Водич ће вас научити како да уклоните празна места у Екцел-у да бисте дали вашим радним листовима јасан и професионалан изглед.

Празне ћелије нису лоше ако их намерно оставите у праву места из естетских разлога. Али празне ћелије на погрешним местима су свакако непожељне. Срећом, постоји релативно једноставан начин да уклоните празне ћелије у Екцел-у и за тренутак ћете знати све детаље ове технике.

Како уклонити празне ћелије у Екцел-у

Брисање празних ћелија у Екцел-у је лако. Међутим, овај метод није применљив у свим ситуацијама. Да бисте били безбедни, обавезно направите резервну копију свог радног листа и прочитајте ова упозорења пре него што урадите било шта друго.

Са резервном копијом сачуваном на локацији за чување , извршите следеће кораке да бисте избрисали празне ћелије у Екцел-у:

1. Изаберите опсег где желите да уклоните празне ћелије. Да бисте брзо изабрали све ћелије са подацима, кликните на горњу леву ћелију и притисните Цтрл + Схифт + Енд . Ово ће проширити избор на последњу коришћену ћелију.
2. Притисните Ф5 и кликните на Посебно… . Или идите на картицу Почетна група &гт; Формати и кликните на Пронађи &амп; Изаберите &гт; Иди на специјално :

   

3. У дијалошком оквиру Иди на специјално изаберите празно место и кликните на ОК . Ово ће изабрати све празне ћелије у опсегу.

   

4. Кликните десним тастером миша на било коју од изабранихпразнине и изаберите Избриши... из контекстног менија:

   

5. У зависности од изгледа ваших података, изаберите померање ћелија улево или померите ћелије нагоре и кликните на ОК . У овом примеру идемо са првом опцијом:

   

То је то. Успешно сте уклонили празна места у табели:

Савети:

• Ако је нешто пошло по злу, не паничите и одмах притисните Цтрл + З да бисте вратили своје податке.
• Ако желите само да истакнете празне ћелије уместо да их уклоните, у овом чланку ћете пронаћи неколико различитих метода: Како да изаберете и означите празне ћелије у Екцел-у.

Када не уклонити празне ћелије избором празнина

Техника Иди на посебно &гт; Празне ћелије добро функционише за једну колону или ред. Такође може успешно елиминисати празне ћелије у низу независних редова или колона као у горњем примеру. Међутим, то може бити штетно за структуриране податке. Да бисте спречили да се то догоди, будите веома опрезни када уклањате празна места у радним листовима и имајте на уму следећа упозорења:

1. Избришите празне редове и колоне уместо ћелија

Ако су ваши подаци организовани у табели у којој колоне и редови садрже повезане информације, брисање празних ћелија ће покварити податке. У овом случају, требало би да уклоните само празне редове и празне колоне. Повезани туторијали објашњавају како то учинити брзо ибезбедно.

2. Не ради за Екцел табеле

Није могуће избрисати било коју појединачну ћелију у Екцел табели (у односу на опсег), дозвољено вам је само да уклоните читаве редове табеле. Или можете прво да конвертујете табелу у опсег, а затим да уклоните празне ћелије.

3. Може оштетити формуле и именоване опсеге

Екцел формуле могу да се прилагоде многим променама унесеним у референтне податке. Многи, али не сви. У неким ситуацијама, формуле које су се односиле на обрисане ћелије могу да се покваре. Дакле, након што уклоните празна места, брзо погледајте повезане формуле и/или именоване опсеге да бисте били сигурни да раде нормално.

Како да издвојите листу података игноришући празнине

Ако плашите се да уклањање празних ћелија у колони може оштетити ваше податке, оставити оригиналну колону каква јесте и издвојити непразне ћелије на неко друго место. Овај метод је од користи када креирате прилагођену листу или падајућу листу за валидацију података и желите да се уверите да у њој нема празнина.

Са изворном листом у А2:А11, унесите низ испод формула у Ц2, притисните Цтрл + Схифт + Ентер да бисте је исправно довршили, а затим копирајте формулу у још неколико ћелија. Број ћелија у које копирате формулу треба да буде једнак или већи од броја ставки на вашој листи.

Формула за издвајање ћелија које нису празне:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Следећи снимак екрана приказује резултат:

Како формуладела

На први поглед шкакљиво, када се ближе погледа логику формуле је лако пратити. На обичном енглеском, формула у Ц2 гласи на следећи начин: вратите прву вредност у опсегу А2:А11 ако та ћелија није празна. У случају грешке, вратите празан стринг ("").

За пажљиве кориснике Екцел-а, који су радознали да знају детаље сваке нове формуле, ево детаљне анализе:

Имате да функција ИНДЕКС враћа вредност од $А$2:$А$11 на основу наведеног броја реда (није прави број реда, релативни број реда у опсегу). У једноставнијем сценарију, могли бисмо да ставимо ИНДЕКС($А$2:$А$11, 1) у Ц2, и то би нам донело вредност у А2. Проблем је у томе што морамо да се побринемо за још 2 ствари:

• Уверите се да А2 није празан
• Вратите 2. вредност која није празна у Ц3, трећу непразну вредност у Ц4 и тако даље.

Оба ова задатка обрађује СМАЛЛ(арраи,к) функција:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

У нашем случају, арраи аргумент се генерише динамички на следећи начин:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) идентификује које ћелије у циљном опсегу нису празне и враћа ТРУЕ за њих, у супротном ФАЛСЕ. Добијени низ ТРУЕ и ФАЛСЕ иде на логички тест функције ИФ.
• ИФ процењује сваки елемент низа ТРУЕ/ФАЛСЕ и враћа одговарајући број за ТРУЕ, празан стринг за ФАЛСЕ:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) је потребно само за враћање низа бројева 1кроз 10 (јер постоји 10 ћелија у нашем опсегу) од којих ИФ може изабрати број за ТРУЕ вредности.

Као резултат, добијамо низ {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} и наша сложена СМАЛЛ функција се трансформише у ову једноставну:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Као што видите, аргумент арраи садржи само бројеве непразних ћелија (имајте на уму, ово су релативне позиције елементи у низу, тј. А2 је елемент 1, А3 је елемент 2 итд.).

У аргумент к стављамо РОВ(А1) који даје инструкције функцији СМАЛЛ да врати најмањи број 1. Због употребе релативне референце ћелије, број реда се повећава у корацима од 1 док копирате формулу надоле. Дакле, у Ц3, к ће се променити у РОВ(А2) и формула ће вратити број 2. ћелије која није празна, и тако даље.

Међутим, ми заправо не требају нам бројеви ћелија који нису празни, потребне су нам њихове вредности. Дакле, идемо напред и угнезујемо СМАЛЛ функцију у аргумент ред_нум ИНДЕКС-а приморавајући је да врати вредност из одговарајућег реда у опсегу.

Као завршни додир, прилажемо цела конструкција у функцији ИФЕРРОР за замену грешака празним стринговима. Грешке су неизбежне јер не можете да знате колико ћелија које нису празне су у циљном опсегу, стога копирате формулу на већи број ћелија.

С обзиром на горе наведено, можемо да направимо ову генеричку формулу за издвајањевредности игноришући празнине:

Где је "опсег" опсег са вашим оригиналним подацима. Обратите пажњу да су РОВ($А$1:$А$10) и РОВ(А1) константни делови и да се никада не мењају без обзира где ваши подаци почињу и колико ћелија садрже.

Како да избришете празне ћелије после последња ћелија са подацима

Празне ћелије које садрже знакове за форматирање или знакове који се не могу штампати могу изазвати много проблема у Екцел-у. На пример, можда ћете имати много већу величину датотеке већу него што је потребно или ћете имати одштампано неколико празних страница. Да бисмо избегли ове проблеме, избрисаћемо (или обрисати) празне редове и колоне који садрже форматирање, размаке или непознате невидљиве знакове.

Како лоцирати последњу коришћену ћелију на листу

Да бисте преместили до последње ћелије на листу која садржи податке или форматирање, кликните на било коју ћелију и притисните Цтрл + Енд .

Ако је горња пречица изабрала последњу ћелију са вашим подацима, то значи преостале редове и колоне су заиста празни и нису потребне даље манипулације. Али ако вас је одвео до визуелно празне ћелије, знајте да Екцел ту ћелију не сматра празном. То може бити пуки знак размака произведен случајним притиском на тастер, прилагођени формат броја постављен за ту ћелију или знак који се не може штампати увезен из спољне базе података. Шта год да јеразлога, та ћелија није празна.

Избришите ћелије после последње ћелије са подацима

Да бисте обрисали сав садржај и форматирање после последње ћелије са подацима, урадите следеће:

1. Кликните на наслов прве празне колоне десно од података и притисните Цтрл + Схифт + Енд . Ово ће изабрати опсег ћелија између ваших података и последње коришћене ћелије на листу.
2. На картици Почетна , у групи Уређивање , кликните на Обриши &гт; Обриши све . Или кликните десним тастером миша на избор и кликните на Избриши... &гт; Цела колона :

   

3. Кликните на наслов првог празног реда испод ваших података и притисните Цтрл + Схифт + Енд .
4. Кликните на Обриши &гт; Обриши све на картици Почетна или кликните десним тастером миша на избор и изаберите Избриши... &гт; Цео ред.
5. Притисните Цтрл + С да бисте сачували радну свеску.

Проверите коришћени опсег да бисте били сигурни да сада садржи само ћелије са подацима и без празнина. Ако пречица Цтрл + Енд поново изабере празну ћелију, сачувајте радну свеску и затворите је. Када поново отворите радни лист, последња коришћена ћелија треба да буде последња ћелија са подацима.

Савет. С обзиром на то да Мицрософт Екцел 2007 и новије верзије садрже преко 1.000.000 редова и више од 16.000 колона, можда ћете желети да смањите величину радног простора како бисте спречили кориснике да ненамерно уносе податке у погрешне ћелије. За ово можете једноставно уклонити празне ћелије из њиховихпогледајте како је објашњено у Како сакрити неискоришћене (празне) редове и колоне.

Тако бришете празна места у Екцел-у. Захваљујем вам на читању и надам се да ћемо се следеће недеље видети на нашем блогу!