Ce tutoriel vous apprendra à supprimer les espaces vides dans Excel pour donner à vos feuilles de calcul un aspect clair et professionnel.

Les cellules vides ne sont pas mauvaises si vous les laissez intentionnellement aux bons endroits pour des raisons esthétiques. Mais les cellules vides aux mauvais endroits sont certainement indésirables. Heureusement, il existe un moyen relativement facile de supprimer les blancs dans Excel, et dans un instant vous connaîtrez tous les détails de cette technique.

Comment supprimer les cellules vides dans Excel

Il est facile de supprimer des cellules vides dans Excel. Toutefois, cette méthode n'est pas applicable dans toutes les situations. Pour plus de sécurité, veillez à faire une liste de contrôle des cellules vides. copie de sauvegarde de votre feuille de travail et lisez ces avertissements avant de faire quoi que ce soit d'autre.

Avec une copie de sauvegarde stockée dans un endroit sûr, exécutez les étapes suivantes pour supprimer les cellules vides dans Excel :

1. Sélectionnez la plage dans laquelle vous souhaitez supprimer les blancs. Pour sélectionner rapidement toutes les cellules contenant des données, cliquez sur la cellule supérieure gauche et appuyez sur les touches Ctrl + Maj + Fin . Cela étend la sélection à la dernière cellule utilisée.
2. Appuyez sur F5 et cliquez sur Spécial... Ou allez à la Accueil tab> ; Formats et cliquez sur Trouver et sélectionner > ; Aller à Spécial :

   

3. Dans le Aller à Spécial sélectionnez Flans et cliquez sur OK Ceci sélectionnera toutes les cellules vides de la plage.

   

4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des blancs sélectionnés, puis sélectionnez Supprimer... dans le menu contextuel :

   

5. En fonction de la présentation de vos données, choisissez de déplacer les cellules vers la gauche ou déplacer les cellules vers le haut et cliquez sur OK Dans cet exemple, nous choisissons la première option :

   

   Voir également: Comment mettre en évidence le texte ou les mots en double dans une cellule Excel ?

Voilà, vous avez réussi à supprimer les espaces vides dans votre tableau :

Conseils :

• Si quelque chose s'est mal passé, ne paniquez pas et appuyez immédiatement sur Ctrl + Z pour récupérer vos données.
• Si vous souhaitez uniquement mettre en évidence les cellules vides plutôt que de les supprimer, vous trouverez quelques méthodes différentes dans cet article : Comment sélectionner et mettre en évidence les cellules vides dans Excel.

Quand ne pas supprimer les cellules vides en sélectionnant des blancs ?

Le site Aller à Spécial > ; Flans fonctionne très bien pour une seule colonne ou ligne. Elle peut également éliminer avec succès les cellules vides dans une plage de lignes ou de colonnes indépendantes, comme dans l'exemple ci-dessus. Toutefois, cette technique peut être préjudiciable aux données structurées. Pour éviter que cela ne se produise, soyez très prudent lorsque vous supprimez les espaces vides dans vos feuilles de calcul et gardez à l'esprit les avertissements suivants :

1. supprimer les lignes et les colonnes vides au lieu des cellules

Si vos données sont organisées dans un tableau où les colonnes et les lignes contiennent des informations liées, la suppression des cellules vides perturbera les données. Dans ce cas, vous ne devez supprimer que les lignes et les colonnes vides. Les didacticiels liés expliquent comment le faire rapidement et en toute sécurité.

2. ne fonctionne pas pour les tableaux Excel

Il n'est pas possible de supprimer des cellules individuelles dans un tableau Excel (par opposition à une plage), vous ne pouvez supprimer que des lignes entières du tableau. Vous pouvez également convertir le tableau en plage, puis supprimer les cellules vides.

3. peut endommager les formules et les plages nommées

Les formules Excel peuvent s'adapter à de nombreux changements apportés aux données référencées. Beaucoup, mais pas tous. Dans certaines situations, les formules qui se référaient aux cellules supprimées peuvent être cassées. Donc, après avoir supprimé les espaces vides, jetez un coup d'œil rapide aux formules connexes et/ou aux plages nommées pour vous assurer qu'elles fonctionnent normalement.

Comment extraire une liste de données en ignorant les blancs ?

Si vous craignez que la suppression des cellules vides d'une colonne n'altère vos données, laissez la colonne d'origine telle quelle et extrayez les cellules non vides vers un autre endroit. Cette méthode s'avère pratique lorsque vous créez une liste personnalisée ou une liste déroulante de validation des données et que vous souhaitez vous assurer qu'elle ne contient pas de cellules vides.

Avec la liste source dans A2:A11, saisissez la formule de tableau ci-dessous dans C2, appuyez sur Ctrl + Shift + Enter pour la compléter correctement, puis copiez la formule dans quelques cellules supplémentaires. Le nombre de cellules dans lesquelles vous copiez la formule doit être égal ou supérieur au nombre d'éléments de votre liste.

Formule pour extraire les cellules non vierges :

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10), ""), ROW(A1))), "")

La capture d'écran suivante montre le résultat :

Comment fonctionne la formule

A première vue, la logique de la formule est facile à suivre. En clair, la formule en C2 se lit comme suit : retourner la première valeur de la plage A2:A11 si cette cellule n'est pas vide. En cas d'erreur, retourner une chaîne vide ("").

Pour les utilisateurs avertis d'Excel, qui sont curieux de connaître les tenants et les aboutissants de chaque nouvelle formule, voici les détails :

Vous demandez à la fonction INDEX de renvoyer une valeur de $A$2:$A$11 en fonction du numéro de ligne spécifié (pas un numéro de ligne réel, un numéro de ligne relatif dans la plage). Dans un scénario plus simple, nous pourrions mettre INDEX($A$2:$A$11, 1) dans C2, et cela nous donnerait une valeur dans A2. Le problème est que nous devons tenir compte de deux autres éléments :

• Assurez-vous que A2 n'est pas vide
• Retournez la 2ème valeur non vide en C3, la 3ème valeur non vide en C4, et ainsi de suite.

Ces deux tâches sont gérées par la fonction SMALL(array,k) :

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10), ""), ROW(A1)))

Dans notre cas, le tableau est généré dynamiquement de la manière suivante :

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifie les cellules de la plage cible qui ne sont pas vides et renvoie VRAI pour elles, sinon FAUX. Le tableau résultant de VRAI et FAUX est utilisé pour le test logique de la fonction IF.
• IF évalue chaque élément du tableau VRAI/FAUX et renvoie un nombre correspondant pour VRAI, une chaîne vide pour FAUX :

  IF({VRAI;FAUX;VRAI;FAUX;VRAI;VRAI;FAUX;VRAI;FAUX;VRAI}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) est seulement nécessaire pour renvoyer un tableau de nombres de 1 à 10 (parce qu'il y a 10 cellules dans notre plage) à partir duquel IF peut choisir un nombre pour les valeurs VRAIES.

Comme résultat, nous obtenons le tableau {1 ;"";3 ;"";5;6 ;"";8 ;"";10} et notre fonction SMALL complexe se transforme en cette fonction simple :

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Comme vous le voyez, le tableau contient uniquement les nombres de cellules non vides (attention, il s'agit de relatif positions des éléments dans le tableau, c'est-à-dire que A2 est l'élément 1, A3 est l'élément 2, et ainsi de suite).

Dans le k nous mettons ROW(A1), ce qui indique à la fonction SMALL de renvoyer le plus petit nombre de 1. En raison de l'utilisation de la référence de cellule relative, le numéro de ligne augmente par incréments de 1 à mesure que vous copiez la formule vers le bas. Ainsi, dans C3, k deviendra ROW(A2) et la formule renverra le numéro de la deuxième cellule non vide, et ainsi de suite.

Cependant, nous n'avons pas besoin des numéros de cellules non vides, nous avons besoin de leurs valeurs. Nous avançons donc et imbriquons la fonction SMALL dans la fonction numéro de rang de INDEX, ce qui l'oblige à renvoyer une valeur provenant de la ligne correspondante de la plage.

Comme touche finale, nous enfermons toute la construction dans la fonction IFERROR pour remplacer les erreurs par des chaînes vides. Les erreurs sont inévitables parce que vous ne pouvez pas savoir combien de cellules non vides se trouvent dans la plage cible, donc vous copiez la formule dans un plus grand nombre de cellules.

Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons construire cette formule générique pour extraire les valeurs en ignorant les blancs :

Veuillez noter que ROW($A$1:$A$10) et ROW(A1) sont des parties constantes et ne changent jamais, quel que soit le point de départ de vos données et le nombre de cellules qu'elles contiennent.

Comment supprimer les cellules vides après la dernière cellule contenant des données ?

Les cellules vides qui contiennent du formatage ou des caractères non imprimables peuvent causer beaucoup de problèmes dans Excel. Par exemple, vous pouvez vous retrouver avec un fichier beaucoup plus volumineux que nécessaire ou avoir quelques pages blanches imprimées. Pour éviter ces problèmes, nous allons supprimer (ou effacer) les lignes et les colonnes vides qui contiennent du formatage, des espaces ou des caractères invisibles inconnus.

Comment localiser la dernière cellule utilisée dans la feuille ?

Pour passer à la dernière cellule de la feuille qui contient des données ou un formatage, cliquez sur n'importe quelle cellule et appuyez sur Ctrl + Fin .

Si le raccourci ci-dessus a sélectionné la dernière cellule contenant vos données, cela signifie que les lignes et les colonnes restantes sont réellement vides et qu'aucune autre manipulation n'est nécessaire. Mais si vous êtes arrivé à une cellule visuellement vide, sachez qu'Excel ne considère pas cette cellule comme vide. Il peut s'agir d'un simple caractère d'espacement produit par une frappe accidentelle, d'un format de nombre personnalisé défini pour cette cellule ou d'un caractère non imprimable.un caractère importé d'une base de données externe. Quelle que soit la raison, cette cellule n'est pas vide.

Supprimer les cellules après la dernière cellule contenant des données

Pour effacer tout le contenu et le formatage après la dernière cellule contenant des données, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l'en-tête de la première colonne vide à droite de vos données et appuyez sur les touches Ctrl + Shift + End pour sélectionner une plage de cellules entre vos données et la dernière cellule utilisée sur la feuille.
2. Sur le Accueil dans l'onglet Modification de cliquez sur Clair > ; Effacer tout Ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur la sélection et cliquez sur Supprimer... > ; Colonne entière :

   

3. Cliquez sur l'en-tête de la première ligne vide sous vos données et appuyez sur Ctrl + Shift + End .
4. Cliquez sur Clair > ; Effacer tout sur le Accueil ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur la sélection et choisissez Supprimer... > ; Toute la rangée.
5. Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer le classeur.

Vérifiez la plage utilisée pour vous assurer qu'elle ne contient plus que des cellules contenant des données et pas de cellules vides. Si le raccourci Ctrl + Fin sélectionne à nouveau une cellule vide, enregistrez le classeur et fermez-le. Lorsque vous ouvrez à nouveau la feuille de calcul, la dernière cellule utilisée doit être la dernière cellule contenant des données.

Conseil : étant donné que Microsoft Excel 2007 et les versions ultérieures contiennent plus de 1 000 000 de lignes et plus de 16 000 colonnes, vous pouvez réduire la taille de l'espace de travail pour éviter que vos utilisateurs ne saisissent involontairement des données dans des cellules erronées. Pour ce faire, vous pouvez simplement supprimer les cellules vides de leur vue comme expliqué dans Comment masquer les lignes et les colonnes inutilisées (vides).

C'est ainsi que l'on supprime les blancs dans Excel. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !