke den innebygde regelen ( Betinget formatering > Regler for fremheving av celler > lik ) basert på CHAR-formelen som:

=CHAR(76)

Nå ser vår egendefinerte ikonformatering bedre ut, ikke sant?

Metode 2. Legg til egendefinerte ikoner ved hjelp av virtuelt tastatur

Å legge til egendefinerte ikoner ved hjelp av det virtuelle tastaturet er enda enklere. Trinnene er:

1. Start med å åpne det virtuelle tastaturet på oppgavelinjen. Hvis tastaturikonet ikke er der, høyreklikker du på linjen og klikker Vis berøringstastaturknapp .
2. I sammendragstabellen velger du cellen der du vil sette inn ikonet , og klikk deretter på ikonet du liker.

   Alternativt kan du åpne emoji-tastaturet ved å trykke på Win + . snarvei (Windows-logotasten og punktumtasten sammen) og velg ikonene der.

3. I kolonnen Egendefinert ikon skriver du inn denne formelen:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   I dette tilfellet trenger du verken tegnkodene eller fikling med skrifttypen.

Når de legges til på Excel-skrivebordet, er ikonene svarte og hvite:

I Excel Online ser fargede ikoner mye vakrere ut:

Slik bruker du ikonsett i Excel. Ved en nærmere titt, er de i stand til mye mer enn bare noen få forhåndsinnstilte formater, ikke sant? Hvis du er nysgjerrig på å lære andre typer betinget formatering, kan veiledningene som er koblet til nedenfor komme godt med.

Øvningsarbeidsbok for nedlasting

Ikonsett for betinget formatering i Excel - eksempler (.xlsx-fil)

1. Velg celleområdet du vil formatere.
2. I kategorien Hjem , i gruppen Stiler klikker du på Betinget formatering .
3. Pek på Ikonsett , og klikk deretter på ikontypen du ønsker.

Det er det! Ikonene vil vises inne i de valgte cellene umiddelbart.

Hvordan tilpasse Excel-ikonsett

Hvis du ikke er fornøyd med måten Excel har tolket og fremhevet dataene dine på, kan du enkelt tilpasse det brukte ikonsettet. Følg disse trinnene for å gjøre endringer:

1. Velg en celle som er betinget formatert med ikonsettet.
2. I kategorien Hjem klikker du Betinget formatering > Administrer regler .
3. Velg regelen av interesse og klikk på Rediger regel .
4. I dialogboksen Rediger formateringsregel kan du velge andre ikoner og tilordne dem til forskjellige verdier. For å velge et annet ikon, klikk på rullegardinknappen og du vil se en liste over alle ikoner som er tilgjengelige for betinget formatering.
5. Når du er ferdig med å redigere, klikk OK to ganger for å lagre endringene og gå tilbake til Excel.

For eksempelet vårt har vi valgt den røde kryss for å markere verdier større enn eller lik 50 % og den grønne haken for å markere verdier mindre enn 20 %. For mellomverdier vil det gule utropstegnet bli brukt.

Tips:

• For å reversere ikoninnstillingen klikker du på Reversere ikonrekkefølge -knapp.
• For å skjule celleverdier og vise bare ikoner , merk av for Vis kun ikon .
• For å definere kriteriene basert på en annen celleverdi , skriv inn cellens adresse i boksen Verdi .
• Du kan bruke ikonsett sammen med annet betingede formater , f.eks. for å endre bakgrunnsfargen på cellene som inneholder ikoner.

Hvordan lage et tilpasset ikonsett i Excel

I Microsoft Excel er det 4 forskjellige typer ikonsett: retningsbestemt, former, indikatorer og vurderinger. Når du oppretter din egen regel, kan du bruke et hvilket som helst ikon fra ethvert sett og tilordne en hvilken som helst verdi til det.

For å lage ditt eget tilpassede ikonsett, følg disse trinnene:

1. Velg celleområde der du vil bruke ikonene.
2. Klikk Betinget formatering > Ikonsett > Flere regler .
3. I dialogboksen Ny formateringsregel velger du de ønskede ikonene. Fra rullegardinboksen Type velger du Prosentandel , Antall av Formel , og skriv inn de tilsvarende verdiene i Verdi bokser.
4. Til slutt klikker du OK .

For dette eksemplet har vi laget et tilpasset ikonsett med tre flagg, der:

• Grønt flagg markerer husholdningsutgifter som er større enn eller lik $100.
• Gult flagg er tildelt tall mindre enn $100 og større enn eller lik$30.
• Grønt flagg brukes for verdier mindre enn $30.

Hvordan sette betingelser basert på en annen celleverdi

I stedet for "hardcoding" kriteriene i en regel, kan du legge inn hver betingelse i en separat celle, og deretter referere til disse cellene. Hovedfordelen med denne tilnærmingen er at du enkelt kan endre betingelsene ved å endre verdiene i de refererte cellene uten å redigere regelen.

Vi har for eksempel lagt inn de to hovedbetingelsene i cellene G2 og G3 og konfigurerte regelen på denne måten:

• For Type , velg Formel .
• For Verdi -boksen , skriv inn celleadressen foran med likhetstegnet. For å få det gjort automatisk av Excel, plasser bare markøren i boksen og klikk på cellen på arket.

Excel betinget formateringsikon setter formel

For å få betingelsene beregnet automatisk av Excel, kan du uttrykke dem ved hjelp av en formel.

For å bruke betinget formatering med formeldrevne ikoner, begynn å lage et tilpasset ikonsett som beskrevet ovenfor. I dialogboksen Ny formateringsregel , fra rullegardinboksen Type , velg Formel , og sett inn formelen i boksen Verdi .

For dette eksemplet brukes følgende formler:

• Grønt flagg er tilordnet tall som er større enn eller lik et gjennomsnitt + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Gult flagg er tilordnet tall mindre ennet gjennomsnitt + 10 og større enn eller lik et gjennomsnitt - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Grønt flagg brukes for verdier lavere enn et gjennomsnitt - 20.

Merk. Det er ikke mulig å bruke relative referanser i ikonsettformler.

Excel-ikonsett for betinget format for å sammenligne 2 kolonner

Når man sammenligner to kolonner, kan betingede formateringsikonsett, som fargede piler, gi du en utmerket visuell representasjon av sammenligningen. Dette kan gjøres ved å bruke et ikonsett i kombinasjon med en formel som beregner differansen mellom verdiene i to kolonner – formelen for prosentendring fungerer fint til dette formålet.

Anta at du har juni og juli utgifter i henholdsvis kolonne B og C. For å beregne hvor mye beløpet har endret seg mellom de to månedene, er formelen i D2 kopiert ned:

=C2/B2 - 1

Nå vil vi vise:

• En pil opp hvis den prosentvise endringen er et positivt tall (verdien i kolonne C er større enn i kolonne B).
• En pil ned hvis forskjellen er et negativt tall (verdien i kolonne C er mindre enn i kolonnen B).
• En horisontal pil hvis prosentvis endring er null (kolonne B og C er like).

For å oppnå dette oppretter du en egendefinert ikonsettregel med disse innstillingene :

• En grønn pil opp når Verdi er > 0.
• En gul høyrepil når Verdi er =0, noe som begrenser valgettil null.
• En rød pil ned når Verdi er < 0.
• For alle ikonene er Type satt til Nummer .

På dette tidspunktet vil resultatet se omtrent slik ut dette:

For å vise bare ikonene uten prosenter, merk av for Vis kun ikoner .

Hvordan bruke Excel-ikonsett basert på en annen celle

En vanlig oppfatning er at Excel-ikonsett for betinget formatering kun kan brukes til å formatere celler basert på deres egne verdier. Teknisk sett er det sant. Du kan imidlertid emulere det betingede formatikonsettet basert på en verdi i en annen celle.

Anta at du har betalingsdatoer i kolonne D. Målet ditt er å plassere et grønt flagg i kolonne A når en viss regning er betalt , dvs. det er en dato i den korresponderende cellen i kolonne D. Hvis en celle i kolonne D er tom, skal det settes inn et rødt flagg.

For å utføre oppgaven, er disse trinnene som skal utføres:

1. Begynn med å legge til formelen nedenfor til A2, og kopier den nedover i kolonnen:

   =IF($D2"", 3, 1)

   Formelen sier at man skal returnere 3 hvis D2 ikke er tom, ellers 1.

2. Velg datacellene i kolonne A uten kolonneoverskriften (A2:A13) og lag en egendefinert ikonsettregel.
3. Konfigurer følgende innstillinger:
   • Grønt flagg når tallet er >=3.
   • Gult flagg når tallet er >2. Som du husker ønsker vi egentlig ikke et gult flagg noe sted, så vi satte enbetingelse som aldri vil bli oppfylt, dvs. en verdi mindre enn 3 og større enn 2.
   • I rullegardinboksen Type velger du Nummer for begge ikonene.
   • Velg avkrysningsboksen Kun ikonsett for å skjule tallene og bare vise ikonene.

Resultatet er akkurat som vi så etter : det grønne flagget hvis en celle i kolonne D inneholder noe og det røde flagget hvis cellen er tom.

Excel-ikonsett for betinget formatering basert på tekst

Som standard er Excel-ikonsett utformet for å formatere tall, ikke tekst. Men med bare litt kreativitet kan du tilordne forskjellige ikoner til spesifikke tekstverdier, slik at du med et øyeblikk kan se hvilken tekst som er i denne eller den cellen.

Anta at du har lagt til merknaden kolonne til husholdningsforbrukstabellen og ønsker å bruke visse ikoner basert på tekstetikettene i den kolonnen. Oppgaven krever litt forberedende arbeid som:

• Lag en oppsummeringstabell (F2:G4) som nummererer hver note. Ideen er å bruke et positivt, negativt og null tall her.
• Legg til en kolonne til i den opprinnelige tabellen kalt Icon (det er der ikonene skal plasseres).
• Pulerte den nye kolonnen med en VLOOKUP-formel som slår opp notatene og returnerer samsvarende tall fra sammendragstabellen:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Nå er det på tide for å legge til ikoner i tekstnotatene våre:

1. Velg området D2:D13 og klikk Betinget formatering > Ikonsett > Flere regler .
2. Velg ikonstilen du ønsker og konfigurer regelen som i bildet nedenfor :
3. Neste trinn er å erstatte tallene med tekstnotater. Dette kan gjøres ved å bruke et tilpasset tallformat. Så velg området D2:D13 igjen og trykk på CTRL + 1-snarveien.
4. I dialogboksen Formater celler , på Nummer -fanen, velg 14>Egendefinert -kategori, skriv inn følgende format i Type -boksen, og klikk OK :

   "Bra"; Ekorbitant"; "Akseptabelt"

   Der « God » er visningsverdien for positive tall, « Eksorbitant » for negative tall og « Akseptabel » for 0. Sørg for å erstatte disse verdiene riktig med teksten din.

   Dette er veldig nær ønsket resultat, ikke sant?

5. For å bli kvitt Notat -kolonnen, som har blitt overflødig, kopier innholdet i Ikon -kolonnen, og bruk deretter Lim inn spesial -funksjonen for å lime inn som verdier på samme sted. husk at dette vil gjøre ikonene dine statiske, slik at de ikke reagerer på endringer i de originale dataene. Hvis du jobber med et oppdaterbart datasett, hopper du over dette trinnet.
6. Nå kan du trygt skjule eller slette ( hvis y ou erstattet formlene med beregnede verdier) Merk -kolonnen uten å påvirke tekstetikettene og symbolenei kolonnen Ikon . Ferdig!

Merk. I dette eksemplet har vi brukt et 3-ikonsett. Å bruke 5-ikonsett basert på tekst er også mulig, men krever flere manipulasjoner.

Slik viser du bare noen elementer i ikonsettet

Excels innebygde 3-ikon og 5-ikonsett ser bra ut , men noen ganger kan du finne dem litt oversvømmet med grafikk. Løsningen er å beholde bare de ikonene som trekker oppmerksomheten til de viktigste elementene, for eksempel best eller dårligst.

Når du for eksempel fremhever utgiftene med forskjellige ikoner, vil du kanskje bare vise de som marker beløpene høyere enn gjennomsnittet. La oss se hvordan du kan gjøre dette:

1. Opprett en ny regel for betinget formatering ved å klikke Betinget formatering > Ny regel > Formater bare celler som inneholder . Velg å formatere celler med verdier mindre enn gjennomsnittet, som returneres av formelen nedenfor. Klikk OK uten å angi noe format.

   =AVERAGE($B$2:$B$13)

2. Klikk Betinget formatering > Administrer regler... , flytt opp Mindre enn gjennomsnittet -regelen, og sett en hake i avmerkingsboksen Stopp hvis sant ved siden av den.

Som et resultat vises ikonene bare for beløpene som er større enn gjennomsnittet i det anvendte området:

Hvordan legge til tilpasset ikonsett til Excel

Excels innebygde sett har en begrenset samling av ikoner, og dessverre er det ingen måte å legge til