Підручник навчить вас видаляти порожні місця в Excel, щоб надати вашим робочим листам чіткого та професійного вигляду.

Порожні клітинки - це непогано, якщо ви навмисно залишаєте їх в потрібних місцях з естетичних міркувань. Але порожні клітинки в неправильних місцях, безумовно, небажані. На щастя, існує відносно простий спосіб видалити порожні клітинки в Excel, і за мить ви дізнаєтеся всі подробиці цієї техніки.

Як видалити порожні клітинки в Excel

Видалити порожні комірки в Excel легко. Однак цей спосіб можна застосувати не у всіх ситуаціях. Щоб убезпечити себе, будь ласка, обов'язково зробіть резервна копія свого робочого аркуша і прочитайте ці застереження, перш ніж робити щось інше.

За допомогою резервної копії, що зберігається в місці збереження, виконайте наступні дії для видалення порожніх клітинок в Excel:

1. Виділіть діапазон, з якого потрібно видалити пропуски. Щоб швидко виділити всі комірки з даними, клацніть ліву верхню комірку і натисніть Ctrl + Shift + End . Це розширить виділення до останньої використаної комірки.
2. Натисніть F5 і клацніть Особливий... Або завітайте на сайт Головна сторінка вкладка> Формати групу і натисніть Знайти та вибрати > Перейдіть до розділу "Особливе :

   

3. В рамках проекту Перейти до спеціальних пропозицій виберіть у діалоговому вікні Заготовки і натисніть ГАРАЗД. В результаті будуть виділені всі порожні клітинки в діапазоні.

   

4. Клацніть правою кнопкою миші по будь-якій з обраних заготовок і виберіть Видалити... з контекстного меню:

   

5. Залежно від макета ваших даних, виберіть зсув комірок вліво або зсунути клітинки вгору і натисніть ГАРАЗД. У цьому прикладі ми обираємо перший варіант:

   

Все, ви успішно видалили порожні місця у вашій таблиці:

Чайові:

• Якщо щось пішло не так, не панікуйте і негайно натисніть Ctrl + Z, щоб повернути свої дані.
• Якщо ви хочете лише виділити порожні клітинки, а не видалити, ви знайдете кілька різних методів у цій статті: Як виділити та виділити порожні клітинки в Excel.

Коли не можна видаляти порожні клітинки шляхом виділення пропусків

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Перейти до спеціальних пропозицій > Заготовки добре працює для одного стовпця або рядка. Він також може успішно видаляти порожні клітинки в діапазоні незалежних рядків або стовпців, як у наведеному вище прикладі. Однак він може завдати шкоди структурованим даним. Щоб цього не сталося, будь ласка, будьте дуже обережні при видаленні порожніх клітинок на робочих аркушах і пам'ятайте про наступні застереження:

1. видалити порожні рядки та стовпці замість комірок

Якщо ваші дані організовані в таблиці, де стовпці та рядки містять пов'язану інформацію, видалення порожніх клітинок призведе до спотворення даних. У цьому випадку слід видаляти лише порожні рядки та порожні стовпці. Посібники за посиланням пояснюють, як це зробити швидко та безпечно.

2. не працює для таблиць Excel

Неможливо видалити окремі клітинки в таблиці Excel (на відміну від діапазону), ви можете видалити тільки цілі рядки таблиці. Або ви можете спочатку перетворити таблицю в діапазон, а потім видалити порожні клітинки.

3. може пошкодити формули та іменовані діапазони

Формули Excel можуть пристосовуватися до багатьох змін, внесених до даних, на які вони посилаються. Багато, але не всі. У деяких ситуаціях формули, які посилаються на видалені клітинки, можуть порушитися. Тому після видалення порожніх клітинок швидко перегляньте пов'язані формули та/або іменовані діапазони, щоб переконатися, що вони працюють належним чином.

Як витягти список даних, ігноруючи пропуски

Якщо ви боїтеся, що видалення порожніх клітинок у стовпчику може спотворити дані, залиште вихідний стовпець без змін, а непорожні клітинки вилучіть в інше місце. Цей метод стане в нагоді, коли ви створюєте користувацький список або випадаючий список для перевірки даних і хочете переконатися, що в ньому немає порожніх клітинок.

З вихідним списком в A2:A11 введіть наведену нижче формулу масиву в C2, натисніть Ctrl + Shift + Enter, щоб правильно її заповнити, а потім скопіюйте формулу вниз на кілька клітинок. Кількість клітинок, куди ви копіюєте формулу, має дорівнювати або бути більшою, ніж кількість елементів у вашому списку.

Формула для вилучення непустих клітин:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1)),"")

На наступному скріншоті показано результат:

Як працює формула

Складна на перший погляд формула, але при уважному розгляді логіка її легко прослідковується. Простою мовою формула в комірці С2 виглядає наступним чином: повернути перше значення в діапазоні А2:А11, якщо ця комірка не порожня. У разі помилки повернути порожній рядок ("").

Для вдумливих користувачів Excel, яким цікаво знати всі тонкощі кожної нової формули, ми наводимо детальну розбивку:

Функція INDEX повертає значення з $A$2:$A$11 на основі вказаного номера рядка (не реального номера рядка, а відносного номера рядка в діапазоні). У більш простому сценарії ми могли б помістити INDEX($A$2:$A$11, 1) в C2, і він повернув би нам значення в A2. Проблема полягає в тому, що нам потрібно задовольнити ще 2 речі:

• Переконайтеся, що А2 не порожній
• Повернути 2-ге непусте значення в C3, 3-тє непусте значення в C4 і так далі.

Обидві ці задачі вирішує функція SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

У нашому випадку - це масив аргумент генерується динамічно наступним чином:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) визначає, які комірки цільового діапазону не є порожніми і повертає для них значення ІСТИНА, інакше - БРЕХНЯ. Отриманий масив значень ІСТИНА і БРЕХНЯ надходить на логічний тест функції ЕСЛИ.
• IF обчислює кожен елемент масиву TRUE/FALSE і повертає відповідне число для TRUE, порожній рядок для FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) потрібна лише для того, щоб повернути масив чисел від 1 до 10 (оскільки в нашому діапазоні 10 комірок), з якого IF може вибрати число для значення ІСТИНА.

В результаті отримуємо масив {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} і наша складна функція SMALL перетворюється в цю просту:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Як ви бачите, на сьогоднішній день масив містить тільки номери непорожніх комірок (зауважте, що це родич позиції елементів у масиві, тобто А2 - елемент 1, А3 - елемент 2 і т.д.).

В рамках проекту k ROW(A1), який вказує функції SMALL повернути найменше число 1. Завдяки використанню відносного посилання на комірку номер рядка збільшується з кроком 1 при копіюванні формули вниз. Так, у рядку C3, k зміниться на ROW(A2) і формула поверне номер 2-ї непустої комірки, і так далі.

Але нам насправді не потрібні номери непорожніх комірок, нам потрібні їх значення. Тому ми йдемо далі і вкладаємо функцію SMALL у функцію row_num аргумент функції INDEX, що змушує її повертати значення з відповідного рядка діапазону.

В якості останнього штриха ми поміщаємо всю конструкцію в функцію IFERROR, щоб замінити помилки порожніми рядками. Помилки неминучі, оскільки ви не можете знати, скільки непустих клітинок знаходиться в цільовому діапазоні, тому ви копіюєте формулу на більшу кількість клітинок.

Враховуючи вищесказане, ми можемо побудувати таку загальну формулу для вилучення значень, ігноруючи пропуски:

Де "діапазон" - це діапазон з вихідними даними. Зверніть увагу, що ROW($A$1:$A$10) і ROW(A1) є постійними частинами і ніколи не змінюються, незалежно від того, де починаються дані і скільки комірок вони включають.

Як видалити порожні комірки після останньої комірки з даними

Порожні клітинки, які містять форматування або недруковані символи, можуть спричинити багато проблем в Excel. Наприклад, ви можете отримати набагато більший розмір файлу, ніж потрібно, або надрукувати кілька порожніх сторінок. Щоб уникнути цих проблем, ми видалимо (або очистимо) порожні рядки та стовпці, які містять форматування, пробіли або невідомі невидимі символи.

Як знайти останню використану комірку на аркуші

Для переходу до останньої комірки на аркуші, яка містить або дані, або форматування, клацніть по будь-якій комірці і натисніть Ctrl + End .

Якщо вищевказаний ярлик виділив останню комірку з вашими даними, це означає, що решта рядків і стовпців дійсно порожні і подальші маніпуляції не потрібні. Але якщо він привів вас до візуально порожньої комірки, знайте, що Excel не вважає цю комірку порожньою. Це може бути просто символ пробілу, створений випадковим натисканням клавіші, спеціальний формат чисел, встановлений для цієї комірки, або недрукований формат.символ, імпортований із зовнішньої бази даних. Якою б не була причина, ця комірка не є порожньою.

Видалення комірок після останньої комірки з даними

Щоб очистити весь вміст і форматування після останньої комірки з даними, виконайте наступне:

1. Клацніть заголовок першого порожнього стовпця праворуч від ваших даних і натисніть Ctrl + Shift + End . Це дозволить виділити діапазон клітинок між вашими даними і останньою використаною коміркою на аркуші.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Редагування групу, натисніть Чисто > Очистити все Або клацніть правою кнопкою миші по виділеному і натисніть Видалити... > Вся колонка :

   

3. Клацніть по заголовку першого порожнього рядка під вашими даними і натисніть Ctrl + Shift + End .
4. Натисніть Чисто > Очистити все на Головна сторінка або клацніть правою кнопкою миші по виділеному фрагменту і виберіть Видалити... > Весь ряд.
5. Натисніть Ctrl + S, щоб зберегти книгу.

Перевірте використаний діапазон, щоб переконатися, що він тепер містить тільки клітинки з даними і не містить порожніх клітинок. Якщо комбінація клавіш Ctrl + End знову виділить порожню комірку, збережіть робочу книгу і закрийте її. Коли ви знову відкриєте робочий аркуш, останньою використаною коміркою повинна бути остання комірка з даними.

Порада. Враховуючи, що Microsoft Excel 2007 і вище містить понад 1 000 000 рядків і більше 16 000 стовпців, ви можете зменшити розмір робочої області, щоб запобігти ненавмисному введенню даних в неправильні комірки. Для цього ви можете просто видалити порожні комірки з їх перегляду, як описано в розділі Як приховати невикористовувані (порожні) рядки і стовпці.

Ось так видаляється порожнє місце в Excel. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!