Падручнік навучыць вас, як выдаліць пустыя месцы ў Excel, каб надаць вашым працоўным аркушам выразны і прафесійны выгляд.

Пустыя вочкі - гэта нядрэнна, калі вы наўмысна пакідаеце іх у патрэбным месцы месцы з эстэтычных меркаванняў. Але пустыя клеткі ў неналежных месцах, вядома, непажаданыя. На шчасце, ёсць адносна просты спосаб выдаліць пустыя ячэйкі ў Excel, і праз імгненне вы даведаецеся ўсе дэталі гэтай тэхнікі.

Як выдаліць пустыя вочкі ў Excel

Выдаліць пустыя вочкі ў Excel лёгка. Аднак гэты метад дастасавальны не ва ўсіх сітуацыях. Каб падстрахавацца, калі ласка, зрабіце рэзервовую копію вашага аркуша і прачытайце гэтыя засцярогі, перш чым рабіць што-небудзь яшчэ.

З рэзервовай копіяй, захаванай у месцы захавання , выканайце наступныя крокі, каб выдаліць пустыя ячэйкі ў Excel:

1. Выберыце дыяпазон, дзе вы хочаце выдаліць прабелы. Каб хутка выбраць усе ячэйкі з дадзенымі, пстрыкніце левую верхнюю ячэйку і націсніце Ctrl + Shift + End . Гэта пашырыць выбар да апошняй выкарыстанай ячэйкі.
2. Націсніце F5 і націсніце Спецыяльныя… . Або перайдзіце на ўкладку Галоўная > Фарматы група і націсніце Знайсці & Выберыце > Перайсці да спецыяльнага :

   

3. У дыялогавым акне Перайсці да спецыяльнага выберыце Пустыя і націсніце ОК . Гэта вылучыць усе пустыя ячэйкі ў дыяпазоне.

   

4. Пстрыкніце правай кнопкай мышы любую з выбраныхпустыя месцы і выберыце Выдаліць… з кантэкстнага меню:

   

5. У залежнасці ад размяшчэння вашых даных, абярыце зрушыць вочкі ўлева або зрушыць вочкі ўверх і націснуць ОК . У гэтым прыкладзе мы выкарыстоўваем першы варыянт:

   

Вось і ўсё. Вы паспяхова выдалілі пустыя месцы ў табліцы:

Парады:

• Калі нешта пайшло не так, не панікуйце і неадкладна націсніце Ctrl + Z, каб вярнуць свае дадзеныя.
• Калі вы хочаце толькі вылучыць пустыя ячэйкі, а не выдаліць, вы знойдзеце некалькі розных метадаў у гэтым артыкуле: Як выбраць і вылучыць пустыя ячэйкі ў Excel.

Калі не трэба выдаляць пустыя вочкі, выбіраючы прабелы

Метад Перайсці да спецыяльных > Пустых выдатна працуе для аднаго слупка або радка. Ён таксама можа паспяхова ліквідаваць пустыя вочкі ў дыяпазоне незалежных радкоў або слупкоў, як у прыведзеным вышэй прыкладзе. Аднак гэта можа быць шкодным для структураваных даных. Каб гэтага не адбылося, калі ласка, будзьце вельмі асцярожныя, выдаляючы пустыя месцы ў працоўных аркушах, і майце на ўвазе наступныя засцярогі:

1. Выдаліць пустыя радкі і слупкі замест ячэек

Калі вашы даныя арганізаваны ў табліцы, дзе слупкі і радкі ўтрымліваюць звязаную інфармацыю, выдаленне пустых ячэек сапсуе даныя. У гэтым выпадку вы павінны выдаліць толькі пустыя радкі і пустыя слупкі. Падручнікі па спасылках тлумачаць, як гэта зрабіць хутка ібяспечна.

2. Не працуе для табліц Excel

Немагчыма выдаліць асобныя ячэйкі ў табліцы Excel (у параўнанні з дыяпазонам), вам дазволена выдаляць толькі цэлыя радкі табліцы. Ці вы можаце спачатку пераўтварыць табліцу ў дыяпазон, а потым выдаліць пустыя вочкі.

3. Можа пашкодзіць формулы і найменныя дыяпазоны

Формулы Excel могуць прыстасоўвацца да шматлікіх змен, унесеных у даныя, на якія спасылаюцца. Многія, але не ўсе. У некаторых сітуацыях формулы, якія спасылаюцца на выдаленыя ячэйкі, могуць парушацца. Такім чынам, пасля выдалення пустых прабелаў хутка паглядзіце на адпаведныя формулы і/ці названыя дыяпазоны, каб пераканацца, што яны працуюць нармальна.

Як атрымаць спіс даных, ігнаруючы прабелы

Калі вы баіцеся, што выдаленне пустых вочак у слупку можа сапсаваць вашы даныя, пакіньце зыходны слупок як ёсць і выцягніце непустыя вочкі ў іншае месца. Гэты метад спатрэбіцца, калі вы ствараеце карыстальніцкі спіс або выпадальны спіс праверкі даных і жадаеце пераканацца, што ў ім няма прабелаў.

Калі спіс крыніц у A2:A11, увядзіце масіў ніжэй формулу ў C2, націсніце Ctrl + Shift + Enter, каб завяршыць яе правільна, а затым скапіруйце формулу ў некалькі іншых вочак. Колькасць ячэек, у якія вы капіюеце формулу, павінна быць роўнай або большай за колькасць элементаў у вашым спісе.

Формула для вылучэння непустых вочак:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

На наступным скрыншоце паказаны вынік:

Як формулапрацуе

На першы погляд складана, але пры бліжэйшым разглядзе логіку формулы лёгка зразумець. На простай англійскай мове формула ў C2 гучыць так: вярнуць першае значэнне ў дыяпазоне A2:A11, калі гэтая ячэйка не пустая. У выпадку памылкі вярніце пусты радок ("").

Для ўдумлівых карыстальнікаў Excel, якім цікава даведацца пра гайкі і балты кожнай новай формулы, вось падрабязная разбіўка:

У вас ёсць функцыя INDEX, якая вяртае значэнне з $A$2:$A$11 на аснове ўказанага нумара радка (не рэальнага нумара радка, а адноснага нумара радка ў дыяпазоне). У больш простым сцэнары мы маглі б змясціць INDEX($A$2:$A$11, 1) у C2, і ён атрымаў бы нам значэнне ў A2. Праблема ў тым, што нам трэба задаволіць яшчэ 2 рэчы:

• Пераканайцеся, што поле A2 не пустое
• Вярнуць 2-е непустое значэнне ў C3, 3-е непустое значэнне у C4 і гэтак далей.

Абедзве гэтыя задачы апрацоўваюцца функцыяй SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

У нашым выпадку <Аргумент 1>масіў генеруецца дынамічна наступным чынам:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) вызначае, якія ячэйкі ў мэтавым дыяпазоне не пустыя, і вяртае для іх TRUE, у адваротным выпадку FALSE. Атрыманы масіў TRUE і FALSE ідзе на лагічны тэст функцыі IF.
• IF ацэньвае кожны элемент масіва TRUE/FALSE і вяртае адпаведны лік для TRUE, пусты радок для FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) патрэбны толькі для вяртання масіва лікаў 1праз 10 (таму што ў нашым дыяпазоне 10 вочак), з якіх IF можна выбраць лік для значэнняў TRUE.

У выніку мы атрымліваем масіў {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} і наша складаная функцыя SMALL ператвараецца ў гэтую простую:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Як вы бачыце, аргумент масіў змяшчае толькі нумары непустых ячэек (заўважце, гэта адносныя пазіцыі элементы ў масіве, г.зн. A2 з'яўляецца элементам 1, A3 з'яўляецца элементам 2 і гэтак далей).

У аргумент k мы змяшчаем ROW(A1), які дае каманду функцыі SMALL каб вярнуць найменшы лік 1. З-за выкарыстання адноснай спасылкі на ячэйку нумар радка павялічваецца з крокам 1 пры капіраванні формулы ўніз. Такім чынам, у C3 k зменіцца на ROW(A2), а формула верне нумар 2-й непустой ячэйкі і гэтак далей.

Аднак мы насамрэч не патрэбныя непустыя нумары вочак, нам патрэбныя іх значэнні. Такім чынам, мы рухаемся наперад і ўкладваем функцыю SMALL у аргумент row_num INDEX, прымушаючы яе вяртаць значэнне з адпаведнага радка ў дыяпазоне.

У якасці апошняга штрыха мы прыкладаем уся канструкцыя ў функцыі IFERROR для замены памылак пустымі радкамі. Памылкі непазбежныя, таму што вы не можаце ведаць, колькі непустых ячэек знаходзіцца ў мэтавым дыяпазоне, таму вы капіюеце формулу ў большую колькасць ячэек.

Улічваючы вышэйсказанае, мы можам стварыць гэту агульную формулу для вылучэннязначэнні без уліку прабелаў:

Дзе "дыяпазон" - гэта дыяпазон вашых зыходных дадзеных. Калі ласка, звярніце ўвагу, што ROW($A$1:$A$10) і ROW(A1) з'яўляюцца пастаяннымі часткамі і ніколі не змяняюцца незалежна ад таго, дзе пачынаюцца вашы даныя і колькі ячэек яны ўключаюць.

Як выдаліць пустыя вочкі пасля апошняя ячэйка з дадзенымі

Пустыя вочкі, якія змяшчаюць сімвалы фарматавання або недрукаваныя сімвалы, могуць выклікаць шмат праблем у Excel. Напрыклад, вы можаце атрымаць нашмат большы памер файла, чым трэба, або надрукаваць некалькі пустых старонак. Каб пазбегнуць гэтых праблем, мы выдалім (або ачысцім) пустыя радкі і слупкі, якія змяшчаюць фарматаванне, прабелы або невядомыя нябачныя сімвалы.

Як знайсці апошнюю выкарыстаную ячэйку на аркушы

Для перамяшчэння да апошняй ячэйкі на аркушы, якая ўтрымлівае дадзеныя або фарматаванне, пстрыкніце любую ячэйку і націсніце Ctrl + End .

Калі вышэйзгаданы ярлык выбраў апошнюю ячэйку з вашымі дадзенымі, гэта азначае астатнія радкі і слупкі сапраўды пустыя, і ніякіх дадатковых маніпуляцый не патрабуецца. Але калі ён прывёў вас да візуальна пустой ячэйкі, ведайце, што Excel не лічыць гэтую ячэйку пустой. Гэта можа быць просты сімвал прабелу, атрыманы выпадковым націскам клавішы, уласны фармат нумара, усталяваны для гэтай ячэйкі, або сімвал, які не друкуецца, імпартаваны са знешняй базы дадзеных. Які б ні быўтаму гэтая ячэйка не пустая.

Выдаліце ​​ячэйкі пасля апошняй ячэйкі з дадзенымі

Каб ачысціць увесь змест і фарматаванне пасля апошняй ячэйкі з дадзенымі, зрабіце наступнае:

1. Пстрыкніце загаловак першага пустога слупка справа ад вашых дадзеных і націсніце Ctrl + Shift + End . Гэта абярэ дыяпазон ячэек паміж вашымі дадзенымі і апошняй выкарыстанай ячэйкай на аркушы.
2. На ўкладцы Галоўная ў групе Рэдагаванне націсніце Ачысціць > Ачысціць усё . Ці пстрыкніце вылучэнне правай кнопкай мышы і націсніце Выдаліць… > Увесь слупок :

   

3. Пстрыкніце загаловак першага пустога радка ніжэй вашых дадзеных і націсніце Ctrl + Shift + End .
4. Націсніце Ачысціць > Ачысціць усё на ўкладцы Галоўная або пстрыкніце правай кнопкай мышы выбар і абярыце Выдаліць… > Увесь радок.
5. Націсніце Ctrl + S, каб захаваць кнігу.

Праверце выкарыстаны дыяпазон каб пераканацца, што цяпер ён змяшчае толькі ячэйкі з дадзенымі і без прабелаў. Калі спалучэнне клавіш Ctrl + End зноў выбірае пустую ячэйку, захавайце кнігу і зачыніце яе. Калі вы зноў адкрываеце аркуш, апошняя выкарыстаная ячэйка павінна быць апошняй ячэйкай з данымі.

Падказка. Улічваючы, што Microsoft Excel 2007 і вышэй змяшчае больш за 1 000 000 радкоў і больш за 16 000 слупкоў, вы можаце паменшыць памер працоўнай вобласці, каб прадухіліць ненаўмысны ўвод даных у няправільныя ячэйкі. Для гэтага вы можаце проста выдаліць пустыя клеткі з іхпраглядаць, як тлумачыцца ў раздзеле "Як схаваць невыкарыстоўваныя (пустыя) радкі і слупкі".

Вось як вы выдаляеце пустыя радкі ў Excel. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!