บทช่วยสอนจะสอนวิธีลบช่องว่างใน Excel เพื่อทำให้เวิร์กชีตของคุณดูชัดเจนและดูเป็นมืออาชีพ

เซลล์ว่างนั้นไม่เลวหากคุณตั้งใจปล่อยให้ถูกต้อง สถานที่ด้วยเหตุผลด้านสุนทรียศาสตร์ แต่เซลล์ว่างในที่ที่ไม่ถูกต้องเป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนาอย่างแน่นอน โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ ในการลบเซลล์ว่างใน Excel และในอีกสักครู่ คุณจะทราบรายละเอียดทั้งหมดของเทคนิคนี้

วิธีลบเซลล์ว่างใน Excel

การลบเซลล์ว่างใน Excel เป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ไม่ได้กับทุกสถานการณ์ เพื่อให้ตัวคุณเองปลอดภัย โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำ สำเนาสำรอง ของเวิร์กชีตของคุณ และอ่านคำเตือนเหล่านี้ก่อนที่จะดำเนินการอย่างอื่น

ด้วยสำเนาสำรองที่จัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่บันทึก ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อลบเซลล์ว่างใน Excel:

1. เลือกช่วงที่คุณต้องการลบช่องว่าง หากต้องการเลือกเซลล์ที่มีข้อมูลทั้งหมดอย่างรวดเร็ว ให้คลิกเซลล์ซ้ายบนแล้วกด Ctrl + Shift + End การดำเนินการนี้จะขยายการเลือกไปยังเซลล์ที่ใช้ล่าสุด
2. กด F5 แล้วคลิก พิเศษ... หรือไปที่แท็บ หน้าแรก > รูปแบบ กลุ่ม แล้วคลิก ค้นหา & เลือก > ไปที่แบบพิเศษ :

   

3. ในกล่องโต้ตอบ ไปที่แบบพิเศษ เลือก ช่องว่าง และคลิก ตกลง จะเป็นการเลือกเซลล์ว่างทั้งหมดในช่วง

   

4. คลิกขวาเซลล์ใดก็ได้ที่เลือกช่องว่าง และเลือก ลบ... จากเมนูบริบท:

   

5. เลือก เลื่อนเซลล์ไปทางซ้าย<2 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเค้าโครงของข้อมูลของคุณ> หรือ เลื่อนเซลล์ขึ้น แล้วคลิก ตกลง ในตัวอย่างนี้ เราใช้ตัวเลือกแรก:

   

แค่นั้นแหละ คุณลบช่องว่างในตารางของคุณสำเร็จแล้ว:

เคล็ดลับ:

• หากมีสิ่งผิดปกติ อย่าตกใจและกด Ctrl ทันที + Z เพื่อรับข้อมูลกลับคืน
• หากคุณต้องการเน้นเฉพาะเซลล์ว่างแทนที่จะลบออก คุณจะพบวิธีต่างๆ สองสามวิธีในบทความนี้: วิธีเลือกและเน้นเซลล์ว่างใน Excel

เมื่อไม่ต้องการลบเซลล์ว่างด้วยการเลือกช่องว่าง

เทคนิค ไปที่แบบพิเศษ > ช่องว่าง ใช้ได้ดีกับคอลัมน์หรือแถวเดียว นอกจากนี้ยังสามารถกำจัดเซลล์ว่างในช่วงของแถวหรือคอลัมน์อิสระอย่างในตัวอย่างข้างต้นได้สำเร็จ อย่างไรก็ตาม อาจส่งผลเสียต่อข้อมูลที่มีโครงสร้าง เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น โปรดใช้ความระมัดระวังอย่างมากเมื่อนำช่องว่างในเวิร์กชีตออก และอย่าลืมคำเตือนต่อไปนี้:

1. ลบแถวและคอลัมน์ว่างแทนที่จะเป็นเซลล์

หากข้อมูลของคุณถูกจัดระเบียบในตารางโดยที่คอลัมน์และแถวมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน การลบเซลล์ว่างจะทำให้ข้อมูลยุ่งเหยิง ในกรณีนี้ คุณควรลบเฉพาะแถวและคอลัมน์ว่างเท่านั้น บทช่วยสอนที่เชื่อมโยงจะอธิบายวิธีการดำเนินการอย่างรวดเร็วและได้อย่างปลอดภัย

2. ใช้ไม่ได้กับตาราง Excel

ไม่สามารถลบแต่ละเซลล์ในตาราง Excel ได้ (เทียบกับช่วง) คุณสามารถลบได้เฉพาะแถวของตารางเท่านั้น หรือคุณสามารถแปลงตารางเป็นช่วงก่อน แล้วจึงลบเซลล์ว่างออก

3. อาจทำให้สูตรและช่วงที่ตั้งชื่อเสียหาย

สูตร Excel สามารถปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างที่ทำกับข้อมูลที่อ้างอิง มากมายแต่ไม่ใช่ทั้งหมด ในบางสถานการณ์ สูตรที่อ้างถึงเซลล์ที่ถูกลบอาจเสียหาย ดังนั้น หลังจากลบช่องว่างแล้ว ลองดูสูตรที่เกี่ยวข้องและ/หรือช่วงที่ตั้งชื่อเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ตามปกติ

วิธีแยกรายการข้อมูลโดยไม่สนใจช่องว่าง

หากคุณ กลัวว่าการลบเซลล์ว่างในคอลัมน์อาจทำให้ข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง ปล่อยคอลัมน์เดิมไว้ตามที่เป็น และแยกเซลล์ที่ไม่ว่างไปที่อื่น วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณสร้างรายการที่กำหนดเองหรือรายการตรวจสอบข้อมูลแบบเลื่อนลงและต้องการให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างในนั้น

ด้วยรายการแหล่งที่มาใน A2:A11 ให้ป้อนอาร์เรย์ด้านล่าง สูตรใน C2 กด Ctrl + Shift + Enter เพื่อทำให้ถูกต้อง จากนั้นคัดลอกสูตรลงไปอีกสองสามเซลล์ จำนวนเซลล์ที่คุณคัดลอกสูตรควรเท่ากับหรือมากกว่าจำนวนเซลล์ในรายการของคุณ

สูตรเพื่อแยกเซลล์ที่ไม่ว่าง:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงผล:

วิธีการใช้สูตรใช้ได้ผล

ยุ่งยากตั้งแต่แรกเห็น เมื่อมองใกล้ๆ ตรรกะของสูตรก็ทำตามได้ง่าย ในภาษาอังกฤษล้วน สูตรใน C2 อ่านดังนี้ คืนค่าแรกในช่วง A2:A11 ถ้าเซลล์นั้นไม่ว่าง ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด ให้ส่งคืนสตริงว่าง ("")

สำหรับผู้ใช้ Excel ที่มีความรอบคอบและอยากรู้อยากเห็นเกี่ยวกับสูตรต่างๆ ของสูตรใหม่ทั้งหมด นี่คือรายละเอียดโดยละเอียด:

คุณมีฟังก์ชัน INDEX คืนค่าจาก $A$2:$A$11 ตามหมายเลขแถวที่ระบุ (ไม่ใช่หมายเลขแถวจริง ซึ่งเป็นหมายเลขแถวสัมพัทธ์ในช่วง) ในสถานการณ์ที่ง่ายกว่า เราสามารถใส่ INDEX($A$2:$A$11, 1) ใน C2 และมันจะดึงค่ามาให้เราใน A2 ปัญหาคือเราต้องรองรับอีก 2 สิ่ง:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า A2 ไม่เว้นว่างไว้
• ส่งคืนค่าที่ไม่ว่างที่ 2 ใน C3 ซึ่งเป็นค่าที่ไม่ว่างที่ 3 ใน C4 และอื่นๆ

งานทั้งสองนี้จัดการโดยฟังก์ชัน SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

ในกรณีของเรา <อาร์กิวเมนต์ 1>อาร์เรย์ ถูกสร้างขึ้นแบบไดนามิกด้วยวิธีต่อไปนี้:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) ระบุว่าเซลล์ใดในช่วงเป้าหมายที่ไม่ว่างและส่งคืนค่า TRUE มิฉะนั้นจะเป็น FALSE อาร์เรย์ที่เป็นผลลัพธ์ของ TRUE และ FALSE จะนำไปทดสอบเชิงตรรกะของฟังก์ชัน IF
• IF จะประเมินแต่ละองค์ประกอบของอาร์เรย์ TRUE/FALSE และส่งกลับตัวเลขที่สอดคล้องกันสำหรับ TRUE ซึ่งเป็นสตริงว่างสำหรับ FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) จำเป็นสำหรับการคืนค่าอาร์เรย์ของตัวเลข 1 เท่านั้นถึง 10 (เนื่องจากมี 10 เซลล์ในช่วงของเรา) ซึ่ง IF สามารถเลือกตัวเลขสำหรับค่า TRUE

ผลลัพธ์คือ เราได้รับอาร์เรย์ {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} และฟังก์ชัน SMALL ที่ซับซ้อนของเราจะแปลงเป็นฟังก์ชันง่ายๆ นี้:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

อย่างที่คุณเห็น อาร์กิวเมนต์ อาร์เรย์ มีเฉพาะจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างเท่านั้น (โปรดทราบ นี่คือตำแหน่ง สัมพัทธ์ ของ องค์ประกอบในอาร์เรย์ เช่น A2 เป็นองค์ประกอบ 1, A3 เป็นองค์ประกอบ 2 และอื่นๆ)

ในอาร์กิวเมนต์ k เราใส่ ROW(A1) ซึ่งสั่งให้ฟังก์ชัน SMALL เพื่อส่งกลับจำนวนที่น้อยที่สุดของ 1 เนื่องจากการใช้การอ้างอิงเซลล์สัมพัทธ์ หมายเลขแถวจะเพิ่มขึ้นทีละ 1 เมื่อคุณคัดลอกสูตรลง ดังนั้น ใน C3 k จะเปลี่ยนเป็น ROW(A2) และสูตรจะส่งกลับจำนวนของเซลล์ที่ไม่ว่างเซลล์ที่ 2 เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม จริงๆ แล้วเราไม่ได้ ต้องการจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างเปล่า เราต้องการค่าของมัน ดังนั้นเราจึงดำเนินการต่อและซ้อนฟังก์ชัน SMALL ไว้ในอาร์กิวเมนต์ row_num ของ INDEX ซึ่งบังคับให้ส่งกลับค่าจากแถวที่สอดคล้องกันในช่วง

ในขั้นสุดท้าย เราใส่ โครงสร้างทั้งหมดในฟังก์ชัน IFERROR เพื่อแทนที่ข้อผิดพลาดด้วยสตริงว่าง ข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เนื่องจากคุณไม่สามารถทราบจำนวนเซลล์ที่ไม่ว่างที่อยู่ในช่วงเป้าหมาย ดังนั้นคุณจึงคัดลอกสูตรไปยังเซลล์จำนวนมากขึ้น

จากข้อมูลข้างต้น เราสามารถสร้างสูตรทั่วไปนี้เพื่อแยกค่าละเว้นช่องว่าง:

โดยที่ "ช่วง" คือช่วงที่มีข้อมูลต้นฉบับของคุณ โปรดทราบว่า ROW($A$1:$A$10) และ ROW(A1) เป็นส่วนคงที่และไม่เคยเปลี่ยนแปลงไม่ว่าข้อมูลของคุณจะเริ่มต้นที่ใดและมีจำนวนเซลล์รวมเท่าใด

วิธีลบเซลล์ว่างหลังจาก เซลล์สุดท้ายที่มีข้อมูล

เซลล์ว่างที่มีอักขระที่จัดรูปแบบหรือพิมพ์ไม่ได้อาจทำให้เกิดปัญหามากมายใน Excel ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีขนาดไฟล์ที่ใหญ่กว่ามากเกินความจำเป็นหรือพิมพ์หน้าว่างสองสามหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ เราจะลบ (หรือล้าง) แถวและคอลัมน์ว่างที่มีรูปแบบ ช่องว่าง หรืออักขระที่มองไม่เห็นที่ไม่รู้จัก

วิธีค้นหาเซลล์ที่ใช้ล่าสุดในแผ่นงาน

วิธีย้าย ไปยังเซลล์สุดท้ายในแผ่นงานที่มีข้อมูลหรือการจัดรูปแบบ ให้คลิกที่เซลล์ใดก็ได้แล้วกด Ctrl + End

หากทางลัดด้านบนได้เลือกเซลล์สุดท้ายที่มีข้อมูลของคุณ แสดงว่าแถวและคอลัมน์ที่เหลือ ว่างเปล่าจริง ๆ และไม่จำเป็นต้องปรับแต่งเพิ่มเติม แต่ถ้ามันนำคุณไปยังเซลล์ว่างที่มองเห็นได้ โปรดทราบว่า Excel จะไม่ถือว่าเซลล์นั้นว่าง อาจเป็นอักขระเว้นวรรคที่เกิดจากการกดแป้นโดยไม่ตั้งใจ รูปแบบตัวเลขที่กำหนดเองซึ่งตั้งค่าไว้สำหรับเซลล์นั้น หรืออักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ซึ่งนำเข้ามาจากฐานข้อมูลภายนอก อันใดเหตุผล เซลล์นั้นไม่ว่างเปล่า

ลบเซลล์หลังจากเซลล์สุดท้ายที่มีข้อมูล

หากต้องการล้างเนื้อหาและการจัดรูปแบบทั้งหมดหลังจากเซลล์สุดท้ายที่มีข้อมูล ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ว่างคอลัมน์แรกทางขวาของข้อมูล แล้วกด Ctrl + Shift + End การดำเนินการนี้จะเลือกช่วงของเซลล์ระหว่างข้อมูลของคุณและเซลล์ที่ใช้ล่าสุดในแผ่นงาน
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก ล้าง > ล้างทั้งหมด หรือคลิกขวาที่ส่วนที่เลือกแล้วคลิก ลบ... > ทั้งคอลัมน์ :

   

3. คลิกส่วนหัวของแถวแรกที่ว่าง ใต้ข้อมูลของคุณ แล้วกด Ctrl + Shift + End
4. คลิก ล้าง > ล้างทั้งหมด บนแท็บ หน้าแรก หรือคลิกขวาที่ เลือก และเลือก ลบ... > ทั้งแถว
5. กด Ctrl + S เพื่อบันทึกสมุดงาน

ตรวจสอบช่วงที่ใช้ เพื่อให้แน่ใจว่าตอนนี้มีเพียงเซลล์ที่มีข้อมูลและไม่มีช่องว่าง ถ้าปุ่มลัด Ctrl + End เลือกเซลล์ว่างอีกครั้ง ให้บันทึกสมุดงานแล้วปิด เมื่อคุณเปิดแผ่นงานอีกครั้ง เซลล์ที่ใช้ล่าสุดควรเป็นเซลล์สุดท้ายที่มีข้อมูล

เคล็ดลับ เนื่องจาก Microsoft Excel 2007 และสูงกว่ามีมากกว่า 1,000,000 แถวและมากกว่า 16,000 คอลัมน์ คุณอาจต้องการลดขนาดพื้นที่ทำงานเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ของคุณป้อนข้อมูลลงในเซลล์ผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถลบเซลล์ว่างออกจากเซลล์เหล่านั้นได้ดูตามที่อธิบายไว้ในวิธีซ่อนแถวและคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้ (ว่าง)

นั่นคือวิธีที่คุณลบช่องว่างใน Excel ฉันขอขอบคุณสำหรับการอ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!