Udžbenik će vas naučiti kako ukloniti prazna mjesta u Excelu kako biste svojim radnim listovima dali jasan i profesionalan izgled.

Prazne ćelije nisu loše ako ih namjerno ostavljate u ispravnom položaju mjesta iz estetskih razloga. Ali prazne ćelije na krivim mjestima svakako su nepoželjne. Srećom, postoji relativno jednostavan način za uklanjanje praznina u Excelu, a za trenutak ćete znati sve detalje ove tehnike.

Kako ukloniti prazne ćelije u Excelu

Brisanje praznih ćelija u Excelu je jednostavno. Međutim, ova metoda nije primjenjiva u svim situacijama. Kako biste bili sigurni, svakako napravite sigurnosnu kopiju svog radnog lista i pročitajte ova upozorenja prije nego što učinite bilo što drugo.

Sa sigurnosnom kopijom pohranjenom na mjestu za spremanje , izvršite sljedeće korake za brisanje praznih ćelija u Excelu:

1. Odaberite raspon u kojem želite ukloniti praznine. Za brzi odabir svih ćelija s podacima kliknite gornju lijevu ćeliju i pritisnite Ctrl + Shift + End . Ovo će proširiti odabir na posljednju korištenu ćeliju.
2. Pritisnite F5 i kliknite Posebno… . Ili idite na karticu Početna > Formati grupu i kliknite Pronađi & Odaberite > Idi na posebno :

   

3. U dijaloškom okviru Idi na posebno odaberite Praznine i kliknite OK . Ovo će odabrati sve prazne ćelije u rasponu.

   

4. Desnom tipkom miša kliknite bilo koju od odabranihpraznine i odaberite Izbriši… iz kontekstnog izbornika:

   

5. Ovisno o rasporedu vaših podataka, odaberite pomak ćelija ulijevo ili pomaknite ćelije gore i kliknite U redu . U ovom primjeru idemo s prvom opcijom:

   

To je to. Uspješno ste uklonili prazne prostore u tablici:

Savjeti:

• Ako nešto nije u redu, nemojte paničariti i odmah pritisnite Ctrl + Z da biste vratili svoje podatke.
• Ako samo želite istaknuti prazne ćelije, a ne ukloniti ih, pronaći ćete nekoliko različitih metoda u ovom članku: Kako odabrati i istaknuti prazne ćelije u Excelu.

Kada ne uklanjati prazne ćelije odabirom praznina

Tehnika Idi na posebno > prazna mjesta dobro radi za jedan stupac ili redak. Također može uspješno eliminirati prazne ćelije u nizu neovisnih redaka ili stupaca kao u gornjem primjeru. Međutim, to bi moglo biti štetno za strukturirane podatke. Kako biste spriječili da se to dogodi, budite vrlo pažljivi kada uklanjate praznine u radnim listovima i imajte na umu sljedeća upozorenja:

1. Izbrišite prazne retke i stupce umjesto ćelija

Ako su vaši podaci organizirani u tablici u kojoj stupci i retci sadrže povezane informacije, brisanje praznih ćelija zabrljat će podatke. U tom slučaju trebali biste ukloniti samo prazne retke i prazne stupce. Povezani vodiči objašnjavaju kako to učiniti brzo isigurno.

2. Ne radi za tablice programa Excel

Nije moguće izbrisati nijednu pojedinačnu ćeliju u tablici programa Excel (za razliku od raspona), dopušteno vam je samo uklanjanje cijelih redaka tablice. Ili možete prvo pretvoriti tablicu u raspon, a zatim ukloniti prazne ćelije.

3. Može oštetiti formule i imenovane raspone

Formule programa Excel mogu se prilagoditi mnogim promjenama unesenim u referentne podatke. Mnogi, ali ne svi. U nekim situacijama formule koje se odnose na izbrisane ćelije mogu biti pokvarene. Dakle, nakon uklanjanja praznina, brzo pogledajte povezane formule i/ili imenovane raspone kako biste bili sigurni da rade normalno.

Kako izdvojiti popis podataka zanemarujući praznine

Ako bojite se da bi uklanjanje praznih ćelija u stupcu moglo oštetiti vaše podatke, ostavite izvorni stupac kakav jest i izvucite neprazne ćelije na neko drugo mjesto. Ova metoda je korisna kada stvarate prilagođeni popis ili padajući popis za provjeru valjanosti podataka i želite osigurati da u njemu nema praznina.

S izvornim popisom u A2:A11, unesite niz ispod formulu u C2, pritisnite Ctrl + Shift + Enter da biste je ispravno dovršili, a zatim kopirajte formulu u još nekoliko ćelija. Broj ćelija u koje kopirate formulu trebao bi biti jednak ili veći od broja stavki na vašem popisu.

Formula za izdvajanje ćelija koje nisu prazne:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Sljedeći snimak zaslona prikazuje rezultat:

Kako formularadi

Zamršeno na prvi pogled, nakon detaljnijeg pogleda logiku formule lako je slijediti. Na običnom engleskom, formula u C2 glasi kako slijedi: vratite prvu vrijednost u rasponu A2:A11 ako ta ćelija nije prazna. U slučaju pogreške, vratite prazan niz ("").

Za promišljene korisnike programa Excel, koji su znatiželjni znati detalje svake nove formule, evo detaljne raščlambe:

Imate funkciju INDEX koja vraća vrijednost iz $A$2:$A$11 na temelju navedenog broja retka (ne stvarnog broja retka, relativnog broja retka u rasponu). U jednostavnijem scenariju, mogli bismo staviti INDEX($A$2:$A$11, 1) u C2 i on bi nam donio vrijednost u A2. Problem je u tome što se moramo pobrinuti za još 2 stvari:

• Provjeriti da A2 nije prazan
• Vrati drugu vrijednost koja nije prazna u C3, treću vrijednost koja nije prazna u C4, i tako dalje.

Oba ova zadatka obavlja funkcija SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

U našem slučaju, array argument generira se dinamički na sljedeći način:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identificira koje ćelije u ciljnom rasponu nisu prazne i vraća TRUE za njih, inače FALSE. Rezultirajući niz TRUE i FALSE ide na logički test funkcije IF.
• IF procjenjuje svaki element niza TRUE/FALSE i vraća odgovarajući broj za TRUE, prazan niz za FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) je potreban samo za vraćanje niza brojeva 1do 10 (jer postoji 10 ćelija u našem rasponu) iz kojih IF može odabrati broj za TRUE vrijednosti.

Kao rezultat, dobivamo niz {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} i naša složena SMALL funkcija pretvara se u ovu jednostavnu:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Kao što vidite, argument niz sadrži samo brojeve nepraznih ćelija (imajte na umu, ovo su relativni položaji elementi u nizu, tj. A2 je element 1, A3 je element 2, i tako dalje).

U argument k stavljamo ROW(A1) koji upućuje funkciju SMALL da vrati najmanji broj 1. Zbog upotrebe relativne reference ćelije, broj retka raste u koracima od 1 dok kopirate formulu prema dolje. Dakle, u C3, k će se promijeniti u ROW(A2) i formula će vratiti broj 2. ćelije koja nije prazna, i tako dalje.

Međutim, mi zapravo ne trebaju nam brojevi ćelija koji nisu prazni, trebaju nam njihove vrijednosti. Dakle, idemo naprijed i ugniježđujemo funkciju SMALL u row_num argument INDEX-a prisiljavajući je da vrati vrijednost iz odgovarajućeg retka u rasponu.

Kao završni detalj, prilažemo cijelu konstrukciju u funkciji IFERROR za zamjenu pogrešaka praznim nizovima. Pogreške su neizbježne jer ne možete znati koliko je ćelija koje nisu prazne u ciljnom rasponu, stoga kopirate formulu u veći broj ćelija.

S obzirom na gore navedeno, možemo izgraditi ovu generičku formulu za izdvajanjevrijednosti koje zanemaruju praznine:

Gdje je "raspon" raspon s vašim izvornim podacima. Obratite pažnju da su ROW($A$1:$A$10) i ROW(A1) stalni dijelovi i da se nikada ne mijenjaju bez obzira na to gdje vaši podaci počinju i koliko ćelija uključuju.

Kako izbrisati prazne ćelije nakon posljednja ćelija s podacima

Prazne ćelije koje sadrže znakove za oblikovanje ili znakove koji se ne mogu ispisati mogu uzrokovati mnogo problema u Excelu. Na primjer, možda ćete imati mnogo veću datoteku veću od potrebne ili ispisati nekoliko praznih stranica. Da bismo izbjegli ove probleme, izbrisat ćemo (ili obrisati) prazne retke i stupce koji sadrže oblikovanje, razmake ili nepoznate nevidljive znakove.

Kako locirati posljednju korištenu ćeliju na listu

Za premještanje do zadnje ćelije na listu koja sadrži podatke ili oblikovanje, kliknite bilo koju ćeliju i pritisnite Ctrl + End .

Ako je gornji prečac odabrao posljednju ćeliju s vašim podacima, to znači preostale retke i stupce stvarno su prazni i nisu potrebne nikakve daljnje manipulacije. Ali ako vas je odveo do vizualno prazne ćelije, znajte da Excel tu ćeliju ne smatra praznom. To može biti običan razmak nastao slučajnim pritiskom tipke, prilagođeni format broja postavljen za tu ćeliju ili znak koji se ne može ispisati uvezen iz vanjske baze podataka. Koji godrazloga ta ćelija nije prazna.

Izbrišite ćelije nakon zadnje ćelije s podacima

Da biste izbrisali sav sadržaj i oblikovanje nakon zadnje ćelije s podacima, učinite sljedeće:

1. Kliknite naslov prvog praznog stupca desno od podataka i pritisnite Ctrl + Shift + End . Ovo će odabrati raspon ćelija između vaših podataka i posljednje korištene ćelije na listu.
2. Na kartici Početna , u grupi Uređivanje kliknite Izbriši > Izbriši sve . Ili desnom tipkom miša kliknite odabir i kliknite Izbriši… > Cijeli stupac :

   

3. Kliknite naslov prvog praznog retka ispod svojih podataka i pritisnite Ctrl + Shift + End .
4. Kliknite Izbriši > Izbriši sve na kartici Početna ili desnom tipkom miša kliknite odabir i odaberite Izbriši… > Cijeli red.
5. Pritisnite Ctrl + S za spremanje radne knjige.

Provjerite korišteni raspon kako biste bili sigurni da sada sadrži samo ćelije s podacima i bez praznina. Ako prečac Ctrl + End ponovno odabere praznu ćeliju, spremite radnu knjigu i zatvorite je. Kada ponovno otvorite radni list, zadnja korištena ćelija trebala bi biti zadnja ćelija s podacima.

Savjet. S obzirom da Microsoft Excel 2007 i noviji sadrži više od 1.000.000 redaka i više od 16.000 stupaca, možda ćete htjeti smanjiti veličinu radnog prostora kako biste spriječili svoje korisnike da nenamjerno unose podatke u pogrešne ćelije. Za to možete jednostavno ukloniti prazne ćelije iz njihovihpogledajte kako je objašnjeno u Kako sakriti neiskorištene (prazne) retke i stupce.

Tako brišete prazne u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeći tjedan!