O titorial ensinarache como eliminar espazos en branco en Excel para que as túas follas de traballo teñan un aspecto claro e profesional.

As celas baleiras non son malas se as deixas intencionadamente correctas. lugares por razóns estéticas. Pero as celas en branco en lugares incorrectos son certamente indesexables. Afortunadamente, hai un xeito relativamente sinxelo de eliminar os espazos en branco en Excel, e nun momento coñecerás todos os detalles desta técnica.

Como eliminar as celas en branco en Excel

Eliminar celas baleiras en Excel é doado. Non obstante, este método non é aplicable en todas as situacións. Para manterte seguro, asegúrate de facer unha copia de seguranza da túa folla de traballo e de ler estas advertencias antes de facer calquera outra cousa.

Cunha copia de seguranza almacenada nun lugar de gardado , realice os seguintes pasos para eliminar as celas baleiras en Excel:

1. Seleccione o intervalo onde quere eliminar os espazos en branco. Para seleccionar rapidamente todas as celas con datos, faga clic na cela superior esquerda e prema Ctrl + Maiús + Fin . Isto estenderá a selección á última cela utilizada.
2. Preme F5 e fai clic en Especial... . Ou vai á pestana Inicio > Formatos grupo e fai clic en Buscar & Seleccione > Ir a especial :

   

3. No cadro de diálogo Ir a especial , seleccione Obras en branco e prema en Aceptar . Isto seleccionará todas as celas en branco do intervalo.

   

4. Fai clic co botón dereito en calquera das seleccionadas.espazos en branco e escolla Eliminar... no menú contextual:

   

5. Dependendo da disposición dos datos, escolla mover as celas á esquerda ou move as celas cara arriba e faga clic en Aceptar . Neste exemplo, imos coa primeira opción:

   

Isto é. Eliminaches correctamente os espazos en branco da túa táboa:

Consellos:

• Se algo saíu mal, non te asustes e preme inmediatamente Ctrl + Z para recuperar os datos.
• Se só queres resaltar as celas en branco en lugar de eliminar, atoparás algúns métodos diferentes neste artigo: Como seleccionar e resaltar celas en branco en Excel.

Cando non se deben eliminar celas baleiras seleccionando espazos en branco

A técnica Ir a especial > Os brancos funciona ben para unha soa columna ou fila. Tamén pode eliminar con éxito as celas baleiras nunha serie de filas ou columnas independentes como no exemplo anterior. Non obstante, podería ser prexudicial para os datos estruturados. Para evitar que isto ocorra, teña moito coidado ao eliminar os espazos en branco das súas follas de traballo e teña en conta as seguintes advertencias:

1. Elimina filas e columnas en branco en lugar de celas

Se os teus datos están organizados nunha táboa onde as columnas e as filas conteñen información relacionada, eliminar as celas baleiras desordenará os datos. Neste caso, só debes eliminar filas e columnas en branco. Os tutoriais enlazados explican como facelo rapidamente econ seguridade.

2. Non funciona para táboas de Excel

Non é posible eliminar ningunha cela individual nunha táboa de Excel (en comparación con un intervalo), só podes eliminar filas enteiras da táboa. Ou pode converter primeiro a táboa en intervalo e despois eliminar as celas en branco.

3. Pode danar fórmulas e intervalos con nome

As fórmulas de Excel poden axustarse a moitos cambios feitos nos datos de referencia. Moitos, pero non todos. Nalgunhas situacións, as fórmulas que se referían ás celas eliminadas poden romperse. Entón, despois de eliminar os espazos en branco, bótalle unha ollada rápida ás fórmulas relacionadas e/ou aos intervalos nomeados para asegurarse de que funcionan normalmente.

Como extraer unha lista de datos ignorando os espazos en branco

Se temo que eliminar celas en branco dunha columna poida alterar os teus datos, deixa a columna orixinal tal e como está e extrae as celas non baleiras a outro lugar. Este método é útil cando está a crear unha lista personalizada ou unha lista despregable de validación de datos e desexa asegurarse de que non hai espazos en branco nela.

Coa lista de orixe en A2:A11, introduza a seguinte matriz. fórmula en C2, prema Ctrl + Maiús + Intro para completala correctamente e, a continuación, copie a fórmula a algunhas celas máis. O número de celas onde copias a fórmula debe ser igual ou superior ao número de elementos da túa lista.

Fórmula para extraer celas non en branco:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

A seguinte captura de pantalla mostra o resultado:

Como a fórmulafunciona

Díficil a primeira vista, a lóxica da fórmula é fácil de seguir cunha ollada máis atenta. En inglés sinxelo, a fórmula en C2 di o seguinte: devolve o primeiro valor do intervalo A2:A11 se esa cela non está en branco. En caso de erro, devolve unha cadea baleira ("").

Para os usuarios de Excel reflexivos, que teñan curiosidade por coñecer as porcas e os parafusos de cada fórmula nova, aquí tes o desglose detallado:

Tes que a función INDEX devolve un valor de $A$2:$A$11 en función do número de fila especificado (non un número de fila real, un número de fila relativo no intervalo). Nun escenario máis sinxelo, poderiamos poñer INDEX($A$2:$A$11, 1) en C2, e conseguiríanos un valor en A2. O problema é que necesitamos atender 2 cousas máis:

• Asegúrate de que A2 non estea en branco
• Devolve o segundo valor non en branco en C3, o terceiro valor non en branco. en C4, etc.

Ambas estas tarefas son xestionadas pola función SMALL(matriz,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

No noso caso, a función matriz xérase dinámicamente do seguinte xeito:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifica as celas do intervalo de destino que non están en branco e devolve VERDADEIRO para elas, en caso contrario, FALSA. A matriz resultante de VERDADERO e FALSO pasa á proba lóxica da función IF.
• IF avalía cada elemento da matriz VERDADERO/FALSO e devolve un número correspondente para VERDADEIRO, unha cadea baleira para FALSO:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) só é necesario para devolver unha matriz de números 1a través de 10 (porque hai 10 celas no noso intervalo) das cales IF pode escoller un número para valores VERDADEIROS.

Como resultado, obtemos a matriz {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} e a nosa complexa función PEQUENA transfórmase nesta sinxela:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Como ves, o argumento matriz contén só o número de celas non baleiras (ten en conta que estas son posicións relativas de os elementos da matriz, é dicir, A2 é o elemento 1, A3 é o elemento 2 e así sucesivamente).

No argumento k , poñemos FILA(A1) que indica a función PEQUENA para devolver o número máis pequeno do 1. Debido ao uso da referencia de cela relativa, o número de fila aumenta en incrementos de 1 mentres copias a fórmula cara abaixo. Entón, en C3, k cambiará a FILA(A2) e a fórmula devolverá o número da 2a cela non en branco, e así por diante.

Non obstante, en realidade non necesitamos os números de cela non baleiros, necesitamos os seus valores. Entón, avanzamos e aniñamos a función SMALL no argumento row_num de INDEX forzándoa a devolver un valor da fila correspondente no intervalo.

Como toque final, incluímos o construción completa na función IFERROR para substituír os erros por cadeas baleiras. Os erros son inevitables porque non pode saber cantas celas non están en branco hai no intervalo de destino, polo que copia a fórmula a un número maior de celas.

Dado o anterior, podemos crear esta fórmula xenérica para extraervalores ignorando os espazos en branco:

Onde "intervalo" é o intervalo cos teus datos orixinais. Preste atención a que ROW($A$1:$A$10) e ROW(A1) son partes constantes e nunca cambian sen importar onde comecen os datos e cantas celas inclúan.

Como eliminar as celas baleiras despois a última cela con datos

As celas en branco que conteñen caracteres de formato ou non imprimibles poden causar moitos problemas en Excel. Por exemplo, pode acabar tendo un tamaño de ficheiro moito maior do necesario ou ter impresas algunhas páxinas en branco. Para evitar estes problemas, eliminaremos (ou borraremos) filas e columnas baleiras que conteñan formato, espazos ou caracteres invisibles descoñecidos.

Como localizar a última cela utilizada na folla

Para mover á última cela da folla que contén datos ou formato, faga clic en calquera cela e prema Ctrl + Fin .

Se o atallo anterior seleccionou a última cela cos seus datos, significa que as filas e columnas restantes están realmente en branco e non son necesarias máis manipulacións. Pero se o levou a unha cela visualmente baleira, saiba que Excel non considera esa cela en branco. Pode ser un mero carácter de espazo producido por unha tecla accidental, un formato de número personalizado definido para esa cela ou un carácter non imprimible importado dunha base de datos externa. Sexa cal sexamotivo, esa cela non está baleira.

Elimine as celas despois da última cela con datos

Para borrar todo o contido e o formato despois da última cela con datos, faga o seguinte:

1. Fai clic no título da primeira columna en branco á dereita dos teus datos e preme Ctrl + Maiús + Fin . Isto seleccionará un intervalo de celas entre os teus datos e a última cela utilizada na folla.
2. Na pestana Inicio , no grupo Edición , fai clic en Borrar > Borrar todo . Ou fai clic co botón dereito na selección e fai clic en Eliminar... > Columna enteira :

   

3. Fai clic no título da primeira fila en branco debaixo dos teus datos e preme Ctrl + Maiús + Fin .
4. Fai clic en Borrar > Borrar todo na pestana Inicio ou fai clic co botón dereito no botón selección e escolla Eliminar... > Fila enteira.
5. Preme Ctrl + S para gardar o libro de traballo.

Comproba o intervalo usado para asegurarse de que agora só contén celas con datos e sen espazos en branco. Se o atallo Ctrl + Fin selecciona de novo unha cela en branco, garda o libro de traballo e péchao. Cando abra de novo a folla de traballo, a última cela utilizada debería ser a última cela con datos.

Consello. Dado que Microsoft Excel 2007 e superior contén máis de 1.000.000 de filas e máis de 16.000 columnas, pode querer reducir o tamaño do espazo de traballo para evitar que os usuarios introduzan datos sen querer en celas incorrectas. Para iso, pode simplemente eliminar as celas baleiras das súasver como se explica en Como ocultar filas e columnas non utilizadas (en branco).

Así é como elimina o espazo en branco en Excel. Grazas por ler e espero verte no noso blog a vindeira semana!