টিউটোরিয়ালটি আপনাকে শেখাবে কিভাবে আপনার ওয়ার্কশীটগুলিকে একটি পরিষ্কার এবং পেশাদার চেহারা দেওয়ার জন্য এক্সেলে ফাঁকা স্থানগুলি সরাতে হয়৷

আপনি যদি ইচ্ছাকৃতভাবে সেগুলিকে ডানদিকে রেখে থাকেন তবে খালি ঘরগুলি খারাপ নয়৷ নান্দনিক কারণে জায়গা। কিন্তু ভুল জায়গায় ফাঁকা ঘর অবশ্যই অবাঞ্ছিত। সৌভাগ্যবশত, Excel-এ ফাঁকা স্থানগুলি সরানোর একটি অপেক্ষাকৃত সহজ উপায় রয়েছে এবং কিছুক্ষণের মধ্যে আপনি এই কৌশলটির সমস্ত বিবরণ জানতে পারবেন৷

এক্সেলের ফাঁকা ঘরগুলি কীভাবে সরিয়ে ফেলা যায়

Excel এ খালি সেল মুছে ফেলা সহজ। যাইহোক, এই পদ্ধতি সব পরিস্থিতিতে প্রযোজ্য নয়। নিজেকে নিরাপদে রাখতে, অনুগ্রহ করে আপনার ওয়ার্কশীটের একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করতে ভুলবেন না এবং অন্য কিছু করার আগে এই সতর্কতাগুলি পড়ুন৷

একটি সংরক্ষণের জায়গায় সংরক্ষণ করা একটি ব্যাকআপ অনুলিপি সহ , Excel এ খালি ঘর মুছে ফেলার জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করুন:

1. আপনি যেখানে ফাঁকা স্থানগুলি সরাতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷ ডেটা সহ সমস্ত কক্ষ দ্রুত নির্বাচন করতে, উপরের-বাম কক্ষে ক্লিক করুন এবং Ctrl + Shift + End টিপুন। এটি নির্বাচনকে শেষ ব্যবহৃত ঘরে প্রসারিত করবে।
2. F5 টিপুন এবং বিশেষ… ক্লিক করুন। অথবা হোম ট্যাবে যান > ফরম্যাটস গ্রুপ, এবং ক্লিক করুন খুঁজুন & > বিশেষে যান :

   

3. বিশেষে যান ডায়ালগ বক্সে, খালি নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন। এটি পরিসরের সমস্ত ফাঁকা কক্ষ নির্বাচন করবে৷

   

   আরো দেখুন: এক্সেলে লজিক্যাল ফাংশন: AND, OR, XOR এবং NOT
4. নির্বাচিত যেকোনো একটি ডান-ক্লিক করুনফাঁকা, এবং প্রসঙ্গ মেনু থেকে মুছুন… বেছে নিন:

   

5. আপনার ডেটার লেআউটের উপর নির্ভর করে, কোষ বামে স্থানান্তর করুন<2 বেছে নিন> অথবা কক্ষগুলি উপরে স্থানান্তর করুন , এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন। এই উদাহরণে, আমরা প্রথম বিকল্পটি নিয়ে যাই:

   

এটাই। আপনি আপনার টেবিলের ফাঁকা স্থানগুলি সফলভাবে মুছে ফেলেছেন:

টিপস:

• যদি কিছু ভুল হয়ে থাকে, আতঙ্কিত হবেন না এবং সাথে সাথে Ctrl টিপুন + Z আপনার ডেটা ফেরত পেতে।
• আপনি যদি অপসারণ না করে শুধুমাত্র ফাঁকা কক্ষগুলিকে হাইলাইট করতে চান, তাহলে আপনি এই নিবন্ধে কয়েকটি ভিন্ন পদ্ধতি পাবেন: কিভাবে Excel-এ ফাঁকা কক্ষ নির্বাচন ও হাইলাইট করবেন।

খালি স্থান নির্বাচন করে খালি কক্ষগুলিকে কখন সরাতে হবে না

বিশেষে যান > ফাঁকা কৌশলটি একটি একক কলাম বা সারির জন্য ভাল কাজ করে। এটি উপরের উদাহরণের মতো স্বাধীন সারি বা কলামের পরিসরে খালি ঘরগুলিকে সফলভাবে মুছে ফেলতে পারে। তবে, এটি স্ট্রাকচার্ড ডেটার জন্য ক্ষতিকর হতে পারে। এটি যাতে না ঘটে তার জন্য, অনুগ্রহ করে আপনার ওয়ার্কশীট থেকে ফাঁকা স্থানগুলি সরানোর সময় খুব সতর্ক থাকুন এবং নিম্নলিখিত সতর্কতাগুলি মনে রাখবেন:

1. কক্ষের পরিবর্তে ফাঁকা সারি এবং কলাম মুছুন

যদি আপনার ডেটা এমন একটি টেবিলে সংগঠিত হয় যেখানে কলাম এবং সারি সম্পর্কিত তথ্য থাকে, তাহলে খালি কক্ষগুলি মুছে ফেলা ডেটাকে বিভ্রান্ত করবে৷ এই ক্ষেত্রে, আপনার শুধুমাত্র ফাঁকা সারি এবং ফাঁকা কলামগুলি সরানো উচিত। লিঙ্কযুক্ত টিউটোরিয়ালগুলি ব্যাখ্যা করে যে কীভাবে এটি দ্রুত করা যায় এবংনিরাপদে।

2. এক্সেল টেবিলের জন্য কাজ করে না

একটি এক্সেল টেবিলের (বনাম একটি পরিসর) কোনো পৃথক কক্ষ মুছে ফেলা সম্ভব নয়, আপনি শুধুমাত্র সম্পূর্ণ টেবিলের সারিগুলি সরাতে পারবেন। অথবা আপনি প্রথমে টেবিলটিকে পরিসরে রূপান্তর করতে পারেন এবং তারপরে ফাঁকা ঘরগুলি সরিয়ে ফেলতে পারেন৷

3. সূত্র এবং নামকৃত রেঞ্জগুলিকে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে

এক্সেল সূত্র উল্লেখ করা ডেটাতে করা অনেক পরিবর্তনের সাথে সামঞ্জস্য করতে পারে। অনেক, কিন্তু সব না. কিছু পরিস্থিতিতে, মুছে ফেলা কক্ষগুলির উল্লেখ করা সূত্রগুলি ভেঙে যেতে পারে। সুতরাং, ফাঁকা স্থানগুলি মুছে ফেলার পরে, সংশ্লিষ্ট সূত্রগুলি এবং/অথবা নামকৃত রেঞ্জগুলি স্বাভাবিকভাবে কাজ করছে তা নিশ্চিত করতে দ্রুত তাকান৷

খালি স্থান উপেক্ষা করে ডেটার একটি তালিকা কীভাবে বের করবেন

যদি আপনি ভয় করুন যে একটি কলামের ফাঁকা কক্ষগুলি অপসারণ করলে আপনার ডেটা গুলিয়ে যেতে পারে, মূল কলামটি যেমন আছে তেমনই রেখে দিন এবং অন্য কোথাও খালি না হওয়া কোষগুলিকে বের করে দিন। এই পদ্ধতিটি কাজে আসে, যখন আপনি একটি কাস্টম তালিকা বা ড্রপ-ডাউন ডেটা যাচাইকরণ তালিকা তৈরি করেন এবং নিশ্চিত করতে চান যে এতে কোন খালি জায়গা নেই।

A2:A11-এ উৎস তালিকা সহ, নীচের অ্যারেটি প্রবেশ করান C2-এ সূত্রটি সঠিকভাবে সম্পূর্ণ করতে Ctrl + Shift + Enter টিপুন এবং তারপরে আরও কয়েকটি কক্ষে সূত্রটি কপি করুন। কক্ষের সংখ্যা যেখানে আপনি সূত্র অনুলিপি করবেন আপনার তালিকার আইটেমের সংখ্যার সমান বা তার বেশি হওয়া উচিত।

অ-খালি কক্ষগুলি বের করার সূত্র:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

নিম্নলিখিত স্ক্রিনশট ফলাফল দেখায়:

কীভাবে সূত্রকাজ করে

প্রথম দর্শনে চতুর, ঘনিষ্ঠভাবে দেখলে সূত্রটির যুক্তি অনুসরণ করা সহজ। সরল ইংরেজিতে, C2 এর সূত্রটি নিম্নরূপ: A2:A11 পরিসরে প্রথম মানটি ফেরত দিন যদি ঘরটি ফাঁকা না হয়। কোনো ত্রুটির ক্ষেত্রে, একটি খালি স্ট্রিং ("") ফেরত দিন।

চিন্তাশীল এক্সেল ব্যবহারকারীদের জন্য, যারা প্রতিটি নতুন সূত্রের নাট এবং বোল্ট জানতে আগ্রহী, এখানে বিস্তারিত ব্রেক-ডাউন রয়েছে:

আপনার কাছে INDEX ফাংশনটি নির্দিষ্ট সারি সংখ্যার উপর ভিত্তি করে $A$2:$A$11 থেকে একটি মান ফেরত দিয়েছে (কোনও প্রকৃত সারি সংখ্যা নয়, পরিসরে একটি আপেক্ষিক সারি সংখ্যা)। একটি সহজ পরিস্থিতিতে, আমরা C2 তে INDEX($A$2:$A$11, 1) রাখতে পারি, এবং এটি আমাদের A2 তে একটি মান আনবে। সমস্যা হল যে আমাদের আরও 2টি জিনিস পূরণ করতে হবে:

• নিশ্চিত করুন A2 ফাঁকা নয়
• C3 তে ২য় অ-ফাঁকা মান, ৩য় অ-খালি মানটি ফেরত দিন C4 এ, এবং আরও অনেক কিছু।

এই উভয় কাজই SMALL(array,k) ফাংশন দ্বারা পরিচালিত হয়:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

আমাদের ক্ষেত্রে, অ্যারে আর্গুমেন্টটি নিম্নলিখিত উপায়ে গতিশীলভাবে তৈরি করা হয়:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) লক্ষ্য পরিসরের কোন ঘরগুলি ফাঁকা নয় তা সনাক্ত করে এবং তাদের জন্য TRUE প্রদান করে, অন্যথায় FALSE। TRUE এবং FALSE এর ফলস্বরূপ অ্যারেটি IF ফাংশনের লজিক্যাল পরীক্ষায় যায়৷
• IF TRUE/FALSE অ্যারের প্রতিটি উপাদানকে মূল্যায়ন করে এবং TRUE-এর জন্য একটি সংশ্লিষ্ট সংখ্যা প্রদান করে, FALSE-এর জন্য একটি খালি স্ট্রিং:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) শুধুমাত্র সংখ্যা 1 এর একটি অ্যারে ফেরত দিতে হবে10 এর মাধ্যমে (কারণ আমাদের পরিসরে 10 টি সেল আছে) যেখান থেকে IF সঠিক মানের জন্য একটি সংখ্যা বেছে নিতে পারে।

ফলস্বরূপ, আমরা অ্যারে পাই {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} এবং আমাদের জটিল ছোট ফাংশনটি এই সাধারণটিতে রূপান্তরিত হয়:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

যেমন আপনি দেখছেন, অ্যারে আর্গুমেন্টে শুধুমাত্র অ-খালি ঘরের সংখ্যা রয়েছে (মনে রাখবেন, এগুলো হল আপেক্ষিক অবস্থান অ্যারের উপাদানগুলি, যেমন A2 হল উপাদান 1, A3 হল উপাদান 2, এবং আরও অনেক কিছু।

k আর্গুমেন্টে, আমরা ROW(A1) রাখি যা ছোট ফাংশন নির্দেশ করে 1 এর ক্ষুদ্রতম সংখ্যা ফেরত দিতে। আপেক্ষিক সেল রেফারেন্স ব্যবহারের কারণে আপনি সূত্রটি কপি করার সাথে সাথে সারি সংখ্যা 1 এর বৃদ্ধিতে বেড়ে যায়। সুতরাং, C3-তে, k ROW(A2) তে পরিবর্তিত হবে এবং সূত্রটি 2য় নন-ফাঁকা ঘরের সংখ্যা ফেরত দেবে, ইত্যাদি।

তবে, আমরা আসলে তা করি না অ-খালি ঘর সংখ্যা প্রয়োজন, আমাদের তাদের মান প্রয়োজন। সুতরাং, আমরা এগিয়ে যাই এবং ছোট ফাংশনটিকে INDEX এর row_num আর্গুমেন্টে নেস্ট করি যাতে এটি রেঞ্জের সংশ্লিষ্ট সারি থেকে একটি মান ফেরত দিতে বাধ্য হয়। খালি স্ট্রিং দিয়ে ত্রুটি প্রতিস্থাপন করতে IFERROR ফাংশনে সম্পূর্ণ নির্মাণ। ত্রুটিগুলি অনিবার্য কারণ লক্ষ্য পরিসরে কতগুলি অ-ফাঁকা ঘর রয়েছে তা আপনি জানতে পারবেন না, তাই আপনি সূত্রটিকে একটি বড় সংখ্যক কক্ষে অনুলিপি করুন৷

উপরের দেওয়া, আমরা নিষ্কাশনের জন্য এই জেনেরিক সূত্রটি তৈরি করতে পারিশূন্যস্থান উপেক্ষা করা মান:

যেখানে "রেঞ্জ" হল আপনার আসল ডেটার সাথে পরিসীমা। অনুগ্রহ করে মনোযোগ দিন যে ROW($A$1:$A$10) এবং ROW(A1) হল ধ্রুবক অংশ এবং আপনার ডেটা যেখান থেকে শুরু হোক এবং কতগুলি সেল তাতে অন্তর্ভুক্ত হোক না কেন তা কখনই পরিবর্তন হয় না৷

এর পরে খালি সেলগুলি কীভাবে মুছবেন ডেটা সহ শেষ কক্ষ

ফরম্যাটিং বা অ-মুদ্রণযোগ্য অক্ষর ধারণ করে এমন ফাঁকা কক্ষগুলি এক্সেলে অনেক সমস্যার কারণ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাছে প্রয়োজনের চেয়ে অনেক বড় ফাইলের আকার থাকতে পারে বা কয়েকটি ফাঁকা পৃষ্ঠা মুদ্রিত হতে পারে। এই সমস্যাগুলি এড়াতে, আমরা বিন্যাস, স্পেস বা অজানা অদৃশ্য অক্ষর ধারণ করে এমন খালি সারি এবং কলামগুলি মুছে ফেলব (বা পরিষ্কার) করব৷

শীটে শেষ ব্যবহৃত ঘরটি কীভাবে সনাক্ত করবেন

সরানোর জন্য শীটের শেষ কক্ষে যেটিতে ডেটা বা ফরম্যাটিং রয়েছে, যে কোনো ঘরে ক্লিক করুন এবং Ctrl + End টিপুন।

উপরের শর্টকাটটি যদি আপনার ডেটা সহ শেষ ঘরটি নির্বাচন করে থাকে, তাহলে এর অর্থ অবশিষ্ট সারি এবং কলাম সত্যিই ফাঁকা এবং আর কোন ম্যানিপুলেশনের প্রয়োজন নেই। কিন্তু যদি এটি আপনাকে একটি দৃশ্যত খালি ঘরে নিয়ে যায়, তবে জেনে রাখুন যে Excel সেই ঘরটিকে ফাঁকা বিবেচনা করে না। এটি একটি দুর্ঘটনাজনিত কী স্ট্রোক দ্বারা উত্পাদিত একটি নিছক স্পেস অক্ষর হতে পারে, সেই ঘরের জন্য একটি কাস্টম নম্বর বিন্যাস সেট করা, বা একটি বহিরাগত ডাটাবেস থেকে আমদানি করা একটি অ-মুদ্রণযোগ্য অক্ষর। যাই হোক না কেনকারণ, সেই সেলটি খালি নেই।

ডেটা সহ শেষ সেলের পরে সেলগুলি মুছুন

ডেটা সহ শেষ সেলের পরে সমস্ত বিষয়বস্তু এবং ফর্ম্যাটিং সাফ করতে, নিম্নলিখিতগুলি করুন:

ব্যবহৃত পরিসরটি পরীক্ষা করুন নিশ্চিত করতে যে এটিতে এখন শুধুমাত্র ডেটা সহ কক্ষ রয়েছে এবং কোন ফাঁকা নেই। যদি Ctrl + End শর্টকাট আবার একটি ফাঁকা ঘর নির্বাচন করে, ওয়ার্কবুকটি সংরক্ষণ করুন এবং এটি বন্ধ করুন। আপনি যখন ওয়ার্কশীটটি আবার খুলবেন, শেষ ব্যবহৃত সেলটি ডেটা সহ শেষ সেল হওয়া উচিত৷

টিপ৷ Microsoft Excel 2007 এবং উচ্চতর 1,000,000 সারি এবং 16,000-এর বেশি কলাম ধারণ করে, আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের অনিচ্ছাকৃতভাবে ভুল কক্ষে ডেটা প্রবেশ করা থেকে বিরত রাখতে ওয়ার্কস্পেসের আকার কমাতে চাইতে পারেন। এই জন্য, আপনি সহজভাবে তাদের থেকে খালি ঘর অপসারণ করতে পারেনঅব্যবহৃত (খালি) সারি এবং কলামগুলি কীভাবে লুকাবেন তা ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

এভাবে আপনি এক্সেলে ফাঁকা মুছে ফেলবেন। আমি পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ এবং আগামী সপ্তাহে আমাদের ব্লগে আপনাকে দেখতে আশা করি!