ટ્યુટોરીયલ તમને શીખવશે કે તમારી વર્કશીટ્સને સ્પષ્ટ અને વ્યાવસાયિક દેખાવ આપવા માટે Excel માં ખાલી જગ્યાઓ કેવી રીતે દૂર કરવી.

જો તમે ઇરાદાપૂર્વક તેમને જમણી બાજુએ છોડી રહ્યાં હોવ તો ખાલી કોષો ખરાબ નથી. સૌંદર્યલક્ષી કારણોસર સ્થાનો. પરંતુ ખોટી જગ્યાએ ખાલી કોષો ચોક્કસપણે અનિચ્છનીય છે. સદભાગ્યે, Excel માં ખાલી જગ્યાઓ દૂર કરવાની પ્રમાણમાં સરળ રીત છે, અને એક જ ક્ષણમાં તમે આ તકનીકની તમામ વિગતો જાણી શકશો.

એક્સેલમાં ખાલી કોષોને કેવી રીતે દૂર કરવા

એક્સેલમાં ખાલી કોષોને કાઢી નાખવું સરળ છે. જો કે, આ પદ્ધતિ બધી પરિસ્થિતિઓમાં લાગુ પડતી નથી. તમારી જાતને સલામત બાજુએ રાખવા માટે, કૃપા કરીને તમારી વર્કશીટની બેકઅપ કોપી બનાવવાની ખાતરી કરો અને તમે બીજું કંઈ કરો તે પહેલાં આ ચેતવણીઓ વાંચો.

બેકઅપ કૉપિ સાચવેલ સ્થાન પર સંગ્રહિત સાથે , Excel માં ખાલી કોષોને કાઢી નાખવા માટે નીચેના પગલાં લો:

1. તમે જ્યાં ખાલી જગ્યાઓ દૂર કરવા માંગો છો તે શ્રેણી પસંદ કરો. ડેટા સાથેના તમામ કોષોને ઝડપથી પસંદ કરવા માટે, ઉપર-ડાબા કોષને ક્લિક કરો અને Ctrl + Shift + End દબાવો. આ પસંદગીને છેલ્લા વપરાયેલ સેલ સુધી લંબાવશે.
2. F5 દબાવો અને ખાસ… ક્લિક કરો. અથવા હોમ ટેબ > ફોર્મેટ્સ જૂથ પર જાઓ અને શોધો & પસંદ કરો > વિશેષ પર જાઓ :

   

3. વિશેષ પર જાઓ સંવાદ બોક્સમાં, ખાલીઓ પસંદ કરો અને ઓકે ક્લિક કરો. આ શ્રેણીમાંના તમામ ખાલી કોષોને પસંદ કરશે.

   

4. પસંદ કરેલ કોઈપણ પર જમણું-ક્લિક કરોખાલી જગ્યાઓ, અને સંદર્ભ મેનૂમાંથી કાઢી નાખો… પસંદ કરો:

   

5. તમારા ડેટાના લેઆઉટના આધારે, સેલ્સને ડાબે ખસેડવાનું પસંદ કરો અથવા સેલ્સ ઉપર શિફ્ટ કરો , અને ઓકે ક્લિક કરો. આ ઉદાહરણમાં, અમે પ્રથમ વિકલ્પ સાથે જઈએ છીએ:

   

બસ. તમે સફળતાપૂર્વક તમારા ટેબલમાંથી ખાલી જગ્યાઓ દૂર કરી દીધી છે:

ટીપ્સ:

• જો કંઈક ગડબડ થઈ ગઈ હોય, તો ગભરાશો નહીં અને તરત જ Ctrl દબાવો + Z તમારો ડેટા પાછો મેળવવા માટે.
• જો તમે ખાલી કોષોને દૂર કરવાને બદલે માત્ર હાઇલાઇટ કરવા માંગતા હો, તો તમને આ લેખમાં કેટલીક અલગ પદ્ધતિઓ મળશે: Excel માં ખાલી કોષોને કેવી રીતે પસંદ કરવા અને હાઇલાઇટ કરવા.

જ્યારે ખાલી જગ્યાઓ પસંદ કરીને ખાલી કોષોને દૂર ન કરવા

વિશેષ પર જાઓ > ખાલીઓ તકનીક એક કૉલમ અથવા પંક્તિ માટે બરાબર કામ કરે છે. તે ઉપરના ઉદાહરણની જેમ સ્વતંત્ર પંક્તિઓ અથવા કૉલમ્સની શ્રેણીમાં ખાલી કોષોને સફળતાપૂર્વક દૂર કરી શકે છે. જો કે, તે સંરચિત ડેટા માટે હાનિકારક હોઈ શકે છે. આવું ન થાય તે માટે, કૃપા કરીને તમારી વર્કશીટ્સમાંથી ખાલી જગ્યાઓ દૂર કરતી વખતે ખૂબ કાળજી રાખો અને નીચેની ચેતવણીઓ ધ્યાનમાં રાખો:

1. કોષોને બદલે ખાલી પંક્તિઓ અને કૉલમ્સ કાઢી નાખો

જો તમારો ડેટા કોષ્ટકમાં ગોઠવાયેલો છે જ્યાં કૉલમ અને પંક્તિઓ સંબંધિત માહિતી ધરાવે છે, તો ખાલી કોષોને કાઢી નાખવાથી ડેટા ગડબડ થઈ જશે. આ કિસ્સામાં, તમારે ખાલી પંક્તિઓ અને ખાલી કૉલમ જ દૂર કરવી જોઈએ. લિંક કરેલ ટ્યુટોરિયલ્સ સમજાવે છે કે આ કેવી રીતે ઝડપથી કરવું અનેસુરક્ષિત રીતે.

2. એક્સેલ કોષ્ટકો માટે કામ કરતું નથી

એક્સેલ કોષ્ટકમાં કોઈપણ વ્યક્તિગત કોષોને કાઢી નાખવું શક્ય નથી (વિ. શ્રેણી), તમને ફક્ત કોષ્ટકની સંપૂર્ણ પંક્તિઓ દૂર કરવાની મંજૂરી છે. અથવા તમે પહેલા કોષ્ટકને શ્રેણીમાં કન્વર્ટ કરી શકો છો અને પછી ખાલી કોષોને દૂર કરી શકો છો.

3. સૂત્રો અને નામવાળી શ્રેણીઓને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે

એક્સેલ ફોર્મ્યુલા સંદર્ભિત ડેટામાં કરવામાં આવેલા ઘણા ફેરફારોને સમાયોજિત કરી શકે છે. ઘણા, પરંતુ બધા નહીં. કેટલીક પરિસ્થિતિઓમાં, કાઢી નાખેલા કોષોનો ઉલ્લેખ કરતા સૂત્રો તૂટી શકે છે. તેથી, ખાલી જગ્યાઓ દૂર કર્યા પછી, સંબંધિત સૂત્રો અને/અથવા નામવાળી શ્રેણીઓ સામાન્ય રીતે કાર્ય કરે છે તેની ખાતરી કરવા માટે ઝડપી જુઓ.

ખાલી જગ્યાઓને અવગણીને ડેટાની સૂચિ કેવી રીતે બહાર કાઢવી

જો તમે ડર છે કે કૉલમમાં ખાલી કોષોને દૂર કરવાથી તમારા ડેટાને વ્યગ્ર થઈ શકે છે, મૂળ કૉલમ જેમ છે તેમ છોડી દો અને બિન-ખાલી કોષોને બીજે ક્યાંક બહાર કાઢો. જ્યારે તમે કસ્ટમ લિસ્ટ અથવા ડ્રોપ-ડાઉન ડેટા વેલિડેશન લિસ્ટ બનાવી રહ્યા હોવ અને તેમાં કોઈ ખાલી જગ્યા ન હોય તેની ખાતરી કરવા ઈચ્છો છો ત્યારે આ પદ્ધતિ કામમાં આવે છે.

A2:A11માં સ્ત્રોત સૂચિ સાથે, નીચેનો એરે દાખલ કરો C2 માં સૂત્ર, તેને યોગ્ય રીતે પૂર્ણ કરવા માટે Ctrl + Shift + Enter દબાવો, અને પછી થોડા વધુ કોષોમાં સૂત્રની નકલ કરો. કોષોની સંખ્યા જ્યાં તમે ફોર્મ્યુલાની નકલ કરો છો તે તમારી સૂચિમાંની આઇટમ્સની સંખ્યા જેટલી અથવા તેનાથી વધુ હોવી જોઈએ.

બિન-ખાલી કોષો કાઢવા માટેનું ફોર્મ્યુલા:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

નીચેનો સ્ક્રીનશોટ પરિણામ બતાવે છે:

ફોર્મ્યુલા કેવી રીતેકામ કરે છે

પ્રથમ દૃષ્ટિએ મુશ્કેલ, નજીકથી જોવા પર ફોર્મ્યુલાના તર્કને અનુસરવું સરળ છે. સાદા અંગ્રેજીમાં, C2 માં સૂત્ર નીચે પ્રમાણે વાંચે છે: A2:A11 શ્રેણીમાં પ્રથમ મૂલ્ય પરત કરો જો તે સેલ ખાલી ન હોય. ભૂલના કિસ્સામાં, ખાલી સ્ટ્રિંગ ("") પરત કરો.

વિચારશીલ એક્સેલ વપરાશકર્તાઓ માટે, જેઓ દરેક નવા ફોર્મ્યુલાના નટ્સ અને બોલ્ટ્સ જાણવા માટે ઉત્સુક હોય છે, અહીં વિગતવાર બ્રેક-ડાઉન છે:

તમારી પાસે INDEX ફંક્શન સ્પષ્ટ કરેલ પંક્તિ નંબરના આધારે $A$2:$A$11 થી મૂલ્ય પરત કરે છે (વાસ્તવિક પંક્તિ નંબર નહીં, શ્રેણીમાં સંબંધિત પંક્તિ નંબર). સરળ પરિસ્થિતિમાં, અમે C2 માં INDEX($A$2:$A$11, 1) મૂકી શકીએ છીએ, અને તે આપણને A2 માં મૂલ્ય લાવશે. સમસ્યા એ છે કે અમારે 2 વધુ વસ્તુઓ પૂરી કરવાની જરૂર છે:

• ખાતરી કરો કે A2 ખાલી નથી
• C3 માં 2જી બિન-ખાલી કિંમત, 3જી બિન-ખાલી કિંમત પરત કરો C4 માં, અને તેથી વધુ.

આ બંને કાર્યો SMALL(array,k) ફંક્શન દ્વારા નિયંત્રિત થાય છે:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

અમારા કિસ્સામાં, એરે દલીલ નીચેની રીતે ગતિશીલ રીતે જનરેટ થાય છે:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) એ ઓળખે છે કે લક્ષ્ય શ્રેણીમાં કયા કોષો ખાલી નથી અને તેમના માટે TRUE પરત કરે છે, અન્યથા FALSE. TRUE અને FALSE ની પરિણામી એરે IF ફંક્શનના લોજિકલ ટેસ્ટમાં જાય છે.
• IF TRUE/FALSE એરેના દરેક ઘટકનું મૂલ્યાંકન કરે છે અને TRUE માટે અનુરૂપ નંબર આપે છે, FALSE માટે ખાલી સ્ટ્રિંગ:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) માત્ર નંબર 1 ની એરે પરત કરવા માટે જરૂરી છે10 થી (કારણ કે અમારી શ્રેણીમાં 10 કોષો છે) જેમાંથી IF TRUE મૂલ્યો માટે સંખ્યા પસંદ કરી શકે છે.

પરિણામે, આપણને એરે મળે છે {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} અને આપણું જટિલ નાનું કાર્ય આ સરળમાં પરિવર્તિત થાય છે:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

જેમ તમે જુઓ છો, એરે દલીલમાં ખાલી બિન-ખાલી કોષોની સંખ્યા હોય છે (તમને ધ્યાનમાં રાખો કે આ સંબંધિત સ્થિતિઓ છે એરેમાંના તત્વો, એટલે કે A2 એ તત્વ 1 છે, A3 એ તત્વ 2 છે, વગેરે).

k દલીલમાં, અમે ROW(A1) મૂકીએ છીએ જે નાના કાર્યને સૂચના આપે છે. 1 ની સૌથી નાની સંખ્યા પરત કરવા માટે. રિલેટિવ સેલ રેફરન્સના ઉપયોગને લીધે પંક્તિ નંબર 1 ના વધારામાં ઉપર જાય છે કારણ કે તમે ફોર્મ્યુલાને નીચે કૉપિ કરો છો. તેથી, C3 માં, k ROW(A2) માં બદલાઈ જશે અને ફોર્મ્યુલા 2જી નોન-ખાલી કોષની સંખ્યા આપશે, વગેરે.

જોકે, આપણે વાસ્તવમાં નથી બિન-ખાલી સેલ નંબરોની જરૂર છે, અમને તેમના મૂલ્યોની જરૂર છે. તેથી, અમે આગળ વધીએ છીએ અને INDEX ની row_num દલીલમાં નાના ફંક્શનને માળખું આપીએ છીએ અને તેને શ્રેણીમાં સંબંધિત પંક્તિમાંથી મૂલ્ય પરત કરવા દબાણ કરીએ છીએ.

એક અંતિમ સ્પર્શ તરીકે, અમે ખાલી શબ્દમાળાઓ સાથે ભૂલોને બદલવા માટે IFERROR કાર્યમાં સંપૂર્ણ બાંધકામ. ભૂલો અનિવાર્ય છે કારણ કે તમે જાણી શકતા નથી કે કેટલા બિન-ખાલી કોષો લક્ષ્ય શ્રેણીમાં છે, તેથી તમે ફોર્મ્યુલાને મોટી સંખ્યામાં કોષોમાં નકલ કરો છો.

ઉપર આપેલ, અમે આ સામાન્ય સૂત્રને બહાર કાઢવા માટે બનાવી શકીએ છીએ.ખાલી જગ્યાઓને અવગણતા મૂલ્યો:

જ્યાં "રેન્જ" એ તમારા મૂળ ડેટા સાથેની શ્રેણી છે. કૃપા કરીને ધ્યાન આપો કે ROW($A$1:$A$10) અને ROW(A1) સતત ભાગો છે અને તમારો ડેટા ક્યાંથી શરૂ થાય છે અને તેમાં કેટલા કોષો શામેલ છે તે ક્યારેય બદલાતું નથી.

પછી ખાલી કોષોને કેવી રીતે કાઢી નાખવું ડેટા સાથેનો છેલ્લો કોષ

ખાલી કોષો કે જેમાં ફોર્મેટિંગ અથવા પ્રિન્ટ ન કરી શકાય તેવા અક્ષરો હોય છે તે એક્સેલમાં ઘણી સમસ્યાઓનું કારણ બની શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમારી પાસે જરૂરી કરતાં ઘણી મોટી ફાઇલ કદ હોય અથવા થોડા ખાલી પૃષ્ઠો છાપવામાં આવે. આ સમસ્યાઓને ટાળવા માટે, અમે ખાલી પંક્તિઓ અને કૉલમ્સને કાઢી નાખીશું (અથવા સાફ) જેમાં ફોર્મેટિંગ, સ્પેસ અથવા અજાણ્યા અદૃશ્ય અક્ષરો છે.

શીટ પર છેલ્લા વપરાયેલ સેલને કેવી રીતે શોધી શકાય

ખસેડવા માટે શીટ પરના છેલ્લા કોષ સુધી કે જેમાં ડેટા અથવા ફોર્મેટિંગ હોય, કોઈપણ સેલ પર ક્લિક કરો અને Ctrl + End દબાવો.

જો ઉપરોક્ત શૉર્ટકટ તમારા ડેટા સાથે છેલ્લો સેલ પસંદ કરે છે, તો તેનો અર્થ બાકીની પંક્તિઓ અને કૉલમ્સ છે. ખરેખર ખાલી છે અને વધુ મેનીપ્યુલેશનની જરૂર નથી. પરંતુ જો તે તમને દૃષ્ટિની રીતે ખાલી કોષમાં લઈ ગયો હોય, તો જાણો કે એક્સેલ તે કોષને ખાલી ગણતું નથી. તે આકસ્મિક કી સ્ટ્રોક દ્વારા ઉત્પાદિત ખાલી જગ્યા અક્ષર હોઈ શકે છે, તે કોષ માટે સેટ કરેલ કસ્ટમ નંબર ફોર્મેટ અથવા બાહ્ય ડેટાબેઝમાંથી આયાત કરેલ બિન-પ્રિન્ટેબલ અક્ષર હોઈ શકે છે. જે પણકારણ, તે કોષ ખાલી નથી.

ડેટા સાથેના છેલ્લા કોષ પછીના કોષોને કાઢી નાખો

ડેટા સાથેના છેલ્લા કોષ પછીની તમામ સામગ્રી અને ફોર્મેટિંગને સાફ કરવા માટે, નીચેના કરો:

વપરાતી શ્રેણી તપાસો ખાતરી કરવા માટે કે તેમાં હવે માત્ર ડેટાવાળા કોષો છે અને કોઈ ખાલી જગ્યા નથી. જો Ctrl + End શૉર્ટકટ ફરીથી ખાલી કોષ પસંદ કરે છે, તો વર્કબુક સાચવો અને તેને બંધ કરો. જ્યારે તમે ફરીથી વર્કશીટ ખોલો છો, ત્યારે છેલ્લો વપરાયેલ સેલ ડેટા સાથેનો છેલ્લો સેલ હોવો જોઈએ.

ટીપ. આપેલ છે કે Microsoft Excel 2007 અને ઉચ્ચમાં 1,000,000 થી વધુ પંક્તિઓ અને 16,000 થી વધુ કૉલમ્સ છે, તમે તમારા વપરાશકર્તાઓને અજાણતાં ખોટા કોષોમાં ડેટા દાખલ કરતા અટકાવવા માટે વર્કસ્પેસનું કદ ઘટાડવા માગી શકો છો. આ માટે, તમે ખાલી કોષોને તેમનામાંથી ખાલી દૂર કરી શકો છોબિનઉપયોગી (ખાલી) પંક્તિઓ અને કૉલમ કેવી રીતે છુપાવવા તે સમજાવ્યા મુજબ જુઓ.

આ રીતે તમે Excel માં ખાલી કાઢી નાખો છો. હું વાંચવા બદલ તમારો આભાર અને આશા રાખું છું કે તમને આવતા અઠવાડિયે અમારા બ્લોગ પર મળીશ!